Rechnung schreiben als Selbstständiger Schritt für Schritt – mit Vorlage

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Du musst eine Rechnung an Kunden in Deutschland oder im Ausland schreiben? In diesem kompakten Step-by-Step-Guide zeigen wir dir, wie du als Selbstständiger eine fehlerfreie, professionelle und personalisierte Rechnung erstellst – schnell und einfach.

Wie schreibe ich eine rechtssichere Rechnung als Selbstständiger?

Eine Rechnung zu schreiben ist einfacher, als es auf den ersten Blick scheint – wenn du weißt, worauf es ankommt. Vor allem am Anfang deiner Selbstständigkeit willst du sichergehen, dass deine Rechnungen korrekt, vollständig und professionell aussehen. Aber keine Sorge, es gibt zwar ein paar Dinge, auf die du achten musst, aber im Grunde ist eine korrekte Rechnungsvorlage schnell erstellt.

Wir zeigen dir am Beispiel von Accountable, wie du eine gesetzeskonforme Rechnung in nur fünf Schritten erstellst – auch für internationale Kunden, als Kleinunternehmer und als E-Rechnung!

➡️ Wenn du genauer wissen möchtest, was alles auf einer Rechnung stehen muss, welche Besonderheiten es gibt, z.B. bei Rechnungen ins Ausland, dann schau dir unseren Guide an. Hier erfährst du alles, was du über Rechnungen wissen musst.

In 5 Schritten zur perfekten Rechnung

Schritt 1: Rechnungsvorlage öffnen

Logge dich über die Accountable Homepage in deinem Konto ein oder erstelle einen kostenlosen Account. Klicke nun in deinem Account im Seitenmenü auf "Einnahmen" und anschließend oben rechts auf den grünen Button "Rechnung erstellen".

Schritt 2: Rechnung bearbeiten - Kundendaten eingeben

Nun kannst du die Details direkt in der Rechnungsvorlage bearbeiten. Füge zunächst die Kundeninformationen oben links im Dokument hinzu. Wähle entweder einen bestehenden Kunden von dir aus oder lege einen neuen Kunden an. Auch deine eigenen Angaben sind bereits vorausgefüllt und werden direkt angezeigt. Sie lassen sich aber bei Bedarf natürlich noch anpassen.

Schritt 3: Rechnung anpassen - Datum, Währung, Leistung

Accountable fügt automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer ein, die den offiziellen Vorgaben entspricht und rechtskonform nach §14 UStG ist. Hast du bereits ein eigenes System für Rechnungsnummern, kannst du diese bearbeiten und auch das richtige Leistungsdatum auswählen.

Möchtest du die Rechnung in einer anderen Währung stellen, etwa in Dollar, kannst du dies links anpassen. Dann musst du noch die Leistungsbeschreibung oder das Produkt angeben, für welche diese Rechnung erstellt wird. Je nach dem, ob dein Kunde im Ausland sitzt, passt Accountable automatisch den Umsatzsteuersatz an.

Schritt 4: Rechnung personalisieren

So schnell sind auch schon alle Pflichtangaben eingetragen. Jetzt kannst du noch dein persönliches Firmenlogo hochladen, die Farbe der Vorlage an dein Branding anpassen und bei Bedarf Notizen oder individuelle Hinweise einfügen.

Schritt 5: Rechnung versenden

Wenn du nun auf den grünen Button "Weiter" klickst, kannst du die Rechnung direkt

• als PDF herunterladen
• direkt per E-Mail zu verschicken, oder
• für später als Entwurf speichern.

Jede Rechnung die du mit Accountable erstellst kannst du außerdem direkt als E-Rechnung als XRechnung oder im ZUGFeRD-Format versenden!

So einfach kannst du professionelle Rechnungen schreiben – in wenigen Minuten und ohne Fehler.

FAQ - Häufige Fragen zur Rechnungsstellung

Was muss auf einer Rechnung von Selbstständigen stehen?

Eine korrekte Rechnung muss folgende Pflichtangaben enthalten:

• Vollständiger Name und Adresse von dir und dem Kunden
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
• Leistungsdatum (bzw. Lieferdatum)
• Beschreibung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware
• Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und -betrag
• Gesamtbetrag der Rechnung
• Hinweis auf Steuerbefreiung bei Kleinunternehmerregelung (§19 UStG), falls zutreffend

Muss ich für ausländische Kunden eine andere Rechnung schreiben?

Ja, es gibt Besonderheiten:

• Innerhalb der EU brauchst du die Umsatzsteuer-ID des Kunden (bei Reverse-Charge).
• Außerhalb der EU entfällt in der Regel die deutsche Umsatzsteuer.
• Steuerprogramme wie Accountable erkennen automatisch, ob du im In- oder Ausland abrechnest, und passen den Steuersatz an.

Gibt es eine kostenlose Rechnungsvorlage?

Ja! Mit Accountable kannst du direkt und unbegrenzt rechtssichere und individuelle Rechnungsvorlagen für E-Rechnungen nutzen – kostenlos!

👉 Jetzt kostenlose Rechnung erstellen

Fazit: Rechnung schreiben leicht gemacht

Wenn du deine erste oder zehnte Rechnung als Selbstständiger schreibst – mit der richtigen Vorlage geht es einfach, schnell und sicher.

Du hast noch weitere Fragen zur Rechnungsstellung oder Selbstständigkeit?
👉 Dann findest du hier alle Infos rund ums Thema Rechnung schreiben.

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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