Änderungen bei der Kleinunternehmerregelung ab 2025: Das musst du wissen

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Ab dem 1. Januar 2025 treten wesentliche Änderungen für Kleinunternehmer:innen in Deutschland in Kraft. Besonders die angehobene Umsatzgrenze hat Auswirkungen auf deinen steuerlichen Status und die damit verbundenen Verpflichtungen. Doch was bedeutet das für dich konkret? Hier bekommst du einen kompakten Überblick, damit du dich optimal auf die Neuerungen einstellen und weiterhin von den Vorteilen der Kleinunternehmerregelung profitieren kannst.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ermöglicht es dir, deine Umsätze ohne Umsatzsteuer auszuweisen, sofern du bestimmte Umsatzgrenzen nicht überschreitest. Das hat den Vorteil, dass du von der Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) befreit bist. Klingt praktisch, oder? Doch es gibt auch eine Kehrseite: Du kannst keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Das bedeutet, dass du die Umsatzsteuer, die dir bei Einkäufen oder Ausgaben berechnet wird, nicht vom Finanzamt erstattet bekommst – im Gegensatz zu Unternehmen, die der Regelbesteuerung unterliegen.

💡Tipp von Accountable: Die Kleinunternehmerregelung ist keine einmalige Entscheidung. Jedes Jahr musst du prüfen, ob du die Voraussetzungen weiterhin erfüllst. Das gibt dir Flexibilität, erfordert aber auch regelmäßige Anpassungen an deine unternehmerische Situation. Ab 2025 werden die neuen Umsatzgrenzen hier eine entscheidende Rolle spielen – es lohnt sich also, frühzeitig vorbereitet zu sein.

Das ändert sich an der Kleinunternehmerregelung ab 2025

Bislang lag die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung bei 22.000 Euro im vorangegangenen Jahr und maximal 50.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Dank des Jahressteuergesetzes 2024 gelten ab 2025 für Kleinunternehmer:innen deutlich höhere Grenzen:

• 25.000 Euro im Vorjahr
• 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr

Im Gegensatz zur bisherigen Regelung gelten diese Grenzen sofort. Das bedeutet: Überschreitest du die Umsatzgrenze während des Jahres, verlierst du deinen Kleinunternehmerstatus und bist ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen auszuweisen.

Vorteile der neuen Regelung:

1. Mehr Spielraum für Umsatzsteigerungen: Unternehmen, die ihre Marktposition ausbauen wollen, können länger vom Kleinunternehmerstatus profitieren, selbst wenn ihre Umsätze leicht steigen. Das erhöht die Flexibilität.
2. Weniger Bürokratie: Durch die höheren Umsatzgrenzen können Kleinunternehmer:innen größere Aufträge annehmen, ohne sofort zur Regelbesteuerung wechseln zu müssen. Das senkt den Verwaltungsaufwand.
3. Mehr Planungssicherheit: Unternehmen, die im Vorjahr knapp über der bisherigen Grenze lagen, können ihre Umsätze im laufenden Jahr besser einschätzen und anpassen. Dadurch wird die Planung einfacher.

Wichtig zu wissen:

Die neuen Umsatzgrenzen beziehen sich auf Nettosummen. Bisher wurden Bruttosummen berücksichtigt. Nach der alten Berechnungsmethode entsprechen die neuen Grenzen sogar 29.750 € im Vorjahr und 119.000 € im laufenden Jahr.

Was passiert bei einer Grenzüberschreitung?

Wenn du die neue Umsatzgrenze von 100.000 € (netto) überschreitest, verlierst du nach der angepassten Richtlinie sofort deinen Kleinunternehmerstatus und musst zur Regelbesteuerung wechseln. Dies ist nicht nur eine formale Änderung, sondern hat direkte Auswirkungen auf deine Buchhaltung, Liquidität und steuerlichen Verpflichtungen.

1. Umsatzsteuerpflicht: Sobald du die Umsatzgrenze überschreitest, bist du verpflichtet, Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen auszuweisen und diese an das Finanzamt abzuführen. Diese Regelung tritt ab dem Zeitpunkt des Überschreitens in Kraft.
   Wichtig: Der Wechsel zur Regelbesteuerung ist verbindlich und gilt für mindestens fünf Jahre.
2. Vorsteuerabzug: Mit dem Wechsel zur Regelbesteuerung erhältst du das Recht, die Vorsteuer aus deinen Einkäufen geltend zu machen. Das kann besonders vorteilhaft sein, wenn dein Unternehmen hohe Betriebsausgaben hat, da die gezahlte Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen von der Umsatzsteuer deiner eigenen Rechnungen abgezogen werden kann.
3. Zusätzliche Meldepflichten: Du bist verpflichtet, regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Die Häufigkeit hängt von der Höhe deiner Umsatzsteuerlast im Vorjahr ab:
   • Bei einer Steuerlast von mehr als 7.500 Euro: monatlich
   • Zwischen 1.000 und 7.500 Euro: vierteljährlich
   • Unter 1.000 Euro: nur einmal jährlich

Hinweis von Accountable: Diese zusätzlichen Meldungen erfordern mehr Zeit und sorgfältige Planung, um Fristen einzuhalten und mögliche Nachzahlungen zu vermeiden.

💡Tipp von Accountable: Als Kleinunternehmer:in warst du bisher verpflichtet, jährlich eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben – selbst dann, wenn du weder Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist noch Vorsteuer geltend machst oder Umsatzsteuervoranmeldungen einreichst. Mit dem Wachstumschancengesetz wird diese Pflicht nun abgeschafft. Die letzte Umsatzsteuerjahreserklärung, die du einreichen musst, betrifft das Jahr 2023. Für das Steuerjahr 2024 entfällt diese Verpflichtung vollständig.

Freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung

Trotz der zahlreichen Vorteile der Kleinunternehmerregelung gibt es auch Situationen, in denen es strategisch sinnvoll sein kann, freiwillig auf diese Regelung zu verzichten und die Option zur Regelbesteuerung zu wählen. Diese Möglichkeit bleibt auch mit den Neuerungen ab 2025 bestehen.

Wann lohnt sich ein Verzicht?

Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kann vor allem in folgenden Fällen sinnvoll sein:

1. Unternehmen, die in naher Zukunft expandieren möchten und hohe Ausgaben für Betriebsmittel, IT, Büroausstattung oder andere Investitionen haben, profitieren vom Vorsteuerabzug. Durch die Regelbesteuerung können sie die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückfordern und so ihre Liquidität erhöhen.
2. Wenn du überwiegend B2B-Kund:innen bedienst, ist die Mehrwertsteuer für diese meist irrelevant, da sie selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind. Der Kleinunternehmerstatus bietet in diesem Fall keinen echten Vorteil. Ein Wechsel zur Regelbesteuerung kann dir helfen, professioneller am Markt aufzutreten und Wachstumschancen besser zu nutzen.

Was du beachten musst

Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist eine bindende Entscheidung, die mindestens fünf Jahre gilt. Ein Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung ist in diesem Zeitraum nicht möglich, selbst wenn die Umsätze wieder sinken. Daher solltest du die Entscheidung sorgfältig abwägen.

Beispielrechnung: Die neuen Umsatzgrenzen in der Praxis

Paul ist selbstständiger IT-Entwickler und hat im Jahr 2024 einen Umsatz von 22.500 Euro erzielt. Er nimmt die Kleinunternehmerregelung in Anspruch. Für 2025 plant er mit einem Umsatz von etwa 90.000 Euro. Nach den neuen Regelungen bleibt Paul unter der Grenze von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr, sodass er auch 2025 weiterhin die Kleinunternehmerregelung nutzen kann.

Doch was passiert, wenn Paul 2025 erfolgreicher ist als geplant?

• Im Oktober 2025 liegt sein Umsatz bei 100.500 Euro und überschreitet damit die Grenze.
• Ab diesem Moment verliert Paul seinen Kleinunternehmerstatus und muss auf all seine Umsätze Umsatzsteuer ausweisen und abführen.

Paul muss sich nun auf die folgenden Änderungen einstellen:

• Er erhebt ab sofort 7 % oder 19 % Umsatzsteuer auf seine Rechnungen.
• Seine Preiskalkulation sollte angepasst werden, um die Mehrwertsteuer korrekt auszuweisen, ohne seine Margen zu beeinträchtigen.
• Er ist verpflichtet, regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben.

Mit einer vorausschauenden Planung hätte Paul bereits zu Beginn des Jahres überlegen können, ob er freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet. Besonders bei einem geplanten Wachstum oder einer hohen Umsatzwahrscheinlichkeit kann der Übergang zur Regelbesteuerung langfristig Vorteile bringen.

EU-weite Anwendung der Kleinunternehmerregelung ab 2025

Ab 2025 wird ebenfalls der Anwendungsbereich der Kleinunternehmerregelung erweitert. Bislang beschränkte sich die Regelung auf Umsätze innerhalb Deutschlands. Mit der Neuregelung können nun auch Umsätze im EU-Ausland in die Umsatzgrenzen einbezogen werden. Das bedeutet:

• Kleinunternehmer:innen aus anderen EU-Ländern, die den Großteil ihres Umsatzes in Deutschland erzielen, können die deutsche Kleinunternehmerregelung nutzen.
• Deutsche Kleinunternehmer:innen haben die Möglichkeit, in anderen EU-Ländern die dort geltende Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, solange ihr Umsatz in diesen Ländern jeweils unter 100.000 Euro pro Jahr bleibt.

Diese Neuerung erleichtert es Kleinunternehmer:innen erheblich, in anderen EU-Ländern Fuß zu fassen und grenzüberschreitend tätig zu werden.

Neue Meldepflichten: Darauf musst du achten

Mit der Erweiterung der Regelung gehen allerdings auch neue Meldepflichten einher. Bei grenzüberschreitenden Geschäften müssen die Umsätze dokumentiert und an das Bundeszentralamt für Steuern gemeldet werden.

Das bietet jedoch auch Vorteile:

• Die zentrale Meldung der EU-Umsätze vereinfacht die Abwicklung der Umsatzsteuer.
• Es wird sichergestellt, dass du die Umsatzgrenzen in allen betroffenen Ländern einhältst.

Diese Änderungen machen es einfacher, die Kleinunternehmerregelung auch bei internationalem Handel optimal zu nutzen, erfordern jedoch eine gute Vorbereitung, um den zusätzlichen bürokratischen Anforderungen gerecht zu werden.

Änderungen für Kleinunternehmer ab 2025 im Überblick

Kleinunternehmer: Erleichterung bei der E-Rechnungspflicht

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Pflicht eingeführt, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen erstellen und empfangen zu können. Während du den Empfang von E-Rechnungen ab Januar 2025 sicherstellen musst, gelten für das Erstellen von E-Rechnungen Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028, abhängig von deinem Umsatz.

Nun bringt das Jahressteuergesetz eine Erleichterung: Kleinunternehmer:innen dürfen auch nach 2028 weiterhin sogenannte sonstige Rechnungen, wie PDFs oder Rechnungen in Papierform, versenden.

Was bleibt unverändert?

• Empfang von E-Rechnungen: Du musst in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
• GoBD-konforme Archivierung: Deine Rechnungen – egal ob in Papierform oder digital – müssen revisionssicher und unveränderbar archiviert werden.

💡Tipp von Accountable: Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, kann dir eine gute E-Rechnungssoftware helfen. Sie erleichtert nicht nur den Empfang und die Verarbeitung, sondern stellt auch sicher, dass alle Vorgaben eingehalten werden.

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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