Was alles in eine Handelsbilanz gehört

Ob du als Freiberufler:in oder Selbstständige:r arbeitest – mit Buchhaltung kommst du nicht drum herum. Rechnungen schreiben, Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten und spätestens zur Steuererklärung alles ordentlich sortieren – das gehört einfach dazu. Doch was ist eigentlich eine Handelsbilanz? Und betrifft dich das überhaupt?

Wenn du bisher nur mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gearbeitet hast, bist du vielleicht noch nie mit dem Begriff in Berührung gekommen. Doch ab einer gewissen Unternehmensgröße oder bestimmten Rechtsformen kommst du um eine Handelsbilanz nicht mehr herum.

In diesem Artikel erfährst du, was eine Handelsbilanz ist, welche Bestandteile sie hat und wer sie führen muss. Wir erklären auch, warum es für dich als Selbstständige:r oder Freiberufler:in wichtig sein kann, dieses Thema zumindest grundlegend zu verstehen – selbst wenn du (noch) nicht bilanzierungspflichtig bist.

Was ist eine Handelsbilanz?

Die Handelsbilanz ist per Definition eine systematische Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Sie gibt Auskunft darüber, welche Werte dein Unternehmen besitzt (Aktiva) und wie diese finanziert wurden (Passiva).

👉 Kurz gesagt: Die Handelsbilanz zeigt, wo dein Geld steckt und woher es kommt.

Abgrenzung zur Steuerbilanz und zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

• Handelsbilanz: Wird nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) erstellt und dient in erster Linie der Darstellung der wirtschaftlichen Lage eines Unternehmens.
• Steuerbilanz: Baut auf der Handelsbilanz auf, wird aber an steuerliche Vorgaben angepasst (z. B. durch andere Bewertungsmethoden).
• EÜR: Eine vereinfachte Form der Buchführung, bei der nur Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden – ohne Bilanz.

Was gehört in eine Handelsbilanz?

Die Handelsbilanz besteht aus zwei zentralen Teilen:

1. Aktiva (Vermögenswerte) – hier steht, wo dein Geld steckt
2. Passiva (Finanzierung) – hier steht, woher das Geld kommt

Klingt erstmal abstrakt, aber schauen wir uns das genauer an:

Die Aktiva – Was besitzt dein Unternehmen?

Die Aktiva zeigen das gesamte Vermögen deines Unternehmens und werden in zwei Kategorien unterteilt:

• Anlagevermögen: Alles, was langfristig im Unternehmen bleibt, z. B.:
  • Maschinen, Computer, Firmenfahrzeuge
  • Geschäftsausstattung (Möbel, technische Geräte)
  • Grundstücke und Gebäude
  • Lizenzen oder Patente
• Umlaufvermögen: Alles, was sich kurzfristig verändert, z. B.:
  • Bargeld, Bankguthaben
  • Offene Rechnungen von Kund:innen (Forderungen)
  • Waren und Rohstoffe

👉 Merke: Das Anlagevermögen bleibt lange im Unternehmen, das Umlaufvermögen verändert sich regelmäßig.

Die Passiva – Wie ist dein Unternehmen finanziert?

Die Passiva zeigen, woher das Kapital kommt, das in den Aktiva steckt. Auch hier gibt es zwei große Gruppen:

• Eigenkapital: Das ist dein eigenes Geld oder der erwirtschaftete Gewinn.
• Fremdkapital: Hier stehen alle Schulden, z. B.:
  • Bankkredite
  • Offene Rechnungen bei Lieferant:innen (Verbindlichkeiten)
  • Steuerverbindlichkeiten

👉 Faustregel: Die Aktiva und Passiva sind immer gleich groß – das nennt man Bilanzgleichung.

Zusätzlicher Bestandteil: Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Neben der eigentlichen Bilanz gehört zur Handelsbilanz auch eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Sie zeigt, wie sich das Geschäftsergebnis eines Jahres zusammensetzt, indem sie Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellt.

• Umsatz (Verkäufe, Dienstleistungen)
• Betriebskosten (Miete, Werbung, Löhne)
• Abschreibungen (Wertverlust von Maschinen oder Fahrzeugen)

Am Ende zeigt die GuV den Gewinn oder Verlust des Unternehmens – dieser fließt ins Eigenkapital der Bilanz ein.

Wer muss eine Handelsbilanz erstellen?

Die Pflicht zur Erstellung einer Handelsbilanz ergibt sich aus § 238 HGB, der vorschreibt:

"Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen."

Doch nicht jede Selbstständigkeit fällt automatisch unter diese Regel. Hier die wichtigsten Fälle:

Bilanzierungspflichtig sind:

• Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG, AG) – unabhängig von Umsatz oder Gewinn
• Gewerbetreibende mit mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn pro Jahr (§ 241a HGB)

EÜR reicht aus für:

• Freiberufler:innen (z. B. Ärzt:innen, Designer:innen, Berater:innen)
• Gewerbetreibende mit weniger als 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn pro Jahr

Das bedeutet: Solange du als Freelancer:in oder Kleinunternehmer:in unter diesen Grenzen bleibst, kannst du dich auf die EÜR verlassen. Erst wenn dein Geschäft wächst, wird eine Bilanzierungspflicht relevant.

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Sonderfälle: Wann eine freiwillige Bilanz sinnvoll sein kann

Auch wenn du nicht verpflichtet bist, eine Handelsbilanz zu erstellen, kann es in manchen Fällen vorteilhaft sein:

• Für Kredite oder Investoren: Banken und Investor:innen verlangen oft eine vollständige Bilanz, um die finanzielle Lage besser bewerten zu können.
• Für eine bessere Finanzplanung: Eine Bilanz gibt dir ein detailliertes Bild deiner wirtschaftlichen Lage und hilft bei langfristigen Entscheidungen.
• Für einen späteren Rechtsformwechsel: Falls du planst, deine Selbstständigkeit in eine GmbH oder UG umzuwandeln, macht eine frühzeitige Bilanzierung den Übergang leichter.

Wie wird eine Handelsbilanz erstellt?

Falls du bilanzierungspflichtig bist oder freiwillig eine Bilanz erstellen möchtest, stellt sich die Frage: Wie geht das eigentlich? Keine Sorge, du musst das nicht komplett selbst machen – es gibt Softwarelösungen und Steuerberater:innen, die dich unterstützen. Trotzdem hilft es, die Grundzüge zu kennen.

Schritt-für-Schritt zur Handelsbilanz

1. Buchführung über das gesamte Jahr führen

• Alle Geschäftsvorfälle müssen laufend dokumentiert werden (Einnahmen, Ausgaben, Investitionen).
• Falls du bilanzierst, nutzt du die doppelte Buchführung: Jeder Geschäftsvorfall wird zweifach erfasst (Soll & Haben).

2. Jahresabschluss vorbereiten

• Inventur: Zum Bilanzstichtag (meist 31.12.) müssen alle Vermögenswerte und Schulden erfasst werden.
• Bewertung der Vermögenswerte: Anlagevermögen wird nach gesetzlichen Vorschriften bewertet, z. B. durch Abschreibungen.
• Forderungen & Verbindlichkeiten prüfen: Sind Rechnungen offen oder musst du noch Zahlungen leisten?

3. Handelsbilanz erstellen

• Aktiva: Was besitzt dein Unternehmen (z. B. Maschinen, Bankguthaben, offene Rechnungen)?
• Passiva: Wie wurde das finanziert (Eigenkapital, Kredite, Lieferantenschulden)?
• GuV-Erstellung: Hier wird der Gewinn oder Verlust ermittelt und ins Eigenkapital übernommen.

4. Bilanz veröffentlichen (falls erforderlich)

• Kapitalgesellschaften müssen ihre Bilanz beim Bundesanzeiger einreichen.
• Einzelunternehmer:innen und Personengesellschaften sind dazu meist nicht verpflichtet.

Handelsbilanz: Unterschiede zur Steuerbilanz 

Viele denken, dass die Handelsbilanz und die Steuerbilanz dasselbe sind – das stimmt aber nicht. Die Handelsbilanz soll die wirtschaftliche Lage des Unternehmens korrekt darstellen, während die Steuerbilanz vor allem das Finanzamt interessiert.

Die wichtigsten Unterschiede

Das bedeutet: Dein Gewinn kann in der Handelsbilanz anders aussehen als in der Steuerbilanz. Steuerberater:innen helfen dabei, beide Rechnungen korrekt aufzustellen.

Falls du nur eine EÜR machst, betrifft dich das nicht – denn hier gibt es keine Bilanz, sondern nur eine Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben.

Fazit: Ist die Handelsbilanz für Selbstständige relevant?

Kurz gesagt: Falls du nicht bilanzierungspflichtig bist, brauchst du keine Handelsbilanz – aber es kann sich trotzdem lohnen, deine Finanzen nach ähnlichen Prinzipien zu organisieren.

Wann reicht die EÜR aus?

• Du bist Freiberufler:in oder Kleinunternehmer:in.
• Dein Umsatz bleibt unter 600.000 € und dein Gewinn unter 60.000 €.
• Du brauchst keine Bilanz für Banken oder Investor:innen.

Wann kann eine Handelsbilanz sinnvoll sein?

• Du willst wachsen: Falls dein Business expandiert und du bald über die EÜR-Grenzen kommst, hilft eine frühzeitige Umstellung.
• Du brauchst Kredite: Banken und Investor:innen wollen eine Bilanz sehen.
• Du planst eine GmbH oder UG: Falls du deine Selbstständigkeit in eine Kapitalgesellschaft umwandelst, ist eine Bilanz Pflicht.

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Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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