Digitale Steuerprüfung: Das müssen Selbstständige und Freelancer wissen

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Die Digitalisierung macht auch vor der Steuerprüfung nicht Halt: Finanzämter und andere Behörden wie die Deutsche Rentenversicherung setzen längst auf digitale Betriebsprüfungen, um steuerliche Sachverhalte effizient zu kontrollieren.

Für Selbstständige und Freelancer:innen bedeutet das, dass sie ihre steuerlich relevanten Daten nicht nur ordnungsgemäß erfassen, sondern auch digital in auswertbarer Form bereithalten müssen.

In diesem Artikel erfährst du, was du als Selbstständige:r über die digitale Steuerprüfung wissen musst, welche Daten betroffen sind und wie du dich am besten darauf vorbereitest.

Digitale Steuerprüfung: alles andere als neu

Die digitale Betriebsprüfung gibt es seit 2002 – und zwar seitdem die deutsche Finanzverwaltung ihre Prüfer:innen mit der Software IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ausgestattet hat und die Finanzämter steuerlich relevante Daten in elektronischer Form anfordern können. Inzwischen läuft so gut wie jede Betriebsprüfung digital ab. Dieses Thema kannst du nicht ignorieren – schon allein wegen des drohenden Verzögerungsgeldes. 

Die rechtliche Grundlage für die digitale Betriebsprüfung findest du in den §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO). Noch klarer werden diese Regeln durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie ersetzen seit Januar 2015 die früheren Vorschriften GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung).

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Digitale Steuerprüfung vs. digitale Betriebsprüfung – was ist der Unterschied?

Die Begriffe „digitale Steuerprüfung“ und „digitale Betriebsprüfung“ werden oft synonym verwendet, stehen jedoch für unterschiedliche Prüfungsansätze der Finanzverwaltung.

• Digitale Steuerprüfung:
  Dieser übergeordnete Begriff umfasst alle Prüfungen, bei denen die Finanzbehörden digitale Daten nutzen, um steuerliche Sachverhalte zu prüfen. Dazu gehören turnusmäßige Außenprüfungen wie bei der Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer sowie Sonderprüfungen, etwa im Bereich der Umsatzsteuer oder Lohnsteuer.
• Digitale Betriebsprüfung:
  Sie ist ein spezieller Teil der digitalen Steuerprüfung. Hier konzentriert sich die Finanzverwaltung auf Außenprüfungen, die gezielt die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Buchführung kontrollieren und die steuerlichen Aufzeichnungen eines Unternehmens untersuchen.

Kurz gesagt: Während die digitale Steuerprüfung alle Prüfungsarten abdeckt, bei denen digitale Daten genutzt werden, liegt der Fokus der digitalen Betriebsprüfung spezifisch auf der digitalen Buchführung und den steuerlichen Aufzeichnungen eines Unternehmens.

Digitale Betriebsprüfung durch Rentenversicherung

Neben dem Finanzamt kann auch die Deutsche Rentenversicherung digitale Betriebsprüfungen durchführen. Dieses Verfahren, besser bekannt als elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), vereinfacht und digitalisiert den Prüfungsprozess. Seit dem 1. Januar 2023 ist die euBP für alle Unternehmen verpflichtend.

💡Tipp von Accountable: Als Freelancer:in bist du von der euBP in der Regel nicht betroffen, als Freiberufler:in, zum Beispiel aus dem medizinischen oder juristischen Bereich mit einer Praxis oder Kanzlei, dagegen schon. Denn die euBP e gilt primär für Arbeitgeber:innen, die Mitarbeitende beschäftigen und entsprechende Entgeltabrechnungen vornehmen müssen. 

Wie funktioniert die euBP?

Die digitale Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung läuft relativ unkompliziert ab: Unternehmen und Selbstständige mit Angestellten übermitteln prüfungsrelevante Daten der Lohnbuchhaltung und seit diesem Jahr auch entsprechende Daten der Finanzbuchhaltung elektronisch an die Rentenversicherung. Die Idee dahinter: Durch die Digitalisierung sollen Prüfungen vor Ort schneller ablaufen und der Aufwand für alle Beteiligten reduziert werden.

💡Tipp von Accountable: Auf Antrag können Unternehmen bis Ende 2026 eine Prüfung ohne euBP beantragen.

Die Datenübertragung erfolgt über das XML-Format „eXTra“. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Abrechnungssysteme über eine kompatible Schnittstelle verfügen, um die Daten GoBD-konform bereitzustellen.

Welche Daten sind bei einer digitalen Steuerprüfung relevant?

Grundsätzlich sind alle Daten für das Finanzamt interessant, die für deine Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehören in jedem Fall:

• Daten aus der Finanzbuchhaltung (z. B. Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Kontoauszüge),
• Anlagenbuchhaltung (wenn du z. B. Arbeitsmittel oder Equipment abschreibst),
• Lohnbuchhaltung, falls du Mitarbeitende beschäftigst.

Aber Vorsicht: Auch andere digitale Unterlagen können für die Betriebsprüfung wichtig sein. Dazu können beispielsweise Rechnungen, Verträge, Fahrtenbücher oder Quittungen gehören. Welche Daten im Detail geprüft werden, hängt von deinem Fall ab.

Für dich bedeutet das: Beachte die Aufbewahrungsfristen. Alle steuerrelevanten Daten müssen über einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren unveränderbar und maschinell lesbar sowie auswertbar gespeichert sein. Das gilt auch, wenn du hauptsächlich digital arbeitest.

Ein verbindlicher Katalog steuerrelevanter Daten existiert nicht. Falls dir deine Buchhaltungssoftware oder entsprechende Tools vorgefertigte Tabellen oder Exportformate anbieten, sind diese lediglich Empfehlungen und keine Garantie, dass sie alles Wichtige abdecken. Deshalb lohnt es sich, deine Daten regelmäßig zu prüfen und mit steuerlichen Anforderungen abzugleichen.

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Wie läuft eine digitale Betriebsprüfung ab?

Bei einer digitalen Betriebsprüfung stehen Betriebsprüfer:innen drei Zugriffsarten zur Verfügung, die sie einzeln oder kombiniert nutzen können:

• Z1: Unmittelbarer Datenzugriff
  Der Prüfer erhält einen Nur-Lesezugriff auf dein EDV-System und kann direkt dort die relevanten Daten einsehen.
• Z2: Mittelbarer Datenzugriff
  Du stellst die steuerlich relevanten Daten maschinell nach den Vorgaben des Prüfers aus deinem System bereit.
• Z3: Datenträgerüberlassung
  Du übergibst alle gespeicherten Unterlagen sowie die nötigen Informationen zur Datenauswertung auf einem geeigneten Datenträger, z. B. einer CD-ROM oder einem USB-Stick.

Damit diese Verfahren reibungslos funktionieren, müssen deine Systeme GoBD-konform sein. Das bedeutet, dass dein Kassen- oder Buchhaltungssystem über eine passende Schnittstelle verfügen sollte. Nur so können die Daten im sogenannten Beschreibungsstandard exportiert und von den Prüfer:innen in die Software IDEA importiert werden. 

Hinweis von Accountable: Für dich als Selbstständige:r oder Freelancer:in heißt das: Sorge dafür, dass deine digitalen Systeme technisch einwandfrei arbeiten und die Anforderungen der GoBD erfüllen. Regelmäßige Updates und eine saubere Datenstruktur sind hier das A und O. So bist du auf die digitale Betriebsprüfung bestens vorbereitet.

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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