Wie zahle ich Umsatzsteuer ans Finanzamt? Schritt für Schritt erklärt

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Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss die Umsatzsteuer nach der Umsatzsteuervoranmeldung fristgerecht an das Finanzamt zahlen. Dafür musst du zunächst deine Zahllast ermitteln und den Betrag anschließend rechtzeitig überweisen oder per SEPA-Lastschrift einziehen lassen. In diesem Artikel erfährst du, wann die Zahlung fällig ist, wie du die Umsatzsteuer richtig ans Finanzamt abführst und welche Fehler du vermeiden solltest.

Umsatzsteuer bezahlen - Key Takeaways:

• Regelmäßige Abgabe: Selbstständige müssen die Umsatzsteuervoranmeldung je nach Vorgabe monatlich oder vierteljährlich digital einreichen und die Steuer bis zum 10. Tag des Folgemonats bezahlen.
• Berechnung der Umsatzsteuer: Ziehe die gezahlte Vorsteuer (für berufliche Ausgaben) von der Umsatzsteuer ab, die du von deinen Kund:innen eingenommen hast. Der Differenzbetrag wird ans Finanzamt überwiesen.
• Fristen einhalten: Fällt die Frist auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Abgabe und Zahlung auf den nächsten Werktag.
• Rückerstattungen möglich: Bei höheren Ausgaben als Einnahmen oder Umsätzen ohne Umsatzsteuer (z. B. bei Auslandskunden) bekommst du die Vorsteuer erstattet.
• Einfache Abwicklung: Mit Accountable kannst du die Voranmeldung direkt einreichen und mit dem kostenlosen Geschäftskonto die Zahlung auch direkt über die App erledigen.

So berechnet sich der Betrag deiner Umsatzsteuer

Eigentlich ist es ganz einfach: Der Betrag berechnet sich aus der Umsatzsteuer, die du deinen Kund:innen berechnest. Davon ziehst du die Umsatzsteuer ab, die du selbst für Ausgaben gezahlt hast.

Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer

Selbstständige müssen in Deutschland die Umsatzsteuer regelmäßig ans Finanzamt abführen (wenn sie nicht durch die Kleinunternehmerregelung von dieser Pflicht befreit sind). Das heißt, als Selbstständige:r weist du die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen an deine Kund:innen aus. Diese Beträge musst du dann ans Finanzamt übermitteln. Gleichzeitig kannst du die Umsatzsteuer, die du für berufliche Ausgaben gezahlt hast, vom Finanzamt einfordern. Ausgaben und Einnahmen reichst du dann zusammen in der Umsatzsteuervoranmeldung ein. Diese musst du je nach Vorgabe monatlich oder vierteljährig digital übermitteln.

💡Dafür musst du nicht zwingend ELSTER nutzen, du kannst deine Umsatzsteuer auch direkt in der Accountable App einreichen!

Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER selbst machen: Schirtt-für-Schritt-Anleitung

Wie bezahle ich die Umsatzsteuer ans Finanzamt?

Die berechnete Umsatzsteuer überweist du nach der Umsatzsteuervoranmeldung an das Konto deines zuständigen Finanzamts. Damit deine Zahlung korrekt zugeordnet werden kann, solltest du folgende Angaben beachten:

• Steuernummer: Damit ordnet das Finanzamt deine Zahlung deinem Steuerkonto zu.
• Verwendungszweck: Gib den Zeitraum und die Steuerart an, zum Beispiel „Umsatzsteuer-Voranmeldung Januar 2026“ oder „USt 01/2026“.
• Bankverbindung des Finanzamts: Die Kontodaten findest du auf der Website deines zuständigen Finanzamts oder in Bescheiden und Schreiben des Finanzamts.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Diese wird für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU benötigt, spielt für die Überweisung an das Finanzamt jedoch keine Rolle.

Wie du die Umsatzsteuer als Freiberufler:in abführen musst, erfährst du hier.

💡 Tipp von Accountable: Mit Accountable wird deine Umsatzsteuervoranmeldung automatisch erstellt und die fällige Zahllast berechnet. Nutzt du Accountable Banking, kannst du die Umsatzsteuer direkt aus der App an das Finanzamt überweisen. Die Bankverbindung und der Verwendungszweck werden automatisch übernommen, sodass du keine Daten mehr manuell eingeben musst. So erledigst du Voranmeldung und Zahlung in wenigen Minuten.

Bis wann muss ich die Umsatzsteuer ans Finanzamt bezahlen?

Je nachdem, was dein Finanzamt dir mitteilt, musst du die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährig einreichen und überweisen. Das Ende der Frist fällt immer auf den 10. Tag des Folgemonats. Diese Deadline bezieht sich sowohl auf die Abgabe als auch die Zahlung der Umsatzsteuer. Fällt der 10. auf ein Wochenende oder Feiertag, ist der letzte Tag der Frist der nächstfolgende Werktag. Führst du die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich ab, musst du sie also auch bis zum 10. Tag des darauffolgenden Monats bezahlt haben. Musst du sie vierteljährig abgeben, ist der Termin z. B. der 10. April für das erste Quartal.

Zusätzliche Hinweise:

• Mit einer Dauerfristverlängerung verschieben sich die genannten Fristen um einen Monat. In diesem Fall wäre z. B. die Abgabe für Januar bis zum 10. März möglich.
• Bei verspäteter Abgabe oder Zahlung können Säumniszuschläge anfallen.

Wann bekomme ich das Geld von der Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück?

Es ist natürlich auch möglich, dass du in einem Zeitraum gar keine Einkünfte aus der selbstständigen Arbeit hattest, oder du mehr Ausgaben als Einnahmen zu verbuchen hast. Vor allem, wenn du mit deiner Selbstständigkeit noch ganz am Anfang stehst, hast du wahrscheinlich zunächst wenige Einnahmen aber bereits einige berufliche Ausgaben. Auch wenn du viele Kunden im Ausland hast, berechnest du ebenfalls keine Umsatzsteuer, hast aber vielleicht Umsatzsteuer für deine eigenen Ausgaben beim Finanzamt in Deutschland einzufordern.

Umsatzsteuerregeln für geschäftliche Einkäufe innerhalb oder außerhalb der EU

In diesem Fall musst du deine Umsatzsteuervoranmeldung trotzdem einreichen. Allerdings bekommst du dann Geld vom Finanzamt zurück. In der Regel überweist das Finanzamt den zu erstattenden Betrag sogar recht schnell, in ein bis drei Wochen.

💡Tipp von Accountable: Du hast Post vom Finanzamt bekommen und bist nicht sicher, was zu tun ist? Der KI Steuerberater von Accountable hilft dir bei der Beantwortung und fasst dir verständlich zusammen, was zu tun ist. 

Aktuelle Regelungen zur Umsatzsteuer

Derzeit gelten unter anderem folgende wichtige Regelungen für Selbstständige und Kleinunternehmer:

• Neue Kleinunternehmerregelung: Die Umsatzgrenzen wurden angehoben. Du kannst die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Überschreitest du die 100.000-Euro-Grenze, endet die Kleinunternehmerregelung sofort. 
• EU-weite Kleinunternehmerregelung: Unter bestimmten Voraussetzungen können Kleinunternehmer die Steuerbefreiung künftig auch in anderen EU-Mitgliedstaaten nutzen. Dadurch wird grenzüberschreitendes Arbeiten für kleinere Unternehmen einfacher. 
• Weniger Bürokratie: Weitere Änderungen vereinfachen umsatzsteuerliche Pflichten, beispielsweise durch längere Aufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen und Anpassungen im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes. 

💡Accountable ist die Steuerlösung für Selbstständige. Lade dir die kostenlose App herunter oder erstelle dir direkt online einen Account. So hast du von Anfang an deine Buchhaltung und Steuerpflichten wie die Umsatzsteuervoranmeldung im Griff. Unser Team hilft dir zudem jederzeit persönlich im Chat!

Video: Umsatzsteuer und Umsatzsteuervoranmeldung einfach erklärt

In diesem Video erfährst du, wie die Umsatzsteuer funktioniert, wann du eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst und wie du die fällige Umsatzsteuer korrekt ans Finanzamt übermittelst. Außerdem erklären wir den Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer, zeigen dir anhand praktischer Beispiele die Berechnung der Umsatzsteuer und erläutern das Reverse-Charge-Verfahren bei Geschäften innerhalb der EU. Du lernst außerdem, welche Fristen gelten und wie du deine Umsatzsteuervoranmeldung einfach über ELSTER oder mit Accountable einreichst. Das Video richtet sich an Selbstständige, Freiberufler:innen und Unternehmer:innen, die ihre Umsatzsteuer sicher verwalten und typische Fehler vermeiden möchten.

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Autor:in - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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