Controlling: Auch für KMU sinnvoll

Eigentlich kommt das Instrument ja aus der Welt der großen, global tätigen Konzerne. Aber auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist Controlling unter bestimmten Umständen eine sinnvolle Methode, um die eigenen Zahlen und Ziele im Überblick zu behalten, Entwicklungen vorherzusehen – und so auf dem Markt zu bestehen. 

In diesem Artikel erklären wir dir, wie Controlling bei KMU funktioniert und welche Vorteile und Schwierigkeiten es mit sich bringen kann.

Was ist Controlling?

Unter dem Oberbegriff „Controlling“ werden zahlreiche Tätigkeiten und Strategien zusammengefasst, die in einem Unternehmen dafür sorgen sollen, dass Ziele erreicht werden. Dafür sollen einerseits tägliche Abläufe überwacht und optimiert und andererseits langfristige Handlungsempfehlungen ausgesprochen werden. In großen Konzernen führt an dieser Art der Kontrolle kein Weg vorbei. Häufig haben sie eigene Abteilungen, die die Geschäftsführung beraten und unterstützen.

Die Aufgaben, die durch das Controlling übernommen werden, sind dabei äußerst vielschichtig. Nur wenn eine ganzheitliche Strategie entwickelt wird, die aktuelle Gegebenheiten ebenso berücksichtigt wie zukünftige Entwicklungen, kann das Unternehmen auf sicheren Beinen stehen. 

Wie funktioniert Controlling für KMU?

Controlling kann auch bei KMU verschiedene Aufgaben übernehmen, um dadurch das Unternehmen wirtschaftlicher aufzustellen. Controller:innen erhalten dafür in der Regel Einsicht in alle Bereiche einer Firma und arbeiten eng mit der Management-Ebene oder direkt der Chefetage zusammen. In kleineren Unternehmen übernehmen Chef:innen die Aufgaben teilweise auch selbst. Diese können in verschiedene Teilbereiche gegliedert werden.

Zielsetzung

Über allem steht die kurz-, mittel- und langfristige Planung. In einem Unternehmen sollten Ziele formuliert werden, die dann ins Controlling eines KMU mit einfließen. Das betrifft wirtschaftliche Meilensteine, eine Umsatzprognose, mögliche Änderungen am eigenen Standort und der Größe einer Firma und auch die personelle Zusammensetzung. Diese Ziele sind die Leitlinien, an denen Controller:innen sich orientieren können und sollen.

Analyse und Steuerung

Der zweite wichtige Teilbereich ist die eigentliche Kontrolle des Ist-Zustands in Hinblick auf die gemeinsam erarbeitete Strategie. Im Fokus steht dabei die Frage, ob die vereinbarten Maßnahmen zum gewünschten Erfolg führen. Ist dies der Fall, sind keine größeren Änderungen nötig. Gibt es aber Abweichungen von den erwarteten Ergebnissen, müssen die gewählten Methoden angepasst und optimiert werden. Auch dies ist eine wichtige Aufgabe des Controllings.

Austausch

Controller:innen sollten immer einen engen Austausch mit jenen Personen haben, die in einem Unternehmen die Entscheidungen treffen. Während das in einer großen Firma vor allem die Abteilungsleiter:innen und Institutionen darüber sind, gehen die regelmäßigen Berichte in kleineren Unternehmen meist direkt an den oder die Chef:in. So kann der Kurs im Notfall schnell korrigiert werden.

Welche Vorteile bietet KMU-Controlling?

Auch in KMU dient Controlling also vor allem dazu, das Wohlergehen der Firma auch für die Zukunft sicherzustellen. Arbeitsabläufe sollen optimiert und Trends und Entwicklungen frühzeitig berücksichtigt werden. Die Arbeit gewinnt an Effizienz und die Entscheidungen werden fundierter. Budgets können besser eingeplant und Ressourcen sinnvoller genutzt oder angepasst werden. Während die Risiken sinken, entstehen möglicherweise neue Chancen, die ohne Controlling nicht entdeckt werden würden.

Welche Kennzahlen sind entscheidend?

Es können ganz unterschiedliche Kennzahlen für das KMU-Controlling herangezogen werden. Welche am Ende für den Erfolg entscheidend sind, hängt auch stark von der Branche, den selbstgesteckten Zielen und der Geschäftsidee der Firma ab. Aus den unterschiedlichen finanziellen Informationen entsteht dann allerdings ein Bild, das einen belastbaren Gesamteindruck der aktuellen Situation und der mittelfristigen Zukunft vermittelt.

Folgende Kennzahlen dürften hingegen in den meisten Unternehmen für eine zielführende Beurteilung relevant sein:

• Eigenkapital
• Umsatzerlöse
• Gewinn nach Steuern
• Verbindlichkeiten
• Kundenanzahl
• Anzahl der Neukund:innen
• Anzahl der Aufträge
• Produktions- und Lieferkosten
• Produktions- und Liefermengen
• Stornierungen
• Krankentage

Es gibt zahlreiche weitere Kennzahlen, die du für das Controlling deines KMU berücksichtigen kannst.

Controlling-Software für KMU

Viele der benötigten Arbeitsschritte lassen sich bereits über Excel durchführen. Dies ist gerade bei kleineren Firmen häufig ausreichend, spart Kosten und am Ende auch Zeit. Das bedeutet allerdings nicht, dass es keine sinnvolle Software für das Controlling in KMU gibt. Folgende Programmarten können dir dabei helfen, den Überblick zu behalten und dein Unternehmen optimal aufzustellen:

• Liquiditätsmanagement: Hierdurch können all deine Cashflows geplant und überwacht werden.
• Buchhaltungsprogramme: Zusätzlich zu oder statt Excel gibt es auch Programme, die die Buchhaltung speziell für KMU erleichtern.
• Performance-Management: Mit der passenden Software lassen sich Arbeitsabläufe planen, überwachen, speichern und bei Bedarf anpassen.

Tipp von Accountable: Jedes Unternehmen hat zur Koordination bereits mindestens ein Controlling-Instrument zur Verfügung, nämlich die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Deine Buchhaltung oder dein:e Steuerberater:in stellt dir diese monatlich bereit. Nutze sie als Ausgangspunkt für dein Controlling.

Mögliche Probleme bei KMU-Controlling

Controlling hat für KMU also im Prinzip eine genauso große Relevanz wie für große Konzerne. Trotzdem kann es bei einem Einsatz in einer kleineren Firma zu ganz anderen Problemen und Schwierigkeiten kommen. Dazu gehören insbesondere die folgenden Szenarien:

• Personelle Engpässe: Controlling für KMU funktioniert nur, wenn alle Datenbanken und Tabellen gewissenhaft gepflegt und die Ergebnisse regelmäßig besprochen werden. Das ist gerade bei einer Firma mit nur wenigen Mitarbeiter:innen nur schwer zu bewältigen. Die Kapazitäten für eine umfangreiche Analyse fehlen daher oft.
• Finanzielle Engpässe: Dies steht auch in direktem Zusammenhang mit der finanziellen Situation einer (kleineren oder mittleren) Firma. Die entsprechende Software oder sogar ein(e) eigene(e) Controller:in benötigen Budget, um die entsprechenden Ergebnisse erzielen zu können. Das kann nicht jedes Unternehmen leisten.
• Falsche Annahmen: Controlling stellt deutlich höhere Anforderungen als die einfache Buchhaltung. Während diese vor allem den Ist-Zustand und die jüngere Vergangenheit beleuchtet, hat die tiefergehende Analyse auch die Zukunft der Firma im Blick. Wer also auf Controlling setzen möchte, benötigt dafür Zeit und Ressourcen. Die Ergebnisse können dies rechtfertigen, aber es ist ein langer Atem wichtig.

Controlling für KMU über eine externe Firma

Grundsätzlich gibt es auch die Möglichkeit, ein externes Unternehmen mit dem KMU-Controlling zu beauftragen. So bindest du kein eigenes Personal und erhältst einen objektiven Blick auf deine Firma. Gleichzeitig sind auch hier die Kosten ein wichtiger Faktor und die Einarbeitung dauert oft länger. Damit die Ergebnisse auch wirklich einen Mehrwert haben, ist dazu der regelmäßige Austausch wichtig, der ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt.

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Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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