Die besten KI-Tools für die Arbeit: Office und Projektmanagement

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Viele Freelancer:innen und Selbstständige suchen nach Wegen, die tägliche Arbeit effizienter und smarter zu gestalten. In der Welt der Künstlichen Intelligenz (KI) gibt es eine Fülle von Tools, die genau das versprechen – und wir haben die interessantesten für dich herausgesucht!

In unserer Übersicht stellen wir einige der besten KI-basierten Office- und Projektmanagement-Tools vor, die ideal zu den Bedürfnissen von Freelancer:innen und Selbstständige:n entwickelt wurden. 

Nützliche KI-Tools fürs Projektmanagement

Im Projektmanagement können KI-Tools dabei helfen, den Arbeitsaufwand für Projekte zu schätzen und Zeitpläne zu optimieren. So lassen sich Prioritäten setzen und Aufgaben basierend auf Dringlichkeit und Wichtigkeit automatisch neu anordnen. Aber auch Routineaufgaben können durch KI automatisiert werden, wie z.B. das Senden von Rechnungen, das Verfolgen von Zahlungen, das Planen von Meetings oder das Verwalten von E-Mails.

💡Tipp von Accountable: In kreativen Berufen können KI-Tools bei der Ideenfindung, dem Design und sogar bei der Erstellung von Inhalten unterstützen. Mehr dazu in unserem Artikel Die besten KI-Tools: So nutzt du künstliche Intelligenz im Beruf.

Bekannte Anbieter von KI-gestützten Projektmanagement-Tools sind:

• Notion AI: Die Plattform kann Aufgaben automatisieren und bietet ein leistungsfähiges KI-gestütztes Schreibsystem, das sich ideal für die Zusammenfassung von Notizen, das Verfassen von Berichten oder die Bearbeitung erster Entwürfe eignet. Kosten: ca. 10 US-Dollar / Monat.
• Asana Intelligence: Die KI-gestützte Funktion innerhalb des Projektmanagement-Tools Asana kann nicht nur Aufgaben anhand von Regeln und Fristen automatisieren, sondern auch Muster in deiner Arbeitsweise erkennen und Vorschläge machen, wie du deine Produktivität steigerst. Kosten: ca. 11 Euro / Monat.
• Strategy-AI: Für Trello ist das Add-on („Power-up“) Strategy-AI verfügbar. Es hilft bei der Priorisierung von Aufgaben und Projekten basierend auf verschiedenen strategischen Faktoren (Bedeutung, Dringlichkeit etc.). Zudem nutzt das Programm Daten und Muster aus vergangenen und aktuellen Projekten, um Trends und mögliche Ergebnisse vorherzusagen. Kostenlos.
• ClickUp AI: Der KI-gestützter Assistent unterstützt dich bei der Vorhersage von Projektdaten, der Entscheidungsfindung, der Schätzung von Projektkosten und der Risiko- und Teamverwaltung in Echtzeit. Kosten: ca. 12 US-Dollar / Monat.
• Hive: Hive hat seine Cloud-basierte Projektmanagement-Plattform um die KI-Funktion HiveMind erweitert, mit der sich Aufgaben automatisieren und Arbeitsabläufe optimieren lassen. Kostenlos.

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Starke KI-Tools für die Arbeit mit Office

Die großen Anbieter von Office-Umgebungen wie Microsoft und Google haben bereits KI-Funktionen integriert, um die Effizienz und Produktivität zu steigern. Die KI-Tools erleichtern deine Arbeit, denn sie können ebenfalls viele Routineaufgaben automatisieren und helfen dir dabei, schneller und effektiver zu arbeiten. Doch es gibt auch noch eine Reihe an spezielleren KI-Tools.

Microsoft Office 365 (inklusive Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

• Editor in Word: Dieses Tool nutzt KI, um nicht nur Rechtschreib- und Grammatikfehler zu korrigieren, sondern auch stilistische Verbesserungen vorzuschlagen. Es bietet sogar Vorschläge für eine geschlechtsneutrale Sprache.
• Datenanalyse in Excel: Die Funktion „Ideen“ analysiert komplexe Datensätze, identifiziert Trends und Muster und schlägt visuelle Darstellungen wie Diagramme und Pivot-Tabellen vor. 
• Designer in PowerPoint: Der PowerPoint Designer verwendet KI, um professionell aussehende Präsentationslayouts automatisch zu erstellen. Basierend auf dem Inhalt der Folien schlägt es Design-Layouts und -Schemata vor, was die Erstellung ansprechender Präsentationen vereinfacht.
• Cortana in Outlook: Cortana, der digitale Assistent von Microsoft, kann in Outlook für die Planung von Meetings, das Setzen von Erinnerungen und das Verwalten von E-Mails verwendet werden. Cortana kann auch intelligente Vorschläge basierend auf E-Mail-Inhalten machen, wie das Hinzufügen von Terminen zum Kalender.

Preis: ca. 12 Euro / Monat

Google Workspace (inklusive Docs, Sheets, Slides, Gmail):

• Smart Compose in Gmail und Docs: Diese Funktion schlägt während des Tippens Satzfortsetzungen vor, basierend auf häufig verwendeten Phrasen und persönlichem Schreibstil. Dies beschleunigt das Schreiben von E-Mails und Dokumenten.
• Explore in Docs, Sheets und Slides: „Explore“ bietet KI-gestützte Vorschläge und Informationen, wie z.B. das automatische Generieren von Grafiken in Sheets oder Designvorschläge in Slides. In Docs kann es helfen, relevante Informationen aus dem Web zu recherchieren und zu integrieren.
• Sprach-zu-Text in Google Docs: Diese Funktion ermöglicht es, Text durch Sprechen zu erfassen, was besonders nützlich für schnelle Notizen oder bei eingeschränkter Fähigkeit zum Tippen ist.

Preis: ca. 7 US-Dollar / Monat

Apple iWork (Pages, Numbers, Keynote):

Apple iWork bietet grundlegende KI-Integrationen wie Spracherkennung, die es ermöglicht, Text durch Sprechen zu erfassen. Es gibt auch einige automatisierte Funktionen für die Erstellung von Grafiken und Diagrammen, aber im Vergleich zu Microsoft und Google sind die KI-Funktionen begrenzter.

Preis: kostenlos (aber nur für Mac und iOS verfügbar)

KI-basierte Office-Add-Ins:

Neben den integrierten KI-Tools der „großen“ Herstellern gibt eine Vielzahl von Drittanbieter-Add-Ins, bestimmte Erweiterungen, die zum Teil spezifische KI-Funktionen bieten, wie z.B. automatisierte Inhaltsanalyse, erweiterte Rechtschreib- und Grammatikprüfung, und sogar KI-Tools, die helfen, den perfekten Zeitpunkt für das Versenden von E-Mails zu ermitteln.

• Grammarly: Ein fortschrittliches Rechtschreib- und Grammatikprüfungstool, das KI verwendet, um nicht nur Fehler zu korrigieren, sondern auch stilistische Verbesserungen und Vorschläge zur Klarheit des Textes zu bieten.
• Boomerang für Outlook: Ein Add-In, das KI nutzt, um die beste Zeit für das Senden von E-Mails zu bestimmen, Erinnerungen einzurichten und sogar die Antwortwahrscheinlichkeit auf Ihre E-Mails vorherzusagen.
• Power BI für Office 365: Ein leistungsstarkes Tool für die Datenanalyse und das Berichtswesen, das KI verwendet, um Muster in Daten zu erkennen und interaktive, visuelle Berichte und Dashboards zu erstellen.
• Trello Add-In für Outlook: Ermöglicht die Integration von Trello-Boards in Outlook und nutzt KI, um Aufgaben und Projekte effizient zu verwalten und zu organisieren.
• FindTime von Microsoft: Ein Add-In für Outlook, das KI verwendet, um die beste Zeit für Meetings zu finden, indem es die Verfügbarkeit aller Teilnehmer berücksichtigt.
• Textio: Ein Add-In, das KI nutzt, um die Sprache in Jobanzeigen und geschäftlichen Kommunikationen zu optimieren, um Inklusivität und Engagement zu fördern.
• Polly für Microsoft Teams: Ein Umfragetool, das KI verwendet, um Umfragen und Abstimmungen in Microsoft Teams zu erstellen und zu analysieren.
• Crayon Data: Ein Add-In für Excel, das KI nutzt, um große Mengen an Daten zu analysieren und personalisierte Einblicke und Empfehlungen zu liefern.
• Lucidchart Diagrams für Office: Ein Add-In, das KI verwendet, um komplexe Diagramme und Visualisierungen in Office-Dokumenten zu erstellen und zu integrieren.
• Zapier für Office 365: Ermöglicht die Automatisierung von Workflows zwischen Office-Anwendungen und anderen Diensten, indem es KI nutzt, um Muster in Ihren Arbeitsabläufen zu erkennen und zu optimieren.

Preis: häufig kostenlos

KI-gestützte Übersetzungstools

Tools wie Google Translate oder Microsoft Translator können in Office-Anwendungen integriert werden, um Texte in Echtzeit zu übersetzen. Diese Tools sind besonders nützlich in multilingualen Umgebungen und bei der Arbeit mit internationalen Teams.

Preis: auf Anfrage

Automatisierung und Workflow-Management

Tools wie Microsoft Power Automate oder Google App Script ermöglichen es, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren und komplexe Workflows zu erstellen. Diese können von einfachen Aufgaben wie dem Versenden von E-Mails bis hin zu komplexen Prozessen reichen, die mehrere Anwendungen und Dienste integrieren.

Preis: ca. 14 Euro/Monat

💡Tipp von Accountable: Weitere Software-Lösungen findest du in den Ratgebern Digitale Buchhaltung: Software ist ein Muss und Die nützlichsten Apps für Selbstständige.

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Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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