Umsatzsteuer bei Lieferungen und Leistungen im Ausland

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In Deutschland muss in der Regel jedes Produkt und jede Serviceleistung mit der Umsatzsteuer versehen werden. Endverbraucher:innen müssen dementsprechend höhere Preise zahlen und die Unternehmen das mehr eingenommene Steuergeld an den Staat abführen.

Wenn Unternehmen jedoch über die deutschen Grenzen hinaus ihre Waren und Dienstleistungen anbieten möchten, müssen sie sich mit der jeweiligen Steuerregelung des entsprechenden Landes auseinandersetzen. Zwar ist der Handel innerhalb der EU einheitlich geregelt, doch bei dem Verkauf in sogenannte Drittländer wird es schnell kompliziert. Was du unter anderem bei der Rechnungsstellung an Unternehmen in Großbritannien, den USA und der Schweiz beachten solltest, erklären wir dir in diesem Artikel.

Key Takeaways

• Umsatzsteuer in Deutschland verstehen
  In Deutschland müssen Unternehmen auf fast jedes Produkt und jede Dienstleistung Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen. Der Nettopreis wird dabei um den entsprechenden Steuersatz erhöht, den Endkund:innen zahlen.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist Pflicht für EU-Geschäfte
  Die USt-ID ist notwendig, wenn Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU verkauft werden. Sie sorgt für die korrekte Steuerzuordnung zwischen Verkäufer und Käufer. Ohne USt-ID muss der deutsche Mehrwertsteuersatz angewendet werden.
• Innergemeinschaftliche Lieferungen in der EU erleichtern die Steuerregelung
  Bei Verkäufen an Unternehmen innerhalb der EU kann die Umsatzsteuer entfallen, wenn beide Parteien eine gültige USt-ID besitzen. Das Reverse Charge Verfahren überträgt die Steuerpflicht auf den Käufer und muss korrekt auf der Rechnung vermerkt werden.
• Drittlandregelungen variieren stark
  Verkäufe in Nicht-EU-Länder wie Großbritannien, USA oder Schweiz sind umsatzsteuerlich unterschiedlich geregelt. Lieferungen sind oft umsatzsteuerfrei, während Dienstleistungen je nach Land lokal versteuert werden müssen. Eine gründliche Prüfung der jeweiligen gesetzlichen Vorgaben ist unerlässlich.
• Digitale Lösungen erleichtern die Umsatzsteuerverwaltung
  Mit Software wie Accountable können Rechnungen automatisch korrekt erstellt, Umsatzsteuervoranmeldungen übermittelt und das Reverse Charge Verfahren automatisch angewendet werden. Das spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern bei internationalen Geschäften.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die in Deutschland in der Regel für jedes gekaufte Produkt und jede in Anspruch genommene Dienstleistung gezahlt werden muss. Auf Rechnungen wurde sie früher mit „MwSt.“ abgekürzt. Der Begriff „Mehrwertsteuer“ hat sich zwar bis heute umgangssprachlich erhalten, allerdings ist „Umsatzsteuer“ der korrekte Ausdruck. Da es sich um eine Steuer handelt, wird diese auch als solche an den Staat abgeführt. 

Die Unternehmen, die Services und Waren anbieten, schlagen einen entsprechenden Umsatzsteuersatz auf ihren Netto-Kaufpreis auf. In der Regel beträgt dieser 19 % oder 7 %. Das dabei mehr erwirtschaftete Geld darf nicht einbehalten, sondern muss in der Umsatzsteuervoranmeldung entweder monatlich, quartalsweise oder jährlich an das zuständige Finanzamt gezahlt werden. 

💡Wenn du deine Rechnungen über Accountable verwaltest, wird die Umsatzsteuervoranmeldung übrigens automatisch erstellt und an dein Finanzamt übermittelt.

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Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird in der Regel als USt-IdNr. abgekürzt und ist manchmal auch noch unter der Bezeichnung Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer im Umlauf. Die USt-IdNr. dient zur eindeutigen Kennzeichnung eines Unternehmens innerhalb der Europäischen Union und kann sowohl bei der Neugründung als auch im Nachhinein beim Bundesministerium der Finanzen beantragt werden.

Die USt-IdNr. ist unbedingt notwendig, wenn Waren oder Dienstleistungen im EU-Ausland abgewickelt werden. Um die Steuerschuld eindeutig zuzuweisen, müssen auf den entsprechenden Rechnungen daher auch die Umsatzsteuer-IDs beider am Kauf beteiligter Parteien angegeben werden. 

💡 Tipp von Accountable: Bei Verkäufen ins Ausland, bei denen die Umsatzsteuer anfällt, lohnt es sich, vorab einen USt-IdNr. Check durchzuführen. Dafür gibt es verschiedene Websites, mit denen du die Gültigkeit der USt-IdNr. der jeweils anderen Partei überprüfen kannst.

Umsatzsteuer im Ausland: Innerhalb der EU besonders einfach

Beim Verkauf von Waren oder sonstigen Leistungen ins Ausland spielt die Umsatzsteuer eine wichtige Rolle. Dabei kommt es allerdings darauf an, ob es sich bei dem Käufer oder der Käuferin um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt und ob sich der Sitz in einem EU-Land oder im außereuropäischen Ausland befindet.

Der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen Mitgliedsland der Europäischen Union wird als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet. Sofern beide am Verkauf beteiligten Unternehmen über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, muss keine Mehrwertsteuer auf die Waren oder Dienstleistungen erhoben werden. Das kaufende Unternehmen ist in diesem Fall nämlich verpflichtet, die erhaltene Ware oder sonstige Leistung in seinem Land selbst zu versteuern. Dieser Prozess wird in der EU als Reverse Charge Verfahren bezeichnet und muss als solches auch auf der Rechnung gekennzeichnet werden.

Um sicherzustellen, dass die kaufende Partei die Ware oder die Dienstleistung auch wirklich in ihrem Heimatland versteuert, muss der Verkäufer oder die Verkäuferin den Handel allerdings nicht nur in seiner Umsatzsteuervoranmeldung auflisten. Es muss zusätzlich dazu eine sogenanntezusammenfassende Meldungabgegeben werden. In dieser kurzen Übersicht werden die Transaktionen im Rahmen der innergemeinschaftlichen Lieferung noch einmal gesondert aufgeführt und an das Finanzamt übermittelt.  

Es kann sein, dass eine der beiden Parteien keine Umsatzsteuer-ID hat oder als Kleinunternehmer:in generell vom Ausweisen der Umsatzsteuer befreit ist. Dann sollte die Rechnung mit dem Mehrwertsteuersatz des Landes, in dem der Verkäufer oder die Verkäuferin ansässig ist, versehen werden. Für Selbstständige, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, gibt es einige Besonderheiten zu berücksichtigen. 

💡Tipp von Accountable: Wenn du über Accountable eine Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung erstellst, wird die Anwendung des Reverse Charge Verfahrens automatisch auf der Rechnung vermerkt. Du kannst auch unsere kostenlose Rechnungsvorlage dafür nutzen.

Umsatzsteuer im Nicht-EU-Ausland: Drittstaatenregelungen variieren

Als Drittland zählen alle Länder, die nicht Mitglied der Europäischen Union sind. Wenn Waren oder sonstige Leistungen in ein Drittland verkauft werden, entfällt in der Regel die Angabe der Umsatzsteuer. Es gibt einige Länder, die ein Steuerabkommen mit Deutschland haben, das dem Reverse Charge Prinzip ähnlich ist. In anderen Ländern musst du dich umsatzsteuerlich registrieren oder einen sogenannten „Fiskalvertreter“ beauftragen, der dich in steuerlichen Fragen vertritt. 

Allgemeine, länderübergreifende Regeln gibt es aber nicht. Daher gilt: Bevor du eine Rechnung ins Nicht-EU-Ausland ohne Umsatzsteuer schickst, solltest du dich immer informieren, welche gesetzlichen Vorgaben in dem jeweiligen Staat gelten und wie im Besonderen die Umsatzsteuer gehandhabt wird. 

Zu den Ländern mit den engsten Handelsbeziehungen gehören Großbritannien, die USA und die Schweiz. Für diese Staaten erklären wir dir nun genauer, welche umsatzsteuerlichen Regelungen du kennen solltest.

Rechnungen in Großbritannien stellen

Nach dem Brexit gilt Großbritannien seit dem 01.01.2021 als Drittland. 

Lieferungen nach Großbritannien gelten demnach als sogenannte Drittlandslieferungen und sind somit umsatzsteuerfrei. Bei Warenverkäufen in ein Drittland musst du auch nicht unterscheiden, ob es sich beim Käufer oder bei der Käuferin um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt. Die Befreiung von der Umsatzsteuer gilt für alle Lieferungen in das Drittland.  

Die Lieferungen müssen jedoch dann von dem Käufer in Großbritannien mit der Einfuhrumsatzsteuer versehen werden. Außerdem kann es bei bestimmten sonstigen Lieferungen sein, dass besondere Nachweispflichten sowohl für Käufer:in als auch Verkäufer:in verpflichtend sind. 

Rechnungen in die USA stellen

Wenn du Rechnungen an ein Unternehmen mit Sitz in den USA stellen möchtest, wird es schon etwas komplizierter. Das liegt unter anderem auch daran, dass es in den USA je nach Bundesstaat unterschiedliche Steuersätze zu beachten gibt. Außerdem kommt es darauf an, ob es sich bei deiner in Rechnung gestellten Leistung um eine sogenannte sonstige Leistung oder um die Lieferung von Waren ins Drittland handelt.

Sonstige Leistungen

Als sonstige Leistungen werden alle Leistungen bezeichnet, die keine Lieferung darstellen. Dienstleistungen oder auch die Vermietung von Räumlichkeiten fallen somit in diese Kategorie. Bei sonstigen Leistungen verschiebt sich die Versteuerungspflicht in das Drittland, also das Land, in dem der Empfänger bzw. die Empfängerin der Dienstleistung seinen Sitz hat. Somit müsste die Dienstleistung in den USA, aber nicht in Deutschland versteuert werden, sofern der Verkäufer oder die Verkäuferin in Deutschland umsatzsteuerpflichtig ist. Dies muss auf der Rechnung vermerkt werden, etwa mit dem Hinweis „In Deutschland nicht steuerbare Leistung“. 

In den USA gibt es kein mit der EU vergleichbares Reverse Charge Verfahren. Daher musst du dich nun theoretisch in dem Bundesstaat, in dem der oder die Empfänger:in deiner Dienstleistung seinen Sitz hat, registrieren und die Steuern an das dortige Finanzamt abführen. Bevor du diese Schritte jedoch einleitest, solltest du dich bei einer Steuerberaterin bzw. einem Steuerberater informieren, die bzw. der sich mit dem Steuerrecht der USA auskennt.

Lieferungen

Die Lieferung von Waren in die USA ist wiederum umsatzsteuerfrei, sofern einige von den Vereinigten Staaten vorgegebenen Voraussetzungen erfüllt werden. Dazu gehört unter anderem, dass der deutsche Verkäufer einen Nachweis über die Ankunft der Ware an ihrem Bestimmungsort in den USA haben muss. Eine detaillierte Übersicht dazu findest du auf der Seite der Industrie- und Handelskammer Frankfurt am Main.

Rechnungen in die Schweiz stellen

Auch wenn die Schweiz ein Nachbarland von Deutschland ist, gehört sie dennoch nicht zur Europäischen Union. Somit gelten für Rechnungen in die Schweiz theoretisch nicht die europäischen Regeln für die Umsatzsteuer, sondern auch die Bestimmungen für ein Drittland.

Allerdings gibt es zwischen Deutschland und der Schweiz ein gesondertes Abkommen, das dem Reverse Charge Verfahren innerhalb der EU entspricht. Das heißt, dass du bei deiner Rechnungsstellung an ein Unternehmen in der Schweiz keine Umsatzsteuer ausweist. Der oder die Empfänger:in muss die gezahlte Umsatzsteuer wiederum bei dem zuständigen Schweizer Finanzamt melden. 

Du gibst also keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung an, wenn du etwas in die Schweiz verkaufst und in Deutschland ansässig bist.

Auch hier sollte auf der Rechnung allerdings vermerkt werden, dass es sich um eine „nicht im Inland steuerbare Leistung“ handelt.

Hilfe bei Fragen zur Umsatzsteuer im Ausland 

Wenn du Rechnungen in ein anderes Drittland stellen möchtest oder dir bei der Rechnungsstellung unsicher bist, hilft dir unser Accountable Team gerne weiter. Unsere Steuer-Coaches beantworten dir deine Fragen per Chat, E-Mail oder Telefon. Zudem arbeiten wir eng mit erfahrenen Steuerberater:innen zusammen.

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FAQ

Muss ich mich für jeden Verkauf ins Ausland steuerlich registrieren?

Nein, nicht immer. Innerhalb der EU reicht in der Regel die Angabe einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. In Drittländern kann aber eine Registrierungspflicht bestehen. Das hängt vom jeweiligen Land ab.

Wie erkenne ich, ob meine Rechnung korrekt ohne Umsatzsteuer gestellt ist?

Prüfe, ob die Voraussetzungen erfüllt sind (z. B. gültige USt-IdNr. bei EU-Geschäften oder Drittlandslieferung mit Nachweisen). Auf der Rechnung muss außerdem ein Hinweis wie „Reverse Charge“ oder „nicht im Inland steuerbare Leistung“ stehen.

Was passiert, wenn mein Geschäftspartner keine USt-IdNr. hat?

In diesem Fall musst du in der Regel den deutschen Umsatzsteuersatz anwenden. Nur wenn beide Seiten eine gültige USt-IdNr. besitzen, kannst du die innergemeinschaftliche Lieferung ohne Umsatzsteuer ausstellen.

Kann ich Umsatzsteuer im Ausland zurückfordern?

Ja, in vielen Ländern ist ein Vorsteuervergütungsverfahren möglich. Dafür musst du aber separate Anträge stellen und dich an die Fristen des jeweiligen Staates halten.

Welche Rolle spielt die Kleinunternehmerregelung bei Auslandsgeschäften?

Als Kleinunternehmer:in musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Trotzdem gelten im Ausland zusätzliche Regelungen, etwa Nachweispflichten oder Registrierungspflichten, die du prüfen solltest.

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Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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