Freelancen über Upwork: So stellst du deine Rechnung

Upwork ist eine beliebte Plattform für Freelancer, um schnell und einfach neue Auftraggeber zu finden. Dafür musst du lediglich ein Profil anlegen und dich auf Joblistings von Unternehmen bewerben. Da du so allerdings mit Kunden aus der ganzen Welt zusammenarbeitest, kann die Rechnungsstellung und vor allem die Organisation der Umsatzsteuer mitunter ganz schön verwirrend sein. Wir erklären dir, wie du deine Rechnung richtig stellen kannst und wer für Projekte über Upwork Umsatzsteuer zahlen muss.

Was ist Upwork?

Upwork ist eine englischsprachige Online-Plattform, die Freelancer und Unternehmen zusammenbringt. Unternehmen können Inserate erstellen, in denen das Projekt, die Dauer des Jobs und die Bezahlung aufgelistet sind und auf die sich registrierte Freelancer bewerben können.

Die meisten Jobs stammen dabei aus den Bereichen Development & IT, Design & Kreation, Sales & Marketing, Texten & Übersetzen, Admin & Kundensupport sowie Finanzen & Buchhaltung.

Obwohl die Website selbst auf Englisch ist, kannst du auch diverse deutsche Jobs in den unterschiedlichen Projektkategorien finden. 

Wie kann ich mich bei Upwork anmelden?

Sowohl Freelancer als auch Unternehmen können sich ganz einfach bei Upwork registrieren. Dafür musst du lediglich deinen Standort angeben und auswählen, ob du auf der Suche nach Unterstützung für Projekte bist oder als Freiberufler arbeiten möchtest.

Als Freiberufler musst du nun noch dein Profil ausfüllen. Das kannst du händisch machen oder alternativ dein LinkedIn-Profil verknüpfen. Außerdem musst du auswählen, in welchem Bereich du tätig bist und Kenntnisse angeben, für die du bei Upwork gelistet wirst. 

Neben Angaben zu deiner Bildung, deinen bisherigen Tätigkeiten und deinen Sprachkenntnissen musst du zusätzlich deinen Stundensatz hinterlegen. Upwork nimmt zu Beginn für die Vermittlung von Jobs 20% deines Lohns. Sobald du jedoch einem Kunden mehr als $500 in Rechnung gestellt hast, sinkt der Prozentsatz auf 10%. 

Abschließend solltest du noch einen Profiltext und -titel für deinen Account schreiben, deine Adresse und Telefonnummer angeben sowie ein Profilbild hochladen. 

💡 Tipp von Accountable: Du kannst einige dieser Schritte zu Beginn überspringen, jedoch wird dein Profil erst öffentlich sichtbar, wenn du alle Angaben ausgefüllt hast. Du kannst dein Profil aber auch nach dem Veröffentlichen noch bearbeiten.

Der erste Job über Upwork: So stellst du deine Rechnung

Wenn du deinen ersten Job erledigt hast, kannst du deine Zahlung beantragen. Dafür musst du vorab noch deine Kontodaten sowie deinen Steuerstatus angeben. Wenn du über deinen Stundensatz bezahlt wirst, greift der wöchentliche Rechnungszyklus: Nach Ablauf der Woche (Sonntag) dauert es 10 Tage, bis dein Geld zur Auszahlung bereit steht. Wenn du nicht nach Stunden sondern nach einem Fixpreis bezahlt wirst, muss der Kunde vorab die Auszahlung bestätigen. 

💡 Tipp von Accountable: Mehr Infos darüber, wann deine Auszahlungen bereit stehen, findest du hier.

Von Upwork erhältst du nun zwei Rechnungen: Eine automatisch erstellte Rechnung in deinem Namen an den Auftraggeber sowie eine Rechnung an den Freiberufler mit der Vermittlungsgebühr, die von der Plattform erhoben wird. Dieser Betrag wird automatisch bei der Auszahlung an dich abgezogen.

Achtung: Bis deine Umsatzsteuer-ID von Upwork überprüft wurde, werden 19% Umsatzsteuer auf die Servicegebühr erhoben. Doch sobald die ID freigegeben wurde, werden diese Rechnungen mit dem Vermerk „VAT Reverse Charged” versehen und die Umsatzsteuer entfällt.

So funktioniert die Umsatzsteuer auf Upwork

Wenn du deinen Steuerstatus bei Upwork hinterlegst musst du auch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Diese Nummer brauchst du unbedingt, wenn du mit Kunden aus dem EU-Ausland zusammenarbeitest. Die Umsatzsteuer-ID kannst du bei der Anmeldung deiner Selbstständigkeit direkt beantragen oder auch im Nachhinein beim Bundesministerium der Finanzen anfordern.

💡 Tipp von Accountable: Du hast dich noch nicht selbstständig gemeldet? Dann fülle am besten gleich online den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus und beantrage noch heute deine Steuernummer.

Upwork agiert als Vermittler zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer und übernimmt dementsprechend auch die Zahlungsabwicklung. Da die Plattform ein US-amerikanisches Unternehmen ist, wird standardmäßig auf den Rechnungen das Reverse Charge Verfahren angewendet. Darüber verschiebt sich die Umsatzsteuerlast auf den Empfänger. Das heißt, dass keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausgewiesen wird. 

Als Kleinunternehmer Geld über Upwork verdienen

Wer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, muss keine Umsatzsteuer ausweisen und somit auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Doch wenn du bei der Registrierung auf Upwork deine Umsatzsteuer-ID angegeben und über die Plattform auch an Projekten gearbeitet hast, musst du trotzdem eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, da Kleinunternehmer in Bezug auf internationale Geschäfte keinen gesonderten Vorschriften unterliegen. 

Es reicht allerdings, wenn du die Meldung nur für den Zeitraum abgibst, in dem du auch Zahlungen von Upwork erhalten hast.

💡 Tipp von Accountable:Trage den Geldeingang ganz einfach in unserer App ein und übermittle in ein paar wenigen Klicks direkt deine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt!