Die Digitalisierung macht auch vor der Steuerprüfung nicht Halt: Finanzämter und andere Behörden wie die Deutsche Rentenversicherung setzen längst auf digitale Betriebsprüfungen, um steuerliche Sachverhalte effizient zu kontrollieren.
Für Selbstständige und Freelancer:innen bedeutet das, dass sie ihre steuerlich relevanten Daten nicht nur ordnungsgemäß erfassen, sondern auch digital in auswertbarer Form bereithalten müssen.
In diesem Artikel erfährst du, was du als Selbstständige:r über die digitale Steuerprüfung wissen musst, welche Daten betroffen sind und wie du dich am besten darauf vorbereitest.
Die digitale Betriebsprüfung gibt es seit 2002 – und zwar seitdem die deutsche Finanzverwaltung ihre Prüfer:innen mit der Software IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ausgestattet hat und die Finanzämter steuerlich relevante Daten in elektronischer Form anfordern können. Inzwischen läuft so gut wie jede Betriebsprüfung digital ab. Dieses Thema kannst du nicht ignorieren – schon allein wegen des drohenden Verzögerungsgeldes.
Die rechtliche Grundlage für die digitale Betriebsprüfung findest du in den §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO). Noch klarer werden diese Regeln durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Sie ersetzen seit Januar 2015 die früheren Vorschriften GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung).
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Die Begriffe „digitale Steuerprüfung“ und „digitale Betriebsprüfung“ werden oft synonym verwendet, stehen jedoch für unterschiedliche Prüfungsansätze der Finanzverwaltung.
Kurz gesagt: Während die digitale Steuerprüfung alle Prüfungsarten abdeckt, bei denen digitale Daten genutzt werden, liegt der Fokus der digitalen Betriebsprüfung spezifisch auf der digitalen Buchführung und den steuerlichen Aufzeichnungen eines Unternehmens.
Neben dem Finanzamt kann auch die Deutsche Rentenversicherung digitale Betriebsprüfungen durchführen. Dieses Verfahren, besser bekannt als elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP), vereinfacht und digitalisiert den Prüfungsprozess. Seit dem 1. Januar 2023 ist die euBP für alle Unternehmen verpflichtend.
💡Tipp von Accountable: Als Freelancer:in bist du von der euBP in der Regel nicht betroffen, als Freiberufler:in, zum Beispiel aus dem medizinischen oder juristischen Bereich mit einer Praxis oder Kanzlei, dagegen schon. Denn die euBP e gilt primär für Arbeitgeber:innen, die Mitarbeitende beschäftigen und entsprechende Entgeltabrechnungen vornehmen müssen.
Die digitale Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung läuft relativ unkompliziert ab: Unternehmen und Selbstständige mit Angestellten übermitteln prüfungsrelevante Daten der Lohnbuchhaltung und seit diesem Jahr auch entsprechende Daten der Finanzbuchhaltung elektronisch an die Rentenversicherung. Die Idee dahinter: Durch die Digitalisierung sollen Prüfungen vor Ort schneller ablaufen und der Aufwand für alle Beteiligten reduziert werden.
💡Tipp von Accountable: Auf Antrag können Unternehmen bis Ende 2026 eine Prüfung ohne euBP beantragen.
Die Datenübertragung erfolgt über das XML-Format „eXTra“. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Abrechnungssysteme über eine kompatible Schnittstelle verfügen, um die Daten GoBD-konform bereitzustellen.
Grundsätzlich sind alle Daten für das Finanzamt interessant, die für deine Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehören in jedem Fall:
Aber Vorsicht: Auch andere digitale Unterlagen können für die Betriebsprüfung wichtig sein. Dazu können beispielsweise Rechnungen, Verträge, Fahrtenbücher oder Quittungen gehören. Welche Daten im Detail geprüft werden, hängt von deinem Fall ab.
Für dich bedeutet das: Beachte die Aufbewahrungsfristen. Alle steuerrelevanten Daten müssen über einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren unveränderbar und maschinell lesbar sowie auswertbar gespeichert sein. Das gilt auch, wenn du hauptsächlich digital arbeitest.
Ein verbindlicher Katalog steuerrelevanter Daten existiert nicht. Falls dir deine Buchhaltungssoftware oder entsprechende Tools vorgefertigte Tabellen oder Exportformate anbieten, sind diese lediglich Empfehlungen und keine Garantie, dass sie alles Wichtige abdecken. Deshalb lohnt es sich, deine Daten regelmäßig zu prüfen und mit steuerlichen Anforderungen abzugleichen.
➡️ Buchhaltung für Selbstständige: Hilfreiche Tipps für weniger Stress
Bei einer digitalen Betriebsprüfung stehen Betriebsprüfer:innen drei Zugriffsarten zur Verfügung, die sie einzeln oder kombiniert nutzen können:
Damit diese Verfahren reibungslos funktionieren, müssen deine Systeme GoBD-konform sein. Das bedeutet, dass dein Kassen- oder Buchhaltungssystem über eine passende Schnittstelle verfügen sollte. Nur so können die Daten im sogenannten Beschreibungsstandard exportiert und von den Prüfer:innen in die Software IDEA importiert werden.
Hinweis von Accountable: Für dich als Selbstständige:r oder Freelancer:in heißt das: Sorge dafür, dass deine digitalen Systeme technisch einwandfrei arbeiten und die Anforderungen der GoBD erfüllen. Regelmäßige Updates und eine saubere Datenstruktur sind hier das A und O. So bist du auf die digitale Betriebsprüfung bestens vorbereitet.
➡️ Steuerfahndung: Das musst du als Selbstständiger wissen
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Autor:in - Tino Keller
Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.
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Patric S
31.03.2026
Top App! ich habe sowas von keine Ahnung von der ganzen Geschichte. Aber es ist super erklärt und wirklich sehr leicht ! Ich bin top zufrieden
marco moertzsch
20.11.2025
Bin überwältigt wie gut diese App ist. Sie übernimmt quasi alles für dich, man muss nur seine Sachen eintragen und selbst da übernimmt die KI 90%. Wenn man irgendwas nicht weiß, Probleme oder Fragen hat hilft die Ki oder man bekommt innerhalb von 1-2 Tagen direkt Hilfe von einem Steuer-Coach. UI auch sehr schön und leicht zu bedienen. Absolute Empfehlung von mir, wüsste nicht was man besser machen könnte!
vuno7
20.11.2025
Das Interface leitet einen super einfach durch alle relevanten Dinge: Konten, Einnahmen und Ausgaben, Steuern. Man wird sehr übersichtlich darauf hingewiesen, welche Steuern zu zahlen sind. Wenn man seine Buchhaltung in der Plattform pflegt, werden die Daten automatisch in die richtigen Steuerformulare übertragen. Bei Fragen gibt es den KI Chat und echte Ansprechpartner. Es macht richtig Spaß. Nachdem ich einige Änderungswünsche vorgeschlagen hatte, hat mir der Support sehr kulant geholfen und Nachbesserung versprochen.
Jonathan
20.05.2025
Ein super Steuerprogramm,das Rechnungen schreiben ist sehr einfach. Es ist alles sehr übersichtlich. Sehr gut ist die persönliche Beratung, wenn sie gebraucht wird.
Anonym
25.03.2026
Ich habe noch nie ein Finanzprogramm benutzt, das so zuverlässig, treffsicher und genau die Belege automatisiert ausliest. Einfach super. Die Buchung der einzelnen Vorgänge geht damit in Windeseile – und wenn mal eine Fall nicht ganz klar ist, hilft die KI und der Chatbot super weiter. Die automatischen Vorschläge zur Belegzuordnung sind auch für den absoluten Laien perfekt verständlich. Auf jeden Fall kann ich sagen, dass ich noch nie so schnell die Belegerfassung erledigt hatte. Ich pflege gerade die letzten Monate ein und bin damit ruckzuck durch.
Christian
09.11.2025
Super App. Macht Buchhaltung, Rechnungen erstellen, Steuerzahlung und alles drum und dran sehr einfach. Und wenn man mal Fragen hat, haben die einen tollen Kundenservice. Wirklich empfehlenswert.
Kristina
27.02.2025
Ich liebe die App, ich bin super froh, endlich keinen Papierkram mehr zu haben. Ich hatte erst Probleme beim Upgrade auf meines Plans, aber der Support ist super schnell und hilfsbereit und so konnte ich in kürzester Zeit auch das Upgrade durchführen. Jetzt mit allen Funktionen ist es einfach noch so viel besser, da ich die Anwendung nun auch am PC nutzen kann und Zugriff auf den Chat mit den Steuer-Profis habe, die mich bei jeder Frage unterstützen. Einfach klasse!
LisNutz
11.05.2024
Ich finde das Team von Accountable sehr fachlich, professionell, schnelle Antworten (auch um 22 Uhr). Einfach ein gelungenes Produkt mit einem starken Team dahinter.
Willi H
09.04.2026
Eine sehr übersichtliche und intuitive App. Ich nutze sie seitdem ich meine Selbstständigkeit angefangen habe und habe seitdem noch keine Probleme damit gehabt, dass irgendwas nicht funktioniert hat oder ich den Überblick verloren habe. Außerdem ist es auch total nützlich, dass man Fragen zu Steuern usw. direkt an eine KI oder einen Steuer-Coach stellen kann
Niklas
28.03.2025
