Hast du dich schon gefragt, was du alles von der Steuer absetzen kannst? Neben typischen Betriebsausgaben wie Laptop, Büromiete oder Fahrtkosten gibt es überraschende Ausgaben, die ebenfalls steuerlich berücksichtigt werden können.
Dabei gilt jedoch: Nicht jede absetzbare Ausgabe ist automatisch eine Betriebsausgabe. Manche Kosten zählen zu den Sonderausgaben, außergewöhnlichen Belastungen oder haushaltsnahen Dienstleistungen. Entscheidend ist, dass du die jeweiligen Voraussetzungen erfüllst und deine Ausgaben nachvollziehbar dokumentierst.
Du kannst sowohl betriebliche als auch bestimmte private Ausgaben steuerlich geltend machen. Entscheidend ist, zu welcher Kategorie die Kosten gehören und wie sie sich auf deine Steuer auswirken.
Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind. Sie reduzieren deinen steuerpflichtigen Gewinn. Daneben können bestimmte private Ausgaben dein Einkommen oder direkt deine festgesetzte Steuer mindern.
| Steuerliche Kategorie | Was bedeutet das? | Beispiel aus diesem Artikel |
| Betriebsausgaben | Beruflich veranlasste Kosten, die deinen Gewinn mindern | Steuerberatung, Apps und Software |
| Sonderausgaben | Gesetzlich begünstigte private Ausgaben | Spenden |
| Außergewöhnliche Belastungen | Zwangsläufig entstandene, ungewöhnlich hohe private Kosten | Krankheits- und Arztfahrtkosten |
| Haushaltsnahe Dienstleistungen | Bestimmte Dienstleistungen in oder für deinen Haushalt | Haustierbetreuung |
| Leistungen für Mitarbeitende | Betriebliche Ausgaben mit zusätzlichen lohnsteuerlichen Regeln | Geschenke und Betriebsveranstaltungen |
Wichtig: Eine Ausgabe kann nicht beliebig einer Kategorie zugeordnet werden. Ausschlaggebend sind immer der tatsächliche Zweck, die gesetzlichen Voraussetzungen und eine plausible Dokumentation.
Nutzt du eine Anschaffung sowohl beruflich als auch privat, darfst du häufig nur den betrieblichen Anteil absetzen. Kaufst du beispielsweise ein Tablet, das du zu 70 Prozent für deine Projekte nutzt, setzt du grundsätzlich auch nur 70 Prozent der berücksichtigungsfähigen Kosten an.
Bei anderen Ausgaben wird dein Gewinn dagegen nicht gemindert. Eine haushaltsnahe Dienstleistung reduziert unter den gesetzlichen Voraussetzungen unmittelbar deine Einkommensteuer. Außergewöhnliche Belastungen wirken sich meist erst aus, wenn deine persönliche zumutbare Belastung überschritten wird.
💡 Tipp: Prüfe deshalb bei jeder ungewöhnlichen Ausgabe zuerst: Warum ist sie entstanden, welcher Kategorie gehört sie an und welchen Nachweis brauchst du?
Betrieblich veranlasste Steuerberatungskosten kannst du als Betriebsausgaben absetzen. Voraussetzung ist, dass die Leistung unmittelbar mit deiner selbstständigen Tätigkeit und der Ermittlung deiner betrieblichen Einkünfte zusammenhängt.
Dazu gehören beispielsweise Kosten für:
Nicht als Betriebsausgabe abziehbar ist dagegen der Anteil, der ausschließlich deine private Einkommensteuererklärung oder andere private Steuerfragen betrifft.
Was gilt bei einer gemischten Rechnung?
Viele Steuerberatungskanzleien übernehmen sowohl deine betriebliche Gewinnermittlung als auch deine private Einkommensteuererklärung. In diesem Fall solltest du die Kosten aufteilen.
Bitte deine:n Steuerberater:in darum, die einzelnen Leistungen und Honorare getrennt auf der Rechnung auszuweisen. So kannst du erkennen, welcher Teil betrieblich veranlasst ist.
Beispiel: Deine Steuerberatung kostet insgesamt 1.200 Euro. Davon entfallen 900 Euro auf Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuererklärung. Weitere 300 Euro betreffen ausschließlich private Angaben. Dann kannst du grundsätzlich 900 Euro als Betriebsausgabe berücksichtigen.
💡 Tipp von Accountable: Bewahre neben der Rechnung auch eine verständliche Leistungsaufstellung auf. Eine pauschale Rechnung ohne Aufteilung erschwert den Nachweis des betrieblichen Kostenanteils.
Geschenke an Kund:innen und Geschäftspartner:innen kannst du bis zu 50 Euro pro Person und Wirtschaftsjahr als Betriebsausgabe absetzen. Das Geschenk muss betrieblich veranlasst sein und darf keine konkrete Gegenleistung vergüten.
Typische Beispiele sind ein Präsent zum Jahresende, Blumen nach einem erfolgreichen Projekt oder eine kleine Aufmerksamkeit zum Firmenjubiläum.
Bei den 50 Euro handelt es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Überschreitest du sie, entfällt der Betriebsausgabenabzug grundsätzlich für sämtliche Geschenke an diese Person im betreffenden Wirtschaftsjahr.
Beispiel: Du schenkst einem Kunden im Frühjahr etwas für 20 Euro und zu Weihnachten ein Präsent für 35 Euro. Insgesamt hast du ihm damit Geschenke im Wert von 55 Euro gemacht. Da du die jährliche Freigrenze überschreitest, sind grundsätzlich beide Geschenke nicht abziehbar.
Ob du bei der Prüfung den Netto- oder Bruttowert verwendest, hängt insbesondere davon ab, ob du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug regelt § 15 UStG.
Wendest du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG an, bist du grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für die 50-Euro-Grenze ist deshalb regelmäßig der Bruttobetrag entscheidend.
Damit das Finanzamt die Ausgabe anerkennen kann, solltest du Geschenke gesondert in deiner Buchhaltung erfassen. Dokumentiere möglichst:
Ein betriebliches Geschenk kann bei der empfangenden Person grundsätzlich steuerpflichtig sein. Du kannst die Einkommensteuer für bestimmte Sachgeschenke unter den Voraussetzungen des § 37b EStG pauschal mit 30 Prozent übernehmen.
💡 Tipp von Accountable: Führe für jede beschenkte Person eine einfache Jahresübersicht. So erkennst du rechtzeitig, ob ein weiteres Geschenk die 50-Euro-Freigrenze überschreiten würde.
Geschenke an Mitarbeitende kannst du grundsätzlich als betriebliche Personalkosten erfassen. Ob das Geschenk für die beschäftigte Person steuerfrei bleibt, hängt jedoch vom Anlass, Wert und von der Art der Zuwendung ab.
Eine Sachzuwendung bis zu 60 Euro inklusive Umsatzsteuer kann als steuerfreie Aufmerksamkeit gelten, wenn sie zu einem besonderen persönlichen Anlass überreicht wird. Dazu zählen beispielsweise ein Geburtstag, eine Hochzeit oder die Geburt eines Kindes. Geldgeschenke gehören dagegen stets zum Arbeitslohn.
Geeignete Aufmerksamkeiten sind beispielsweise:
Beispiel: Du schenkst einer Mitarbeiterin zum Geburtstag Blumen und einen Buchgutschein im Gesamtwert von 55 Euro. Da ein persönlicher Anlass vorliegt und die Grenze eingehalten wird, gehört die Aufmerksamkeit grundsätzlich nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Weihnachten, Ostern oder ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt sind keine persönlichen Ereignisse der einzelnen beschäftigten Person. Ein Geschenk zu einem solchen Anlass fällt deshalb nicht automatisch unter die 60-Euro-Regel.
Auch ein allgemeines Dankeschön oder eine Belohnung für gute Leistungen kann grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn sein.
Unabhängig davon existiert die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro. Für geeignete Gutscheine und Geldkarten gelten dabei jedoch eigene gesetzliche Voraussetzungen. Die gesetzliche Grundlage ist § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG.
💡 Tipp von Accountable: Vermerke auf dem Beleg den Namen der beschäftigten Person, den persönlichen Anlass und das Übergabedatum. So kannst du die Behandlung als steuerfreie Aufmerksamkeit nachvollziehbar begründen.
Beschäftigst du Mitarbeitende, kannst du die Kosten für Betriebsausflüge und Teamevents grundsätzlich als betriebliche Aufwendungen erfassen. Die bekannte Grenze von 110 Euro begrenzt nicht den Betriebsausgabenabzug, sondern betrifft die lohnsteuerliche Behandlung deiner Mitarbeitenden.
Als Betriebsveranstaltungen gelten Veranstaltungen mit gesellschaftlichem Charakter, beispielsweise Weihnachtsfeiern, Sommerfeste oder Betriebsausflüge.
Pro teilnehmender beschäftigter Person bleiben Aufwendungen bis zu 110 Euro brutto je Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei. Der Freibetrag kann für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr genutzt werden. Die Regelung steht in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG.
Voraussetzung ist, dass die Veranstaltung grundsätzlich allen Mitarbeitenden des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Bei den 110 Euro handelt es sich um einen Freibetrag. Überschreiten die Kosten den Betrag, wird daher grundsätzlich nur der übersteigende Anteil steuerpflichtig.
Beispiel: Eine Weihnachtsfeier kostet insgesamt 2.600 Euro. Es nehmen 20 Mitarbeitende teil. Damit entfallen 130 Euro auf jede Person. Nach Abzug des Freibetrags verbleibt ein steuerpflichtiger Vorteil von 20 Euro pro Person.
Dieser Vorteil kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen mit 25 Prozent pauschal versteuert werden. Die Pauschalierung richtet sich nach § 40 Abs. 2 EStG.
Berücksichtigt werden grundsätzlich die gesamten Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer, zum Beispiel:
Fallen bei deinem Teamevent Restaurantkosten an, solltest du außerdem auf einen korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg achten.
Die Kosten werden durch die Zahl der tatsächlich anwesenden Personen geteilt. Kurzfristige Absagen können den Betrag pro Kopf deshalb erhöhen.
Nimmt eine Begleitperson teil, erhält sie keinen eigenen Freibetrag. Ihr Kostenanteil wird der jeweiligen beschäftigten Person zugerechnet.
Arbeitest du ohne Mitarbeitende, wird ein Ausflug oder Restaurantbesuch für dich allein nicht dadurch zur Betriebsausgabe, dass du ihn als Teamevent bezeichnest. Private Freizeitkosten bleiben grundsätzlich nicht abziehbar.
💡 Tipp von Accountable: Bewahre Rechnungen, eine Teilnehmendenliste und die Berechnung der Kosten pro Person gemeinsam auf. So bleibt die lohnsteuerliche Behandlung nachvollziehbar.
➡️ Weiterführender Artikel: Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer:innen
Geld- und Sachspenden für steuerbegünstigte Zwecke kannst du in deiner Einkommensteuererklärung als Sonderausgaben angeben. Für Einzelunternehmer:innen und Freiberufler:innen sind private Spenden grundsätzlich keine Betriebsausgaben. Die gesetzliche Grundlage ist § 10b EStG.
Begünstigt sind unter anderem Spenden für gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke. Du darfst für deine Zuwendung keine konkrete Gegenleistung erhalten.
Spenden und bestimmte Mitgliedsbeiträge sind grundsätzlich bis zu 20 Prozent des Gesamtbetrags deiner Einkünfte als Sonderausgaben abziehbar. Nicht genutzte Beträge können unter den gesetzlichen Voraussetzungen in spätere Jahre vorgetragen werden.
Bei einer einzelnen Spende bis zu 300 Euro kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein vereinfachter Nachweis genügen. Dazu gehören die Buchungsbestätigung des Kreditinstituts und gegebenenfalls ein Beleg der empfangenden Organisation mit den erforderlichen Angaben. Der vereinfachte Nachweis ist in § 50 EStDV geregelt.
Bei einer höheren Spende benötigst du grundsätzlich eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster. Diese wird umgangssprachlich häufig als Spendenquittung bezeichnet.
Du musst die Bestätigung meist nicht direkt mit der Steuererklärung einreichen. Bewahre sie aber auf, falls das Finanzamt sie später anfordert.
Eine Spende erfolgt ohne konkrete Gegenleistung. Bekommst du dafür Werbung, eine hervorgehobene Logo-Platzierung oder andere wirtschaftliche Vorteile, kann stattdessen Sponsoring vorliegen.
Sponsoringkosten können als Betriebsausgaben abziehbar sein, wenn sie der Werbung oder Öffentlichkeitsarbeit deines Unternehmens dienen. Halte die vereinbarten Leistungen schriftlich fest.
Beispiel: Du überweist einem Verein 500 Euro, ohne eine Leistung zu erhalten. Das ist grundsätzlich eine Spende. Wird dein Unternehmenslogo gut sichtbar auf Plakaten und der Website platziert, kann es sich um betriebliches Sponsoring handeln.
Apps, Software und digitale Dienste kannst du als Betriebsausgaben absetzen, wenn du sie für deine selbstständige Tätigkeit nutzt. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob du eine Web-App, eine Smartphone-App oder ein installiertes Programm verwendest.
Typische Beispiele sind:
Auch kleinere Apps können abziehbar sein. Nutzt du beispielsweise eine Scanner-App ausschließlich zum Digitalisieren deiner Geschäftsbelege, handelt es sich grundsätzlich um eine betriebliche Ausgabe.
Monatliche oder jährliche Gebühren für cloudbasierte Software kannst du normalerweise als laufende Betriebsausgaben erfassen.
Kaufst du Software oder Cloud-Dienste bei einem Unternehmen im Ausland, kann außerdem das Reverse-Charge-Verfahren gelten. Es ist in § 13b UStG geregelt.
Beispiel: Du zahlst für ein Projektmanagement-Tool 25 Euro netto pro Monat. Bei ganzjähriger betrieblicher Nutzung ergeben sich 300 Euro Betriebsausgaben. Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, kannst du zusätzlich die ausgewiesene Umsatzsteuer berücksichtigen.
Für Computerhardware sowie bestimmte Betriebs- und Anwendersoftware darf eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von einem Jahr zugrunde gelegt werden. Dadurch können die Kosten regelmäßig innerhalb eines Jahres berücksichtigt werden.
Bei individuell entwickelter Software, umfangreichen Implementierungsleistungen oder größeren Nutzungsrechten kann die Behandlung komplexer sein.
Nutzt du ein Tool auch privat, darfst du grundsätzlich nur den betrieblich veranlassten Anteil absetzen. Dafür brauchst du einen plausiblen Aufteilungsmaßstab.
Geeignete Nachweise sind beispielsweise getrennte Konten, Speicherstatistiken oder eine Aufteilung nach Projekten.
Beispiel: Du nutzt einen Cloud-Speicher zu 80 Prozent für Kundendokumente und zu 20 Prozent für private Fotos. Dann kannst du grundsätzlich 80 Prozent der Kosten als Betriebsausgabe berücksichtigen.
💡 Tipp von Accountable: Speichere neben der Rechnung auch eine kurze Notiz zum betrieblichen Zweck des Tools. Eine Abbuchung auf dem Konto zeigt nicht immer, welche Leistung du gekauft hast.
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Lässt du dein Haustier zu Hause betreuen, können die Kosten als haushaltsnahe Dienstleistung steuerlich begünstigt sein. Die Betreuung ist jedoch keine Betriebsausgabe, nur weil du währenddessen im Homeoffice arbeitest.
Haushaltsnahe Dienstleistungen sind Tätigkeiten, die normalerweise von Mitgliedern des privaten Haushalts erledigt werden. Dazu können auch das Füttern, die Fellpflege, das Ausführen und die Beschäftigung eines Haustiers gehören.
Dazu gehören beispielsweise:
Nicht begünstigt sind dagegen normalerweise Futter, Medikamente, Versicherungen oder tierärztliche Behandlungen. Dabei handelt es sich nicht um Arbeitskosten einer haushaltsnahen Dienstleistung.
Am sichersten ist der Abzug, wenn die Betreuung in deiner Wohnung oder auf deinem Grundstück erfolgt. Auch das Ausführen eines Hundes kann begünstigt sein, wenn er bei dir abgeholt und anschließend zurückgebracht wird.
Bringst du das Tier dagegen für mehrere Tage in eine Tierpension, wird die Leistung überwiegend außerhalb deines Haushalts erbracht. Die Steuerermäßigung ist dann regelmäßig nicht möglich.
Für haushaltsnahe Dienstleistungen kannst du 20 Prozent der begünstigten Kosten direkt von deiner Einkommensteuer abziehen. Der Höchstbetrag liegt bei 4.000 Euro pro Jahr und Haushalt. Er gilt gemeinsam für alle entsprechenden haushaltsnahen Dienstleistungen. Die Steuerermäßigung richtet sich nach § 35a EStG.
Beispiel: Du zahlst einem Hundesitter im Jahr insgesamt 600 Euro. Sind alle Voraussetzungen erfüllt, kannst du 120 Euro direkt von deiner Einkommensteuer abziehen.
Du benötigst eine Rechnung und musst den Betrag unbar bezahlen. Bei einer Barzahlung wird die Steuerermäßigung grundsätzlich nicht gewährt.
💡 Tipp von Accountable: Bitte die Betreuungsperson, auf der Rechnung den Ort und die Art der Leistungen genau zu beschreiben. So lässt sich der Zusammenhang mit deinem Haushalt leichter nachweisen.
Medizinisch notwendige Fahrten zu einer Arztpraxis, Apotheke oder Behandlung können als außergewöhnliche Belastungen steuerlich berücksichtigt werden. Sie sind aber keine Betriebsausgaben, nur weil du selbstständig bist oder der Termin während deiner Arbeitszeit stattfindet.
Außergewöhnliche Belastungen sind private Aufwendungen, die dir zwangsläufig entstehen und höher sind als bei vergleichbaren Steuerpflichtigen. Krankheitskosten gehören grundsätzlich dazu, soweit du sie selbst trägst und keine Erstattung erhältst. Die gesetzliche Grundlage ist § 33 EStG.
Neben den Fahrtkosten können unter anderem berücksichtigt werden:
Erstattungen der Krankenkasse oder anderer Stellen musst du von den Kosten abziehen.
Für bestimmte Behandlungen, Hilfsmittel oder Kuren gelten besondere Nachweispflichten. Bewahre deshalb nicht nur Rechnungen, sondern auch ärztliche Verordnungen und Bescheinigungen auf. Die besonderen Nachweise regelt § 64 EStDV.
Bei öffentlichen Verkehrsmitteln setzt du grundsätzlich die tatsächlichen Kosten an. Nutzt du deinen privaten Pkw, werden regelmäßig 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer berücksichtigt. Gemeint sind die Kilometer für Hin- und Rückfahrt, nicht nur die einfache Entfernung.
Beispiel: Die Arztpraxis liegt 15 Kilometer von deiner Wohnung entfernt. Für Hin- und Rückfahrt fährst du 30 Kilometer. Bei einem Ansatz von 0,30 Euro ergeben sich 9 Euro Fahrtkosten.
Dokumentiere das Datum, das Ziel, den Anlass und die gefahrenen Kilometer. Auch Fahrten zur Apotheke können zählen, wenn sie unmittelbar mit einer medizinisch notwendigen Behandlung zusammenhängen.
Außergewöhnliche Belastungen wirken sich nicht automatisch ab dem ersten Euro aus. Das Finanzamt zieht zunächst deine persönliche zumutbare Belastung ab.
Sie hängt insbesondere ab von:
Je nach Situation gelten Prozentsätze zwischen einem und sieben Prozent. Die Berechnung erfolgt stufenweise.
Beispiel: Du hast 2.400 Euro an anerkannten Krankheitskosten getragen. Beträgt deine zumutbare Belastung 1.500 Euro, können sich noch 900 Euro steuerlich auswirken.
💡 Tipp von Accountable: Führe während des Jahres eine einfache Liste deiner Krankheitskosten. So erkennst du frühzeitig, ob du deine zumutbare Belastung möglicherweise überschreitest.
Arbeitsmittel wie Schreibtisch, Bürostuhl oder Monitor kannst du grundsätzlich auch dann absetzen, wenn du kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer hast. Für Raumkosten, Renovierungen und feste Ausstattungen gelten dagegen strengere Voraussetzungen.
Typische Arbeitsmittel sind:
Nutzt du einen Gegenstand ausschließlich betrieblich, kannst du grundsätzlich die gesamten berücksichtigungsfähigen Kosten ansetzen. Bei gemischter Nutzung musst du den privaten Anteil abziehen.
Beispiel: Du kaufst einen Monitor für 400 Euro und nutzt ihn ausschließlich für Kundenprojekte. Dann kannst du die Kosten grundsätzlich vollständig als Betriebsausgabe berücksichtigen – unabhängig davon, ob der Monitor in einem separaten Arbeitszimmer oder an einem Arbeitsplatz im Wohnbereich steht.
Ein häusliches Arbeitszimmer muss ein abgetrennter Raum innerhalb deiner privaten Wohnung sein. Du musst ihn ausschließlich oder nahezu ausschließlich beruflich nutzen.
Damit du die tatsächlichen Raumkosten abziehen kannst, muss das Arbeitszimmer außerdem den qualitativen Mittelpunkt deiner gesamten beruflichen und betrieblichen Tätigkeit bilden. Entscheidend ist, wo du die für deine Arbeit wesentlichen und prägenden Leistungen erbringst.
Erfüllt der Raum die Voraussetzungen, kannst du unter anderem anteilige Kosten für Miete, Strom, Heizung und Reinigung berücksichtigen. Gemeinsame Kosten werden üblicherweise nach dem Verhältnis der Raumfläche zur gesamten Wohnfläche aufgeteilt.
Renovierst du ausschließlich dein anerkanntes Arbeitszimmer, können beispielsweise Kosten für Wandfarbe oder einen Bodenbelag vollständig berücksichtigt werden.
Renovierungen der gesamten Wohnung können nur anteilig einbezogen werden. Kosten für ausschließlich privat genutzte Räume sind dagegen nicht über den Flächenanteil des Arbeitszimmers abziehbar.
Pflanzen und Dekorationsgegenstände sind nicht automatisch abziehbar, nur weil sie im Homeoffice stehen. Du brauchst einen nachvollziehbaren betrieblichen Zweck.
Eine funktionale Pflanze oder zurückhaltende Ausstattung in einem anerkannten Arbeitszimmer oder Kundenbereich lässt sich eher begründen als hochwertige Kunst oder rein private Dekoration. Bei gemischten oder repräsentativen Gegenständen prüft das Finanzamt den Einzelfall häufig genauer.
Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt deiner gesamten Tätigkeit, kannst du statt der tatsächlichen Kosten eine Jahrespauschale von 1.260 Euro wählen.
Hast du kein anerkanntes Arbeitszimmer, kommt die Homeoffice-Tagespauschale von 6 Euro infrage. Der Höchstbetrag liegt bei 1.260 Euro und damit bei maximal 210 Tagen pro Jahr. Arbeitsmittel kannst du zusätzlich absetzen.
Du kannst für denselben Zeitraum nicht gleichzeitig die Arbeitszimmerkosten oder Jahrespauschale und die Tagespauschale nutzen.
💡 Tipp von Accountable: Führe eine Liste deiner Homeoffice-Tage und speichere Rechnungen für Arbeitsmittel getrennt. So kannst du Pauschalen und einzelne Betriebsausgaben sauber voneinander abgrenzen.
➡️ Weiterführender Artikel: Büroausstattung richtig von der Steuer absetzen
Die Kosten für einen beruflich eingesetzten Hund können ganz oder teilweise als Betriebsausgaben abziehbar sein. Dafür musst du nachweisen, dass das Tier einen konkreten und objektiv erkennbaren Zweck für deine selbstständige Tätigkeit erfüllt.
Dass ein Hund gelegentlich bei Kundenterminen oder Workshops anwesend ist, reicht nicht. Haustiere gehören grundsätzlich zur privaten Lebensführung. Nur ein nachvollziehbar betrieblicher Anteil kann steuerlich berücksichtigt werden. Das folgt aus § 12 EStG.
Ein beruflicher Zusammenhang kann vorliegen, wenn der Hund planmäßig in ein pädagogisches, therapeutisches oder beratendes Konzept eingebunden ist. Das betrifft beispielsweise:
Entscheidend ist nicht allein deine Berufsbezeichnung. Du solltest erklären und belegen können, welche konkrete Aufgabe der Hund übernimmt und wie häufig er eingesetzt wird.
Nein. Die häufig genannte Grenze beruht auf Urteilen des Bundesfinanzhofs zu Schulhunden. In den entschiedenen Fällen wurden die Hunde arbeitstäglich innerhalb einer fünftägigen Unterrichtswoche eingesetzt. Der BFH akzeptierte unter diesen konkreten Umständen einen hälftigen Abzug.
Daraus ergibt sich keine allgemeine Pauschale für Coaches oder Therapeut:innen. Dein abziehbarer Anteil richtet sich nach der nachweisbaren beruflichen Nutzung im Einzelfall.
Berücksichtigungsfähig können anteilig beispielsweise sein:
Kosten für eine spezielle Ausbildung können vollständig abziehbar sein, wenn sie ausschließlich beruflich veranlasst ist und keinen nennenswerten privaten Nutzen hat.
Der Bundesfinanzhof erkannte in einem Schulhund-Fall die Ausbildung zum Therapiehund vollständig an, weil diese spezielle Qualifikation nur für den beruflichen Einsatz benötigt wurde.
Bewahre insbesondere Ausbildungsunterlagen, Zertifikate, Rechnungen und Einsatzpläne auf. Auch Angebote, Verträge und Konzepte können den beruflichen Zusammenhang stützen.
💡 Tipp von Accountable: Setze nicht pauschal die Hälfte deiner Hundekosten ab. Dokumentiere jeden beruflichen Einsatz und begründe den Anteil anhand eines objektiven und überprüfbaren Maßstabs.
Einige Pauschalen kannst du ohne einzelne Rechnung oder Quittung nutzen. Ganz ohne Nachweis geht es jedoch selten: Du musst dokumentieren können, dass du die jeweiligen Voraussetzungen erfüllst.
Wichtig ist der Unterschied zwischen „Belege einreichen“ und „Belege besitzen“. Meist musst du Rechnungen nicht direkt mit deiner Steuererklärung übermitteln. Wegen der Belegvorhaltepflicht musst du sie aber aufbewahren und auf Nachfrage vorlegen können.
Beachte deshalb die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO für Rechnungen, Buchungsbelege und andere steuerlich relevante Unterlagen.
| Ausgabe | Einzelne Rechnung erforderlich? | Was solltest du dokumentieren? |
| Homeoffice-Tagespauschale | Nein | Datum und Zahl der Homeoffice-Tage |
| Verpflegungspauschale | Nein | Reiseziel, Anlass und Abwesenheitsdauer |
| Betriebliche Pkw-Fahrt mit Kilometersatz | Keine Tankbelege | Datum, Ziel, Anlass und gefahrene Kilometer |
| Eigenbeleg | Nur ausnahmsweise | Empfänger:in, Betrag, Datum, Zweck und Grund |
Für begünstigte Homeoffice-Tage kannst du die Tagespauschale von 6 Euro nutzen. Einzelne Nachweise über Strom, Miete oder Heizung sind dafür nicht erforderlich.
Bei einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit kannst du außerdem Verpflegungspauschalen nutzen. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden gelten 14 Euro, für einen vollen Abwesenheitstag 28 Euro. Du brauchst keine Restaurantrechnung, aber eine nachvollziehbare Reisedokumentation. Die Pauschalen richten sich nach § 9 Abs. 4a EStG.
Nutzt du deinen privaten Pkw für eine betriebliche Auswärtstätigkeit, kannst du ohne Einzelnachweis der Fahrzeugkosten regelmäßig 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer ansetzen.
Fehlt bei einer Betriebsausgabe ausnahmsweise eine Rechnung, kannst du einen Eigenbeleg als Ersatznachweis erstellen. Das kommt beispielsweise bei Trinkgeldern oder einem Automaten ohne Belegausgabe infrage.
Der Eigenbeleg sollte mindestens enthalten:
Ein Eigenbeleg ist nur eine Notlösung. Bei einer verlorenen Rechnung solltest du zunächst eine Kopie beim Anbieter anfordern.
Für den normalen Vorsteuerabzug reicht ein Eigenbeleg grundsätzlich nicht aus. Dafür benötigst du eine ordnungsgemäße Rechnung mit den erforderlichen Rechnungsangaben. Die Pflichtangaben einer Rechnung regelt § 14 UStG.
➡️ Weiterführender Artikel: Die wichtigsten Steuerpauschalen für Selbstständige
Du bist dir unsicher, ob du eine bestimmte Ausgabe angeben kannst? Mit dieser Checkliste für steuerlich absetzbare Kosten prüfst du die wichtigsten Voraussetzungen.
1. Warum ist die Ausgabe entstanden?
Prüfe zuerst, ob die Kosten durch deine selbstständige Tätigkeit verursacht wurden.
Frage dich: Hättest du die Ausgabe auch ohne deine Selbstständigkeit getätigt? Lautet die Antwort eindeutig ja, handelt es sich möglicherweise um private Lebenshaltungskosten.
2. Zu welcher steuerlichen Kategorie gehört sie?
Handelt es sich um:
Die richtige Einordnung entscheidet darüber, wo du die Ausgabe angibst und wie sie sich auf deine Steuer auswirkt.
3. Kannst du den Zweck nachvollziehbar erklären?
Eine allgemeine Aussage wie „Das brauche ich für meinen Beruf“ reicht bei ungewöhnlichen Kosten häufig nicht aus.
Notiere deshalb:
Je ungewöhnlicher die Ausgabe ist, desto wichtiger ist eine konkrete Begründung.
4. Nutzt du die Anschaffung auch privat?
Bei gemischter Nutzung darfst du grundsätzlich nur den betrieblich veranlassten Anteil berücksichtigen.
Als Aufteilungsmaßstab eignen sich beispielsweise Nutzungszeiten, gefahrene Kilometer, getrennte Konten oder dokumentierte Einsatztage.
5. Hast du einen geeigneten Nachweis?
Für normale Betriebsausgaben solltest du eine Rechnung, Quittung oder andere geeignete Unterlage besitzen.
Prüfe, ob daraus hervorgehen:
6. Ist der Betrag sofort abziehbar?
Bei länger nutzbaren Gegenständen kann eine Abschreibung über mehrere Jahre erforderlich sein.
Prüfe deshalb, ob es sich um eine laufende Ausgabe, ein geringwertiges Wirtschaftsgut oder ein abschreibungspflichtiges Anlagegut handelt.
7. Gilt eine Freigrenze oder ein Freibetrag?
Beispiele aus diesem Artikel:
Bei einer Freigrenze kann die Begünstigung vollständig entfallen, wenn du sie überschreitest. Bei einem Freibetrag wird nur der darüberliegende Anteil steuerpflichtig.
Die wichtigsten Fragen auf einen Blick
Als Selbstständige:r kannst du häufig mehr Kosten steuerlich geltend machen, als du zunächst vermutest. Neben klassischen Betriebsausgaben können auch Spenden, Krankheitskosten oder haushaltsnahe Dienstleistungen deine Steuerlast senken.
Entscheidend ist jedoch die richtige Einordnung. Nicht jede steuerlich absetzbare Ausgabe ist eine Betriebsausgabe. Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen gehören in andere Bereiche deiner Einkommensteuererklärung und wirken sich unterschiedlich aus.
Bei ungewöhnlichen Kosten schaut das Finanzamt häufig genauer hin. Dokumentiere deshalb den betrieblichen Zweck, die tatsächliche Nutzung und mögliche private Anteile. Bewahre Rechnungen, Zahlungsnachweise und ergänzende Aufzeichnungen sorgfältig auf.
So vermeidest du, dass ein möglicher Steuerabzug an fehlenden Nachweisen oder einer falschen Zuordnung scheitert.
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Was kann man alles von der Steuer absetzen?
Selbstständige können Ausgaben absetzen, die durch ihre berufliche Tätigkeit veranlasst sind. Dazu gehören beispielsweise Arbeitsmittel, Software, Bürokosten, berufliche Fahrten oder Steuerberatungskosten.
Daneben können auch bestimmte private Kosten berücksichtigt werden. Dazu zählen unter anderem Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen und haushaltsnahe Dienstleistungen.
Was sind außergewöhnliche Belastungen in der Steuererklärung?
Außergewöhnliche Belastungen sind zwangsläufig entstandene private Kosten, die höher sind als die Ausgaben vergleichbarer Steuerpflichtiger. Dazu können beispielsweise selbst getragene Krankheitskosten, medizinisch notwendige Hilfsmittel oder Fahrten zu Behandlungen gehören.
Die Kosten wirken sich meist erst aus, wenn sie deine persönliche zumutbare Belastung überschreiten.
Was zählt zu den Sonderausgaben?
Sonderausgaben sind bestimmte private Aufwendungen, die das Gesetz steuerlich begünstigt. Dazu gehören beispielsweise Spenden, Vorsorgeaufwendungen und Kirchensteuer.
Sonderausgaben sind keine Betriebsausgaben und mindern deshalb nicht deinen betrieblichen Gewinn. Du gibst sie in den dafür vorgesehenen Bereichen deiner Einkommensteuererklärung an.
Was kann man ohne Belege von der Steuer absetzen?
Einige Pauschalen kannst du ohne einzelne Rechnung nutzen. Dazu gehören beispielsweise die Homeoffice-Tagespauschale, Verpflegungspauschalen und pauschal berechnete Fahrtkosten bei betrieblichen Auswärtstätigkeiten.
Ganz ohne Dokumentation geht es jedoch selten. Du solltest beispielsweise deine Homeoffice-Tage, Reisedauer oder gefahrenen Kilometer aufzeichnen.
Welche Kosten kann man nicht von der Steuer absetzen?
Nicht absetzbar sind grundsätzlich Kosten der privaten Lebensführung. Dazu gehören beispielsweise private Lebensmittel, normale Kleidung, Freizeitaktivitäten oder rein private Reisen.
Eine gelegentliche berufliche Nutzung macht private Kosten nicht automatisch abziehbar. Lässt sich ein beruflicher Anteil objektiv abgrenzen, kann bei bestimmten Ausgaben jedoch ein anteiliger Abzug möglich sein.
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Autor:in - Robert Jödicke
Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.
Wer ist Robert ?Danke für dein Feedback!
Hilfreich
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Patric S
31.03.2026
Top App! ich habe sowas von keine Ahnung von der ganzen Geschichte. Aber es ist super erklärt und wirklich sehr leicht ! Ich bin top zufrieden
marco moertzsch
20.11.2025
Bin überwältigt wie gut diese App ist. Sie übernimmt quasi alles für dich, man muss nur seine Sachen eintragen und selbst da übernimmt die KI 90%. Wenn man irgendwas nicht weiß, Probleme oder Fragen hat hilft die Ki oder man bekommt innerhalb von 1-2 Tagen direkt Hilfe von einem Steuer-Coach. UI auch sehr schön und leicht zu bedienen. Absolute Empfehlung von mir, wüsste nicht was man besser machen könnte!
vuno7
20.11.2025
Das Interface leitet einen super einfach durch alle relevanten Dinge: Konten, Einnahmen und Ausgaben, Steuern. Man wird sehr übersichtlich darauf hingewiesen, welche Steuern zu zahlen sind. Wenn man seine Buchhaltung in der Plattform pflegt, werden die Daten automatisch in die richtigen Steuerformulare übertragen. Bei Fragen gibt es den KI Chat und echte Ansprechpartner. Es macht richtig Spaß. Nachdem ich einige Änderungswünsche vorgeschlagen hatte, hat mir der Support sehr kulant geholfen und Nachbesserung versprochen.
Jonathan
20.05.2025
Ein super Steuerprogramm,das Rechnungen schreiben ist sehr einfach. Es ist alles sehr übersichtlich. Sehr gut ist die persönliche Beratung, wenn sie gebraucht wird.
Anonym
25.03.2026
Ich habe noch nie ein Finanzprogramm benutzt, das so zuverlässig, treffsicher und genau die Belege automatisiert ausliest. Einfach super. Die Buchung der einzelnen Vorgänge geht damit in Windeseile – und wenn mal eine Fall nicht ganz klar ist, hilft die KI und der Chatbot super weiter. Die automatischen Vorschläge zur Belegzuordnung sind auch für den absoluten Laien perfekt verständlich. Auf jeden Fall kann ich sagen, dass ich noch nie so schnell die Belegerfassung erledigt hatte. Ich pflege gerade die letzten Monate ein und bin damit ruckzuck durch.
Christian
09.11.2025
Super App. Macht Buchhaltung, Rechnungen erstellen, Steuerzahlung und alles drum und dran sehr einfach. Und wenn man mal Fragen hat, haben die einen tollen Kundenservice. Wirklich empfehlenswert.
Kristina
27.02.2025
Ich liebe die App, ich bin super froh, endlich keinen Papierkram mehr zu haben. Ich hatte erst Probleme beim Upgrade auf meines Plans, aber der Support ist super schnell und hilfsbereit und so konnte ich in kürzester Zeit auch das Upgrade durchführen. Jetzt mit allen Funktionen ist es einfach noch so viel besser, da ich die Anwendung nun auch am PC nutzen kann und Zugriff auf den Chat mit den Steuer-Profis habe, die mich bei jeder Frage unterstützen. Einfach klasse!
LisNutz
11.05.2024
Ich finde das Team von Accountable sehr fachlich, professionell, schnelle Antworten (auch um 22 Uhr). Einfach ein gelungenes Produkt mit einem starken Team dahinter.
Willi H
09.04.2026
Eine sehr übersichtliche und intuitive App. Ich nutze sie seitdem ich meine Selbstständigkeit angefangen habe und habe seitdem noch keine Probleme damit gehabt, dass irgendwas nicht funktioniert hat oder ich den Überblick verloren habe. Außerdem ist es auch total nützlich, dass man Fragen zu Steuern usw. direkt an eine KI oder einen Steuer-Coach stellen kann
Niklas
28.03.2025
