Steuererklärung für Selbstständige: Was tun, wenn du die Frist verpasst hast?

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Als Selbstständige:r oder Freelancer:in ist die SteuererklärungPflicht. Doch was tun, wenn du die Frist verpasst hast? Oft wird angenommen, dass geringe Umsätze keine Erklärung erfordern – ein Trugschluss, der schnell teuer werden kann. In diesem Beitrag erfährst du, welche Folgen drohen und wie du reagieren solltest.

Im Gegensatz zu Angestellten: Steuererklärung ist Pflicht für Selbstständige

Während Angestellte tatsächlich meistens die Wahl haben, ob sie eine Steuererklärung abgeben oder nicht (Ausnahmen bestehen für bestimmte Lohnsteuerklassen oder Nebeneinkünfte), verhält es sich für dich als Freelancer:in, Freiberufler:in oder Selbstständige:r anders. Du hast die Pflicht, eine Steuererklärung abzugeben. Das ist vom Gesetzgeber so vorgeschrieben.

Bei Freiberufler:innen und anderen Tätigkeiten ohne Gewerbeschein muss zudem die Anlage EÜR (Einnahme-Überschuss-Rechnung) beigefügt werden. Für Selbstständige mit Gewerbeschein oder eingetragene Kaufmänner (e. K.) ist festgelegt, dass sie einen vollwertigen Jahresabschluss vorlegen müssen.

Der Grund dafür liegt auf der Hand: Bei Freelancer:innen und Selbstständigen gibt es niemanden, der automatisch die Rechnungen und die damit verbundenen Einkünfte kontrolliert. Doch auf diese musst du Steuer zahlen. Daher will das Finanzamt genau wissen, was du innerhalb eines Jahres einnimmst. Ansonsten könntest du viel Geld verdienen, ohne dass das Finanzamt dies mitbekommt. Und schon stünde der Verdacht auf Steuerhinterziehung im Raum. 

💡Tipp von Accountable: Für manche Freiberufler:innen entfällt die EÜR, eventuell sind sie aber bilanzierungspflichtig. So funktioniert die Gewinnermittlung für selbstständige Freiberufler:innen.

Fristen für die Abgabe der Steuererklärung als Selbstständiger

2019 griff bundesweit eine Änderung, wann man seine Einkommenssteuererklärung abgeben muss. Jetzt ist der Stichtag immer der 31. Juli des Folgejahres – in diesem Jahr hast du also bis zum 31. Juli Zeit, die Steuererklärung für 2024 einzureichen. Wurden die Fristen in den vergangenen Jahren aufgrund der Corona-Pandemie verlängert, gelten ab dem Veranlagungszeitraum 2025 wieder die regulären Abgabefristen.

Gleichzeitig wurde der Aufwand bei der Abgabe reduziert. So musst du Rechnungen und andere Belege nicht wie früher immer kopieren und beifügen. Trotzdem hast du als Selbstständige:r weiterhin die Pflicht, all diese Dokumente aufzubewahren, unabhängig von der Steuererklärung. Denn wenn das Finanzamt nachfragt, musst du sie vorlegen können. 

Sollte sich herausstellen, dass du den Termin nicht schaffst, keine Panik: Du kannst bei deinem zuständigen Finanzamt einen Antrag auf Verlängerung stellen. Wenn du die Verzögerung gut begründen kannst, sollte einem positiven Bescheid nichts im Wege stehen.

Allerdings gibt es keinen Rechtsanspruch auf Verlängerung, stattdessen handelt es sich immer um Einzelfallentscheidungen. Das Finanzamt kann daher auch auf der gesetzlich verankerten Frist bestehen.

Etwas entspannter sieht die Sache aus, wenn du deine Steuererklärung in Zusammenarbeit mit einem Steuerberater erstellst. In diesem Fall verschiebt sich die Steuererklärungspflicht für dich als Selbstständige:r auf Ende Februar des übernächsten Jahres. Die Steuererklärung für 2022 ist dann beispielsweise erst am 28.02.2027 fällig. 

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„Wird eine Steuererklärung verspätet abgegeben, beginnt die Festsetzungsfrist nicht wie üblich mit dem Ablauf des Steuerjahres, sondern erst mit dem Eingang der Erklärung beim Finanzamt. Das kann dazu führen, dass Betriebsprüfungen oder Nachforderungen noch Jahre später möglich sind.“

Tino Keller - Gründer, CMO & Geschäftsführer Deutschland

Steuererklärung für Selbstständige: Was passiert, wenn die Frist abgelaufen ist?

Kommen wir nun zur Frage, welche Konsequenzen drohen, wenn du die Steuererklärung nicht pünktlich abgegeben hast (oder vielleicht nicht vorhast, eine einzureichen). Zunächst meldet sich relativ schnell dein Finanzamt und fordert dich auf, deine Einkommenssteuererklärung möglichst zeitnah – heißt: innerhalb der nächsten vier bis sechs Wochen – zu übermitteln. 

Ab dieser Mahnung wird bereits ein Säumniszuschlag fällig. Früher konnte das Finanzamt selbst entscheiden, ob es dieses Zwangsgeld erhebt (oder nicht) – aber das ist passé. Mittlerweile muss das Geld eingefordert werden. Dabei handelt es sich um 0,25 Prozent deiner zu versteuernden Einkünfte, mindestens jedoch 25 Euro. Und das für jeden angefangenen Monat, den du die Frist für die Abgabe der Steuererklärung überzogen hast.

Die Strafe musst du selbst dann zahlen, wenn du innerhalb der Freibeträge bleibst und dadurch über keine zu versteuernden Einkünfte verfügst. Das Finanzamt kann maximal 25.000 Euro verlangen, aber nur in besonders schweren Fällen, zum Beispiel wenn du als Selbstständige:r absichtlich oder grob fahrlässig deine Steuererklärungspflicht vernachlässigst.

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Nach der Mahnung folgt die Steuerschätzung

Dem Schreiben des Finanzamtes solltest du unbedingt Beachtung schenken, weil es über die Mahnung hinaus noch weitere Maßnahmen gibt, dich zur Begleichung deiner Steuern zu zwingen. Denn nach Ablauf der Aufschubfrist wird das Finanzamt von sich aus eine Steuerschätzung vornehmen. 

Dabei orientiert sich die Behörde an deinen Einkünften der Vorjahre oder ermittelt diese überschlagsweise. Allerdings legt das Finanzamt die Daten steuerlich nicht gerade zu deinen Gunsten aus. Nicht berücksichtigt werden zum Beispiel außergewöhnliche Belastungen oder andere Kosten, mit denen du deine Steuerschuld reduzieren könntest.

Daher solltest du die Steuerschätzung unbedingt vermeiden, schon allein aus dem Grund, dass die Steuerlast in der Regel deutlich höher ausfällt als das, was du mit einer fristgerecht eingereichten Erklärung zahlen müsstest. 

In diesem Fall solltest du dringend Kontakt mit deinem Finanzamt aufnehmen und deine Steuererklärung nachreichen. In begründeten Fällen (z. B. wenn ein schwerer Unfall oder eine ernste Erkrankung eine Abgabe unmöglich gemacht haben) kannst du die vierwöchige Frist zur Nachreichung nutzen, um einen Einspruch gegen die Steuerschätzung einzulegen, bevor diese rechtskräftig wird. Doch auch wenn du jetzt noch eine korrekte Steuererklärung abgibst, bleibt die festgelegte Strafzahlung bestehen.

Besonders pikant: Hat das Finanzamt deine Einkünfte, die der Steuererklärung zugrunde liegen, zu niedrig geschätzt, hast du als Selbstständige:r die Pflicht, diese Angaben zu korrigieren und die echten Einkünfte zu ermitteln. Tust du das nicht, machst du dich strafbar. Dein Vorgehen wird als leichtfertige Steuerverkürzung oder im schlimmsten Fall als Steuerhinterziehung bewertet.

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Der Extremfall: Wenn das Finanzamt Steuerhinterziehung vermutet

Steuerhinterziehung ist eine Straftat, allerdings muss die Handlung vorsätzlich ausgeführt werden. Das bedeutet: Der Täter oder die Täterin muss wissen, dass er oder sie sich durch sein bzw. ihr aktives Handeln (oder durch bewusstes Unterlassen) strafbar macht.

Wichtig ist dabei auch, dass man die Folgen der Steuerhinterziehung wissentlich bzw. auf jeden Fall billigend in Kauf nimmt. Selbst der Versuch ist strafbar.

Strafbar macht man sich übrigens schon ab dem ersten hinterzogenen Euro. Selbst vermeintliche Lappalien sind also eine ziemlich ernste Angelegenheit, zum Beispiel wenn man ein privates Diner im Restaurant mit der Familie als Geschäftsessen abrechnet oder sich nicht an die festgelegten Fristen für Abschreibungen hält, um die AfA-Kosten pro Jahr und damit die steuerlich absetzbaren Betriebsausgaben zu erhöhen. 

Wenn das Finanzamt den Verdacht hat, dass du Steuern hinziehst, wird bald die Steuerfahndung bei dir auftauchen – natürlich unangekündigt. Ernste Folgen drohen in der Regel aber erst bei gröberen Verstößen. Zwar liegt jedem untersuchtem Fall eine Einzelfallentscheidung zugrunde, wie sie bestraft werden soll.

Durch die Rechtsprechung haben sich aber bestimmte Grenzwerte herauskristallisiert, um die Verhältnismäßigkeit der Strafe zu wahren:

• Ab 50.000 Euro: Geldstrafe
• Ab 100.000 Euro: Freiheitsstrafe
• Ab 500.000 Euro: Freiheitsstrafe von mindestens zwei Jahren    

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Fazit: Steuererklärung verspätet? Jetzt ruhig bleiben und handeln

Eine verpasste Steuererklärungsfrist ist ärgerlich – aber kein Grund zur Panik. Wichtig ist, dass Du schnell reagierst, den Kontakt zum Finanzamt suchst und die Erklärung zeitnah nachreichst. Denn je länger Du wartest, desto höher können Verspätungszuschläge, Steuerschätzungen und im Extremfall sogar strafrechtliche Konsequenzen ausfallen.

Mit einem gut strukturierten Vorgehen, vollständigen Unterlagen und – wenn nötig – professioneller Unterstützung durch eine Steuerberaterin oder eine digitale Steuerlösung wie Accountable kannst du den Rückstand aufholen und wieder auf Kurs kommen. Wer frühzeitig plant, vermeidet nicht nur Stress, sondern auch mögliche finanzielle Nachteile.

Steuererklärung für Selbstständige: Mit Accountable die Fristen mühelos einhalten

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FAQ – Häufig gestellte Fragen zu den Fristen bei der Steuererklärung für Selbstständige

Bis wann muss ich als Selbstständige:r eine Steuererklärung abgeben? 

Die Frist endet regulär am 31. Juli des Folgejahres – mit Steuerberatung verlängert sich die Frist auf Ende Februar des übernächsten Jahres.

Robert Jödicke - Steuerexperte und Autor

Was passiert, wenn ich die Steuererklärung mehrere Jahre nicht abgegeben habe?
Dann wird das Finanzamt mit hoher Wahrscheinlichkeit mehrere Jahre rückwirkend schätzen. Zusätzlich können Säumniszuschläge, Verspätungszuschläge und im Extremfall auch ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung drohen. Je länger du wartest, desto kritischer wird die Lage.

Kann ich die Frist auch verlängern, wenn ich keinen Steuerberater habe?
Ja, du kannst selbst einen Antrag auf Fristverlängerung für die Steuererklärung stellen, z. B. schriftlich oder telefonisch beim Finanzamt. Allerdings wird dieser nur bei einer plausiblen Begründung gewährt (z. B. Krankheit, familiäre Notlage, technische Probleme).

Was tun, wenn die Fristverlängerung für meine Steuererklärung abgelehnt wurde? 

Wenn dein Antrag auf Fristverlängerung abgelehnt wird, solltest Du deine Steuererklärung so schnell wie möglich nachreichen. Begründe die Verspätung in einem formlosen Schreiben und reiche alle Unterlagen vollständig ein. Das kann helfen, die Folgen wie Verspätungszuschläge zu begrenzen.

Wie wirkt sich eine verspätete Abgabe auf meine Vorauszahlungen aus?
Wenn du zu spät abgibst, berechnet das Finanzamt eine Vorauszahlung für das laufende Jahr meist auf Basis der Schätzung, welche oft deutlich höher ausfällt, als nötig.

Ich habe aktuell keine Einkünfte – muss ich trotzdem abgeben?
Ja. Auch ohne Einkommen bist Du als Selbstständige:r grundsätzlich abgabepflichtig. Du kannst aber bei null Einnahmen eine „Nullmeldung“ einreichen – das ist besser, als gar nichts zu tun.

Ich habe mich erst im Laufe des Jahres selbstständig gemacht. Muss ich dann schon eine Steuererklärung abgeben?
Ja, sobald Du eine selbstständige Tätigkeit aufnimmst, bist du abgabepflichtig für das betreffende Steuerjahr. Die Erklärung erfolgt dann für das ganze Jahr, aber natürlich nur mit den tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben.

Ist eine freiwillige Selbstanzeige möglich, wenn ich mehrere Jahre nicht abgegeben habe?
Unter bestimmten Voraussetzungen kannst Du eine strafbefreiende Selbstanzeige (§ 371 AO) einreichen. Dabei ist wichtig, dass alle relevanten Jahre vollständig erklärt werden und Du die fälligen Steuern + Zinsen umgehend zahlst. Eine Steuerberatung ist hier dringend zu empfehlen.

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Autor:in - Markus Thomas Boldt

Markus ist ein erfahrener Steuerberater-Partner bei Accountable. Er schreibt und berät zu den Themen Finanzplanung, Steuerstrategien und Unternehmensgründung.

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