Rechnungen in Fremdwährungen ausstellen: Anleitung für Selbstständige

Du arbeitest mit internationalen Kund:innen und möchtest deine Rechnungen in US-Dollar, Britischen Pfund oder einer anderen Währung ausstellen? Kein Problem – das ist grundsätzlich erlaubt, solange bestimmte Angaben korrekt sind. Doch es gibt ein paar Dinge, die du wissen solltest, bevor du loslegst.

➡️ Rechnungen ins Ausland stellen: Das musst du beachten

Rechnungen in Fremdwährungen ausstellen: Alles, was du wissen musst

In Deutschland dürfen Rechnungen auch in anderen Währungen als dem Euro ausgestellt werden – etwa in US-Dollar (USD), Britischem Pfund (GBP) oder Kanadischem Dollar (CAD). Wichtig ist allerdings: Sobald du umsatzsteuerpflichtig bist, müssen bestimmte Angaben zusätzlich in Euro ausgewiesen werden. Dazu gehören insbesondere der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag der Rechnung. Der Grund: Für die steuerliche Verarbeitung in Deutschland bleibt der Euro die maßgebliche Währung.

Bei Kleinunternehmer:innen, die keine Umsatzsteuer ausweisen, gelten weniger strenge Anforderungen. Hier kannst du den gesamten Rechnungsbetrag in der Fremdwährung angeben – achte aber auch in diesem Fall darauf, einen klaren Umrechnungskurs zu dokumentieren, etwa den Tageskurs der Europäischen Zentralbank (EZB).

Rechnungen in Fremdwährung sind besonders dann sinnvoll, wenn du mit internationalen Kund:innen zusammenarbeitest, die in ihrer heimischen Währung zahlen möchten. So vermeidest du unnötige Umrechnungsgebühren, erleichterst den Zahlungsprozess und wirkst professioneller. Gleichzeitig schützt du dich vor Kursschwankungen, wenn du Beträge direkt in der Zielwährung festlegst.

💡 Möchtest du Genaueres zur Rechnungsstellung ins Ausland wissen, etwa, was es zur Umsatzsteuer zu beachten gibt? Dann liest hier weiter: ➡️ Rechnungen ins Ausland stellen: Das musst du beachten 

Rechnungen einfach in Fremdwährungen ausstellen – so geht’s mit Accountable

Wenn du regelmäßig Kund:innen im Ausland betreust, lohnt es sich, ein Tool zu nutzen, das die Erstellung von Rechnungen in verschiedenen Währungen unkompliziert möglich macht. In Accountable kannst du unter anderem folgende Währungen auswählen:

• US-Dollar – US Dollar (USD)
• Britisches Pfund – British Pound (GBP)
• Kanadischer Dollar – Canadian Dollar (CAD)
• Australischer Dollar – Australian Dollar (AUD)
• Japanischer Yen – Japanese Yen (JPY)
• Chinesischer Renminbi – Chinese Renminbi (CNY)
• Polnischer Złoty – Polish Zloty (PLN)
• Norwegische Krone – Norwegian Krone (NOK)
• Dänische Krone – Danish Krone (DKK)
• Schwedische Krone – Swedish Krona (SEK)

💡Hinweis von Accountable: Du kannst auch Rechnungen in Kryptowährungen wie Bitcoin (BTC) und Ethereum (ETH) ausstellen – praktisch für alle, die im Krypto- oder Blockchain-Bereich arbeiten oder internationale Zahlungen digital abwickeln möchten. Wie das genau geht, erfährst du hier.

Die Möglichkeit, Rechnungen in der passenden Landeswährung zu erstellen, sorgt nicht nur für mehr Flexibilität, sondern auch für Rechtssicherheit – denn in einigen Ländern ist es vorgeschrieben, Rechnungen in der Landeswährung auszustellen oder zumindest einen eindeutig nachvollziehbaren Betrag in dieser Währung anzugeben. So stellst du sicher, dass deine Rechnung den formalen Anforderungen entspricht und von Kund:innen oder Behörden problemlos akzeptiert wird.

Wechselkurs für Fremdwährungsrechnungen: So berechnest du den richtigen Kurs

Wenn du Rechnungen in einer Fremdwährung ausstellst, ist der aktuelle Wechselkurs entscheidend. Er gibt an, wie viel eine Währung im Verhältnis zu einer anderen wert ist – also zum Beispiel, wie viele Britische Pfund du für einen Euro bekommst. Diese Kurse entstehen auf dem internationalen Devisenmarkt und können sich täglich ändern.

Für Selbstständige, die regelmäßig mit internationalen Kund:innen zusammenarbeiten, ist das besonders relevant. Denn Wechselkursschwankungen können direkte Auswirkungen auf deine Einnahmen haben: Fällt der Kurs der Fremdwährung, erhältst du unter Umständen weniger Euro als ursprünglich kalkuliert. Steigt der Kurs, profitierst du von einem höheren Betrag bei der Umrechnung. Gerade bei größeren Projekten oder längeren Zahlungsfristen kann das deine Rentabilität beeinflussen.

Deshalb ist es wichtig, bei der Rechnungsstellung stets mit einem aktuellen und nachvollziehbaren Kurs zu arbeiten – nicht nur aus finanzieller Sicht, sondern auch, um gegenüber dem Finanzamt korrekt abzurechnen.

Digitale Rechnungs-Tools: Automatische Umrechnung und einfache Abwicklung

Wenn du ein Rechnungs-Tool wie Accountable nutzt, musst du dich um den Umrechnungskurs nicht selbst kümmern. Accountable verwendet die tagesaktuellen Wechselkurse von www.fixer.io und passt den Betrag beim Währungswechsel automatisch an. Du kannst aber auch manuell einen Euro-Betrag eingeben – dieser wird dann als offizieller Wert für deine Buchhaltung verwendet. In deiner Einnahmenübersicht siehst du den finalen Betrag immer in Euro – für volle Transparenz.

„Wer regelmäßig Rechnungen in Fremdwährungen ausstellt, sollte sich zusätzlich einen Screenshot oder PDF der Wechselkursquelle vom Tag der Rechnungsstellung sichern – das ist nicht vorgeschrieben, aber extrem hilfreich bei Rückfragen vom Finanzamt.“

- Markus, Steuerberaterpartner von Accountable

Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellst du eine Rechnung in einer Fremdwährung

Wenn du eine Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausstellen möchtest, gibt es ein paar wichtige Punkte zu beachten – von der korrekten Währungsauswahl über den Wechselkurs bis hin zu den Steuerangaben. Damit deine Rechnung rechtlich korrekt und buchhalterisch sauber ist, gehst du am besten Schritt für Schritt vor:

1. Währung auswählen
   Wähle die passende Währung entsprechend dem Sitz deiner Kundin oder deines Kunden – zum Beispiel US-Dollar (USD) für die USA oder Britisches Pfund (GBP) für Großbritannien. Achte darauf, die richtige Währung von Anfang an einzustellen, um spätere Umrechnungsfehler zu vermeiden.
2. Wechselkurs berücksichtigen
   Der aktuelle Umrechnungskurs bestimmt, wie viel deine Leistungen in Euro wert sind. Verwende idealerweise den Tageskurs – zum Beispiel den der Europäischen Zentralbank oder eines zuverlässigen Online-Dienstes. So stellst du sicher, dass der Betrag realistisch und nachvollziehbar ist.
3. Beträge klar angeben
   Der Rechnungsbetrag sollte in der gewählten Fremdwährung deutlich aufgeführt sein – sowohl als Gesamtbetrag als auch je Position. Es ist hilfreich, gleich zu Beginn der Rechnung den Betrag mit Währungskürzel zu nennen, z. B.: „Gesamtbetrag: 1.000 USD“.
4. Steuerangaben nicht vergessen
   Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, muss der Steuerbetrag zusätzlich in Euro angegeben werden – auch wenn du die Rechnung in einer anderen Währung ausstellst. Das ist wichtig für deine Buchhaltung und die korrekte steuerliche Abwicklung. In manchen Fällen kann die gesamte Steuerberechnung in Euro erfolgen, insbesondere bei grenzüberschreitender Tätigkeit.
5. Zahlungsinformationen ergänzen
   Damit dein:e Kund:in problemlos zahlen kann, solltest du alle nötigen Bankdaten angeben – inklusive IBAN und SWIFT/BIC. Falls du alternative Zahlungsmethoden wie PayPal oder Kryptowährungen akzeptierst, kannst du auch diese vermerken.
6. Umgang mit Wechselkursschwankungen
   Weise in deiner Rechnung darauf hin, dass der Betrag auf dem Wechselkurs zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung basiert. Ein Satz wie „Der Betrag in Fremdwährung basiert auf dem aktuellen Wechselkurs zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung. Kursänderungen können den tatsächlichen Zahlbetrag beeinflussen.“ schafft Transparenz.

➡️ Geschäftskonto für Selbstständige, Freelancer und Freiberufler: Das solltest du wissen

Rechnungen in Bitcoin, Ethereum & Co.: So funktioniert die Abrechnung mit Kryptowährungen

Wenn du Rechnungen stellst und dafür in Bitcoin (BTC), Ethereum (ETH) oder einer anderen Kryptowährung bezahlt wirst, gelten im Prinzip die gleichen Regeln wie bei Zahlungen in Fremdwährungen – mit ein paar Besonderheiten.

Da der Kurs von Kryptowährungen stark schwanken kann, ist es wichtig, den Zahlungsbetrag in der Rechnung eindeutig zu definieren – sowohl in der gewählten Kryptowährung als auch in Euro. Beispiel: „Gesamtbetrag: 0,025 BTC (entspricht 1.000 EUR zum Kurs vom 01.01.2025)“. So vermeidest du Missverständnisse und stellst sicher, dass dein:e Kund:in den korrekten Betrag überweist.

Achte außerdem darauf, Zahlungsdetails wie deine Wallet-Adresse, das gewünschte Netzwerk (z. B. Bitcoin oder Ethereum Mainnet) und ggf. eine Gültigkeitsfrist für den Kurs mit anzugeben – besonders dann, wenn du den Betrag an eine bestimmte Frist oder einen Fixkurs knüpfst.

💡Tipp von Accountable: Auch bei Zahlungen in Kryptowährungen musst du den Euro-Wert zum Zeitpunkt der Zahlung für deine Buchhaltung erfassen. Dieser Betrag bildet die Grundlage für deine Steuererklärung. Dokumentiere deshalb jede Transaktion sorgfältig – inklusive Kurs, Zeitpunkt und erhaltenem Betrag. Weitere Infos dazu findest du in unserem Ratgeber: ➡️ Rechnungen mit Bitcoin bezahlen, das musst du wissen 

Fazit: Fremdwährungsrechnungen professionell ausstellen und steuerlich korrekt abrechnen

Rechnungen in Fremdwährungen auszustellen, schafft Flexibilität und Professionalität im Umgang mit internationalen Kund:innen – vorausgesetzt, die Angaben sind korrekt und steuerlich nachvollziehbar. Achte auf den richtigen Umrechnungskurs, gib alle Beträge eindeutig an und dokumentiere die Transaktion sorgfältig. So vermeidest du Missverständnisse und bist auch bei Nachfragen des Finanzamts auf der sicheren Seite.

Wenn du mit Kund:innen außerhalb des deutschsprachigen Raums arbeitest, lohnt es sich außerdem, die Rechnung zusätzlich auf Englisch oder in der jeweiligen Landessprache bereitzustellen. Viele Tools bieten dafür automatische Übersetzungsfunktionen – das spart Zeit und kommt bei deiner Kundschaft gut an.

Kommt es vor, dass eine Rechnung zwar in USD ausgestellt wurde, die Zahlung aber letztlich in Euro erfolgt, ist das kein Problem – solange du den Zahlungseingang zum aktuellen Kurs dokumentierst und die Rechnung entsprechend abgleichst. Bei größeren Differenzen kann auch eine korrigierte Schlussrechnung sinnvoll sein.

Und nicht zuletzt: Sobald du regelmäßig grenzüberschreitend tätig bist – etwa in der EU oder mit Drittstaaten – solltest du dich mit möglichen steuerlichen Sonderregelungen vertraut machen. Dazu gehören Themen wie Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen oder Doppelbesteuerungsabkommen. In diesen Fällen lohnt sich im Zweifel ein kurzer Check mit einer Steuerberatung.

FAQ: Häufige Fragen zu Rechnungen in Fremdwährungen – Antworten & Tipps

Was passiert, wenn mein Kunde die gewählte Währung nicht akzeptiert?

In diesem Fall solltest du frühzeitig klären, ob dein:e Kund:in eine andere Währung oder Zahlungsmethode bevorzugt. Du kannst die Rechnung dann entsprechend anpassen oder eine separate Zahlungsvereinbarung treffen. Eine klare Absprache im Voraus hilft, Missverständnisse zu vermeiden und den Zahlungsprozess reibungslos zu gestalten.

Was tun, wenn der Wechselkurs sich ändert und mein Kunde verspätet zahlt?

Bei verspäteten Zahlungen kann sich der Betrag, den du letztlich erhältst, durch Wechselkursschwankungen verändern – zum Positiven oder Negativen. Um dich abzusichern, kannst du auf der Rechnung einen festen Wechselkurs angeben oder mit dem bzw. der Kund:in eine Kursbindung vereinbaren. So bleibst du unabhängig von kurzfristigen Schwankungen.

Wie gehe ich mit Gebühren für internationale Zahlungen um?

Banken oder Zahlungsanbieter erheben oft zusätzliche Gebühren bei internationalen Überweisungen. Diese Kosten solltest du entweder in den Rechnungsbetrag einrechnen oder offen mit deinem:r Kund:in besprechen. Häufig wird eine faire Lösung gefunden, bei der die Gebühren aufgeteilt oder separat ausgewiesen werden.

Darf ich jede Währung in meiner Rechnung verwenden?

Grundsätzlich darfst du deine Rechnung in jeder gängigen Währung ausstellen – wichtig ist aber, dass alle steuerlich relevanten Angaben (z. B. Umsatzsteuer, Gesamtbetrag) in Euro ergänzt werden, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist. So erfüllst du die Anforderungen für deine Buchhaltung und mögliche Prüfungen durch das Finanzamt.

Muss ich meine Rechnung zusätzlich auf Englisch ausstellen?

Wenn du mit internationalen Kund:innen arbeitest, ist es empfehlenswert, die Rechnung auch auf Englisch bereitzustellen – insbesondere, wenn du in einer Fremdwährung abrechnest. Viele Tools bieten eine automatische Sprachumstellung an, was die Kommunikation erleichtert und die Professionalität stärkt.

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Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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