Spätestens nach dem ersten erfolgreich abgeschlossenen Auftrag als Selbstständige:r musst du dich mit deiner ersten Rechnung auseinandersetzen. Dabei musst du darauf achten, dass die Rechnung rechtskräftig ist und alle wichtigen Informationen über dich, deinen Kunden und den Auftrag enthält.
Damit lassen wir dich aber natürlich nicht alleine! In diesem Artikel erfährst du, welche Angaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen und mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage kannst du sogar sofort selbst loslegen und deine erste eigene Rechnung erstellen. Los geht’s!
Vom Gesetzgeber wird vorgeschrieben, dass du deine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung stellen musst. Dies gilt allerdings nur dann, wenn es sich bei dem Rechnungsempfänger ebenfalls um ein Unternehmen oder einen anderen Selbstständigen handelt. Rechnungen an Privatpersonen unterliegen keiner gesetzlichen Frist, sofern die erbrachte Leistung nicht im Zusammenhang mit einem Grundstück, zum Beispiel bei Putzleistungen oder Gartenarbeiten, entstanden ist.
Ebenfalls gesetzlich geregelt ist, welche Angaben deine Rechnung enthalten muss. Die folgenden Informationen müssen daher auf jeden Fall auf deiner Rechnung aufgeführt sein:
Außerdem kann es sein, dass du optional eine der folgenden Angaben zusätzlich machen musst:
Selbstständige, die weniger als 25.000€ im Jahr verdienen, können von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch. Dadurch wirst du von der Pflicht befreit, Umsatzsteuer zu zahlen und musst diese somit auch nicht auf deinen Rechnungen aufführen. Allerdings können Kleinunternehmer sich so wiederum auch nicht die gezahlte Umsatzsteuer für notwendige geschäftliche Anschaffungen zurückholen.
💡 Tipp von Accountable: Welche Voraussetzungen du noch erfüllen musst und wann es sich für dich lohnt, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen, verraten wir dir in diesem Artikel.
Als Kleinunternehmer musst du auf deinen Rechnungen nur deine Steuernummer und nicht etwa eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Außerdem sollte ein Hinweis darauf, warum du keine Umsatzsteuer ausweist, nicht fehlen. Dieser sieht in der Regel so aus:
„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Eine weitere Ausnahme stellt der Fall dar, dass dein Kunde seinen Unternehmenssitz im Ausland hat. Hier kommt es zuerst einmal darauf an, ob der Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union liegt oder aber in einem sogenannten Drittland ist.
Der Handel innerhalb der EU ist nämlich steuerrechtlich geregelt und wird als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet. Sofern beide am Verkauf beteiligten Parteien eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben, muss keine Umsatzsteuer erhoben werden. Der Rechnungsempfänger muss die erhaltene Ware oder Dienstleistung nämlich in seinem Land selbst versteuern. Dieser Prozess wird als Reverse Charge Verfahren bezeichnet und muss als solches auch auf der Rechnung gekennzeichnet werden.
💡 Tipp von Accountable: Wenn du über unsere kostenlose Rechnungsvorlage eine Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung erstellst, wird die Anwendung des Reverse Charge Verfahrens automatisch auf der Rechnung vermerkt.
Bei Rechnungen in ein Drittland wie beispielsweise die USA oder Australien wird das Ausweisen der Umsatzsteuer bereits ein wenig komplizierter. Hier kommt es nämlich zum einen darauf an, ob das jeweilige Land eventuell ein Steuerabkommen mit Deutschland hat. Zum anderen unterscheidet man auch zwischen konkreten Warenlieferungen und sonstigen Dienstleistungen, Am besten lässt du dich daher von einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin beraten, wenn du Rechnungen mit Umsatzsteuer an ein Drittland stellen musst.
In unserem Artikel „Ausländische Umsatzsteuer: Das musst du als Freelancer beachten” findest du weitere hilfreiche Informationen zu dem Thema.
Jetzt weißt du, was alles auf einer korrekten Rechnung enthalten muss. Allerdings können Rechnungen mit der Zeit auch zu einem ganz schönen Zeitfresser werden. Dabei kann dir unsere kostenlose Rechnungsvorlage helfen! Dafür musst du einfach nur unser Template ausfüllen und erhältst in Sekundenschnelle eine professionelle und nach gesetzlichen Vorgaben gestaltete Rechnung!
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Autor:in - Tino Keller
Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.
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Patric S
31.03.2026
Top App! ich habe sowas von keine Ahnung von der ganzen Geschichte. Aber es ist super erklärt und wirklich sehr leicht ! Ich bin top zufrieden
marco moertzsch
20.11.2025
Bin überwältigt wie gut diese App ist. Sie übernimmt quasi alles für dich, man muss nur seine Sachen eintragen und selbst da übernimmt die KI 90%. Wenn man irgendwas nicht weiß, Probleme oder Fragen hat hilft die Ki oder man bekommt innerhalb von 1-2 Tagen direkt Hilfe von einem Steuer-Coach. UI auch sehr schön und leicht zu bedienen. Absolute Empfehlung von mir, wüsste nicht was man besser machen könnte!
vuno7
20.11.2025
Das Interface leitet einen super einfach durch alle relevanten Dinge: Konten, Einnahmen und Ausgaben, Steuern. Man wird sehr übersichtlich darauf hingewiesen, welche Steuern zu zahlen sind. Wenn man seine Buchhaltung in der Plattform pflegt, werden die Daten automatisch in die richtigen Steuerformulare übertragen. Bei Fragen gibt es den KI Chat und echte Ansprechpartner. Es macht richtig Spaß. Nachdem ich einige Änderungswünsche vorgeschlagen hatte, hat mir der Support sehr kulant geholfen und Nachbesserung versprochen.
Jonathan
20.05.2025
Ein super Steuerprogramm,das Rechnungen schreiben ist sehr einfach. Es ist alles sehr übersichtlich. Sehr gut ist die persönliche Beratung, wenn sie gebraucht wird.
Anonym
25.03.2026
Ich habe noch nie ein Finanzprogramm benutzt, das so zuverlässig, treffsicher und genau die Belege automatisiert ausliest. Einfach super. Die Buchung der einzelnen Vorgänge geht damit in Windeseile – und wenn mal eine Fall nicht ganz klar ist, hilft die KI und der Chatbot super weiter. Die automatischen Vorschläge zur Belegzuordnung sind auch für den absoluten Laien perfekt verständlich. Auf jeden Fall kann ich sagen, dass ich noch nie so schnell die Belegerfassung erledigt hatte. Ich pflege gerade die letzten Monate ein und bin damit ruckzuck durch.
Christian
09.11.2025
Super App. Macht Buchhaltung, Rechnungen erstellen, Steuerzahlung und alles drum und dran sehr einfach. Und wenn man mal Fragen hat, haben die einen tollen Kundenservice. Wirklich empfehlenswert.
Kristina
27.02.2025
Ich liebe die App, ich bin super froh, endlich keinen Papierkram mehr zu haben. Ich hatte erst Probleme beim Upgrade auf meines Plans, aber der Support ist super schnell und hilfsbereit und so konnte ich in kürzester Zeit auch das Upgrade durchführen. Jetzt mit allen Funktionen ist es einfach noch so viel besser, da ich die Anwendung nun auch am PC nutzen kann und Zugriff auf den Chat mit den Steuer-Profis habe, die mich bei jeder Frage unterstützen. Einfach klasse!
LisNutz
11.05.2024
Ich finde das Team von Accountable sehr fachlich, professionell, schnelle Antworten (auch um 22 Uhr). Einfach ein gelungenes Produkt mit einem starken Team dahinter.
Willi H
09.04.2026
Eine sehr übersichtliche und intuitive App. Ich nutze sie seitdem ich meine Selbstständigkeit angefangen habe und habe seitdem noch keine Probleme damit gehabt, dass irgendwas nicht funktioniert hat oder ich den Überblick verloren habe. Außerdem ist es auch total nützlich, dass man Fragen zu Steuern usw. direkt an eine KI oder einen Steuer-Coach stellen kann
Niklas
28.03.2025
