E-Rechnung ins Ausland: So funktioniert die Rechnungsstellung mit Kunden in Großbritannien, Kanada und den USA

Seit 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland weitestgehend Pflicht im B2B-Bereich. Viele Selbstständige und Unternehmen stellen sich daher die berechtigte Frage: Gilt das auch für internationale Kund:innen? Die Antwort lautet: Es kommt darauf an.

Wenn du Rechnungen an Geschäftspartner:innen in Nordamerika – also in den USA oder Kanada – oder nach Großbritannien sendest, gelten andere Regeln als innerhalb der EU. In diesen Ländern gibt es bislang keine allgemeine Verpflichtung zur E-Rechnung im Sinne der europäischen XRechnung oder des ZUGFeRD-Standards. Stattdessen hängt vieles von bilateralen Vereinbarungen und kundenspezifischen Anforderungen ab.

Dennoch ist es wichtig, sich frühzeitig mit den Gepflogenheiten und steuerlichen Besonderheiten dieser Länder vertraut zu machen. So vermeidest du Rückfragen, Fehler oder Zahlungsverzögerungen. In diesem Beitrag erfährst du, worauf du bei Rechnungen in die USA, nach Kanada oder Großbritannien achten solltest.

Was ist eine E-Rechnung – international gesehen?

Wer E-Rechnungen ins Ausland verschickt, merkt schnell: Nicht überall bedeutet „E-Rechnung“ das Gleiche. Während in Deutschland und der EU der Begriff klar definiert ist – nämlich als strukturierte elektronische Rechnung nach EU-Norm (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) – sind die internationalen Standards deutlich offener.

In Nordamerika und Großbritannien gilt oft jede digital übermittelte Rechnung als E-Rechnung – also auch ein einfaches PDF. Strukturierte Datenformate wie XML oder EDI werden zwar genutzt, sind aber in den meisten Fällen keine Pflicht. Statt technischer Vorgaben stehen dort praktische Aspekte im Vordergrund: Die Rechnung soll nachvollziehbar, vollständig und möglichst unkompliziert sein.

Entscheidend ist deshalb nicht, ob du eine bestimmte technische Norm einhältst, sondern ob dein:e Kund:in mit dem Format arbeiten kann – und will. Viele Unternehmen in den USA oder Großbritannien akzeptieren PDF-Rechnungen per E-Mail als völlig ausreichend. Andere wiederum bevorzugen Formate, die sich automatisiert verarbeiten lassen, etwa XML oder EDI – insbesondere im Konzernumfeld.

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E-Rechnungen nach Nordamerika: Was in den USA und Kanada gilt

In den Vereinigten Staaten und Kanada gibt es keine einheitliche gesetzliche Regelung zur E-Rechnung im B2B-Bereich. Anders als in der EU bist du dort nicht verpflichtet, eine strukturierte XML-Datei zu versenden. Das bedeutet für dich: Du kannst deutlich flexibler arbeiten – musst aber auch genauer hinschauen, was dein:e Kund:in erwartet.

In der Praxis nutzen viele Unternehmen in Nordamerika weiterhin PDF-Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden. Auch Rechnungen im Papierformat sind teilweise noch üblich. E-Invoicing – also der Austausch strukturierter Rechnungsdaten – wird dort zwar vereinzelt eingesetzt, geschieht aber meist auf freiwilliger Basis. Häufig basiert es auf bilateralen Vereinbarungen zwischen Geschäftspartnern, insbesondere in größeren Unternehmen oder bei Konzernen.

Statt staatlicher Vorgaben findest du in Nordamerika eine Vielzahl an Formaten: PDF, EDI (Electronic Data Interchange), XML oder auch Rechnungsportale wie QuickBooks, Coupa oder Ariba. Diese Vielfalt kann zunächst verwirrend wirken – letztlich gilt aber: Kläre vorab mit deinem Gegenüber, in welchem Format du die Rechnung schicken sollst.

Etwas anders sieht es bei Aufträgen von US-Behörden aus. Hier gelten oft spezielle Anforderungen oder Portallösungen für die Rechnungseinreichung. Diese sind jedoch nicht zentral geregelt, sondern variieren je nach Behörde oder Bundesstaat. Wenn du mit einer öffentlichen Stelle in den USA zusammenarbeitest, solltest du daher unbedingt im Vorfeld die genauen Vorgaben einholen.

Was du ebenfalls beachten solltest: In Nordamerika wird in der Regel keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Du solltest deine Rechnung entsprechend anpassen – idealerweise mit einem Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren, sofern es zutrifft. Auch die Währung (meist US-Dollar oder kanadischer Dollar) und die Sprache (Englisch) müssen korrekt angegeben sein.

E-Rechnungen nach Großbritannien: Mehr Empfehlung als Pflicht

Wenn du Rechnungen an Geschäftspartner:innen im Vereinigten Königreich verschickst, musst du derzeit keine strukturierte E-Rechnung im Stil der XRechnung oder ZUGFeRD versenden. Im B2B-Bereich besteht aktuell keine gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung. Das bedeutet: Auch nach dem Brexit reicht in den meisten Fällen eine gut gestaltete PDF-Rechnung per E-Mail völlig aus.

Etwas anders sieht es aus, wenn du mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeitest – vor allem mit dem National Health Service (NHS). Für Rechnungen an den NHS gilt eine klare Vorgabe: Sie müssen elektronisch über das Peppol-Netzwerk eingereicht werden. Dafür brauchst du ein kompatibles Rechnungsprogramm oder einen entsprechenden Dienstleister, der den Versand über Peppol abwickeln kann. Diese Vorgabe betrifft allerdings ausschließlich NHS-Lieferanten – für alle anderen öffentlichen Einrichtungen ist die Nutzung von E-Rechnungen derzeit nur empfohlen, nicht verpflichtend.

Unabhängig vom Rechnungsformat verfolgt die britische Regierung mit dem Programm „Making Tax Digital“ (MTD) einen digitalen Ansatz für die Steuerberichterstattung. Unternehmen mit umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen müssen ihre Steuerdaten digital an die britische Steuerbehörde (HMRC) übermitteln. Das betrifft jedoch nicht die Rechnungen selbst – du kannst also weiterhin Rechnungen als PDF oder in einem anderen vereinbarten Format versenden.

Ein Blick in die Zukunft zeigt: Großbritannien plant eine weitergehende Digitalisierung. Eine öffentliche Konsultation zur Einführung einer allgemeinen E-Invoicing-Pflicht läuft derzeit noch (Stand: Mai 2025). Frühestens ab 2026 könnte daraus eine gesetzliche Verpflichtung werden – aktuell ist jedoch noch nichts beschlossen.

E-Rechnungen ins Ausland: Praktische Umsetzung für deutsche Unternehmen

Auch wenn es in Nordamerika und Großbritannien (noch) keine allgemeine Pflicht zur E-Rechnung im Sinne europäischer Standards gibt, solltest du beim Versand deiner Rechnungen ins Ausland strukturiert und klar vorgehen. Denn je nach Empfängerland, Branche und Kundentyp gelten unterschiedliche Erwartungen – und technische Voraussetzungen.

In der Regel kannst du Rechnungen an Unternehmen in den USA, Kanada oder Großbritannien problemlos im PDF-Format versenden. Wichtig ist, dass du vorher abklärst, welches Format deine Kund:innen bevorzugen. Manche Unternehmen – vor allem im Konzernumfeld oder im öffentlichen Sektor – setzen auf strukturierte Datenformate wie XML oder EDI, andere erwarten klassische PDF-Rechnungen, die sie intern weiterverarbeiten.

Wenn du mit dem NHS in Großbritannien zusammenarbeitest, musst du die Rechnung zwingend über das Peppol-Netzwerk versenden. Dafür brauchst du eine geeignete technische Lösung. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen wirst du aber mit einer PDF-Rechnung per E-Mail erreichen – vorausgesetzt, alle Pflichtangaben sind korrekt enthalten und die Sprache sowie Währung stimmen.

Wichtig ist außerdem, dass du ein flexibles Rechnungsprogramm nutzt, mit dem du verschiedene Exportformate erstellen kannst – etwa PDF für die USA, XML für größere Auftraggeber oder Peppol-konforme Rechnungen für NHS-Kunden. E-Rechnungs-Tools wie Accountable, Lexoffice oder sevDesk bieten dir hier einen entscheidenden Vorteil: Du kannst dein Rechnungsformat je nach Zielregion oder Kundenanforderung anpassen, ohne die Rechnung neu schreiben zu müssen.

Ein weiterer Punkt: Die korrekte sprachliche und steuerliche Gestaltung deiner Rechnung. Du solltest deine Rechnungen grundsätzlich auf Englisch verfassen, den Währungsbetrag in US-Dollar, Kanadischem Dollar oder Britischen Pfund angeben und – falls nötig – einen Hinweis zum Reverse-Charge-Verfahren einbauen. Auch die Rechnungsnummerierung, das Leistungsdatum und deine Steuernummer sollten vollständig und nachvollziehbar dargestellt sein.

💡 Tipp: Die technische Umsetzung von internationalen E-Rechnungen ist also kein Hexenwerk – mit der richtigen Software und einem klaren Blick auf die Kundenerwartung kannst du Rechnungen ins Ausland sicher und professionell abwickeln.

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Steuerliche Besonderheiten bei Auslandsrechnungen

Beim Versand von Rechnungen ins Ausland spielt nicht nur das Format eine Rolle, sondern auch die korrekte steuerliche Behandlung. Gerade bei Geschäftskund:innen außerhalb der EU – also in den USA, Kanada oder Großbritannien – gelten besondere Regelungen, die du kennen solltest.

In den meisten Fällen handelt es sich bei Leistungen ins Ausland um sogenannte steuerfreie Ausfuhrlieferungen oder sonstige Leistungen. Das bedeutet: Du darfst auf deiner Rechnung keine deutsche Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen solltest du vermerken, dass die Leistung gemäß § 4 Nr. 1a oder Nr. 1b UStG steuerfrei ist, bzw. dass das Reverse-Charge-Verfahren greift. Das gilt insbesondere bei Dienstleistungen an Geschäftskund:innen mit Sitz im Ausland.

In den USA und Kanada gibt es kein System mit Vorsteuer und Umsatzsteuer, wie wir es aus Deutschland kennen. Deshalb darfst du dort grundsätzlich keine Mehrwertsteuer ausweisen. Stattdessen solltest du einen Hinweis auf die steuerfreie Lieferung oder das Reverse-Charge-Prinzip aufnehmen – etwa: „This service is subject to reverse charge – no VAT included.“

In Großbritannien sieht es etwas anders aus: Wenn du regelmäßig an britische Unternehmen lieferst, kann es sein, dass du dich dort für die britische Umsatzsteuer (VAT) registrieren musst – je nach Umsatzhöhe und Leistungsart. In vielen Fällen reicht jedoch auch hier der Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren. Die britische Steuerbehörde HMRC stellt dazu klare Vorgaben bereit, die du bei Unsicherheiten prüfen solltest.

Unabhängig vom Empfängerland solltest du zudem klären, ob deine Leistungen in die Zusammenfassende Meldung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung aufgenommen werden müssen. Das gilt vor allem bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU – für Drittländer wie die USA oder Kanada ist das in der Regel nicht erforderlich, sollte aber je nach Fall geprüft werden.

„Achte bei Auslandsrechnungen besonders darauf, ob du Umsatzsteuer ausweisen darfst – oder eben nicht. Im Zweifel lohnt sich ein kurzer Blick ins UStG oder eine Rücksprache mit deiner Steuerkanzlei. So vermeidest du Fehler, die später zu Problemen mit dem Finanzamt führen könnten.“

Alexander Frank, Steuerberater und Partner von Accountable

Checkliste: So schreibst du korrekte E-Rechnungen für Großbritannien und Nordamerika

✅ Rechnungsformat klären
Stimme mit deinem Kunden ab, welches Format gewünscht ist:
PDF ist meist ausreichend, EDI/XML nur bei Bedarf. NHS-Rechnungen in Großbritannien müssen über Peppol verschickt werden.

✅ Sprache und Währung anpassen
Rechnungen sollten auf Englisch verfasst sein, Beträge in US-Dollar (USD), Kanadischem Dollar (CAD) oder Britischen Pfund (GBP).

✅ Steuerliche Hinweise korrekt einsetzen

• Kein Ausweis der deutschen Umsatzsteuer
• Reverse-Charge-Hinweis bei Dienstleistungen
• In UK ggf. Pflicht zur VAT-Registrierung prüfen

✅ Pflichtangaben vollständig einfügen
Auch ohne Pflicht zur XRechnung müssen folgende Angaben immer enthalten sein:
Name und Adresse, Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Betrag, Kontoverbindung.

✅ Technischen Versand abstimmen
Rechnung per E-Mail ist Standard. Bei Bedarf: Upload über ein Kundenportal (z. B. Coupa, Ariba, NHS-Peppol).

✅ Archivierung nicht vergessen
Auch Rechnungen ins Ausland unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Am besten archivierst du sie direkt in deiner Buchhaltungssoftware (z. B. Accountable).

✅ Regulatorische Entwicklungen beobachten
Vor allem in Großbritannien: Die Einführung einer E-Rechnungs-Pflicht wird aktuell diskutiert. Ab 2026 kann sich die Lage ändern.

Fazit: Flexibel bleiben und vorbereitet sein

Auch wenn E-Rechnungen in Deutschland seit 2025 verpflichtend sind – für deine Kund:innen in Nordamerika (USA, Kanada) und Großbritannien gelten andere Spielregeln. In beiden Regionen ist die klassische PDF-Rechnung nach wie vor weit verbreitet und meist völlig ausreichend. Eine strukturierte XRechnung oder ein XML-Format wird dort in der Regel nicht verlangt.

Das heißt für dich: Du hast deutlich mehr Gestaltungsspielraum, musst aber gut vorbereitet sein. Kläre frühzeitig, welches Rechnungsformat dein:e Kund:in erwartet, und achte auf sprachliche, formale und steuerliche Besonderheiten. Für NHS-Aufträge im Vereinigten Königreich brauchst du eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk – das ist aktuell die einzige konkrete Pflicht im Bereich E-Invoicing in UK oder Nordamerika.

Mit einem flexiblen Rechnungsprogramm wie Accountable, das verschiedene Formate unterstützt, bist du auf der sicheren Seite. So kannst du Rechnungen an internationale Kund:innen rechtssicher und effizient abwickeln – ganz ohne unnötigen Mehraufwand.

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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