Wie berechnet man die Umsatzsteuerzahllast? Tipps zur Ermittlung der Steuerlast

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Die Umsatzsteuerzahllast berechnest du, indem du die Vorsteuer von der vereinnahmten Umsatzsteuer abziehst:

Umsatzsteuer − Vorsteuer = Umsatzsteuerzahllast

Ist das Ergebnis positiv, musst du den Betrag ans Finanzamt zahlen. Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, erhältst du in der Regel eine Erstattung. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Umsatzsteuerzahllast berechnest, was die Firsten sind und was du zur Voranmeldung und Zahlung wissen musst.

Umsatzsteuerzahllast: Definition 

Die Umsatzsteuerzahllast beschreibt den Betrag, den ein Unternehmen nach Abzug der Vorsteuer an das Finanzamt abführen muss. Sie ergibt sich aus der Differenz zwischen der eingenommenen Umsatzsteuer (auf Verkaufsrechnungen) und der gezahlten Vorsteuer (auf Eingangsrechnungen). Ist die eingenommene Umsatzsteuer höher als die Vorsteuer, ergibt sich eine Zahllast, die an das Finanzamt abgeführt werden muss. Ist die Vorsteuer jedoch höher als die Umsatzsteuer, ergibt sich ein Vorsteuerüberhang, den das Finanzamt erstattet.

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Umsatzsteuerzahllast berechnen: So gehst du vor

Um die Umsatzsteuerzahllast zu berechnen, wird die vereinnahmte Umsatzsteuer mit der gezahlten Vorsteuer verrechnet. Hierzu eine Schritt-für-Schritt-Erklärung:

1. Vereinnahmte Umsatzsteuer ermitteln:
   Zuerst musst du die Umsatzsteuer ermitteln, die du von deinen Kund:innen im jeweiligen Zeitraum eingenommen hast. Diese wird auf den Rechnungen ausgewiesen, die du für deine Waren oder Dienstleistungen ausgestellt hast.
2. Gezahlte Vorsteuer ermitteln:
   Anschließend ermittelst du die Vorsteuerbeträge, die auf den Eingangsrechnungen ausgewiesen sind, also auf Rechnungen, die du von deinen Lieferant:innen erhalten hast.
3. Differenz berechnen:
   Um die Umsatzsteuerzahllast zu berechnen, ziehst du die Vorsteuer von der Umsatzsteuer ab:
   Umsatzsteuer - Vorsteuer = Umsatzsteuerzahllast
   Mit dieser einfachen Formel kannst du die Differenz berechnen und genau feststellen, welchen Betrag du letztlich an das Finanzamt abführen musst.

Umsatzsteuerzahllast Rechenbeispiel:

Angenommen, du hast im vergangenen Monat Umsatzsteuer in Höhe von 5.000 Euro eingenommen. Gleichzeitig hast du für betriebliche Einkäufe Vorsteuer in Höhe von 3.000 Euro gezahlt. Die Berechnung der Umsatzsteuerzahllast sieht dann wie folgt aus:

5.000 € (vereinnahmte Umsatzsteuer) - 3.000 € (gezahlte Vorsteuer) = 2.000 € (Umsatzsteuerzahllast)

Das bedeutet, dass du 2.000 Euro an das Finanzamt abführen musst.

Umsatzsteuerzahllast automatisch berechnen mit Accountable

Die Umsatzsteuerzahllast musst du nicht selbst in Excel berechnen. Accountable erfasst deine Einnahmen und Ausgaben automatisch und berechnet daraus deine Umsatzsteuer, Vorsteuer und die daraus resultierende Zahllast in Echtzeit. So siehst du jederzeit, ob du eine Zahlung an das Finanzamt leisten musst oder eine Erstattung erwarten kannst.

Anschließend erstellt Accountable deine Umsatzsteuervoranmeldung und übermittelt sie direkt an das Finanzamt. Nutzt du zusätzlich Accountable Banking, kannst du die fällige Umsatzsteuer direkt aus der App bezahlen. Bankverbindung und Verwendungszweck werden automatisch übernommen, sodass du keine Daten mehr manuell eingeben musst.

So erledigst du die Berechnung, Übermittlung und Zahlung deiner Umsatzsteuer an einem Ort und minimierst das Risiko von Fehlern oder verspäteten Zahlungen.

Sollversteuerung und Istversteuerung

Die Umsatzsteuerzahllast kann je nach Art der Besteuerung unterschiedlich ermittelt werden. Dabei wird zwischen Sollversteuerung und Istversteuerung unterschieden.

Sollversteuerung (vereinbarte Entgelte): Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer bereits mit der Rechnungsstellung bzw. der Leistungserbringung. Das bedeutet: Du musst die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, auch wenn dein Kunde die Rechnung noch nicht bezahlt hat. Die Sollversteuerung ist in Deutschland der Regelfall.

Istversteuerung (vereinnahmte Entgelte): Bei der Istversteuerung wird die Umsatzsteuer erst fällig, wenn dein Kunde die Rechnung tatsächlich bezahlt hat. Das verbessert deine Liquidität, da du die Steuer nicht vorfinanzieren musst. Unter bestimmten Voraussetzungen können Selbstständige und kleine Unternehmen die Istversteuerung beim Finanzamt beantragen.

💡Wichtig: Die Vorsteuer kannst du grundsätzlich geltend machen, sobald dir eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und die Leistung erbracht wurde. Ob du die Rechnung bereits bezahlt hast, ist dafür in der Regel nicht entscheidend.

Umsatzsteuerzahllast ermitteln: Voranmeldung und Zahlung

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. Darin gibst du an, wie viel Umsatzsteuer du von deinen Kund:innen eingenommen und wie viel Vorsteuer du für betriebliche Ausgaben gezahlt hast. Aus der Differenz ergibt sich deine Umsatzsteuerzahllast oder ein möglicher Vorsteuerüberhang.

Wie häufig du eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, richtet sich grundsätzlich nach der Höhe deiner Umsatzsteuer des Vorjahres. Je nach Fall erfolgt die Abgabe:

• monatlich,
• vierteljährlich oder
• gar nicht, wenn du von der Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung befreit bist.

Die Umsatzsteuerzahllast musst du grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums an das Finanzamt zahlen. Fällt der Stichtag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. Um Säumniszuschläge zu vermeiden, kannst du dem Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen oder die Zahlung rechtzeitig selbst überweisen.

💡 Tipp: Welche Voranmeldungszeiträume aktuell für dich gelten und welche Ausnahmen es gibt, erfährst du in unserem ausführlichen Ratgeber zur Umsatzsteuervoranmeldung.

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Die Umsatzsteuervorauszahlung und damit auch die Zahllast sind jeweils zum 10. des Folgemonats fällig. Sollte der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen, verschiebt sich die Fälligkeit auf den nächsten Werktag. Du kannst dem Finanzamt auch eine Einzugsermächtigung erteilen, um sicherzustellen, dass die Zahllast fristgerecht eingezogen wird und Säumniszuschläge vermieden werden.

Sonderfälle bei der Berechnung der Umsatzsteuerzahllast

In bestimmten Fällen gelten besondere umsatzsteuerliche Regelungen, die sich auf die Berechnung deiner Umsatzsteuerzahllast auswirken können. Dazu gehören unter anderem:

Innergemeinschaftlicher Erwerb

Kaufst du Waren von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Mitgliedstaat, musst du die Umsatzsteuer im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens selbst berechnen und in deiner Umsatzsteuervoranmeldung angeben. Gleichzeitig kannst du die entsprechende Vorsteuer in der Regel direkt geltend machen, sodass sich bei voller Vorsteuerabzugsberechtigung meist keine zusätzliche Steuerbelastung ergibt.

Reverse Charge bei Dienstleistungen innerhalb der EU

Erbringst oder beziehst du Dienstleistungen zwischen Unternehmen innerhalb der EU, kommt häufig das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung. Dabei schuldet nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer, sondern der Leistungsempfänger. Auf deiner Rechnung weist du in diesem Fall keine deutsche Umsatzsteuer aus, sondern verweist auf den Übergang der Steuerschuld. Ob Reverse Charge gilt, hängt unter anderem von der Art der Leistung und dem Sitz des Leistungsempfängers ab.

Differenzbesteuerung

Für bestimmte Waren, beispielsweise Gebrauchtwaren, Kunstgegenstände oder Sammlerstücke, kann die Differenzbesteuerung angewendet werden. Dabei wird nicht der gesamte Verkaufspreis, sondern nur die Differenz zwischen An- und Verkaufspreis versteuert.

💡 Tipp: Das Reverse-Charge-Verfahren und die Umsatzsteuer bei Geschäften innerhalb der EU können komplex sein. In unserem Ratgeber zu Reverse Charge und zur Umsatzsteuer bei Auslandsleistungen erfährst du, wann welche Regelungen gelten und wie du deine Rechnungen korrekt ausstellst.

Negative Umsatzsteuerzahllast und Vorsteuerüberhang

Eine negative Umsatzsteuerzahllast führt zu einem Vorsteuerüberhang, bei dem das Finanzamt dir den überzahlten Betrag erstattet. Dies kann besonders dann vorkommen, wenn du größere Investitionen getätigt hast, die zu hohen Vorsteuerbeträgen führen, während deine Einnahmen (und damit die vereinnahmte Umsatzsteuer) vergleichsweise gering sind.

Beispiel:
Hast du im Monat Vorsteuer in Höhe von 4.000 Euro gezahlt, aber nur Umsatzsteuer in Höhe von 3.000 Euro eingenommen, ergibt sich ein Vorsteuerüberhang von 1.000 Euro. Diesen Betrag kannst du vom Finanzamt zurückfordern.

Umsatzsteuerzahllast berechnen: Fristen und Pflichten

Die fristgerechte Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung sowie die pünktliche Zahlung der Umsatzsteuerzahllast sind gesetzliche Pflichten eines Unternehmens. Verspätungen oder Fehler können zu Säumniszuschlägen oder anderen Strafen führen. Es empfiehlt sich daher, alle relevanten Belege sorgfältig zu verwalten und rechtzeitig die nötigen Berechnungen vorzunehmen.

Video: Umsatzsteuer und Umsatzsteuervoranmeldung einfach erklärt

Du möchtest besser verstehen, wie sich deine Umsatzsteuerzahllast berechnet und wann du Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen musst? In diesem Video erklären wir Schritt für Schritt, wie Umsatzsteuer und Vorsteuer miteinander verrechnet werden, wie die Umsatzsteuervoranmeldung funktioniert und welche Fristen du beachten solltest.

Außerdem erfährst du, was es mit dem Reverse-Charge-Verfahren, der Kleinunternehmerregelung und der Umsatzsteuer bei Geschäften innerhalb der EU auf sich hat. Das Video eignet sich besonders für Selbstständige, die ihre Umsatzsteuerpflicht besser verstehen und typische Fehler bei der Berechnung und Abgabe vermeiden möchten.

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Autor:in - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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