BWA erstellen: So funktioniert die betriebswirtschaftliche Auswertung

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) kann dir dabei helfen, den Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben zu behalten. So bekommst du regelmäßig einen Eindruck deiner Kostenentwicklung über das Jahr hinweg. Doch wie genau funktioniert das? Und lohnt es sich überhaupt, eine BWA selbst zu erstellen? Hier erfährst du, für wen sie sinnvoll ist, wie sie aufgebaut ist, und worauf du bei der Interpretation unbedingt achten solltest.

BWA erstellen – kurz zusammengefasst

• Gewinn ist nicht gleich Liquidität – die richtige Interpretation ist entscheidend.

• Eine BWA ist eine unterjährige Auswertung deiner laufenden Buchhaltung.

• Sie zeigt dir monatlich Umsatz, Kosten und dein vorläufiges Ergebnis.

• Gesetzlich vorgeschrieben ist sie nicht, wird aber häufig von Banken verlangt.

Betriebswirtschaftliche Auswertung: Was ist das eigentlich?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist eine Form der Gewinn- und Verlustrechnung und somit ein wichtiger Teil deiner Buchhaltung als Selbstständige:r. Genau genommen handelt es sich um eine unterjährige Auswertung deiner laufenden Finanzbuchhaltung, die auf deinen verbuchten Geschäftsvorfällen basiert. Häufig basiert sie auf der sogenannten kurzfristigen Erfolgsrechnung, die deine Erträge und Aufwendungen strukturiert gegenüberstellt. Die BWA gibt dir eine Übersicht über das, was du einnimmst und was du gleichzeitig an Ausgaben und Kosten hast.

Da du die BWA für jeden Monat erstellen kannst, hast du damit immer einen aktuellen Einblick in die finanzielle Situation und Entwicklung deines Unternehmens. Du kannst deine Gewinne und Kosten monatlich und über das Jahr hinweg verfolgen und hast Änderungen sofort im Blick. Die betriebswirtschaftliche Auswertung hilft somit bei der Planung zukünftiger Geschäftsentwicklungen sowie der Steuerung von Unternehmensaktivitäten.

Wichtig ist jedoch: Eine BWA zeigt dir deinen Gewinn – sie zeigt dir nicht automatisch, wie viel Geld tatsächlich auf deinem Konto verfügbar ist.

Warum ist die BWA vor allem für Solo-Selbstständige so hilfreich?

Gerade wenn du allein arbeitest, fehlt dir oft eine zweite betriebswirtschaftliche Perspektive. Die BWA ersetzt zwar keine Beratung, aber sie liefert dir objektive Zahlen. Damit ist sie ein zentrales Instrument des Controlling für KMU, also der systematischen Steuerung deines Unternehmens anhand von Kennzahlen.

Anstatt dich auf dein Bauchgefühl zu verlassen („Diesen Monat lief es doch ganz gut“), kannst du schwarz auf weiß sehen, wie hoch dein tatsächlicher Gewinn ist. Besonders bei stark schwankenden Umsätzen – etwa im Projektgeschäft oder im Onlinehandel – hilft dir die monatliche Betrachtung enorm.

Zusätzlich verschafft dir die BWA mehr Sicherheit bei unternehmerischen Entscheidungen. Möchtest du deine Preise anpassen? Eine:n neue:n Mitarbeiter:in einstellen? In Marketing investieren? Ein Blick in deine monatliche BWA zeigt dir, ob dein aktueller Gewinnspielraum diese Schritte zulässt oder ob du zunächst deine Kostenstruktur optimieren solltest.

Wie kann ich eine BWA selbst erstellen?

Wie kannst du deine nun BWA konkret erstellen? Dafür hast du mehrere Möglichkeiten, die wir dir im Folgenden vorstellen.

Option 1: Buchhaltungs- und Steuerprogramm
Eine praktische Möglichkeit ist die Nutzung einer Buchhaltungssoftware wie Accountable. Sie ermöglicht dir, auf Basis deiner laufenden Buchungen mit wenigen Klicks eine aktuelle BWA zu generieren. So reduzierst du Fehlerquellen und sparst Zeit.

Option 2: Unterstützung durch die Steuerberatung
Arbeitest du mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zusammen, kannst du dir regelmäßig eine BWA erstellen lassen. Das verursacht zusätzliche Kosten, sorgt aber für professionelle Aufbereitung.

Option 3: BWA mit einer Excel-Vorlage selbst erstellen
Wenn du Kosten sparen möchtest, kannst du deine BWA auch mit einer Excel-Vorlage selbst erstellen. Diese Methode eignet sich vor allem für Kleinunternehmer:innen mit überschaubaren Buchungen.

Ist eine BWA gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, es gibt keine offizielle Verpflichtung dazu, eine BWA zu erstellen. Anders als etwa Steuererklärungen oder Jahresabschlüsse liegt es bei dir, ob du eine BWA erstellen und nutzen möchtest. Trotzdem verlangen viele Institutionen eine aktuelle BWA, vor allem die folgenden:

• Banken bei Kreditanträgen
• Förderstellen
• Investor:innen oder Kapitalgebende

In diesen Fällen dient die BWA als Nachweis deiner aktuellen Ertragslage und wird häufig zusätzlich zur letzten Steuererklärung angefordert. Auch im Rahmen einer Betriebsprüfung kann eine sauber geführte Buchhaltung mit nachvollziehbarer BWA hilfreich sein.

Wann wird eine BWA konkret angefordert?

Typische Situationen, in denen du eine BWA vorweisen musst, sind unter anderem:

• Beantragung eines Geschäftskredits
• Leasingverträge für Fahrzeuge oder Technik
• Förderprogramme (z. B. Investitionszuschüsse)
• Beteiligungen durch Investor:innen

In solchen Fällen reicht eine alte Steuererklärung oft nicht aus, da sie immer nur vergangene Geschäftsjahre abbildet. Die BWA zeigt dagegen deine aktuelle wirtschaftliche Lage.

Darüber hinaus kann eine BWA auch bei Gesprächen mit Geschäftspartner:innen hilfreich sein. Wenn du beispielsweise mit größeren potenziellen Auftraggeber:innen langfristige Verträge verhandelst, signalisiert eine professionelle Zahlenübersicht Stabilität und unternehmerische Kompetenz.

Tipp von Accountable: Wusstest du schon? Mit Accountable kannst du ganz einfach eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen. Die Software ist speziell für Selbstständige, entwickelt und unterstützt dich bei der Verwaltung deiner Einnahmen, Ausgaben und Steuerpflichten. Jetzt kostenlos testen!

Muss ich als Selbstständige:r eine BWA erstellen oder reicht die EÜR?

Es gibt für Selbstständige verschiedene Möglichkeiten, den Gewinn oder Verlust eines Jahres festzustellen. Dabei kommt es auf die Art der Selbstständigkeit an und wie viel Gewinn du machst.

Hast du ein Gewerbe und zum Beispiel eine Kapitalgesellschaft wie eine GmbH angemeldet, musst du eine Bilanz erstellen. Das gilt ebenfalls für AGs und UGs. Auch gewerbliche Unternehmer:innen werden buchführungspflichtig, wenn ihr Jahresumsatz mehr als 800.000 Euro oder ihr Jahresgewinn mehr als 80.000 Euro beträgt (§ 141 AO). Für viele Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen dient die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) bereits als Art der Gewinnermittlung.

Was ist der Unterschied zwischen BWA, EÜR und GuV?

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist deine gesetzliche Gewinnermittlung für das Finanzamt und wird einmal jährlich erstellt. Die BWA hingegen ist eine freiwillige, unterjährige Auswertung deiner laufenden Buchhaltung und dient in erster Linie deiner eigenen Kontrolle.
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist Teil des Jahresabschlusses bilanzierungspflichtiger Unternehmen. 

Das bedeutet: Die EÜR interessiert vor allem das Finanzamt, die BWA interessiert vor allem dich selbst.

Was unterscheidet die BWA von einer Liquiditätsplanung?

Während die BWA deinen Gewinn darstellt, zeigt dir eine Liquiditätsplanung, welche Zahlungsströme tatsächlich auf deinem Geschäftskonto ankommen und abgehen. Dabei spielen auch sogenannte offene Posten eine Rolle – also Rechnungen, die zwar gestellt, aber noch nicht bezahlt wurden. Zudem können auch hohe Privatentnahmen dein Konto belasten, obwohl dein Unternehmen profitabel arbeitet.

Gerade bei größeren Investitionen oder hohen Steuerzahlungen kann es passieren, dass dein Unternehmen zwar Gewinn macht, das Geld aber trotzdem kurzfristig knapp ist. Gewinn bedeutet daher nicht automatisch Liquidität. 

Hier zeigt sich, warum viele Selbstständige beide Instrumente parallel nutzen: Die Erstellung der BWA zur Erfolgskontrolle und die Liquiditätsplanung zur Sicherung der Zahlungsfähigkeit. Gerade bei größeren Investitionen oder periodischen Abgrenzungen kann das Ergebnis ansonsten verzerrt wirken. Wie genau Erträge und Aufwendungen periodengerecht abgegrenzt werden, erklären wir in unserem Artikel zur Abgrenzungsrechung.

Welche Kennzahlen zeigt eine BWA?

Die BWA zeigt in der Regel aussagekräftige Kennzahlen, die die wirtschaftliche Entwicklung deines Betriebs auf einen Blick veranschaulichen.

Dazu gehören unter anderem:

• Eigenkapitalquote
• Gesamtkapitalrentabilität
• Umsatzrendite
• Cash-Flow-Rate
• Entschuldungsdauer
• Kapitalrückfluss
• Working Capital-Ratio

Für viele Solo-Selbstständige stehen jedoch vor allem Umsatz, Betriebsausgaben, Betriebsergebnis und Liquidität im Mittelpunkt.

So funktioniert die Gewinnermittlung bei selbstständigen Freiberufler:innen.

Welche Kennzahlen solltest du regelmäßig prüfen?

Für die meisten Selbstständigen reichen drei zentrale Fragen:

1. Entwickelt sich mein Umsatz stabil oder rückläufig?
2. Steigen meine Fixkosten dauerhaft an?
3. Bleibt mein Gewinn im Verhältnis zum Umsatz stabil?

Wenn du diese Fragen monatlich anhand deiner BWA beantwortest, erkennst du Probleme frühzeitig. Zusätzlich lohnt sich ein Blick auf deine Kostenstruktur: Gibt es Ausgaben, die regelmäßig steigen, ohne dass dein Umsatz im gleichen Maß wächst? Solche Entwicklungen lassen sich mit einer BWA gut identifizieren.

Außerdem solltest du immer einen kurzen Realitätscheck durchführen, wenn du deine BWA erstellst: Sind alle Belege drin? Gerade bei digitalen Tools landen Rechnungen oft in E-Mails oder Portalen und werden dann vergessen. Wenn dir das regelmäßig passiert, sieht die BWA kurzfristig besser aus, als sie wirklich ist, was dich wiederum zu falschen Entscheidungen verleiten kann.

Hilfreich ist auch ein fester Monatsrhythmus: Belege sammeln, Bankumsätze prüfen, Kosten zuordnen und erst dann die BWA ansehen. Plane dafür jeden Monat 30 bis 45 Minuten ein. So bleibt deine Auswertung vergleichbar und du erkennst Trends schneller.

Tipp von Accountable: Markiere dir in der BWA drei „Warnlampen“: stark steigende Fixkosten, sinkende Marge und ungewöhnliche Ausschläge durch Investitionen. Dann weißt du sofort, wo du genauer hinschauen solltest.

Beispiel: Betriebswirtschaftliche Auswertung für Freelancer:innen

Damit du siehst, wie das theoretisch Dargestellte in der Praxis aussehen kann, haben wir dir hier ein einfaches fiktives Beispiel für eine monatliche BWA zusammengestellt:

• Umsatz: 6.000 €
• Betriebsausgaben (Miete, Software, Marketing): 2.000 €
• Vorläufiges Betriebsergebnis: 4.000 €
• Abschreibungen (z.B. Laptop): 500 €
• Ergebnis vor Steuern: 3.500 €

Ohne Berücksichtigung der Abschreibung würdest du dein Ergebnis in dem Beispiel zu hoch einschätzen. Daran zeigt sich, warum eine vollständige und korrekte Verbuchung aller Positionen in der betriebswirtschaftlichen Auswertung entscheidend ist.

Nimm zudem einmal an, dein Umsatz bleibt mehrere Monate konstant bei 6.000 Euro, deine Kosten steigen jedoch schrittweise auf 3.000 Euro. Dann sinkt dein Gewinn deutlich, auch wenn dein Umsatz gleichbleibt. Genau solche Entwicklungen werden in der BWA sichtbar, lange bevor du sie am Jahresende bemerkst.

Was sind typische Fehler bei der Interpretation einer BWA?

Auch wenn die Zahlen bei der Erstellung einer BWA vermeintlich für sich sprechen, kommt es gerade unterjährig häufig zu Fehlinterpretationen derselben:

• Eine hohe Umsatzsteuer-Zahllast wird als hoher Gewinn missverstanden.
• Saisonale Schwankungen werden überbewertet, obwohl sie im Jahresverlauf normal sind.
• Investitionen verzerren einzelne Monate stark.
• Abschreibungen werden nicht berücksichtigt.

Eine einzelne Monats-BWA sollte deshalb nie isoliert betrachtet werden. Entscheidend ist stattdessen immer die Entwicklung über mehrere Monate. Betrachte also immer Trends statt Einzelwerte, denn nur so erkennst du nachhaltige Veränderungen.

Fazit

Eine BWA ist keine gesetzliche Pflicht, aber ein wichtiges Steuerungsinstrument für dein Unternehmen. Sie hilft dir, deine wirtschaftliche Entwicklung im Blick zu behalten und fundierte Entscheidungen zu treffen. Mit einer sauberen Buchhaltung kannst du deine BWA selbst erstellen – digital, strukturiert und nachvollziehbar.

„Wer seine BWA regelmäßig prüft, trifft bessere unternehmerische Entscheidungen. Sie ersetzt keine strategische Planung, aber sie schafft die notwendige Transparenz über Zahlen, die viele Selbstständige sonst erst in der Steuererklärung sehen.“

FAQ

Wie oft sollte ich eine BWA erstellen?
In der Regel solltest du monatlich eine BWA erstellen, damit du Entwicklungen frühzeitig erkennst.

Ist eine BWA auch für Kleinunternehmer sinnvoll?
Ja. Auch wenn du keine Bilanz erstellen musst, hilft dir die BWA, deine wirtschaftliche Situation regelmäßig zu überprüfen.

Was ist wichtiger – BWA oder Liquiditätsplanung?
Beides erfüllt unterschiedliche Zwecke. Die BWA zeigt deinen Gewinn, die Liquiditätsplanung deine tatsächlichen Zahlungsströme.

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