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Freelancen über Upwork: So stellst du deine Rechnung

Geschäftsideen Rechnungen Umsatzsteuer

Geschrieben von: Sophia Merzbach

Aktualisiert am: Februar 13, 2025

Lesezeit: 3 Minuten

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Upwork ist eine beliebte Plattform für Freelancer, um schnell und einfach neue Auftraggeber zu finden. Dafür musst du lediglich ein Profil anlegen und dich auf Joblistings von Unternehmen bewerben. Da du so allerdings mit Kunden aus der ganzen Welt zusammenarbeitest, kann die Rechnungsstellung und vor allem die Organisation der Umsatzsteuer mitunter ganz schön verwirrend sein. Wir erklären dir, wie du deine Rechnung richtig stellen kannst und wer für Projekte über Upwork Umsatzsteuer zahlen muss.

Was ist Upwork?

Upwork ist eine englischsprachige Online-Plattform, die Freelancer und Unternehmen zusammenbringt. Unternehmen können Inserate erstellen, in denen das Projekt, die Dauer des Jobs und die Bezahlung aufgelistet sind und auf die sich registrierte Freelancer bewerben können. Die meisten Jobs stammen dabei aus den Bereichen Development & IT, Design & Kreation, Sales & Marketing, Texten & Übersetzen, Admin & Kundensupport sowie Finanzen & Buchhaltung. Obwohl die Website selbst auf Englisch ist, kannst du auch diverse deutsche Jobs in den unterschiedlichen Projektkategorien finden. 

Wie kann ich mich bei Upwork anmelden?

Sowohl Freelancer als auch Unternehmen können sich ganz einfach bei Upwork registrieren. Dafür musst du lediglich deinen Standort angeben und auswählen, ob du auf der Suche nach Unterstützung für Projekte bist oder als Freiberufler arbeiten möchtest. Als Freiberufler musst du nun noch dein Profil ausfüllen. Das kannst du händisch machen oder alternativ dein LinkedIn-Profil verknüpfen. Außerdem musst du auswählen, in welchem Bereich du tätig bist und Kenntnisse angeben, für die du bei Upwork gelistet wirst.  Neben Angaben zu deiner Bildung, deinen bisherigen Tätigkeiten und deinen Sprachkenntnissen musst du zusätzlich deinen Stundensatz hinterlegen. Upwork nimmt zu Beginn für die Vermittlung von Jobs 20% deines Lohns. Sobald du jedoch einem Kunden mehr als $500 in Rechnung gestellt hast, sinkt der Prozentsatz auf 10%.  Abschließend solltest du noch einen Profiltext und -titel für deinen Account schreiben, deine Adresse und Telefonnummer angeben sowie ein Profilbild hochladen.  💡 Tipp von Accountable: Du kannst einige dieser Schritte zu Beginn überspringen, jedoch wird dein Profil erst öffentlich sichtbar, wenn du alle Angaben ausgefüllt hast. Du kannst dein Profil aber auch nach dem Veröffentlichen noch bearbeiten.

Der erste Job über Upwork: So stellst du deine Rechnung

Wenn du deinen ersten Job erledigt hast, kannst du deine Zahlung beantragen. Dafür musst du vorab noch deine Kontodaten sowie deinen Steuerstatus angeben. Wenn du über deinen Stundensatz bezahlt wirst, greift der wöchentliche Rechnungszyklus: Nach Ablauf der Woche (Sonntag) dauert es 10 Tage, bis dein Geld zur Auszahlung bereit steht. Wenn du nicht nach Stunden sondern nach einem Fixpreis bezahlt wirst, muss der Kunde vorab die Auszahlung bestätigen.  💡 Tipp von Accountable: Mehr Infos darüber, wann deine Auszahlungen bereit stehen, findest du hier. Von Upwork erhältst du nun zwei Rechnungen: Eine automatisch erstellte Rechnung in deinem Namen an den Auftraggeber sowie eine Rechnung an den Freiberufler mit der Vermittlungsgebühr, die von der Plattform erhoben wird. Dieser Betrag wird automatisch bei der Auszahlung an dich abgezogen. Achtung: Bis deine Umsatzsteuer-ID von Upwork überprüft wurde, werden 19% Umsatzsteuer auf die Servicegebühr erhoben. Doch sobald die ID freigegeben wurde, werden diese Rechnungen mit dem Vermerk „VAT Reverse Charged” versehen und die Umsatzsteuer entfällt.

So funktioniert die Umsatzsteuer auf Upwork

Wenn du deinen Steuerstatus bei Upwork hinterlegst musst du auch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Diese Nummer brauchst du unbedingt, wenn du mit Kunden aus dem EU-Ausland zusammenarbeitest. Die Umsatzsteuer-ID kannst du bei der Anmeldung deiner Selbstständigkeit direkt beantragen oder auch im Nachhinein beim Bundesministerium der Finanzen anfordern. 💡 Tipp von Accountable: Du hast dich noch nicht selbstständig gemeldet? Dann fülle am besten gleich online den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus und beantrage noch heute deine Steuernummer. Upwork agiert als Vermittler zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer und übernimmt dementsprechend auch die Zahlungsabwicklung. Da die Plattform ein US-amerikanisches Unternehmen ist, wird standardmäßig auf den Rechnungen das Reverse Charge Verfahren angewendet. Darüber verschiebt sich die Umsatzsteuerlast auf den Empfänger. Das heißt, dass keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausgewiesen wird. 

Als Kleinunternehmer Geld über Upwork verdienen

Wer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, muss keine Umsatzsteuer ausweisen und somit auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Doch wenn du bei der Registrierung auf Upwork deine Umsatzsteuer-ID angegeben und über die Plattform auch an Projekten gearbeitet hast, musst du trotzdem eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, da Kleinunternehmer in Bezug auf internationale Geschäfte keinen gesonderten Vorschriften unterliegen.  Es reicht allerdings, wenn du die Meldung nur für den Zeitraum abgibst, in dem du auch Zahlungen von Upwork erhalten hast. 💡 Tipp von Accountable:Trage den Geldeingang ganz einfach in unserer App ein und übermittle in ein paar wenigen Klicks direkt deine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt!

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Sophia Author

Autor:in - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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Reviews.io

Steuern? Einfach, einfach! Ich kann mit Accountable mein Business super effizient gestalten was den Verwaltungs-Teil betrifft. Auch bei Fragen ist der Steuer-Coach (auch mit echten Menschen ;-)) wirklich schnell und super hilfreich! Alles in allem kann ich Accountable einfach weiterempfehlen.

Patric S

Reviews.io 31.03.2026

Top App! ich habe sowas von keine Ahnung von der ganzen Geschichte. Aber es ist super erklärt und wirklich sehr leicht ! Ich bin top zufrieden

marco moertzsch

Google 20.11.2025

Bin überwältigt wie gut diese App ist. Sie übernimmt quasi alles für dich, man muss nur seine Sachen eintragen und selbst da übernimmt die KI 90%. Wenn man irgendwas nicht weiß, Probleme oder Fragen hat hilft die Ki oder man bekommt innerhalb von 1-2 Tagen direkt Hilfe von einem Steuer-Coach. UI auch sehr schön und leicht zu bedienen. Absolute Empfehlung von mir, wüsste nicht was man besser machen könnte!

vuno7

App Store 20.11.2025

Das Interface leitet einen super einfach durch alle relevanten Dinge: Konten, Einnahmen und Ausgaben, Steuern. Man wird sehr übersichtlich darauf hingewiesen, welche Steuern zu zahlen sind. Wenn man seine Buchhaltung in der Plattform pflegt, werden die Daten automatisch in die richtigen Steuerformulare übertragen. Bei Fragen gibt es den KI Chat und echte Ansprechpartner. Es macht richtig Spaß. Nachdem ich einige Änderungswünsche vorgeschlagen hatte, hat mir der Support sehr kulant geholfen und Nachbesserung versprochen.

Jonathan

OMR 20.05.2025

Ein super Steuerprogramm,das Rechnungen schreiben ist sehr einfach. Es ist alles sehr übersichtlich. Sehr gut ist die persönliche Beratung, wenn sie gebraucht wird.

Anonym

Reviews.io 25.03.2026

Ich habe noch nie ein Finanzprogramm benutzt, das so zuverlässig, treffsicher und genau die Belege automatisiert ausliest. Einfach super. Die Buchung der einzelnen Vorgänge geht damit in Windeseile – und wenn mal eine Fall nicht ganz klar ist, hilft die KI und der Chatbot super weiter. Die automatischen Vorschläge zur Belegzuordnung sind auch für den absoluten Laien perfekt verständlich. Auf jeden Fall kann ich sagen, dass ich noch nie so schnell die Belegerfassung erledigt hatte. Ich pflege gerade die letzten Monate ein und bin damit ruckzuck durch.

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OMR 09.11.2025

Super App. Macht Buchhaltung, Rechnungen erstellen, Steuerzahlung und alles drum und dran sehr einfach. Und wenn man mal Fragen hat, haben die einen tollen Kundenservice. Wirklich empfehlenswert.

Kristina

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Ich liebe die App, ich bin super froh, endlich keinen Papierkram mehr zu haben. Ich hatte erst Probleme beim Upgrade auf meines Plans, aber der Support ist super schnell und hilfsbereit und so konnte ich in kürzester Zeit auch das Upgrade durchführen. Jetzt mit allen Funktionen ist es einfach noch so viel besser, da ich die Anwendung nun auch am PC nutzen kann und Zugriff auf den Chat mit den Steuer-Profis habe, die mich bei jeder Frage unterstützen. Einfach klasse!

LisNutz

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Ich finde das Team von Accountable sehr fachlich, professionell, schnelle Antworten (auch um 22 Uhr). Einfach ein gelungenes Produkt mit einem starken Team dahinter.

Willi H

Reviews.io 09.04.2026

Eine sehr übersichtliche und intuitive App. Ich nutze sie seitdem ich meine Selbstständigkeit angefangen habe und habe seitdem noch keine Probleme damit gehabt, dass irgendwas nicht funktioniert hat oder ich den Überblick verloren habe. Außerdem ist es auch total nützlich, dass man Fragen zu Steuern usw. direkt an eine KI oder einen Steuer-Coach stellen kann

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