Auf in die Freiberuflichkeit: Die wichtigsten Begriffe zum Start

Du bist auf dem Weg in Richtung Freiberuflichkeit oder hast bereits mit einer entsprechenden Tätigkeit begonnen? Gerade für junge, unerfahrene Menschen kommt dieser Schritt oft einem Quantensprung gleich. Mit diesem Glossar erfährst du im Handumdrehen, worauf es in der Freiberuflichkeit ankommt.

Und falls du trotzdem mal nicht mehr weiterwissen solltest, helfen dir sicher die wertvollen Tipps von Accountable.

🛍  Gewerbe:

Ein Gewerbe meint eine selbstständige Tätigkeit, die im Handelsregister angemeldet werden muss und gesondert besteuert wird. Wer nicht zu den Freiberuflern nach § 18 des Einkommensteuergesetzes gehört, Produkte verkauft oder mit ihnen handelt, Waren herstellt oder Dienstleistungen vermittelt, der muss ein Gewerbe anmelden. In diesem Fall bist du außerdem dazu verpflichtet, eine Bilanz vorzulegen. 

📑  Steuererklärung:

Eine Steuererklärung ist für Freiberufler obligatorisch, um mit dem Finanzamt „reinen Tisch zu machen“ und die Behörde über deine Umsätze zu informieren. Bis spätestens 31. Juli musst du die Steuererklärung für das jeweils abgelaufene Kalenderjahr beim Finanzamt einreichen. Mit der Steuersoftware ELSTER kannst du alle notwendigen Angaben ganz unkompliziert am Computer eingeben und online an die Behörde übermitteln. Falls du bei der Steuererklärung Unterstützung brauchen solltest, empfiehlt es sich, hilfreiche Tipps bei Accountable einzuholen oder einen Steuerberater zu konsultieren.

Tipp: Von der lästigen Pflicht kannst du mit ein wenig Aufwand auch profitieren. Du solltest stets sämtliche Belege aufbewahren, wenn du betriebsbedingte Ausgaben tätigst. Dabei kann es sich um einen neuen Laptop, eine Bahnfahrt zu einer Schulung, ein Abendessen mit einem Klienten oder auch einen neuen Kugelschreiber handeln. 

📃  Rechnung:

Du bist dazu verpflichtet, für jeden Auftrag eine entsprechende Rechnung auszustellen – unabhängig davon, ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder nicht. Je nach Branche dürfen darauf verschiedene Angaben nicht fehlen. In jedem Fall sollten deine Anschrift und die deines Auftraggebers, eine Rechnungsnummer, das Liefer- und Rechnungsdatum, eine Beschreibung des gelieferten Produkts, der Rechnungsbetrag (brutto und netto) einschließlich Teilbeträgen, deine Steuernummer und deine Bankverbindung auf der Rechnung stehen. Falls du nicht umsatzsteuerpflichtig bist, musst du dies ausdrücklich auf der Rechnung vermerken. 

💵  Umsatzsteuer:

Die Umsatzsteuer besteuert den Preis für Waren und Dienstleistungen. Einen Verlust beschert dir diese Steuer letztlich nicht, denn du erhältst den entsprechenden Steuersatz von deinem Auftraggeber als Aufschlag auf dein Honorar. Umsatzsteuerpflichtig bist du übrigens nur, wenn du einen bestimmten Umsatz pro Kalenderjahr erreichst. Im Jahr 2020 liegt der betreffende Betrag bei 22.000 €. Wenn du diese Grenze unterschreitest, kannst du dich dank der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Falls du den Betrag unerwarteterweise doch überschreiten solltest, informierst du das Finanzamt am besten schnellstmöglich. Grundsätzlich liegt die Umsatzsteuer bei 19 %, für Künstler, Schriftsteller und weitere Berufszweige beträgt der Steuersatz hingegen nur 7 %. 

➳  Freiberufler/Freelancer:

Die beiden Begriffe werden häufig synonym verwendet. Streng genommen gibt es jedoch einen feinen Unterschied zwischen den Bezeichnungen. Einerseits beschreibt „Freelancer“ die Beschäftigungsart (z. B. im Gegensatz zum Angestellten), während der Begriff „Freiberufler“ die ausgeübte Tätigkeit meint. Des Weiteren sind Berufe, die unter den Begriff „Freiberuflichkeit“ fallen, gemäß § 18 des Einkommensteuergesetzes genau definiert. Unter die Bezeichnung fallen unter anderem Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Journalisten und Übersetzer, nicht aber IT-Fachleute. Wie Freiberufler sind auch Freelancer selbstständige Dienstleister, die nicht in ein Unternehmen eingegliedert sind und auf Honorarbasis arbeiten.

💶  Geschäftskonto:

Es ist grundsätzlich ratsam, als Freiberufler, Freelancer und Gewerbetreibender ein Geschäftskonto einzurichten. Denn so behältst du immer den Überblick über deine geschäftlichen Finanzen und kannst private Ein- und Ausgaben stets von geschäftlichen Transaktionen trennen. Streng genommen ist es gemäß den AGBs vieler Bankinstitute ohnehin nicht erlaubt, ein Privatkonto für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Spätestens dann, wenn du für die anstehende Steuererklärung deine Umsätze zusammenträgst, wirst du ein separates Geschäftskonto zu schätzen wissen. Warum es sich noch lohnt, ein Geschäftskonto zu eröffnen, erfährst du hier.

🔖  Belege und Quittungen:

Bei sämtlichen betriebsbedingten Ausgaben solltest du die Belege und Quittungen aufbewahren. Dazu zählen beispielsweise die Anschaffung eines neuen Geschäftshandys, ein neuer Drucker oder ein Geschäftsessen. Mit diesen Belegen als Nachweis kannst du die getätigten Ausgaben später steuerlich geltend machen. Mehr über Eingangsrechnungen erfährst du hier.

🚃  Reisekostenabrechnung:

Sämtliche Ausgaben, die in Zusammenhang mit Geschäftsreisen stehen, kannst du später steuerlich geltend machen. Daher lohnt sich eine Reisekostenabrechnung bei allen geschäftsbedingten Abwesenheiten vom eigentlichen Ort deiner Tätigkeit, wenn diese länger als acht Stunden dauern. In die Abrechnung fließen die Kosten für die Fahrt (egal, welches Transportmittel du nutzt), etwaige Übernachtungen, die Verpflegung sowie Reisenebenkosten (Parken, Internet, Wäscheservice etc.) ein. Im Hinblick auf die Verpflegung greift bei deiner Geschäftsreise übrigens eine Pauschale – das lästige Sammeln von Belegen in Bäckereien, Cafés und Co. fällt also weg. Mehr dazu erfährst du hier.

💼  Steuernummer:

Eine Steuernummer beim Finanzamt zu beantragen ist in jedem Fall Pflicht, denn deine Freiberuflichkeit muss aus steuerlichen Gründen bei der Behörde registriert sein. Informiere das Amt so früh wie möglich über deine angestrebte freiberufliche Tätigkeit. Zu diesem Zweck gibt es ein entsprechendes Formular, das du lediglich ausfüllen und ans Finanzamt schicken musst. Innerhalb kürzester Zeit bekommst du deine Steuernummer per Post zugesandt. Ein Gewerbe musst du als Freiberufler hingegen nicht zwingend gründen.

⛑ Versicherung:

Informiere dich am besten so früh wie möglich darüber, welche spezifischen (Einspar-)Möglichkeiten es in deiner Branche gibt. Als Schriftsteller, Übersetzer oder Lektor bekommst du beispielsweise über die Künstlersozialkasse Zugang zu einem vergleichsweise günstigen Versicherungsschutz. Dieser umfasst übrigens auch die Pflege- und Rentenversicherung. Ansonsten hast du beim Thema Krankenversicherung als Freiberufler grundsätzlich genauso wie als Angestellter die Wahl zwischen einer gesetzlichen und einer privaten Krankenversicherung. Mit einem Krankentagegeld bzw. Krankengeld bist du zudem bei einem krankheitsbedingten Verdienstausfall abgesichert. Was die Altersvorsorge angeht, so existieren für kammerfähige freie Berufe wie Ärzte, Rechtsanwälte oder Architekten spezialisierte Versorgungswerke. Falls keine andere Option infrage kommt, bleibt dir letztlich nur ein freiwilliger Versicherungsschutz. Dieser muss sich keineswegs auf die Kranken- und Rentenversicherung beschränken. Berücksichtige immer, in welcher Branche du tätig bist, wenn du eruierst, welche (Zusatz-)Versicherungen sinnvoll sein könnte. Ein Kosten- und Leistungsvergleich verschiedener Versicherungsunternehmen ist außerdem unbedingt zu empfehlen.

Accountable erleichtert dir den Start

Du hast noch weitere oder tiefergehende Fragen zum Thema Freiberuflichkeit? Mit unserer App genießt du viele Vorteile, die dir deine freiberufliche Tätigkeit erheblich erleichtern: Kopple beispielsweise dein Geschäftskonto mit Accountable, um stets den Überblick über all deine Transaktionen zu behalten, und erstelle Rechnungen mit der App.