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Selbstständig und Arbeitgeber: Darf ich als Selbstständiger andere beschäftigen?

Einkommen Rechtsform

Geschrieben von: Tino Keller

Aktualisiert am: Februar 13, 2025

Lesezeit: 5 Minuten

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Viele Selbstständige kommen irgendwann an einen Punkt, an dem sie Unterstützung benötigen - und erste eigene Mitarbeiter einstellen möchten. Auf dieser Seite erklären wir dir deswegen, wer Mitarbeiter einstellen darf und was du dabei steuerlich beachten musst. Inhaltsverzeichnis

Wer darf Mitarbeiter einstellen?

Grundsätzlich steht es dir als Selbstständige:r komplett frei, selbst eigene Mitarbeiter einzustellen. Dabei spielt es keine Rolle, ob du als Einzelunternehmer:in agierst oder als Freelancer arbeitest. Als ein Angehöriger der freien Berufe musst du allerdings darauf achten, dass durch die Anstellung von Mitarbeitern nicht deine eigene Position in Frage gestellt wird. Um als Freiberufler eingestuft zu werden, musst du deine Tätigkeit nämlich unter anderem „eigenverantwortlich und leitend” ausüben.  ➡️ Freiberufler oder Gewerbe? Wir klären auf!

Wie kann ich Mitarbeiter einstellen?

Wenn du als Selbstständige:r einen Mitarbeiter einstellen möchtest, musst du zuerst eine Betriebsnummer beantragen. Diese benötigst du übrigens auch, wenn du nur einen Minijobber beschäftigen möchtest. Die Betriebsnummer wird von der Bundesagentur für Arbeit vergeben und ermöglicht im Anschluss die offizielle Anmeldung des Mitarbeiters sowohl beim Finanzamt als auch bei den Sozialversicherungen. 💡 Tipp von Accountable: Wenn du den Antrag auf deine Betriebsnummer eingereicht hast, musst du in der Regel etwa drei Werktage warten, bis dir die Nummer vorliegt. Deswegen solltest du rechtzeitig den Antrag stellen, um deinen Mitarbeiter auch pünktlich bei den weiteren Behörden anmelden zu können. Für den Antrag auf deine Betriebsnummer benötigst du die folgenden Informationen:
  • Deinen Namen, ggf. den Namen deines Unternehmens, die betriebliche Adresse und Kontaktinformationen
  • Den wirtschaftlichen Schwerpunkt deines Unternehmens
  • Den Ansprechpartner für das Arbeitsamt
  • Angaben zur Betriebsstätte 
Den Antrag kannst du sowohl schriftlich als auch per E-Mail, per Fax, per Telefon oder direkt online ausfüllen.  ➡️ Hier geht’s zum Antrag auf Erteilung einer Betriebsnummer Nachdem du die Betriebsnummer beantragt hast, musst du deinen neuen Mitarbeiter noch bei den Sozialversicherungen anmelden und dem Finanzamt die Einstellung mitteilen. Wenn du darüber hinaus bei deiner Arbeit direkt mit Lebensmitteln zu tun hast, musst du deinen neuen Mitarbeiter zusätzlich beim Gesundheitsamt anmelden. 

Wie versichere ich meine Mitarbeiter?

In Deutschland ist jeder Arbeitgeber dazu verpflichtet, für seine Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge zu leisten. Zu den Sozialversicherungen gehören dabei die folgenden fünf Institutionen:
  • Krankenversicherung
  • Unfallversicherung
  • Rentenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
Für die Anmeldung benötigst du unter anderem deine Betriebsnummer sowie bestimmte Informationen von deinem Mitarbeiter. Diese solltest du schnellstmöglich einholen, damit du die Einstellung zeitnah und offiziell vornehmen kannst. Welche Beiträge du daraufhin für deine Mitarbeiter zahlen musst, wird dir von der jeweiligen Versicherung mitgeteilt.  ➡️ Angestellt, selbständig oder nebenberuflich selbständig: Die Krankenversicherung in Deutschland

Welche Steuerpflichten habe ich als Arbeitgeber?

Als Arbeitgeber bist du dazu verpflichtet, Steuern für die Löhne deiner Mitarbeiter an das Finanzamt abzuführen. Dafür musst du den Mitarbeiter bei deinem Finanzamt anmelden. Das kannst du einfach online über ELSTER machen. ➡️ Das musst du über Elster wissen So kannst du deinen Mitarbeiter dann auch bei ELStAM anmelden, was als elektronische Lohnsteuerkarte fungiert. Dort werden alle notwendigen Informationen zu dem Arbeitnehmer wie beispielsweise der Familienstand, die Religionszugehörigkeit (für die evtl. Abfuhr von Kirchensteuer) sowie die Steuerklasse festgehalten. Achtung: Du musst die Lohnsteuer bei dem für dich zuständigen Finanzamt anmelden - nicht bei dem Finanzamt, das für deinen Angestellten zuständig ist. Für die korrekte Steuerabwicklung musst du dann den entsprechenden Lohnsteuerbetrag deiner Mitarbeiter einbehalten und ihn regelmäßig an das Finanzamt abführen.

Welche Informationen brauche ich von meinen Mitarbeitern?

Um all diese Anmeldungen korrekt vorzunehmen, benötigst du einiges an Informationen und Unterlagen, sowohl über dich als Arbeitgeber und dein Unternehmen, als auch über deinen zukünftigen Mitarbeiter.  Informationen von dir:
  • Deine Betriebsnummer
  • Deinen vollständigen Namen
  • Deine betriebliche Adresse
  • Deine Kontaktdaten
  • ggf. den Namen deines Unternehmens
Informationen von deinem Mitarbeiter:
  • Vollständiger Name
  • Geburtsdatum 
  • Kontaktdaten 
  • Rentenversicherungsnummer
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  • Steuer-Identifikationsnummer
  • Sozialversicherungsnummer
  • Informationen zu evtl. Lohnsteuerabzugsmerkmalen, wie bspw. Kinder, Steuerklasse und Religionszugehörigkeit
Diese Informationen und Unterlagen kannst du am besten über einen Personalfragebogen einholen, den du gemeinsam mit dem Arbeitsvertrag verschickst. ➡️ Das bedeuten die verschiedenen Steuernummern

Wie finde ich die richtigen Mitarbeiter?

Bevor du die Anmeldung bei den Behörden vornehmen kannst, musst du natürlich erst einmal den richtigen Kandidaten oder die richtige Kandidatin für den Job finden. Dabei spielen zum einen gewisse fachliche Kompetenzen und Qualifikationen eine Rolle, aber zum anderen natürlich auch, in welchem Umfang du Unterstützung benötigst und wie viel Gehalt du deinem neuen Mitarbeiter zahlen kannst. 💡 Tipp von Accountable: Wenn du alle deine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben mit unserer kostenlosen App festhältst, hast du schnell einen guten Überblick darüber, was für ein Gehalt du dir für einen Mitarbeiter leisten kannst.  Prinzipiell hast du die Wahl, ob du jemanden in vollem Umfang einstellen oder nur geringfügig beschäftigen möchtest. Dabei stehen in der Regel die folgenden Modelle zur Auswahl:
  • Vollzeit
  • Teilzeit
  • Midijobber
  • Minijobber 
  • Werkstudenten
  • Praktikanten
Wenn du nur kurzfristig oder in geringem Umfang Unterstützung benötigst, dann bieten sich vor allem Minijobber an, da hierbei nur sehr wenig Sozialabgaben und oft eine Pauschale für die Lohnsteuer entrichtet werden müssen. Das spart nicht nur Kosten, sondern auch einiges an Zeit. 

Kann ich als Kleinunternehmer jemanden einstellen? 

Grundsätzlich kannst du auch als Kleinunternehmer einen Mitarbeiter einstellen. Dabei gelten für dich die gleichen Regeln, wie auch für Einzelunternehmer:innen oder Gewerbetreibende. Du musst also eine Betriebsnummer beantragen und den Mitarbeiter bei den zuständigen Behörden offiziell anmelden und Lohnsteuer abführen. ➡️ Kleinunternehmer Guide: Hier findest du alles rund um die Kleinunternehmerregelung

Was ist ein Subunternehmer?

Eine Alternative zur Einstellung von eigenen Mitarbeitern ist das Beauftragen von sogenannten Subunternehmern. Dies wird vor allem in der Baubranche gern und oft gemacht.  Ein Subunternehmen ist ein eigenständiges Unternehmen, das von einem anderen Unternehmen als Auftragnehmer angeheuert wird, wenn die eigenen Kapazitäten oder Kenntnisse bei einem Auftrag nicht ausreichen. Der Subunternehmer kommuniziert dabei nicht direkt mit dem Kunden, sondern wickelt seine Arbeit direkt mit dem Auftraggeber ab. 

Kann ich als Selbstständiger andere Freiberufler beschäftigen?

Wenn du selbstständig arbeitest und projektbezogen Unterstützung benötigst, kannst du auch einen anderen Selbstständigen kurzfristig damit beauftragen. In diesem Fall fungiert der andere Freelancer als Subunternehmer, der von dir beauftragt wird. Er stellt dir eine Rechnung und kommuniziert nicht direkt mit dem ursprünglichen Auftraggeber, sondern wickelt die Arbeit gemeinsam mit dir ab. ➡️ Alles, was du über Rechnungen wissen musst

Was ist Scheinselbstständigkeit?

Wenn du statt eines Mitarbeiters einen anderen Freelancer beauftragst, dann musst du darauf achten, dass keine Scheinselbstständigkeit vorliegt. Dies ist dann der Fall, wenn jemand offiziell als Selbstständiger arbeitet, aber nach objektiven Kriterien als Arbeitnehmer eingestuft werden würde. Dies bringt Nachteile für den Freelancer, da er nicht über den Arbeitgeber sozialversichert ist - und der eigentliche Arbeitgeber spart sich das Abführen von Lohnsteuer und Sozialabgaben. Deswegen ist Scheinselbstständigkeit mit Strafen verbunden, die sowohl den Auftraggeber als auch den Freelancer selbst betreffen. Deswegen solltest du stets darauf achten, die Kriterien einer echten Selbstständigkeit einzuhalten. ➡️ Scheinselbstständigkeit: Alles, was du wissen musst

Fazit: Mit den richtigen Mitarbeitern zu mehr Erfolg

Mitarbeiter sind nicht nur eine tolle Möglichkeit, um die eigene Arbeitslast zu reduzieren und sich zusätzliche Expertise ins Unternehmen zu holen, sondern können auch für die extra Portion Motivation und einen professionellen Auftritt beim Kunden sorgen.  Allerdings musst du deine neuen Teammitglieder korrekt bei sowohl den Sozialversicherungen als auch beim Finanzamt anmelden, um keine Strafen zu riskieren. Wenn du aber alle Vorgaben einhältst, steht dem gemeinsamen Erfolg nichts mehr im Weg!

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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