Kann man Lebensmittel von der Steuer absetzen? Das solltest du als Selbstständiger wissen

Ob Foodblogger, selbständige Köch:innen, Ernährungsberater:innen, Restaurant-Tester:innen oder Fitness-Coaches: es gibt viele Berufsgruppen, die Speisen und Getränke für berufliche Zwecke nutzen. Die Frage, die viele von ihnen umtreibt: Kann man Lebensmittel von der Steuer absetzen? Unser Ratgeber gibt die Antwort.

Lebensmittel in beruflichem Kontext: Ein paar Beispiele

Geschäftsessen und die damit verbundenen Bewirtungsbelege sind dir sicher vertraut, wenn du dich ein wenig mit dem deutschen Steuerrecht auskennst. Doch wusstest du, dass es noch weit mehr berufliche Situationen gibt, in denen Speisen und Getränke steuerlich geltend gemacht werden können? Berufsgruppen wie Foodblogger:innen, selbstständige Köch:innen, Caterer im Nebenerwerb, Restaurant-Tester:innen, Ernährungs- oder Fitness-Coaches und andere nutzen Lebensmittel nicht nur zum Genuss, sondern als unverzichtbaren Bestandteil ihrer Arbeit. 

• Foodblogger:innen sind kreative Köpfe, die ihre kulinarischen Abenteuer online teilen. Sie experimentieren in der Küche, kreieren neue Rezepte und dokumentieren jeden Schritt mit wunderschönen Fotos. Ob ein verführerischer Schokoladenkuchen oder ein exotisches Curry – die Zutaten für diese Kreationen sind beruflich notwendig. 
• Selbstständige Köch:innen zaubern dagegen kulinarische Erlebnisse für ihre Kunden. Sie bereiten maßgeschneiderte Menüs für private Dinner-Partys oder große Events vor. Nehmen wir Max, der für eine Feier ein mediterranes Buffet plant. Die Oliven, der Feta-Käse und die frischen Kräuter, die er dafür einkauft, sind berufliche Ausgaben.
• Ernährungsberater:innen helfen ihren Klienten, gesünder zu leben. Sie erstellen individuelle Ernährungspläne und führen oft Workshops durch. Dazu kaufen sie verschiedene Lebensmittel, um den Teilnehmenden zu zeigen, wie man gesunde Mahlzeiten zubereitet. 
• Restaurant-Kriter:innen haben den Traumjob vieler: Sie besuchen regelmäßig neue Lokale, probieren verschiedene Gerichte und schreiben Bewertungen. Das Drei-Gänge-Menü, das ein:e Restaurant-Tester:in bestellt, um das neueste Gourmet-Restaurant zu bewerten, gehört zu den beruflichen Ausgaben. 
• Fitness-Coaches, die zum Beispiel in ihrem Blog zeigen, welche Snacks oder Speisen optimal auf die Fitnessziele ihrer Klienten abgestimmt sind, tun das nicht zum privaten Vergnügen – sondern weil es für ihre berufliche Tätigkeit notwendig ist.

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Kriterien für die steuerliche Absetzbarkeit von Lebensmitteln

Es gibt also einige Freiberufler:innen, die Lebensmittel in ihrem beruflichen Alltag nutzen müssen. Im richtigen Kontext zählen die Lebensmittel nach § 4 Abs. 4 EStG also als Betriebsausgabe. Deswegen müssen einige wichtige Voraussetzungen erfüllt sein, um sie steuerlich absetzen zu können:

Beruflicher Bezug

Zunächst einmal müssen die Lebensmittel einen klaren und direkten beruflichen Bezug haben. Das bedeutet, dass sie ausschließlich für deine berufliche Tätigkeit verwendet werden. Wenn du zum Beispiel ein:e Foodblogger:in bist und regelmäßig neue Rezepte entwickelst, dann sind die Zutaten, die du für diese Rezepte kaufst, beruflich notwendig. Stell dir vor, du probierst ein neues, exotisches Curry-Rezept aus, fotografierst den gesamten Prozess und teilst ihn auf deinem Blog – in diesem Fall sind die Gewürze, das Fleisch und das Gemüse, die du dafür gekauft hast, berufliche Ausgaben.

Keine private Nutzung

Im Umkehrschluss dürfen die Lebensmittel nicht privat genutzt werden, wenn du sie steuerlich absetzen möchtest. Das bedeutet, dass du den verführerischen Schokoladenkuchen, den du für deinen Foodblog gebacken hast, nicht gleichzeitig als Nachtisch für dein privates Abendessen verwenden solltest. Es muss klar und eindeutig sein, dass die Lebensmittel rein beruflich verwendet wurden. Jede private Nutzung würde den steuerlichen Abzug gefährden.  

Nachweisführung

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Nachweisführung. Du musst in der Lage sein, nachzuweisen, dass die Lebensmittel tatsächlich ausschließlich beruflich genutzt wurden. Das erfordert eine sorgfältige Dokumentation. Hierzu gehören:

• Belege und Quittungen: Jeder Einkauf muss mit einem Beleg oder einer Quittung dokumentiert werden. Diese Belege solltest du gut aufbewahren, denn sie sind der Nachweis gegenüber dem Finanzamt, dass du die Lebensmittel beruflich gekauft hast.
• Dokumentation der Nutzung: Darüber hinaus solltest du genau dokumentieren, wie und wann die Lebensmittel verwendet wurden. Ein Beispiel: Du hast frische Beeren für ein neues Smoothie-Rezept gekauft, dass du auf deinem Blog veröffentlichst. Hier wäre es hilfreich, das Rezept und die dazugehörigen Fotos als Belege zu haben. 

“Du solltest den beruflichen Bezug immer nachweisen können. Als Foodblogger kannst du z.B. deine Ausgabenbelege direkt mit dem Blogbeitrag oder Social-Media-Post verknüpfen, z. B. durch Datum und Screenshot. So stärkst du im Fall einer Prüfung deine Nachweiskette und zeigst: Das war eindeutig beruflich.”

Sophia Merzbach - Steuer Coach, Autorin, Content Marketing Managerin

Beispiele für absetzbare Lebensmittel

• Zutaten für Rezepte: Wenn du Rezepte für deinen Blog entwickelst oder beruflich kochst, sind die benötigten Lebensmittel eine klare berufliche Ausgabe. 
• Verkostungen und Reviews: Lebensmittel, die du kaufst, um sie zu testen und darüber zu schreiben, sind ebenfalls absetzbar. 
• Veranstaltungen: Lebensmittel, die für berufliche Veranstaltungen oder Kochkurse gekauft werden, sind ein weiteres Beispiel für absetzbare Ausgaben. 

Berufliche Beispiele

Ein Fitness-Coach, der seinen Klienten zeigt, wie man proteinreiche Mahlzeiten zubereitet, kann die dafür verwendeten Lebensmittel absetzen. Denn die Lebensmittel, die für die Demonstration von gesunden Rezepten wie Protein-Shakes und Energy Balls verwendet werden, sind berufliche Ausgaben. 

Auch die Erstellung von Content für Social Media kann darunterfallen. Ein:e Influencer:in im Bereich Ernährung und Fitness könnte Lebensmittel kaufen, um Videos zu produzieren, die zeigen, wie man gesunde und leckere Mahlzeiten zubereitet. Diese Zutaten sind ebenfalls beruflich bedingt und absetzbar.

Ausnahme Gastronomiebetriebe 

In gastronomischen Betrieben werden häufig Waren aus dem eigenen Bestand für private Zwecke entnommen. Diese Entnahmen sind steuerlich als Privatverbrauch zu erfassen. Damit nicht jede Entnahme einzeln bewertet werden muss, erlaubt das Finanzamt die Anwendung von Pauschalbeträgen. Diese vereinfachen die Ermittlung des sogenannten Eigenverbrauchs für Umsatzsteuer und Einkommenssteuer. 

Übersicht der Betriebe, die von der Pauschale Gebrauch machen dürfen: 

• Bäckereien
• Fleischereien
• Gaststätten und Imbissbetriebe
• Konditoreien
• Hotels und Pensionen mit Frühstücksangebot

Die Pauschalen werden vom Bundesfinanzministerium festgelegt und können auf der Seite Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben (Sachentnahmen) für das Kalenderjahr 2025 gefunden werden.

Was darf nicht abgesetzt werden?

Im Umkehrschluss und aus §4 Abs. 5 EStG ergeben sich Verwendungen für und Einkäufe von Lebensmitteln die nicht oder nur teilweise steuerlich geltend gemacht werden dürfen:

• Bewirtungskosten, bzw. Geschäftsessen, sofern sie wirklich Geschäftlicher Natur sind und sich von den Ausgaben her in einem angemessenen Rahmen befinden können nur zu 70% geltend gemacht werden
• Lebensmittel, die (auch) privat konsumiert werden
• Vorratskäufe ohne Bezug zu einem Projekt
• Einkäufe ohne genaue Dokumentation
• Auch Lebensmittel und Nahrungsergänzungsmittel die auf ärztliche Anordnung gekauft werden müssen (z.B. bei Stoffwechselstörungen oder Nährstoffmängeln)

Besonderheit Bewirtungskosten: 

Bewirtungskosten haben nichts mit der Beschaffung von Lebensmitteln in dem Sinne der hier angestrebten steuerlichen Bevorteilung zu tun. Bei Bewirtungskosten geht es um die Ausgaben für Essen, wie beispielsweise Restaurantbesuche, im geschäftlichen Rahmen. Diese können unter normalen Umständen zu 70% abgeschrieben werden, da immer ein gewisser Eigenanteil vermutet wird. Weiterhin darf das Essen auch nicht zu teuer gewesen sein um es als Betriebsausgabe geltend zu machen. Für die Bewirtung von Mittarbeitern gilt, dass diese zu 100% abgesetzt werden kann, wenn sie betrieblich veranlasst ist. 

Lebensmittel richtig in der Steuererklärung angeben

In der Steuererklärung selbst werden die beruflichen Ausgaben in der Anlage EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) eingetragen. So gehst du dabei vor:

1. Anlage EÜR: Diese Anlage ist für die Auflistung deiner Einnahmen und Ausgaben gedacht. Du findest die Anlage EÜR als Teil deiner Einkommensteuererklärung.
2. Betriebsausgaben: Trage die Ausgaben für Lebensmittel unter den Betriebsausgaben ein. Das könnte in den folgenden Bereichen sein:
   1. Wareneinkauf (Zeile 33): Hier kannst du Ausgaben für Zutaten eintragen, wenn sie direkt für die Zubereitung von Gerichten oder Produkten genutzt wurden, die du verkaufst oder für deinen Blog nutzt.
   2. Bewirtungskosten (Zeile 47): Falls es sich um Kosten für Verkostungen oder Veranstaltungen handelt, bei denen du andere Personen bewirtest, könnte dieser Posten zutreffen. Beachte, dass hier spezielle Vorschriften gelten und nur 70% der Bewirtungskosten absetzbar sind.
3. Aufstellung und Belege: Es ist wichtig, dass du eine genaue Aufstellung der Ausgaben führst. Diese muss dem Finanzamt nicht direkt mit der Steuererklärung eingereicht werden, sollte aber im Falle einer Prüfung vorliegen. Eine Excel-Tabelle oder ein Ausdruck der Buchhaltungssoftware kann hier nützlich sein.

➡️Schritt für Schritt Guide – Einnahmeüberschussrechnung erstellen

Umsatzsteuer anmelden - Erklärung

Wenn du nun als Selbstständige:r in eine der oben aufgelisteten Kategorien fällst und dem entsprechend Lebensmittel für deine selbstständige Tätigkeit benötigst, kannst du beim Kauf dieser Lebensmittel den Vorsteuerabzug geltend machen. Voraussetzung ist, dass du die Lebensmittel ausschließlich für die Content-Erstellung, Rezeptentwicklung oder ähnliche berufliche Tätigkeiten verwendest. 

Wichtig: Die Rechnung muss auf deinen Namen ausgestellt sein und eine geschäftliche Nutzung muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Werden die Lebensmittel hingegen auch privat genutzt, ist ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen oder nur anteilig möglich. Eine saubere Trennung zwischen beruflichem und privatem Verbrauch ist deshalb essenziell.

Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, kannst du deine Rechnungen regelmäßig zur Umsatzsteuervoranmeldungans Finanzamt schicken. Dort wird dann die Vorsteuer, die du für die Lebensmittel und weitere Betriebsausgaben ausgegeben hast mit der Umsatzsteuer, die du beim Verkauf deiner Produkte und Dienstleistungen eingenommen hast, verrechnet. Wenn du mehr Vorsteuer gezahlt hast, als du Umsatzsteuer eingenommen hast, bekommst du den Überschuss vom Finanzamt erstattet. Falls das Prinzip von Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Vorsteuer noch neu für dich ist oder du dein Wissen auffrischen möchtest, kannst du dir unseren Beitrag über die Unterschiede der Mehrwert und Umsatzsteuer durchlesen. 

Gute Angewohnheiten für leichteren Umgang mit dem Finanzamt

• Berufliche und private Einkäufe trennen
• Aktive Fotodokumentation der betrieblichen Nutzung
• Projektbezug auf den Belegen notieren
• Belege direkt digitalisieren mit der Accountable App

Prüfung und Abgabe

Überprüfe alle Angaben sorgfältig, um sicherzustellen, dass keine Fehler vorliegen. Eine fehlerfreie Steuererklärung reduziert das Risiko von Nachfragen seitens des Finanzamts. Reiche die Steuererklärung elektronisch über ELSTER, ganze einfach mit Accountable bzw. wende dich an eine:n Steuerberater:in.

FAQ

Lebensmittel: Was kann ich steuerlich absetzen?

Solange Lebensmittel wie in den obigen Beispielen ausschließlich für betriebliche Zwecke verwendet werden, darfst du sie absetzen. 

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ich Lebensmittel steuerlich absetzen kann?

Zusätzlich zu der ausschließlichen betrieblichen Verwendung benötigst du noch die Rechnung.

Muss ich Fotos von den Gerichten einreichen?

Du musst nicht direkt Fotos mitsenden, kannst aber im Zweifelsfall dazu aufgefordert werden einen Nachweis für die betriebliche Nutzung der Lebensmittel nachzureichen. Dann wäre es praktisch, wenn du ein Foto bereit hättest. 

Was, wenn ich ein Gericht selbst gegessen habe?

Dann gilt es nicht mehr als betriebliche Ausgabe und kann nicht in voller Höhe abgesetzt werden. Um das zu umgehen könntest du das Essen des Gerichts zum Teil deines Contents machen.

Kann ich einen Restaurantbesuch von der Steuer absetzen?

Wenn es sich dabei um ein Geschäftsessen handelt, kann dieses zu 70% abgesetzt werden, solange die Kosten eine angemessene Höhe betragen. Falls der Restaurantbesuch ausschließlich der Arbeit dient, im Falle eines Food-Vlogs oder einer Restaurantkritik, können die Kosten komplett abgesetzt werden.

Muss ich die Belege aufbewahren?

Falls du Gewerbetreibende:r bist musst du die Belge 10 Jahre lang aufbewahren. Freiberufler:innen haben hingegen eine Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren. 

Welche anderen beruflichen Ausgaben kann ich als Selbstständige:r absetzen?

Erfahre hier, was du als Selbstständige:r noch von der Steuer absetzen kannst. 

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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