Kurzfristige Erfolgsrechnung: So funktioniert die Standard-BWA

Die kurzfristige Erfolgsrechnung, auch als „Standard-BWA“ (Betriebswirtschaftliche Auswertung) bekannt, verrät dir in monatlichen Abständen, ob deine Einnahme deine Kosten decken. Sie dient somit zur Erfolgsermittlung über kurze Zeiträume hinweg und ist ein wichtiges Instrument, um deine Finanzen und Produktivität zu messen. Wir erklären, wie sie funktioniert!

Kurzfristige Erfolgsrechnung: Einfach erklärt

Mit sogenannten Erfolgsrechnungen kannst du die finanzielle und geschäftliche Situation deines Unternehmens beleuchtest. Besonders bewährt ist die kurzfristige Erfolgsrechnung. Sie wird auch Standard-BWA genannt, da sie eine der häufigsten Arten betriebswirtschaftlicher Auswertungen ist.

Während die „normale“ betriebliche Erfolgsrechnung zu jedem Jahresabschluss gehört, umfasst die kurzfristige Erfolgsrechnung (KER) Rechnungsperioden unter einem Jahr. Du kannst sie täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich erstellen, um den Betriebserfolg zu überwachen und Betriebsprozesse zu steuern. Durch eine regelmäßige kurzfristige Erfolgsrechnung identifizierst du Schwankungen oder Schwächen und optimierst Prozesse zeitnah.

Wozu kommt die kurzfristige Erfolgsrechnung zum Einsatz?

Mit der KER erfasst du deine Gewinne, Ausgaben und Einnahmen im ausgewählten Zeitrahmen, stellst Kosten und Leistung deines Unternehmens zum Vergleich gegenüber und bewertest sie mit Blick auf Geschäftsziele. Basierend auf der KER lassen sich Budgetierung, Liquiditätsplanung und Unternehmensprozesse gezielt optimieren und deine Performance und Wirtschaftlichkeit verbessern. So dient die KER als wichtiges Mess- und Planungsinstrument für die Unternehmensleitung.

Was sind die Vorteile der kurzfristigen Erfolgsrechnung?

Zu den wichtigsten Vorteilen der KER zählen:

• Erfolgsanalyse für kurze Abrechnungsperioden ermöglichen eine schnelle Korrektur und Anpassung
• Du ermittelst deinen reinen Betriebserfolg ohne betriebsfremde Aufwendungen und Erträge
• Du analysierst eine transparente Kostenstruktur mit detaillierten Gewinnbeiträgen, die du einzelnen Dienstleistungen und Produkten zuordnest
• Durch die enge Verbindung zwischen Erfolgsrechnung und Liquidität lässt sich deine Zahlungsfähigkeit zeitnah bewerten
• Du profitierst von effektiver Ressourcensteuerung durch die Analyse von Deckungsbeiträgen und kurzfristigen Gewinnen
• Ermöglicht die Performancemessung von Projekten, Produkten, Dienstleistungen und Abteilungen 
• Identifiziert als Frühwarnsystemen Schwächen, Schwankungen oder Abweichungen

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Wer muss eine KER (kurzfristige Erfolgsrechnung) erstellen?

Eine Pflicht zur KER als Standard-BWA gibt es ebenso wenig wie eine Pflicht zur umfassenden BWA. Da sie jedoch wichtige Daten zur betrieblichen und finanziellen Situation liefert, sollten Selbstständige und Unternehmen nicht darauf verzichten. Geht es wiederum um die Beantragung von Krediten, so können Banken, Investoren und Förderstellen eine BWA verlangen, um deine Kreditwürdigkeit zu prüfen.

Was umfasst die KER (kurzfristige Erfolgsrechnung)?

Bei der Erstellung der kurzfristigen Erfolgsrechnung stellst du Erlöse und Kosten deinen Gesamtumsätzen und -kosten in einer festgelegten Zeitperiode gegenüber. Zu den wichtigsten Kennzahlen zählen:

• Gesamtleistung
• Umsatzerlöse
• Direkte Betriebskosten/Fixkosten (für Waren, Dienstleistungen, Räume, Personal…)
• Bruttogewinn (Rohertrag)
• Nettoergebnis
• Betriebsergebnis (vor Zinsen und Steuern)
• Neutraler Aufwand und Ertrag
• Ergebnis vor Steuern
• Vorläufiges Ergebnis (vor Steuern)

Die wichtigsten Kennzahlen bilden das Betriebsergebnis und das vorläufige Ergebnis, da sie den tatsächlichen Geschäftserfolg und den Verdienst deines Betriebs abbilden.

Kurzfristige Erfolgsrechnung (BWA): Wie sieht die Formel aus?

Für die kurzfristige Erfolgsrechnung gibt es keine pauschale Formel, da die Berechnung von jeweiligen Kennzahlen, vom Zeitraum und vom Berechnungsverfahren abhängt. Hier lässt sich in der Praxis zwischen zwei gängigen Berechnungsverfahren unterscheiden:

In der Praxis kommt das Umsatzkostenverfahren häufig zur Anwendung, da es nur die direkten Kosten für Dienstleistungen und Produkte berücksichtigt. Es hat eine hohe Aussagekraft für die Wirtschaftlichkeit und gliedert sich in Bereiche wie Vertrieb oder Produktion. Außerdem kannst du damit Gesamtkosten und Erlöse gegenüberstellen.

Welches Berechnungsverfahren eignet sich für dich?

Zur Orientierung hier unsere Hinweise, wann sich welches Verfahren anbietet:

Gesamtkostenverfahren

• Für Unternehmen mit hohen Fixkosten wie Dienstleistungsunternehmen
• Für Unternehmen, die langfristige strategische Entscheidungen treffen müssen hinsichtlich Budgets, Investitionen und Rentabilität 
• Für Unternehmen mit stabilen, wenig schwankenden Umsätzen 

Kurzfristige Erfolgsrechnung am Beispiel Gesamtkostenverfahren

Umsatzkostenverfahren

• Für Unternehmen in der Produktion oder im Einzelhandel mit variablen Kosten
• Für Unternehmen mit stark schwankenden Umsätzen (saisonale Schwankungen, variierende Nachfrage oder schwankende Rohstoffpreisen)
• Für Unternehmen, die zeitnah und kurzfristig Entscheidungen treffen und Prozesse anpassen müssen

Kurzfristige Erfolgsrechnung am Beispiel Umsatzkostenverfahren

Kurzfristige Erfolgsrechnung berechnen und lesen

Kernstück der KER sind wichtige Kennzahlen aus deiner Buchhaltung, also Umsatzerlöse, Roherträge, Kostenarten, Zinserträge/-aufwand sowie EBIT und Steuern. Um auf Nummer sicher zu gehen, bietet sich die Hilfe durch deine Steuerberatung an. Falls du dir zutraust, eine KER oder eine volle BWA selbst zu erstellen, so kannst du diese auch selbst berechnen. Hierfür bietet sich eine professionelle Buchhaltungssoftware an. Alternativ kannst du die KER mit Excel-Vorlagen erstellen, die du kostenlos online findest.

Besonders wichtig: Du musst eine KER nicht nur erstellen, sondern auch lesen und verstehen. Nur so ermittelst du, wie gut du in der gewählten Zeitperiode gewirtschaftet hast. Dazu zählen Aspekte wie:

• Wieviel Umsatz bleibt übrig?
• Welche Kosten fallen dafür an?
• Welche Erlöse hast du unter- oder überschritten?
• Wie hoch liegen deine Finanzierungskosten?
• Wie verhält sich dein Wareneinsatz gegenüber dem Umsatz?
• Wie entwickelt sich dein Geschäftsmodell und dein Unternehmen generell und prozentual?
• Wo stehst du im Branchenvergleich?

💡Tipp von Accountable: Accountable ist die optimale Lösung für Selbstständige, um eine lückenlose Buchhaltung zu führen, Steuererklärungen und Rechnungen oder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen. 

Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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