Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer – was ist der Unterschied?

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Viele Selbstständige fragen sich früher oder später: „Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer – gibt es eigentlich einen Unterschied?“

Tatsächlich meinen sie im Alltag dasselbe, werden aber im Steuerrecht unterschiedlich verwendet. In diesem Beitrag erfährst du, wie sich die beiden Begriffe voneinander abgrenzen, was es mit der Vorsteuer auf sich hat und wie du als Selbstständige:r die Umsatzsteuer richtig berechnest.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist eine Verbrauchssteuer, die auf fast alle Produkte und Dienstleistungen in Deutschland erhoben wird. Sie betrifft also nicht nur große Unternehmen, sondern auch Selbstständige, Freiberufler:innen und Kleinbetriebe. Jedes Mal, wenn du als Unternehmer:in eine Leistung oder Ware verkaufst, musst du auf den Nettopreis die Umsatzsteuer aufschlagen und an das Finanzamt abführen.

In Deutschland gelten aktuell zwei Steuersätze:

• 19 Prozent als regulärer Umsatzsteuersatz (z. B. für Dienstleistungen, Technik oder Kleidung)
• 7 Prozent als ermäßigter Steuersatz (z. B. für Bücher, Lebensmittel oder kulturelle Leistungen)

Beispiel:
Du verkaufst ein Produkt für 100 Euro netto. Mit dem regulären Umsatzsteuersatz von 19 Prozent ergibt sich folgender Rechnungsbetrag:

• Nettopreis: 100 Euro
• Umsatzsteuer: 19 Euro
• Bruttopreis: 119 Euro

Die Umsatzsteuer wird auf deinen Rechnungen immer offen ausgewiesen, damit deine Kund:innen genau sehen, welcher Anteil an den Staat geht.

➡️ Wann gelten welche Umsatzsteuersätze?

Umsatzsteuervoranmeldung: Wann und warum sie wichtig ist

Die Umsatzsteuer, die du auf deinen Rechnungen ausweist, ist kein Gewinnbestandteil – sie wird regelmäßig an das Finanzamt abgeführt. Wie oft du das tun musst, hängt von deinem Umsatz ab: monatlich, vierteljährlich oder jährlich.

In der Umsatzsteuervoranmeldung gibst du an, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen und wie viel Vorsteuer du selbst gezahlt hast. Nur die Differenz – also die tatsächliche Zahllast – musst du überweisen.

Beispielrechnung:
Du verkaufst eine Grafikdienstleistung für 500 Euro + 95 Euro Umsatzsteuer = 595 Euro. Gleichzeitig hast du eine neue Software für 100 Euro + 19 Euro Umsatzsteuer gekauft.

• Vereinnahmte Umsatzsteuer: 95 Euro
• Gezahlte Vorsteuer: 19 Euro
• Zahllast an das Finanzamt: 76 Euro

So funktioniert das Prinzip: Du leitest nur den Steueranteil weiter, der auf deinen tatsächlichen „Mehrwert“ entfällt.

➡️ So einfach machst du die Umsatzsteuervoranmeldung

➡️ Alles, was du über Rechnungen wissen musst

💡 Tipp von Accountable: Du kannst dich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen, wenn du als sogenannter Kleinunternehmer:in giltst. Das kann zum Beispiel dann hilfreich sein, wenn du so gut wie keine betrieblichen Ausgaben hast oder größtenteils mit Privatkund:innen zusammenarbeitest, denen du ohne die Ausweisung der Umsatzsteuer günstigere Preise anbieten kannst.

Was ist die Mehrwertsteuer?

Die Mehrwertsteuer ist eine Steuer auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen. Sie entspricht inhaltlich der Umsatzsteuer, unterscheidet sich jedoch im Sprachgebrauch. Unternehmen schlagen sie auf den Nettopreis ihrer Produkte oder Leistungen auf und führen sie anschließend an das Finanzamt ab. Der Begriff „Mehrwertsteuer“ beschreibt das Prinzip, dass nur der zusätzliche Wert eines Produkts oder einer Dienstleistung besteuert wird – nicht der gesamte Umsatz. Dadurch wird vermieden, dass die gleiche Ware auf jeder Handelsstufe mehrfach voll versteuert wird.

➡️ Wie du als Selbstständige:r die Mehrwertsteuer absetzen kannst

Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer: Warum die Begriffe oft verwechselt werden

Die beiden Begriffe meinen dieselbe Steuer, werden aber in unterschiedlichen Zusammenhängen verwendet. „Umsatzsteuer“ ist der offiziell gesetzliche Begriff und findet sich in allen steuerrechtlichen Regelungen sowie auf Rechnungen und in Formularen. „Mehrwertsteuer“ dagegen ist die umgangssprachliche Bezeichnung, die sich im Alltag eingebürgert hat, weil sie einfacher und anschaulicher klingt.

Als die Steuer Ende der 1960er-Jahre eingeführt wurde, sprach man vom sogenannten Mehrwertsteuersystem, weil es auf dem Prinzip basiert, nur den geschaffenen Mehrwert zu besteuern. Im Gesetzestext selbst wurde jedoch der Begriff Umsatzsteuer festgelegt. Er beschreibt den steuerpflichtigen Umsatz eines Unternehmens.

Auch international sind verschiedene Bezeichnungen üblich: In vielen Ländern heißt die Steuer „Value Added Tax (VAT)“, in Frankreich TVA, in Italien IVA und in den Niederlanden BTW. Trotz unterschiedlicher Namen handelt es sich überall um dasselbe System: eine Steuer, die auf den Verkaufspreis erhoben und letztlich von den Endverbraucher:innen getragen wird.

Umsatzsteuer und Vorsteuer: Was ist der Unterschied?

Die Vorsteuer ist im Grunde die Umsatzsteuer aus Sicht der Käufer:innen. Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen einkauft, zahlt es auf diese Ausgaben ebenfalls Umsatzsteuer.Dieser Betrag kann später beim Finanzamt geltend gemacht werden, da die Steuer nur auf den eigenen Verkaufserlös fällig wird.

Umsatzsteuer und Vorsteuer stehen also in engem Zusammenhang:

• Die Umsatzsteuer fällt auf Verkäufe an Kund:innen an.
• Die Vorsteuer entsteht beim Einkauf von Materialien oder Leistungen.

In der Umsatzsteuervoranmeldung werden beide Beträge miteinander verrechnet. So ergibt sich die Zahllast – also der Betrag, den du tatsächlich an das Finanzamt überweist. Nur wenn du mehr Umsatzsteuer eingenommen als Vorsteuer gezahlt hast, musst du etwas abführen.

Beispiel:
Du kaufst für dein Grafikbüro Software im Wert von 200 Euro netto und zahlst darauf 38 Euro Umsatzsteuer. Anschließend stellst du einem Kunden eine Rechnung über 1.000 Euro netto plus 190 Euro Umsatzsteuer.

• Umsatzsteuer: 190 Euro
• Vorsteuer: 38 Euro
• Zahllast an das Finanzamt: 152 Euro

Kurz gesagt: Eingangsrechnungen weisen Vorsteuer aus, wohingegen Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer auflisten. Der Betrag ist der gleiche, lediglich die Bezeichnung verändert sich mit dem jeweiligen Empfänger oder der Empfängerin.

„In der Praxis entstehen viele Fehler beim Vorsteuerabzug durch fehlende oder unvollständige Rechnungsangaben. Schon ein falsch formatiertes Rechnungsdatum kann dazu führen, dass das Finanzamt die Vorsteuer nicht anerkennt.“

Tino Keller - Gründer, CMO & Geschäftsführer Deutschland

Umsatzsteuer in der Praxis: Worauf Selbstständige achten sollten

Im Berufsalltag begegnet dir die Umsatzsteuer an vielen Stellen – etwa beim Schreiben von Rechnungen, bei der Buchhaltung oder bei betrieblichen Einkäufen. Entscheidend ist, dass du immer weißt, welche Beträge du an das Finanzamt weitergeben musst und welche du als Vorsteuer abziehen kannst. So vermeidest du Fehler in der Umsatzsteuervoranmeldung und behältst den Überblick über deine Finanzen.

Wenn du Rechnungen stellst, musst du in der Regel Umsatzsteuer ausweisen. Das ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch wichtig für deine Kund:innen, damit sie die Steuer als Vorsteuer absetzen können.

➡️ Umsatzsteuerzahllast berechnen: So funktioniert’s für Selbstständige

➡️ Umsatzsteuer auf Rechnungen richtig ausweisen

Umsatzsteuer bei Kunden im Ausland

Wenn du als Selbstständige:r Leistungen an Kund:innen im Ausland erbringst, gelten besondere Regeln. Innerhalb der EU greift meist das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren: Du stellst deine Rechnung ohne Umsatzsteuer, und der oder die Kund:in zahlt die Steuer im eigenen Land. Wichtig ist, dass du in diesem Fall beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (USt-IdNr.) auf der Rechnung angibst und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ergänzt.

Bei Kund:innen außerhalb der EU (z. B. in der Schweiz oder den USA) fällt in der Regel keine deutsche Umsatzsteuer an – du musst diese Umsätze aber trotzdem in deiner Steuererklärung ausweisen.

Änderungen bei der Umsatzsteuer im Blick behalten

Gerade für Selbstständige ist es wichtig, steuerliche Änderungen rund um die Umsatzsteuer frühzeitig mitzubekommen. Die gesetzlichen Vorgaben können sich regelmäßig ändern – etwa bei Steuersätzen, Meldefristen oder Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer:innen. Solche Anpassungen haben oft direkte Auswirkungen auf deine Rechnungsstellung oder darauf, ob du überhaupt umsatzsteuerpflichtig bist.

Ein Beispiel: Die Umsatzgrenzen für die Kleinunternehmerregelung wurden in den letzten Jahren mehrfach angehoben, um kleinen Betrieben mehr Spielraum zu geben. Auch neue Verfahren wie der One-Stop-Shop (OSS) oder die geplante E-Rechnungspflicht beeinflussen, wie Selbstständige ihre Umsatzsteuer erfassen und melden müssen.

Deshalb lohnt es sich, regelmäßig einen Blick auf aktuelle Informationen vom Bundesfinanzministerium (BMF) oder aus verlässlichen Steuerquellen zu werfen. Wenn du deine Buchhaltung mit einer digitalen Lösung wie Accountable führst, werden solche Änderungen oft automatisch berücksichtigt – so bleibst du rechtlich auf der sicheren Seite und musst dich nicht ständig selbst durch Paragrafen kämpfen.

Fazit: Was gilt für dich als Selbstständige:r bei Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer?

Ob du von Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer sprichst, spielt im Alltag keine Rolle – beide Begriffe bezeichnen dieselbe Steuer. Entscheidend ist, dass du als Selbstständige:r verstehst, wie das System funktioniert: Du erhebst Umsatzsteuer auf deine Leistungen, ziehst gezahlte Vorsteuer ab und führst nur die Differenz an das Finanzamt ab.

Im geschäftlichen Kontext solltest du immer den offiziellen Begriff „Umsatzsteuer“ verwenden – zum Beispiel in deiner Buchhaltung, in Steuerformularen und auf Rechnungen. Der Ausdruck „Mehrwertsteuer“ ist zwar umgangssprachlich korrekt, hat im Steuerrecht aber keine eigene Bedeutung.

💡 Accountable ist die Steuerlösung für Selbstständige. Lade dir die kostenlose App herunter oder erstelle dir direkt online einen Account. So hast du von Anfang an deine Buchhaltung, Steuerpflichten und dein Geschäftskonto im Griff. Du kannst damit natürlich Umsatzsteuervoranmeldung, Einkommensteuer und alle weiteren Steuererklärungen, die Selbstständige erledigen müssen, erstellen. 

FAQ – Häufige Fragen zur Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer

Ist Mehrwertsteuer das Gleiche wie Umsatzsteuer?
Ja. Beide Begriffe bezeichnen dieselbe Steuer, die auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. „Umsatzsteuer“ ist der offizielle, im Gesetz verwendete Begriff. „Mehrwertsteuer“ ist lediglich die umgangssprachliche Variante, die sich im Alltag eingebürgert hat.

Mehrwertsteuer oder Umsatzsteuer auf Rechnungen: Welche Bezeichnung ist korrekt?
Viele Unternehmen nutzen noch die Bezeichnung „MwSt.“, weil sie geläufiger ist. Steuerlich korrekt ist jedoch „Umsatzsteuer“. Auf deinen Rechnungen kannst du also ruhig „USt.“ angeben – wichtig ist nur, dass der Betrag und der Steuersatz korrekt ausgewiesen sind.

Wer muss Umsatzsteuer zahlen?
Grundsätzlich sind alle Unternehmen und Selbstständigen umsatzsteuerpflichtig. Eine Ausnahme gilt für Kleinunternehmer:innen, deren Umsatz bestimmte Grenzen nicht übersteigt. In diesem Fall darf keine Umsatzsteuer berechnet werden, was die Buchhaltung vereinfacht.

Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer?
Die Umsatzsteuer erhebst du auf deine eigenen Verkäufe, während du Vorsteuer auf betriebliche Einkäufe zahlst. Beide Beträge werden in der Umsatzsteuervoranmeldung miteinander verrechnet – du zahlst also nur die Differenz ans Finanzamt.

Wie funktioniert die Umsatzsteuer-Voranmeldung?
In der Voranmeldung teilst du dem Finanzamt mit, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen und wie viel Vorsteuer du gezahlt hast. Je nach Unternehmensgröße erfolgt das monatlich, vierteljährlich oder jährlich. So stellst du sicher, dass deine Umsatzsteuer korrekt abgeführt wird.

Wann lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?
Die Regelung kann sinnvoll sein, wenn du nur geringe Umsätze erzielst und hauptsächlich mit Privatkund:innen arbeitest. Du sparst dir damit die Abgabe der Umsatzsteuer und kannst niedrigere Preise anbieten. Allerdings kannst du in diesem Fall auch keine Vorsteuer abziehen.

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Autor:in - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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