Privatentnahme: Welche Risiken solltest du beachten?

Als Freiberufler:in oder Freelancer:in tust du es andauernd: Weil du dir selbst kein Gehalt auszahlen kannst, bedienst du dich für private Zwecke an deinem Geschäftskonto. Damit bestreitest du nicht nur deinen Lebensunterhalt, sondern finanzierst auch deinen nächsten Urlaub, deine Hobbys oder ein neues Auto.

Bei diesem Vorgang spricht man von einer sogenannten Privatentnahme. Doch was genau bedeutet das für deine finanzielle Situation und welche Risiken musst du beachten? Diesen Fragen gehen wir in diesem Artikel nach.

Was ist eine Privatentnahme?

Die Kurzdefinition lautet: Bei einer Privatentnahme werden Geld, Waren oder Leistungen aus dem Vermögen eines Unternehmens für private Zwecke verwendet. Inwieweit Privatentnahmen möglich sind, hängt dabei von deinem unternehmerischen Erfolg und Cashflow ab. Neben der Entnahme von Geld in Form von Überweisungen von deinem Geschäfts- auf dein Privatkonto oder von Bargeld aus der Kasse, gibt es noch weitere Formen der Privatentnahme:

• Warenentnahme: Bei der Privatentnahme von Waren übernimmst du Waren aus deinem Geschäft. Betreibst du z.B. einen kleinen Online-Shop und nimmst dir ein T-Shirt aus dem Lager, handelt es sich um eine Privatentnahme.

• Privatentnahme von Erzeugnissen: Falls du die Produkte, die du verkaufst, selbst herstellst und dich für private Zwecke an diesen bedienst, liegt ebenfalls eine Privatentnahme vor. Dies ist z.B. der Fall, wenn du eine kleine Backmanufaktur betreibst und dir nach Feierabend ein selbst gebackenes Brot mit nach Hause nimmst.

• Leistungsentnahme: In diesem Fall nutzt du Leistungen deines Unternehmens für den eigenen Bedarf. Hast du beispielsweise eine Kfz-Werkstatt und lässt dort bei deinem privaten Wagen die Räder wechseln, handelt es sich ebenfalls um eine Form der Privatentnahme. 

• Nutzungsentnahme: Diese liegt vor, wenn du Gegenstände aus deinem Betriebsvermögen für private Zwecke nutzt. Dazu gehört z.B. neben der Nutzung deines Firmenwagens für private Fahrten auch die private Verwendung deines Firmenlaptops.

Je nach dem, um welche Art der privaten Nutzung es sich handelt, sind Privatentnahmen schnell getätigt. Auch wenn du damit das Betriebsvermögen minderst, haben diese in der Bilanz keinen Einfluss auf den Gewinn deines Unternehmens. Eine Privatentnahme ist also keine Betriebsausgabe. Wäre dies der Fall, könntest du leicht Steuern hinterziehen, da sich durch die Entnahme von Geld die steuerliche Bemessungsgrundlage ändern würde. Trotzdem ist nicht jeder Unternehmer zu Privatentnahmen berechtigt.

Wer darf Privatentnahmen tätigen?

Freiberufler oder Freelancer arbeiten in der Regel als Einzelunternehmer:innen und sind dadurch grundsätzlich zu Privatentnahmen berechtigt. Gleiches gilt, wenn du zusammen mit anderen in einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) arbeitest. Speziell in diesen Fällen, ersetzt die Privatentnahme dein monatliches Gehalt.

Auch als Gesellschafter:in einer anderen Personengesellschaften, wie einer offenen Handelsgesellschaft (OHG) oder einer Kommanditgesellschaft (KG) bist du jederzeit entnahmeberechtigt. Hier gelten allerding Obergrenzen, die du dabei beachten solltest: Ohne die Zustimmung der anderen Gesellschafter ist es nicht erlaubt, mehr als 4 Prozent des Kapitals für private Zwecke zu entnehmen.

Als Gesellschafter:in einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), einer Unternehmergesellschaft (UG) oder einer Aktiengesellschaft (AG), sprich einer haftungsbeschränkten Kapitalgesellschaft, bist du dagegen nicht zu Privatentnahmen berechtigt. Als Geschäftführer:in beziehst du ein monatliches Gehalt und kannst dir als Alternative Vorschüsse auszahlen lassen. Zudem besteht durch die Haftungsbeschränkung ein klare Grenze zwischen deinem privaten und dem geschäftlichem Vermögen deines Unternehmens. 

Unterschied Privatentnahme und Privateinlage

Sofern du dazu berechtigt bist, kannst du deinem Unternehmen nicht nur Geld für private Zwecke entnehmen, sondern auch hinzufügen. In diesem Fall spricht man von einer Privateinlage, die damit das genaue Gegenteil einer Privatentnahme darstellt. Genau wie bei der Privatentnahme kann es sich auch bei der Privateinlage neben finanziellen Mitteln auch um Waren oder Leistungen handeln. Nutzt die beispielsweise deine privaten Laptop auch für geschäftliche Zwecke, wird dies ebenfalls als Einlage gewertet. 

Durch eine Privateinlage ergibt sich für dich nicht direkt ein Vorteil. Allerdings steigerst du mit einer solchen das Eigenkapital deines Unternehmens und verbesserts die Liquidität. Dabei erhöhen Privateinlagen ebenso wenig den Gewinn, wie Privatentnahmen diesen mindern. 

Wie hoch darf eine Privatentnahme sein?

Wie hoch eine Privatentnahme für Einzelunternehmer:innen sein darf, ist im Gegensatz zu den Personengesellschaften, nicht festgelegt. Allerdings solltest du bei der Entnahme grundsätzlich darauf achten, dass diese nicht höher als dein Gewinn ist. Als Angestellte:r kannst du schließlich auch nicht jeden Monat deutlich mehr Geld ausgeben, als du verdienst. Ansonsten ist dein Konto, je nach Stand, schnell leer und es besteht die Gefahr, dass du dich überschuldest. Die Höhe der Privatentnahmen hängt grundsätzlich davon ab, wie viel Geld du für monatlich deinen Lebensunterhalt benötigst. Daher solltest du diesen Betrag gut kalkulieren. 

Um einen Überblick über deine laufenden Kosten zu erhalten ist es hilfreich, eine Ausgabenliste zu erstellen oder eine Finanzapp zu nutzen. Zu den wichtigsten Ausgaben gehören z.B. Miete, Kosten für Lebens- und Haushaltsmittel aber auch solche die für deine Hobbys, Freizeitaktivitäten und Urlaube anfallen. Eine solche detaillierte Kostenaufstellung gibt dir nicht nur ein Gefühl dafür, wie viel Geld du monatlich benötigst, sondern hilft dir unter Umständen auch zu erkennen, wo du Kosten sparen kannst. Im Idealfall kalkulierst du deine monatlichen Privatentnahmen so, dass du stets ein finanzielles Polster auf deinem Geschäftskonto hast, auf das du zurückgreifen kannst, falls die Auftragslage einmal schlechter sein sollte.

Privatentnahme versteuern: Waren- und Leistungsentnahme

Grundsätzlich gilt: Handelt es sich bei deiner Privatentnahme um Geld, musst du darauf keine Steuern zahlen. Dies liegt daran, dass du durch eine solche Entnahme das Betriebsvermögen minderst. Allerdings erhöht sich dadurch, wie bei Angestellten, die ihr monatliches Gehalt beziehen, dein Privatvermögen. Dieses wird durch Abgabe deiner privaten Einkommensteuererklärung versteuert. Für Privatentnahmen von Ware oder Gegenständen gelten hingegen andere Richtlinien.

Bei einer Warnentnahme wird Umsatzsteuer fällig. Wenn du z.B. einen Artikel aus deinem Lager für private Zwecke entnimmst, den du für 1.190 Euro brutto hättest verkaufen können, musst du dafür 190 Euro Umsatzsteuer verbuchen und an das Finanzamt abführen.

Das gleiche Prinzip gilt für Leistungsentnahmen. Wenn dir ein:e Kfz-Mechaniker:in aus deiner Autowerkstatt deinen privaten PKW repariert, musst du den gleichen Betrag inklusive Umsatzsteuer als Privatentnahme verbuchen, den ein:e Kundin für die Arbeit hätte zahlen müssen. Nutzt du dagegen den Firmentransporter für deinen privaten Umzug, fallen Kosten in Höhe der  Nutzung an. Diese setzten sich in diesem Fall aus den gefahrenen Kilometern und den geschätzten Kosten pro Kilometer zusammen.

Privatentnahme versteuern: Sachentnahmen

Sachentnahmen stellen bei der Versteuerung von Privatentnahmen einen Sonderfall dar: Entnimmst du deinem Unternehmen Gegenstände, können sogenannte stille Reserven entstehen, die zwar zum Eigenkapital gehören, aber nicht in der Bilanz auftauchen und den Gewinn erhöhen können. Das hängt vom Buchwert, also dem aktuelle, Wert, mit dem der Gegenstand im Anlageverzeichnis deines Unternehmens erfasst ist, ab

Falls du z.B. einen Laptop für dein Unternehmen für 3.300 Euro gekauft, kannst du diesen über drei Jahre abschreiben. Nach dem ersten Jahr hat dieser noch einen Buchwert von 2.200 Euro. Würdest du in zu diesem Zeitpunkt entnehmen, entstünde eine stille Reserve.

Diese wird auf Basis des Teilwerts und des tatsächlichen Buchwertes berechnet, indem der Teilwert von dem Buchwert abgezogen wird. Der Teilwert ist zwar nur ein hypothetischer Wert, wird aber oftmals mit dem aktuellen Marktwert gleichgesetzt. Liegt der aktuelle Marktwert z.B. bei 2.500 Euro, hat die stille Reserve eine Höhe von 300 Euro (2.500 – 2.200 Euro). Dieser Betrag wird deinem Unternehmen als Gewinn angerechnet.

Risiken von Privatentnahmen

Auch wenn du über das Geld auf deinem Geschäftskonto frei verfügen kannst, bergen zu häufige und zu hohe Privatentnahmen auch Risiken: Sind diese höher als dein tatsächlicher Gewinn, geräts du schon bald in Geldnot und kannst wohlmöglich ein Darlehen nicht länger bedienen. Zudem werden besonders bei Rückbuchungen von deinem Privat- auf dein Geschäftskonto viele Betriebsprüfer:innen schnell misstrauisch und können eine Offenlegung deines Privatkontos anfordern. Bei ungeklärten Buchungsvorgängen kann es außerdem zu Schätzungen kommen, die aus steuerlicher Sicht so gut wie nie zu deinen Gunsten ausfallen.