Regelbesteuerung oder Kleinunternehmerregelung: Was ist besser für dich?

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Die Regelbesteuerung bei der Umsatzsteuer betrifft alle Selbstständigen, die regelmäßig Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Wer nur geringe Umsätze erzielt, kann sich dagegen von der Umsatzsteuer befreien und die Kleinunternehmerregelung nutzen.

Auf dieser Seite erfährst du, was die Regelbesteuerung bedeutet, welche Vorteile und Nachteile sie hat und wann sich ein Wechsel zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung lohnt.

Was bedeutet Regelbesteuerung bei der Umsatzsteuer?

Wer in Deutschland ein Unternehmen betreibt oder Dienstleistungen verkauft, muss für die dadurch entstehenden Einkünfte Umsatzsteuer zahlen. Das Zahlen der Umsatzsteuer wird daher allgemein als Regelbesteuerung bezeichnet.

Doch wie im Leben gilt auch im Steuerrecht: Ausnahmen bestätigen die Regel. So können sich nämlich Selbstständige, die unter eine gewisse Einkommensgrenze fallen, von dieser Regelbesteuerung ausnehmen lassen. Dafür muss nur die Anwendung der Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt beantragt werden. Daraufhin erlischt die Umsatzsteuerpflicht und du bist von der Regelbesteuerung befreit.

➡️ Hier findest du noch mehr Details zur Regelbesteuerung

Regelbesteuerung für Selbstständige: Pflichten und Vorteile

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, bedeutet das, dass du für jedes verkaufte Produkt oder jede erbrachte Dienstleistung einen bestimmten Umsatzsteuersatz an das Finanzamt abgeben musst. Wenn du Umsatzsteuer ausweist, kannst du dir allerdings auch die von dir gezahlte Umsatzsteuer für Betriebsausgaben zurückholen. Konkret bedeutet das, dass die Umsatzsteuer für alle für deine Arbeit relevanten Anschaffungen mit dem Betrag, den du dem Finanzamt an Umsatzsteuer schuldest, verrechnet wird.

All das wird über die Umsatzsteuervoranmeldung geregelt, die du in der Regel monatlich oder quartalsweise abgeben musst. Hier listest du alle deine umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen auf und kannst gleichzeitig alle deine betrieblichen Ausgaben angeben, für die du Umsatzsteuer als Selbstständige:r zurückbekommst. Den Endbetrag musst du dann an das Finanzamt überweisen – oder du erhältst Geld vom Finanzamt zurück, in dem Fall, dass deine Ausgaben deine Einnahmen überstiegen haben.

Am Ende des Jahres musst du nur noch zusammen mit deiner Einkommensteuererklärung eine Umsatzsteuererklärung einreichen, in der du all deine umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen über das Jahr noch einmal angibst.

➡️ Ultimativer Guide zur Umsatzsteuer

Von der Umsatzsteuer befreien – mit der Kleinunternehmerregelung

Es gibt eine Möglichkeit, mit der du dich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen kannst: Die Kleinunternehmerregelung. Diese darfst du in Anspruch nehmen, wenn deine Einkünfte aus deiner selbstständigen Tätigkeit eine bestimmte Grenze nicht überschreiten.

Die Umsatzsteuer gibt es bei Kleinunternehmer:innen damit nicht. Die Einkommensgrenzen, die dafür nicht überschritten werden dürfen, liegen bei höchstens 25.000 Euro Umsatz im ersten Geschäftsjahr und nicht mehr als 100.000 Euro ab dem zweiten Jahr der Selbstständigkeit.

💡 Tipp von Accountable: Mit dem integrierten Steuerrechner in der Accountable App kannst du deine Einnahmen und Ausgaben ganz einfach digitalisieren und hast so stets einen Überblick über deine Finanzen. Das macht das Ausrechnen, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen kannst, um einiges leichter.

Gründe für die Kleinunternehmerregelung

Für die Inanspruchnahme dieser Regelung gibt es unterschiedliche Gründe. Wenn du primär mit Privatpersonen arbeitest, die sich dementsprechend nicht die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen vom Finanzamt zurückholen können, weist du wahrscheinlich höhere Preise aus als ein:e Kleinunternehmer:in. Um also für deinen Kundenstamm weiterhin attraktiv zu sein, kann sich die Kleinunternehmerregelung durchaus lohnen.

Darüber hinaus musst du als Kleinunternehmer:in weder regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen noch Umsatzsteuer überweisen. Dadurch hast du weniger buchhalterischen Aufwand und mehr Zeit für die Arbeit mit deinen Kund:innen. Wenn du dann auch noch keine hohen Ausgaben für dein Unternehmen hast, für die du dir die Umsatzsteuer zurückholen könntest, ist die Nutzung der Kleinunternehmerregelung definitiv eine gute Option.

So geht die Anmeldung als Kleinunternehmer

Du kannst dich entweder direkt bei deiner Gründung als Kleinunternehmer:in registrieren lassen oder auch nachträglich die Nutzung der Regelung beantragen. Wenn du direkt bei der Aufnahme deiner selbstständigen Tätigkeit weißt, dass du die Einkommensgrenzen für die Kleinunternehmerregelung nicht überschreiten wirst, kannst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ein entsprechendes Häkchen setzen.

Alternativ kannst du dich aber auch noch nach deiner Anmeldung mit deinem Finanzamt in Verbindung setzen und den Wechsel zur Kleinunternehmerregelung beantragen.

➡️ Hier liest du alles rund um die Kleinunternehmerregelung

Wechsel zwischen Regelbesteuerung und Kleinunternehmerregelung

Je nach Umsatzentwicklung kann es sein, dass du zwischen den beiden Regelungen wechseln musst – oder möchtest. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt und über die Einkommensgrenzen kommst, greift automatisch die Regelbesteuerung. Umgekehrt kannst du, wenn dein Umsatz sinkt, auch wieder in die Kleinunternehmerregelung zurückkehren. Im Folgenden erfährst du, welche Varianten es gibt und was du jeweils beachten solltest.

Automatischer Wechsel zur Regelbesteuerung 

Wenn du die Einkommensgrenzen der Kleinunternehmerregelung überschreitest, musst du automatisch ab dem darauffolgenden Jahr die Umsatzsteuer ausweisen. Für das laufende Jahr ändert sich allerdings nichts an deiner Umsatzsteuerbefreiung.

Das Finanzamt benachrichtigt dich in der Regel nicht, wenn du die Grenze überschreitest. Da dies oftmals erst nach Abgabe deiner Steuererklärung auffällt, musst du deine Einkünfte selbst im Blick behalten und im Zweifel ab dem zweiten Jahr Umsatzsteuer ausweisen.

Wenn du die Grenze unbemerkt überschritten hast, merkst du das spätestens mit dem Brief, in dem das Finanzamt die Fristen für deine Umsatzsteuervoranmeldung festlegt. In diesem Fall hast du die Option, deine gestellten Rechnungen zu stornieren, zu korrigieren und mit Umsatzsteuer zu versehen. Das bedeutet allerdings zusätzlichen Aufwand und kann auch bei deinen Kund:innen für Verwirrung sorgen.

➡️ Post vom Finanzamt: Das bedeuten die häufigsten Briefe vom Finanzamt

Freiwilliger Wechsel zur Regelbesteuerung

Alternativ steht es dir auch frei, aus eigenen Stücken in die Regelbesteuerung zu wechseln. Das lohnt sich beispielsweise dann, wenn die Mehrheit deiner Kund:innen im Ausland ansässig ist oder du größere Betriebsausgaben planst. 

Für den freiwilligen Wechsel musst du keinen Antrag stellen. Sobald du damit beginnst, eigenständig Umsatzsteuer auszuweisen und ans Finanzamt zu überweisen, gilt dies als offizieller Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung. 

💡 Achtung: Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist bindend für fünf Jahre. In dieser Zeit kannst du nicht in die Kleinunternehmerregelung zurückkehren, auch wenn dein Umsatz unter der Einkommensgrenze liegt. Außerdem solltest du beachten, dass ein Wechsel immer nur mit dem neuen Jahr möglich ist. Zudem ist ein Wechsel immer nur zu Beginn eines neuen Jahres möglich. 

Wechsel von Regelbesteuerung zu Kleinunternehmerregelung

Auch der umgekehrte Weg ist möglich. Wenn du bereits umsatzsteuerpflichtig bist und merkst, dass die Regelbesteuerung für dich zu aufwendig ist oder du weniger Betriebsausgaben hast als erwartet, kannst du wieder zur Kleinunternehmerregelung wechseln – vorausgesetzt, du bleibst unter den Umsatzgrenzen.

Für den Wechsel genügt eine formlose Mitteilung an dein Finanzamt. Ab dem folgenden Kalenderjahr bist du dann von der Pflicht befreit, Umsatzsteuer auszuweisen.

Muster für dein Schreiben an das Finanzamt:

Die nachfolgende Vorlage kannst du als Musterschreiben nutzen, um dein Finanzamt über den Wechsel zu informieren.

Regelbesteuerung oder Kleinunternehmerregelung im Vergleich

Bevor wir zum Fazit kommen, lohnt sich ein Blick auf die wichtigsten Unterschiede zwischen beiden Varianten. Viele Selbstständige fragen sich, welche Regelung besser zu ihrer Situation passt – also ob sie Umsatzsteuer ausweisen sollten oder sich lieber davon befreien lassen. Die folgende Übersicht zeigt die zentralen Unterschiede im direkten Vergleich.

Fazit: Regelbesteuerung oder Kleinunternehmerregelung – was lohnt sich?

Ob du dich für die Regelbesteuerung oder die Kleinunternehmerregelung entscheidest, hängt von deiner Situation ab. Wenn du viele Ausgaben hast oder mit Geschäftskund:innen arbeitest, lohnt sich meist die Regelbesteuerung. Wer dagegen hauptsächlich Privatkund:innen betreut, profitiert oft davon, sich von der Umsatzsteuer befreien zu lassen. Behalte deine Umsätze im Blick – so kannst du rechtzeitig entscheiden, ob ein Wechsel zwischen Regelbesteuerung und Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist.

Darüber hinaus solltest du auch deine zukünftige Entwicklung berücksichtigen: Wenn dein Geschäft wächst und du planst, Angestellte einzustellen oder Investitionen zu tätigen, bietet die Regelbesteuerung oft langfristig mehr Vorteile als Nachteile. Bei kleineren Nebentätigkeiten oder geringen Einnahmen kann dagegen die Befreiung von der Umsatzsteuer deutlich entlasten.

💡Noch einfacher machst du dir den Wechsel, wenn du eine Buchhaltungssoftware wie Accountable nutzt. Unsere kostenlose App hilft dir dabei, deine Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten. So kannst du jederzeit schnell und einfach überprüfen, ob sich ein Wechsel zur Regelbesteuerung – oder zurück zur Kleinunternehmerregelung – lohnt. 

FAQ – Häufige Fragen zur Regelbesteuerung und Umsatzsteuerbefreiung 

Wann gilt die Regelbesteuerung?
Sie gilt automatisch, sobald dein Umsatz über 25.000 Euro im Gründungsjahr oder über 100.000 Euro ab dem zweiten Jahr liegt. Dann musst du Umsatzsteuer ausweisen, regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und die Steuer ans Finanzamt überweisen.

Kann ich mich von der Umsatzsteuer befreien lassen?
Ja, das ist mit der Kleinunternehmerregelung möglich. Wenn du die Umsatzgrenzen einhältst, kannst du dich beim Finanzamt von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Du darfst dann aber keine Vorsteuer mehr geltend machen.

Wann lohnt sich die Regelbesteuerung?
Wenn du viele Betriebsausgaben hast oder mit Geschäftskund:innen arbeitest, kann sich die Regelbesteuerung lohnen. So kannst du gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückbekommen.

Kann ich während des Jahres wechseln?
Ein Wechsel ist immer nur zum Jahresbeginn möglich. Während des laufenden Jahres bleibt dein bisheriger Status bestehen.

Wie lange bin ich an die Regelbesteuerung gebunden?
Wenn du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest, gilt die Entscheidung fünf Jahre lang. Erst danach kannst du zurückwechseln – sofern du unter den Umsatzgrenzen bleibst.

Welche Vorteile hat die Kleinunternehmerregelung?
Du hast weniger bürokratischen Aufwand, musst keine Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen und keine Steuer auf Rechnungen ausweisen. Dafür entfällt aber der Vorsteuerabzug.

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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