Kassennachschau: Ablauf und Gesetze im Überblick

„Bitte mal die Kasse aufmachen“ – diesen Satz hört niemand gern. Vor allem nicht, wenn das Finanzamt unangekündigt auftaucht, um die Ordnungsmäßigkeit deiner Kasseneinnahmen und -ausgaben zu prüfen. Seit 2018 ist das Finanzamt berechtigt, Kassenprüfungen unangekündigt durchzuführen – auf Geschäftsgrundstücken, in Geschäftsräumen und in geschäftlichen Fahrzeugen. Wir erklären, wie du dich optimal auf eine Kassennachschau vorbereitest.

Was ist die unangekündigte Kassennachschau?

Die ordentliche, gesetzeskonforme Kassenführung ist für alle Pflicht, die durch Verkauf von Dienstleistungen und Waren Einnahmen und Umsätze erzielen. Hierbei spiel es keine Rolle, um welche Branche es sich handelt oder wie groß das Unternehmen ist, solang es um bargeldintensive Geschäfte geht. Auch Gewerbetreibende, Selbstständige und Freiberufler:innen kann somit ein Besuch vom Finanzamt erwarten.

Was bei einer Kassennachschau passiert, verrät der Name: Finanzbeamt:innen möchten nachschauen, wie es in deiner Kasse aussieht. Dazu erfordert es keine Vorankündigung oder Anmeldung. Umso wichtiger ist ordnungsgemäße Kassenführung – je nach analogem oder elektronischem Kassensystem im Kassenbuch oder mit Kassenbuch-Software.

Kassennachschau und Gesetz: Welche Regeln gelten?

Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Kassenführung gilt bei offener Ladenkasse und elektronischem Kassensystem gleichermaßen. Die Berechtigung zur unangekündigten Kassennachschau durch das Finanzamt (BMF) auch bei elektronischen Kassensystemen basiert auf § 146b der Abgabenordnung. Darin formulierte das Bundesfinanzministerium das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“.

Die Finanzverwaltung kann demnach während der Geschäfts- und Arbeitszeiten ohne Vorankündigung sowie außerhalb regulärer Außen- oder Betriebsprüfungen Einsicht in deine Verfahrensdokumentation sowie Aufzeichnungen zu Kasseneinnahmen und Kassenausgaben verlangen.

Gemäß § 146b gelten die gesetzlichen Regelungen ab dem 01. Januar 2018. Für elektronische Kassensysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) gilt die gesetzliche Regelung ab dem 01. Januar 2020.

Weitere gesetzliche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung umfassen:

• Alle elektronischen Kassensysteme benötigen eine zertifizierte elektronische Sicherheitseinrichtung (TSE)
• Es gilt die Pflicht zur Belegausgabe bei elektronischen Kassensystemen (Kassenbons)
• Einzelne Verkaufsvorgänge, Buchungen und Belege müssen im Detail, einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet im Kassensystem aufgezeichnet werden
• Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden
• Eine Verfahrensdokumentation inklusive Unterlagen zum gewählten Kassensystem ist erforderlich

Was bedeutet ordnungsmäßige Buchführung?

Die Grundlagen einer rechtsicheren, ordnungsgemäßen Buchführung definiert das GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die Anforderungen gelten sowohl für bilanzierungspflichtige Unternehmen als auch für Unternehmen und Selbstständige mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Weitere Grundsätze definiert das Handelsgesetzbuch (§ 238 Abs. 1) sowie das Steuerrecht in der Abgabenordnung (§ 140 und 141). Dazu zählen:

• Richtigkeit und Willkürfreiheit
• Klarheit und Übersichtlichkeit
• Einzelbewertung
• Vollständigkeit
• Wertaufhellung
• Sachgerechte Organisation, Gliederung und Aufbewahrung

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Wer ist von einer Kassennachschau betroffen?

Eine Kassennachschau kann alle treffen, die im Tagesgeschäft mit Bargeld oder bargeldlosen Zahlmitteln umgehen oder eines der folgenden Kassensysteme verwenden:

• Offene Ladenkasse
• Registrierkasse
• PC mit installierter Kassensoftware (elektronisches Kassensystem)
• Taxameter
• Apps zur Kassenführung
• Waagen mit Funktionen einer Registrierkasse
• Wegstreckenzähler
• Geldspielgeräte

Besonders betroffen von Kassennachschauen sind bargeld- oder kassenintensive Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel, Apotheken, Diskotheken und Bars, Bäckereien oder Friseure und Modesalons.

Was wird bei einer Kassennachschau vom BMF geprüft?

Bei einer Kassennachschau kommt es zur Prüfung deiner Kasse, deines Kassensystems, aktueller und zurückliegender Kassenaufzeichnungen und Tageskassenberichte, der Kassenbetriebsanleitung und eines aktuellen Kassensturzes. Je nach Branche kann auch deine Preispolitik zum Beispiel anhand von Speisekarten bei einer Kassennachschau in der Gastronomie gehören. Um die Kassennachschau durchzuführen, dürfen Finanzbeamt:innen Zutritt zu Geschäftsräumen, Geschäftsgrundstück und relevanten Homeoffice-Räumlichkeiten verlangen.

Kassennachschau: Ablauf und Dauer

Der Ablauf einer Kassennachschau sieht wie folgt aus:

• Beauftragte Finanzbeamt:innen erscheinen unangekündigt in betreffenden Geschäftsräumen zu üblichen Geschäftszeiten
• Prüfer:innen müssen sich als solche ausweisen
• Prüfer:innen nehmen Einblick in deine Kassen, dein Kassensystem, Zahlsysteme für Ein- und Ausgaben sowie in Kassen- und Buchführungsunterlagen
• Die Kassennachschau bei offener Ladenkasse umfasst die Herausgabe analoger Kassensysteme
• Aufzeichnungen elektronischer Kassensysteme können nach Wunsch ausgedruckt, über Schnittstellen bereitgestellt oder auf Datenträger kopiert werden
• Bei Unregelmäßigkeiten oder Manipulationen können Bußgelder und Nachzahlungen anstehen

Eine Kassennachschau dient häufig als Maßnahme vor anstehenden Betriebsprüfungen, um über die Notwendigkeit einer Betriebsprüfung zu entscheiden. Da Betriebsprüfungen angekündigt werden müssen, kannst du im Voraus bereits zur Sicherheit alle Vorbereitungen für eine mögliche Kassennachschau treffen.

Was hat eine Kassennachschau mit Verfahrensdokumentation zu tun?

Eine Verfahrensdokumentation gehört gemäß GoBD zur elektronischen Buchführung dazu. Mit einer lückenlosen Verfahrensdokumentation legst du die Grundlage für eine erfolgreiche Kassennachschau. Darin hältst du wichtige Informationen wie Aufzeichnungssysteme, Gründe für gewählte Kassensystem sowie digitale Buchführungsprozesse fest.

Kannst du eine Kassennachschau verweigern oder verzögern?

Eine Kassennachschau kannst du verweigern, wenn Prüfer:innen:

• Sich nicht ausweisen
• Beim Steuerberater oder der Steuerberaterin unangekündigt Akteneinsicht nehmen möchten
• Zugang zu steuerlich nicht relevanten Räumlichkeiten verlangen
• Geschäftsräume ohne Bezug zur Kassennachschau durchsuchen
• Ungefragt Schubladen und Schränke öffnen möchten

Eine Verzögerung der Kassennachschau ist möglich, wenn:

• Ein sofortiger Kassensturz das Tagesgeschäft stark behindern würde
• Geschäftsinhaber sowie geschulte Mitarbeiter:innen abwesend sind

Nicht bestandene Kassennachschau: Bußgeld droht

Strafen bei nicht bestandener Kassennachschau reichen bei leichten oder mittleren Verstößen bis 5.000 und bei schweren Verstößen bis 25.000 Euro. Ordnungswidrigkeiten müssen Prüfer:innen gerichtsfest nachweisen – zum Beispiel durch Testeinkäufe, manipulierte Unterlagen, Zeugenbeweise, Sachverständigengutachten und Mitarbeiteraussagen.

Mit unserer Kassennachschau-Checkliste perfekt vorbereitet

Um dich optimal vorzubereiten und dich richtig zu verhalten, beachte unsere Kassennachschau-Checkliste:

• Erfülle alle Anforderungen an ordnungsgemäße Buchführung gemäß GoBD, HGB, AO und Umsatzsteuergesetz
• Erstelle für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg und verwahre jeden Beleg (Einzelaufzeichnungs- und Belegausgabepflicht)
• Bewahre alle Rechnungen einer Registrierkasse auf
• Alle Änderungen an Kassenbucheinträgen müssen nachvollziehbar, begründet und lesbar sein
• Achte auf Kassensturzfähigkeit, um Ist-Kassenbestände mit dem Soll-Bestand abzugleichen
• Dokumentiere Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich
• Nutze elektronische Kassensysteme mit zertifiziertem TSE
• Achte auf aktuelle Tageskassenberichte bei offener Ladenkasse
• Erstelle eine lückenlose Verfahrensdokumentation
• Bleibe Prüfer:innen gegenüber höflich, freundlich und hilfsbereit
• Stelle Unterlagen zur Kassenführung und Buchhaltung eine strukturierte Buchhaltung schnell bereit
• Nutze nach Möglichkeit eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem für Kassenführung und revisionssichere Archivierung
• Bist du nicht regelmäßig in Geschäftsräumen, so bereite Mitarbeiter:innen auf eine Kassennachschau vor (durch Zugriffsrechte, Einweisung in Buchhaltung und Kassenführung, Kassenzugang und Zugriffsrechte)