Fallstricke beim Handelsregistereintrag: Was du wissen musst

Die Gründung eines Unternehmens in Deutschland erfordert neben unternehmerischem Geschick auch die Kenntnis und Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen.

Dazu zählt u.a. der Handelsregistereintrag. Wie du dich ins Handelsregister einträgst und was du dabei beachten musst, erfährst du hier. 

Das Handelsregister: Was ist das?

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das von den Amtsgerichten geführt wird. Im Volksmund als „Kaufmannsverzeichnis“ bezeichnet, ist das Handelsregister ein zentrales Informationsportal über Unternehmen und Kaufleute in Deutschland. 

Handelsregistereintragungen genießen öffentlichen Glauben. Das bedeutet: Du kannst dich auf die Richtigkeit und Aktualität der Daten verlassen. Somit dient das Handelsregister der Rechtssicherheit im Handelsverkehr. Um die besondere Bedeutung zu unterstreichen, erfolgt die Eintragung über einen Notar. 

Seit 2009 werden die Handelsregistereintragungen nicht mehr im Bundesanzeiger veröffentlicht, sondern ausschließlich auf elektronischem Weg über den elektronischen Bundesanzeiger.

Für wen und wann ist der Handelsregistereintrag Pflicht? 

Eingetragene Kaufleute (e. K.), Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) und Personenhandelsgesellschaften (oHG, KG, GmbH & Co. KG) müssen sich ins Handelsregister eintragen – und zwar mit dem Zeitpunkt der Gründung. Wenn du ein Kleingewerbe anmelden willst, ist der Handelsregistereintragung freiwillig. Ob eine Handelsregistereintragung erforderlich ist, hängt außerdem von weiteren Faktoren ab. Dazu gehören:

• Jahresumsatz: Als Orientierungshilfe gilt ein Jahresumsatz von mehreren 100.000 Euro. 
• Kapital: Die Höhe des Kapitals kann ebenfalls eine Rolle spielen. Je höher das Kapital, desto eher wird von einem kaufmännischen Betrieb ausgegangen.
• Anzahl der Geschäftsvorgänge: Unternehmen mit einer hohen Anzahl an Geschäftsvorgängen führen typischerweise einen kaufmännisch eingerichteten Betrieb.
• Anzahl der Beschäftigten: Auch die Anzahl der Beschäftigten kann ein Indiz sein. Je mehr Mitarbeiter:innen dein Unternehmen beschäftigt, desto eher ist eine Eintragung ins Handelsregister erforderlich.

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Istkaufmann, Kannkaufmann und Formkaufmann: Was ist was?

Nach der Handelsregistereintragung wirst du als Gründer:in zum Kaufmann mit allen Rechten und Pflichten. Eine GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) wird durch die Eintragung automatisch zur OHG (Offenen Handelsgesellschaft). Das Handelsrecht unterscheidet zwischen Istkaufmann, Kannkaufmann und Formkaufmann. Eintragungspflichtig ins Handelsregister ist nur der Istkaufmann.

Istkaufmann: betreibt ein Handelsgewerbe und übt seine Geschäftstätigkeit in einem kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb aus. Die Eintragung ins Handelsregister ist verpflichtend.

Kannkaufmann: z.B. Inhaber:in eines land- und forstwirtschaftlichen Unternehmens oder Kleingewerbes, kann frei entscheiden, ob die Firma ins Handelsregister eintragen wird.

Formkaufmann: bezieht sich auf die Rechtsform des Unternehmens, wie GmbH, KG oder AG. Diese Unternehmen sind automatisch Formkaufleute und müssen ins Handelsregister eingetragen werden.

Handelsregistereintrag: Die Kosten

Die Kosten für Handelsregistereintrag variieren je nach Rechtsform, Stammkapital und Anzahl der Gesellschafter:innen. Als Eingetragener Kaufmann zahlst du 70 Euro, als GmbH oder UG musst du 150 Euro (Bareinlagen) bzw. 240 Euro (mit Sacheinlage) zahlen. Für deine oHG oder KG mit bis zu 3 Gesellschaftern werden 100 Euro fällig und für jeden weiteren Gesellschafter darfst du 40 Euro zahlen. Als AG oder KGaA fallen Kosten in Höhe von 300 Euro (Bareinlagen) bzw. 360 Euro (mit Sacheinlage) an.

Außerdem kommen noch weitere Kosten für die Eintragung ins Handelsregister hinzu:

• Gebühren für das Handelsregister: Diese Gebühren richten sich nach der Handelsregistergebührenverordnung (HRegGebV). Kostenpunkt: ca. 70,00 €
• Notarkosten: Für die Beglaubigung der Unterschrift benötigst du eine:n Notar:in. Die Notarkosten berechnen sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Kostenpunkt: ca. 79,00 €
• Kosten für die öffentliche Bekanntmachung: Die Eintragung deines Unternehmens wird im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht. Dafür fallen geringe Gebühren an. Kostenpunkt ca. 1,00 €
• Ggf. Anwaltskosten: Wenn du einen Anwalt bzw. eine Anwältin mit der Begleitung der Handelsregistereintragung beauftragst, fallen zusätzliche Kosten an.

Diese Angaben sind nur Richtwerte. Die tatsächlichen Kosten für deinen Handelsregistereintrag können variieren. 

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Was steht im Handelsregister?

Diese Informationen sind u.a. im Handelsregister hinterlegt.

• Name: Der Name des Unternehmens.
• Geschäftsführung: Name, Vorname und Geburtsdatum der Personen, die das Unternehmen vertreten.
• Sitz und Niederlassungen: Die Anschrift des Firmensitzes sowie aller Niederlassungen und Zweigniederlassungen.
• Unternehmensgegenstand: Was dein Unternehmen produziert oder welche Dienstleistungen es anbietet.
• Vertretungsberechtigte: Name, Vorname und Geburtsdatum der Personen, die neben der Geschäftsführung zur Vertretung des Unternehmens berechtigt sind (z.B. Prokura).
• Vertretungsbefugnisse: Welche Befugnisse die vertretungsberechtigten Personen haben (z.B. Einzelvertretungsbefugnis oder nur gemeinschaftliche Vertretungsbefugnis).
• Rechtsform: Die Rechtsform deines Unternehmens
• Kapital: Die Höhe des Grund-, Kommandit- oder Stammkapitals.
• Bilanzen: Die Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse des Unternehmens.

Die genauen Angaben, die im Handelsregister eingetragen werden, können je nach Rechtsform deines Unternehmens variieren.

Handelsregistereintrag löschen: So gehst du vor

Wenn du dein Unternehmen auflöst, möchtest du vielleicht auch deinen Handelsregistereintrag löschen lassen. Fülle hierfür einen Antrag auf Löschung des Handelsregistereintrags aus. Diesen Antrag musst du von einem/r Notar:in beglaubigen lassen. Die Lösung ist dann unter bestimmten Voraussetzungen möglich:

• Gewerblicher Betrieb eingestellt? Dein Unternehmen muss komplett aufgelöst sein. Das heißt: Keine geschäftlichen Aktivitäten mehr, keine Waren oder Dienstleistungen mehr anbieten.
• Auseinandersetzung beendet? Bei Personengesellschaften (z.B. OHG, KG) muss die Auseinandersetzung zwischen den Gesellschaftern abgeschlossen sein. Sprich: Alle Schulden des Unternehmens sind getilgt und alle Vermögenswerte verteilt.
• Freiberufler:in geworden? Du musst den Eintrag löschen lassen, wenn du dein Unternehmen aufgibst, um fortan freiberuflich tätig zu sein.
• Umsatzgrenze unterschritten? Wenn dein Unternehmen die kaufmännischen Umsatzuntergrenzen dauerhaft unterschreitet, kannst du es zu einem nicht-kaufmännischen Unternehmen herabstufen lassen. Dann erlischt die Eintragungspflicht automatisch.

Zusammenfassung: Fallstricke beim Handelsregistereintrag vermeiden

Was dir beim Handelsregistereintrag auf die Füße fallen kann:

• Mangelhafte Vorbereitung kann zu Verzögerungen führen, da Änderungen der Firmierung notwendig werden können.
• Der Firmenname muss zur Kennzeichnung des Kaufmanns geeignet sein und Unterscheidungskraft besitzen. Irreführende Bezeichnungen oder Namen, die nicht deutlich von bereits bestehenden Firmen abweichen, können abgelehnt werden.
• Eine Vorabprüfung der gewünschten Firmierung und des Unternehmensgegenstandes durch die örtliche IHK wird oft vernachlässigt, was zu Ablehnungen und zusätzlichen Kosten führen kann.
• Alle eintragungspflichtigen Tatsachen müssen korrekt und vollständig eingetragen werden. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können rechtliche Konsequenzen haben.
• Alle Änderungen müssen zeitnah im Handelsregister eingetragen werden, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Versäumnisse können zu Rechtsnachteilen führen.

Die Hauptfallstricke beim Handelsregistereintrag bestehen in der unzureichenden Vorbereitung und Planung, der Nichtbeachtung gesetzlicher Vorgaben sowie in der fehlenden Kontrolle und Nachverfolgung der notwendigen Eintragungen und Änderungen. Die Zusammenarbeit mit der IHK und eine sorgfältige Prüfung durch eine:n Notar:in sind unverzichtbar, um Probleme zu vermeiden.