Controlling für KMU und Selbstständige: Warum es sich lohnt

Eigentlich kommt das Instrument aus der Welt der großen, global tätigen Konzerne. Aber auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sowie für Selbstständige, die eigenverantwortlich wirtschaften, ist Controlling unter bestimmten Umständen eine sinnvolle Methode, um die eigenen Zahlen und Ziele im Überblick zu behalten, Entwicklungen vorherzusehen – und so auf dem Markt zu bestehen.

In diesem Artikel erklären wir dir, wie Controlling bei KMU funktioniert, welche Vorteile und Schwierigkeiten es mit sich bringen kann – und warum es heute wichtiger ist als je zuvor.

Controlling für KMU – kurz zusammengefasst

• Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) bildet bereits eine solide Grundlage für dein Controlling.

• Controlling hilft KMU, Ziele systematisch zu planen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen.

• Auch ohne eigene Abteilung kannst du mit klaren Kennzahlen und regelmäßiger Analyse arbeiten.

• Besonders wichtig sind Liquidität, Umsatzerlöse und Eigenkapital.

Was ist Controlling?

Unter dem Oberbegriff „Controlling“ werden zahlreiche Tätigkeiten und Strategien zusammengefasst, die in einem Unternehmen dafür sorgen sollen, dass Ziele erreicht werden. Dafür sollen einerseits tägliche Abläufe überwacht und optimiert und andererseits langfristige Handlungsempfehlungen ausgesprochen werden. In großen Konzernen führt an dieser Art der Kontrolle kein Weg vorbei. Häufig haben sie eigene Abteilungen, die die Geschäftsführung beraten und unterstützen.

Die Aufgaben, die durch das Controlling übernommen werden, sind dabei äußerst vielschichtig. Nur wenn eine ganzheitliche Strategie entwickelt wird, die aktuelle Gegebenheiten ebenso berücksichtigt wie zukünftige Entwicklungen, kann das Unternehmen auf sicheren Beinen stehen.

Wichtig ist dabei die Abgrenzung zur Buchhaltung: Während die Buchhaltung vergangene Geschäftsvorfälle dokumentiert, geht Controlling einen Schritt weiter. Es analysiert diese Zahlen, setzt sie in Relation zu den Unternehmenszielen und leitet daraus konkrete Maßnahmen ab. Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung ergibt sich für Kaufleute übrigens aus § 238 HGB, der die grundlegenden Buchführungspflichten regelt.

Gerade für KMU bedeutet das: Controlling ist kein Selbstzweck, sondern ein Instrument, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wie funktioniert Controlling für KMU?

Controlling kann auch bei KMU verschiedene Aufgaben übernehmen, um dadurch das Unternehmen wirtschaftlicher aufzustellen. Controller:innen erhalten dafür in der Regel Einsicht in alle Bereiche einer Firma und arbeiten eng mit der Management-Ebene oder direkt der Chefetage zusammen. Gerade bei KMU und Selbstständigen liegt das Controlling häufig direkt in der Verantwortung der Geschäftsführung. Die Aufgaben können in verschiedene Teilbereiche gegliedert werden.

Zielsetzung

Über allem steht die kurz-, mittel- und langfristige Planung. In einem Unternehmen sollten Ziele formuliert werden, die dann ins Controlling eines KMU mit einfließen. Das betrifft

• wirtschaftliche Meilensteine
• eine Umsatzprognose
• mögliche Änderungen am eigenen Standort und der Größe einer Firma sowie
• die personelle Zusammensetzung

Diese Ziele sind die Leitlinien, an denen Controller:innen sich orientieren können und sollen. Ohne klar definierte Zielgrößen lässt sich nicht beurteilen, ob sich das Unternehmen auf dem richtigen Weg befindet.

Gerade in kleineren Unternehmen wird die Bedeutung von Controlling häufig unterschätzt. Doch wer keine konkreten Umsatzziele, Kostenbudgets oder Liquiditätspläne festlegt, kann später nur schwer Abweichungen erkennen.

Analyse und Steuerung

Der zweite wichtige Teilbereich ist die eigentliche Kontrolle des Ist-Zustands in Hinblick auf die gemeinsam erarbeitete Strategie. Im Fokus steht dabei die Frage, ob die vereinbarten Maßnahmen zum gewünschten Erfolg führen.

Ist dies der Fall, sind keine größeren Änderungen nötig. Gibt es aber Abweichungen von den erwarteten Ergebnissen, müssen die gewählten Methoden angepasst und optimiert werden. Auch dies ist eine wichtige Aufgabe des Controllings.

In der Praxis bedeutet das häufig einen regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich. Dabei spielt auch die periodengerechte Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen eine Rolle. Die gesetzlichen Bewertungsgrundsätze hierzu finden sich in § 252 HGB.

Bei einem Soll-Ist-Vergleich werden geplante Umsätze, Kosten oder Investitionen den tatsächlichen Zahlen gegenübergestellt. Weichen diese stark voneinander ab, sollten die Ursachen analysiert und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Eine hilfreiche Methode ist hier die kurzfristige Erfolgsrechnung, mit der du Erträge und Aufwendungen periodengerecht gegenüberstellen kannst. Ergänzend dazu sorgt die Abgrenzungsrechnung dafür, dass Aufwendungen und Erträge dem richtigen Zeitraum zugeordnet werden. Besonders wichtig ist, dass du den Überblick über offene Posten behältst, also noch nicht bezahlte Rechnungen.

Austausch

Controller:innen sollten immer einen engen Austausch mit den Personen haben, die in einem Unternehmen die Entscheidungen treffen. Während das in einer großen Firma vor allem die Abteilungsleiter:innen und Institutionen darüber sind, gehen die regelmäßigen Berichte in kleineren Unternehmen meist direkt an den oder die Chef:in.

So kann der Kurs im Notfall schnell korrigiert werden. Gerade bei KMU sind Entscheidungswege oft kürzer, was ein Vorteil sein kann: Maßnahmen lassen sich schneller umsetzen als in großen Konzernstrukturen.

Liquiditätscontrolling als zentrale Aufgabe

Ein Aspekt, der in kleinen und mittelständischen Unternehmen eine besonders große Rolle spielt, ist die Sicherung der Liquidität. Ein Unternehmen kann Gewinne ausweisen und dennoch in Zahlungsschwierigkeiten geraten. Das gilt insbesondere für KMU und für Selbstständige, deren finanzielle Spielräume oft begrenzt sind. Das ist kein seltenes Szenario: Das Statistische Bundesamt veröffentlicht regelmäßig Zahlen zu beantragten Unternehmensinsolvenzen, die zeigen, wie wichtig ein früher Blick auf die Liquidität ist.

Deshalb gehört eine regelmäßige Liquiditätsplanung zwingend zum Controlling eines KMU. Dabei werden erwartete Einzahlungen und Auszahlungen gegenübergestellt. So lässt sich frühzeitig erkennen, ob Engpässe drohen. Gerade Steuerzahlungen, Investitionen oder größere Wareneinkäufe sollten in dieser Planung berücksichtigt werden.

Welche Vorteile bietet KMU-Controlling?

Auch in KMU dient Controlling also vor allem dazu, das Wohlergehen der Firma auch für die Zukunft sicherzustellen. Arbeitsabläufe sollen optimiert und Trends und Entwicklungen frühzeitig berücksichtigt werden. Die Arbeit gewinnt an Effizienz und die Entscheidungen werden fundierter. Budgets können besser eingeplant und Ressourcen sinnvoller genutzt oder angepasst werden. Während die Risiken sinken, entstehen möglicherweise neue Chancen, die ohne Controlling nicht entdeckt werden würden.

Welche Vorteile bietet KMU-Controlling?

Auch in KMU dient Controlling also vor allem dazu, das Wohlergehen der Firma auch für die Zukunft sicherzustellen. Arbeitsabläufe sollen optimiert und Trends und Entwicklungen frühzeitig berücksichtigt werden.

Die Arbeit gewinnt an Effizienz und die Entscheidungen werden fundierter. Budgets können besser eingeplant und Ressourcen sinnvoller genutzt oder angepasst werden. Während die Risiken sinken, entstehen möglicherweise neue Chancen, die ohne Controlling nicht entdeckt werden würden.

Darüber hinaus schafft Controlling Transparenz. Unternehmer:innen erhalten ein klareres Bild über ihre finanzielle Situation und können Investitionen oder strategische Veränderungen besser abwägen. Zudem ist eine strukturierte Zahlenbasis hilfreich im Falle einer Betriebsprüfung, da du alle relevanten Kennzahlen nachvollziehbar dokumentieren kannst.

Tipp von Accountable: Informationen zur steuerlichen Außenprüfung stellt das Bundesfinanzministerium bereit.

Welche Kennzahlen sind entscheidend fürs KMU-Controlling?

Es können ganz unterschiedliche Kennzahlen für das KMU-Controlling herangezogen werden. Welche am Ende für den Erfolg entscheidend sind, hängt auch stark von der Branche, den selbstgesteckten Zielen und der Geschäftsidee der Firma ab.

Aus den unterschiedlichen finanziellen Informationen entsteht dann allerdings ein Bild, das einen belastbaren Gesamteindruck der aktuellen Situation und der mittelfristigen Zukunft vermittelt. Folgende Kennzahlen dürften in den meisten Unternehmen für eine zielführende Beurteilung relevant sein:

• Eigenkapital
• Umsatzerlöse
• Gewinn nach Steuern
• Verbindlichkeiten
• Kundenanzahl
• Anzahl der Neukund:innen
• Anzahl der Aufträge
• Produktions- und Lieferkosten
• Produktions- und Liefermengen
• Stornierungen
• Krankentage

Je nach Unternehmensform können zusätzlich Kennzahlen wie die Eigenkapitalquote, der Cashflow oder der Deckungsbeitrag sinnvoll sein. Sie helfen dabei, die Stabilität und Wirtschaftlichkeit genauer einzuschätzen. Auch Privatentnahmen sollten regelmäßig berücksichtigt werden, da sie direkten Einfluss auf die Liquidität deines Unternehmens haben.

Controlling-Software für KMU

Viele der benötigten Arbeitsschritte lassen sich bereits über Excel durchführen. Dies ist gerade bei kleinen Unternehmen häufig ausreichend, spart Kosten und am Ende auch Zeit.

Das bedeutet allerdings nicht, dass es keine sinnvolle Software für das Controlling in KMU gibt. Folgende Programmarten können dir dabei helfen, den Überblick zu behalten und dein Unternehmen optimal aufzustellen:

• Liquiditätsmanagement: Hierdurch können all deine Cashflows geplant und überwacht werden.
• Buchhaltungsprogramme: Zusätzlich zu oder statt Excel gibt es Programme, die die Buchhaltung speziell für KMU erleichtern.
• Performance-Management: Mit der passenden Software lassen sich Arbeitsabläufe planen, überwachen, speichern und bei Bedarf anpassen.

Tipp von Accountable: Jedes Unternehmen hat zur Koordination bereits mindestens ein Controlling-Instrument zur Verfügung, nämlich die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Deine Buchhaltung oder dein:e Steuerberater:in stellt dir diese monatlich bereit. Nutze sie als Ausgangspunkt für dein Controlling.

Mögliche Probleme bei KMU-Controlling

Controlling hat für KMU also im Prinzip eine genauso große Relevanz wie für große Konzerne. Trotzdem kann es bei einem Einsatz in einer kleinen Unternehmen zu ganz anderen Problemen und Schwierigkeiten kommen.

Dazu gehören insbesondere die folgenden Szenarien:

• Personelle Engpässe: Controlling für KMU funktioniert nur, wenn alle Datenbanken und Tabellen gewissenhaft gepflegt und die Ergebnisse regelmäßig besprochen werden. Das ist gerade bei einer Firma mit nur wenigen Mitarbeiter:innen nur schwer zu bewältigen.
• Finanzielle Engpässe: Die entsprechende Software oder sogar ein:e eigene:r Controller:in benötigen Budget. Das kann nicht jedes Unternehmen leisten.
• Falsche Annahmen: Controlling stellt deutlich höhere Anforderungen als die einfache Buchhaltung. Während diese vor allem den Ist-Zustand beleuchtet, hat die tiefergehende Analyse auch die Zukunft der Firma im Blick.

Wenn du also auf Controlling setzen möchtest, benötigst du dafür Zeit und Ressourcen. Die Ergebnisse können dies rechtfertigen, aber es ist ein langer Atem wichtig.

Controlling für KMU über eine externe Firma

Grundsätzlich gibt es auch die Möglichkeit, ein externes Unternehmen mit dem KMU-Controlling zu beauftragen. So bindest du kein eigenes Personal und erhältst einen objektiven Blick auf deine Firma.

Gleichzeitig sind auch hier die Kosten ein wichtiger Faktor und die Einarbeitung dauert oft länger. Damit die Ergebnisse auch wirklich einen Mehrwert haben, ist dazu der regelmäßige Austausch wichtig, der ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt.

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Fazit

Controlling ist heute sowohl für KMU als auch für Selbstständige ein zentrales Instrument der Unternehmenssteuerung. Es hilft dabei, Ziele klar zu definieren, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten kann ein strukturiertes Controlling sichtbare positive Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben.

FAQ

Brauchen kleine Unternehmen wirklich Controlling?
Ja, auch kleinere Unternehmen profitieren von klaren Kennzahlen und regelmäßiger Analyse.

Was ist der Unterschied zwischen Buchhaltung und Controlling?
Die Buchhaltung dokumentiert die Vergangenheit. Controlling analysiert diese Daten und richtet den Blick auf die Zukunft.

Welche Kennzahl ist besonders wichtig?
Die Liquidität ist für viele KMU entscheidend, da sie die Zahlungsfähigkeit sichert.