Dein Weg in die Selbstständigkeit – Kapitel 4: Steuerliche Grundlagen

Dieses Kapitel ist Teil des Ebooks „Dein Weg in die Selbstständigkeit: Alles Schritt für Schritt erklärt • Steuern • Buchhaltung • Versicherungen • Anmeldung" von Tino Keller und Sophia Merzbach. Es ist Kapitel 4 von 5 und widmet sich dem Thema Steuern & steuerliche Pflichten als Freelancer:in – von den relevanten Steuerarten über die korrekte Steuererklärung bis hin zur Absetzbarkeit von Betriebsausgaben. Du möchtest das vollständige Ebook lesen? Es ist hier auf Amazon erhältlich.

Du kannst die anderen Kapitel auch kostenlos hier lesen: 

• 1. Kapitel - Der Einstieg in die Selbstständigkeit
• 2. Kapitel - Buchhaltung, Rechnungserstellung und Finanzplanung
• 3. Kapitel - Rechtliche Grundlagen und Vertragswesen
• 5. Kapitel - Das Leben als Freelancer:in

Dieses Kapitel führt Freelancer:innen in Deutschland Schritt für Schritt durch die wichtigsten steuerlichen Grundlagen der Selbstständigkeit – von Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer über die Kleinunternehmerregelung bis hin zur steuerlichen Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln, Reisekosten und Geschäftsessen.

Key Takeaways

• Freelancing bedeutet nicht nur „eine Steuer“, sondern ein ganzes System aus Pflichten
  Einkommensteuer, Umsatzsteuer und je nach Tätigkeit auch Gewerbesteuer greifen gleichzeitig. Die Annahme, dass es nur um das Versteuern des Gewinns geht, ist zu kurz gedacht. In der Praxis entsteht die größte Belastung durch Kombination aus Berechnung, Meldungen und Fristen, nicht durch eine einzelne Steuerart.
• Die Kleinunternehmerregelung ist eine Erleichterung mit langfristigen Einschränkungen
  Sie reduziert Bürokratie und macht Rechnungen einfacher, kann aber den Vorsteuerabzug blockieren und Wachstum unattraktiver machen. Ein oft übersehener Punkt: Der Verzicht darauf bindet dich für fünf Jahre. Das ist weniger eine taktische Entscheidung für „jetzt“, sondern eine strukturelle Weichenstellung für dein Geschäftsmodell.
• Einnahmen aus Plattformen und Auslandstätigkeit sind steuerlich deutlich fehleranfälliger als klassische Inlandsarbeit
  Ob Fiverr oder Remote-Arbeit im Ausland, die steuerliche Einordnung hängt stark von Wohnsitz, Leistungsort und teils wechselnder Rechtsauffassung ab. Die riskante Annahme ist hier, dass Plattformen automatisch „alles regeln“. Tatsächlich liegt die Verantwortung für korrekte Deklaration vollständig bei dir, inklusive möglicher Änderungen in der Umsatzsteuerbehandlung.
• Steuerliche Absetzbarkeit ist kein Spartrick, sondern ein Dokumentationsproblem
  Laptop, Reisen, Arbeitszimmer oder Geschäftsessen wirken nur dann steuermindernd, wenn Nutzung, Anlass und Belege sauber nachweisbar sind. Der Denkfehler vieler Selbstständiger: Ausgaben senken automatisch die Steuerlast. In Wirklichkeit entscheidet die Qualität deiner Dokumentation darüber, ob das Finanzamt diese auch anerkennt.
• Der eigentliche Engpass ist nicht Wissen, sondern konsistente Umsetzung über das Jahr hinweg
  Formulare, Fristen, Korrekturen und Aufbewahrungspflichten greifen ineinander und erzeugen schnell Fehlerquellen, wenn sie isoliert behandelt werden. Genau hier helfen strukturierte Systeme, die Einnahmen, Ausgaben und Fristen zusammenführen. Lösungen wie Accountable reduzieren diesen Koordinationsaufwand, indem sie dich durch die laufenden Pflichten führen und dir zeigen, was wirklich relevant ist, bevor Probleme entstehen.

Kapitel vier befasst sich mit einem der wohl bedeutendsten Themen, das jede:n Freelancer:in betrifft: Steuern! Denn wenn du den Schritt in die Selbstständigkeit wagst, übernimmst du nicht nur die Verantwortung für deine eigenen geschäftlichen Entscheidungen, sondern stehst auch vor der Herausforderung, dich mit den vielschichtigen und oft undurchsichtigen steuerlichen Pflichten auseinanderzusetzen.

Das deutsche Steuersystem mit all seinen Regelungen, Vorschriften und Fristen mag auf den ersten Blick abschreckend wirken. Aber keine Sorge, mit dem richtigen Wissen und einer klaren Struktur lassen sich auch diese Hürden meistern. In diesem Kapitel führen wir dich daher Schritt für Schritt durch die wichtigsten steuerlichen Aspekte, die du als Freelancer:in kennen solltest.

Vom Überblick über die verschiedenen Steuerarten, die für dich relevant sind, bis hin zu den wichtigsten Fristen, die es zu beachten gilt – hier findest du alles, was du brauchst, um deine steuerlichen Verpflichtungen sicher zu erfüllen und keine Fehler zu machen.

Außerdem beleuchten wir, wie du deine Einkünfte richtig versteuerst, und geben dir nicht nur Tipps, wie du die häufigsten Fehler vermeidest, sondern auch, wie du bereits begangene Fehler nachträglich korrigieren kannst.

Zu guter Letzt geht es um die steuerliche Absetzbarkeit von Betriebsausgaben. Denn Arbeitsmittel wie dein Laptop oder dein Diensthandy, aber auch Reisekosten und Geschäftsessen können deine Steuerlast erheblich senken – vorausgesetzt, du weißt genau, wie du sie richtig geltend machst.

1. Frage: Welche Steuern fallen als Freelancer:in an?

Wenn du dich in Deutschland als Freelancer:in selbstständig machst, werden im Wesentlichen drei Steuern relevant:

1) Einkommensteuer

Als Freelancer:in musst du auf deinen im Kalenderjahr erzielten Gewinn Einkommensteuer zahlen. Die Berechnung erfolgt über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und das Ergebnis wird in der Anlage G deiner Einkommensteuererklärung angegeben.

2) Umsatzsteuer

Darüber hinaus musst du als Freelancer:in Umsatzsteuer auf deine Leistungen erheben. Je nach Art deiner Leistung gilt entweder der Regelsteuersatz oder ein ermäßigter Steuersatz. Die Umsatzsteuer wird auf deinen Rechnungen ausgewiesen und muss regelmäßig über die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abgeführt werden.

Wenn dein Jahresumsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet, kannst du in diesem Zusammenhang die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen. Als Kleinunternehmer:in bist du von der Umsatzsteuer befreit und musst diese auch nicht auf deinen Rechnungen ausweisen.

3) Gewerbesteuer

Bei gewerblicher Tätigkeit fällt zusätzlich Gewerbesteuer an. Die Gewerbesteuer wird von der Gemeinde erhoben, in der dein Unternehmen seinen Sitz hat, und muss – wie die Einkommen- und Umsatzsteuererklärung – einmal jährlich abgegeben werden.

Sonderfall: Lohnsteuer bei Mitarbeiter:innen

Die Lohnsteuer wird für dich als Freelancer:in erst dann relevant, wenn du Mitarbeiter:innen einstellst. Abhängig von der Höhe des Einkommens, der Steuerklasse und vielen anderen Aspekten wird die Steuer direkt vom Lohn abgezogen und an das Finanzamt abgeführt.

2. Wann lohnt es sich als Freelancer:in die Kleinunternehmerregelung zu beantragen und welche Vor- und Nachteile sind damit verbunden?

Wenn du als angehende:r Freelancer:in darüber nachdenkst, ob die Kleinunternehmerregelung für dich sinnvoll sein könnte, gibt es einige Punkte, die du beachten solltest. Die wichtigsten Vor- und Nachteile, die dir bei deiner Entscheidung helfen können, sind:

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

1. Geringerer Verwaltungsaufwand: Du musst keine Umsatzsteuer berechnen und abführen, was deine Buchhaltung vereinfacht.
2. Preisvorteil: Da du keine Umsatzsteuer auf deine Rechnungen erhebst, kannst du deine Dienstleistungen oder Produkte günstiger anbieten. Dies ist insbesondere für Privatkund:innen interessant, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

1. Kein Vorsteuerabzug: Du kannst die auf deine Geschäftsausgaben gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen.
2. Höhere Betriebskosten: Der fehlende Vorsteuerabzug erhöht deine Betriebskosten. Gerade bei hohen Anschaffungskosten kann sich dieser Aspekt nachteilig auswirken.
3. Image: Für manche Kund:innen kann die Kleinunternehmerregelung den Eindruck einer geringeren Professionalität erwecken, was bei der Kund:innen-Akquise hinderlich sein kann.

Ob sich die Kleinunternehmerregelung für dich lohnt, solltest du von den Vor- und Nachteilen abhängig machen, die mit ihr für deine individuelle Geschäftstätigkeit verbunden sind.

Insbesondere zu Beginn deiner Geschäftstätigkeit und/oder wenn dein Umsatz innerhalb der festgelegten Umsatzgrenzen liegt, kann die Kleinunternehmerregelung eine attraktive Option sein. Sie reduziert deinen Verwaltungsaufwand erheblich, da du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und keine Umsatzsteuervoranmeldungen oder -vorauszahlungen abgeben musst – das kann dir helfen, dich auf den Aufbau deines Unternehmens zu konzentrieren.

Wenn du jedoch planst, schnell zu wachsen oder größere Investitionen zu tätigen, kann es sinnvoller sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Verzichtest du zu Beginn deiner Selbstständigkeit auf die Kleinunternehmerregelung, gilt diese Entscheidung für fünf Jahre. So kannst du von Anfang an die Vorsteuer abziehen und musst dich nicht an Umsatzgrenzen halten.

3. Wie versteuere ich meine Einnahmen, wenn ich aus dem Ausland arbeite?

Wenn du vom Ausland aus als Freelancer:in arbeiten möchtest, gibt es einige wichtige steuerliche Aspekte, die du beachten solltest. Deine steuerliche Situation hängt dabei stark davon ab, ob du deinen Wohnsitz weiterhin in Deutschland hast oder nicht:

1. Wohnsitz in Deutschland:

Wenn du (vorübergehend) im Ausland arbeitest, aber deinen Wohnsitz in Deutschland beibehältst, bist du in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig. Das bedeutet, dass du dein weltweites Einkommen in Deutschland versteuern und in der Steuererklärung angeben musst – unabhängig davon, wo du es verdienst.

Wichtig: Informiere dich über die Doppelbesteuerungsabkommen, die Deutschland mit vielen Ländern hat. Diese Abkommen können verhindern, dass du auf das gleiche Einkommen in zwei Ländern Steuern zahlst.

2. Gewöhnlicher Aufenthaltsort nicht in Deutschland:

Wenn du deinen gewöhnlichen Aufenthalt ins Ausland verlegst und dich dort länger als 183 Tage im Jahr aufhältst, kann sich dein steuerlicher Wohnsitz verlagern. In diesem Fall bist du in Deutschland nur noch beschränkt steuerpflichtig, das heißt, du musst hier nur noch deine Einkünfte aus Deutschland versteuern.

Steuerpflicht und Sozialversicherung

Unabhängig von deinem Wohnsitz musst du auch deine Sozialversicherungspflichten im Auge behalten. Als Freelancer:in bist du nicht automatisch in der gesetzlichen Sozialversicherung in Deutschland versichert, und es kann notwendig sein, eine private Krankenversicherung abzuschließen oder dich freiwillig gesetzlich zu versichern. Das ist besonders dann wichtig, wenn du keinen festen Wohnsitz in einem EU-Land hast.

4. Frage: Wie versteuere ich meine Einnahmen von Plattformen wie Fiverr.com?

Wenn du im Rahmen deiner selbstständigen Tätigkeit planst, deine Leistungen über Plattformen wie Fiverr.com anzubieten, haben wir hierzu die wichtigsten steuerlichen Aspekte und Schritte zusammengefasst:

1. Dokumentation deiner Einnahmen

Zunächst ist es wichtig, dass du alle deine Einnahmen genau dokumentierst. Fiverr bietet zwar keine klassischen Kontoauszüge an, aber du kannst für abgeschlossene Geschäftsjahre jährliche Verdienstbescheinigungen von Fiverr anfordern oder alternativ einzelne Rechnungen an Fiverr ausstellen, um deine Einnahmen nachzuweisen. Außerdem kannst du in deinem Profil eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Übersicht über deine Einnahmen erstellen und herunterladen.

2. Einkommensteuer

Deine Einkünfte aus Fiverr müssen in der jährlichen Einkommensteuererklärung angegeben werden. Dabei werden alle deine Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit erfasst und die Einkommensteuer berechnet.

3. Gewerbesteuer

Ist deine selbstständige Tätigkeit gewerblich (§ 15 EStG), musst du zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung abgeben und Gewerbesteuer zahlen – wenn dein Gewerbeertrag die entsprechende Freigrenze überschreitet.

3. Umsatzsteuer

Grundsätzlich musst du – sofern du nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst – auf deine in Deutschland erzielten Umsätze die gesetzliche Umsatzsteuer aufschlagen, vereinnahmen und über die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abführen. Bei Fiverr stellt sich nun das Problem, dass du als Fiverr-Seller oft keine direkten Rechnungen an den:die Käufer:in ausstellst und nicht identifiziert werden kann, in welchem Land diese:r seinen:ihren Sitz hat. Derzeit wird davon ausgegangen, dass Fiverr selbst der Leistungsempfänger ist und aufgrund seines Sitzes in den USA deine Einnahmen in einem Drittland anfallen, sodass deine Einnahmen umsatzsteuerfrei wären.

Wichtig: Diese Rechtsauffassung kann sich ändern! Es ist daher ratsam, sie zum Zeitpunkt deiner geplanten Tätigkeit erneut zu prüfen.

4. Gewerbesteuer

Wenn dein Gewerbeertrag die entsprechende Freigrenze übersteigt, musst du zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung abgeben und Gewerbesteuern zahlen. Diese Steuer betrifft alle deine jährlichen Einkünfte aus deiner selbstständigen gewerblichen Tätigkeit.

5. Frage: Welche Formulare muss ich als Freelancer:in in der Einkommensteuererklärung ausfüllen?

Das Ausfüllen deiner Steuererklärung kann für dich als Freelancer:in aufgrund der Vielzahl an Formularen am Anfang etwas unübersichtlich erscheinen. Um dir dabei zu helfen, dich bei deiner Steuererklärung zurechtzufinden, geben wir dir hier einen Überblick über die wichtigsten Formulare:

1. Mantelbogen (Hauptvordruck): Dies ist das Hauptformular, in dem du allgemeine Informationen wie deinen Namen, Adresse, Steuernummer und Informationen zu deinem Familienstand angibst.

3. Anlage EÜR (Einnahmenüberschussrechnung): In der Anlage EÜR stellst du deine betrieblichen Einnahmen den betrieblichen Ausgaben gegenüber, um den Gewinn deiner selbstständigen Tätigkeit zu ermitteln. Dieses Formular ist entscheidend, da du als Freelancer:in zur Buchführung mittels Einnahmenüberschussrechnung verpflichtet bist – sofern du nicht zur doppelten Buchführung übergegangen bist.
4. Anlage G (Gewerbetreibende): Als gewerbetreibende:r Freelancer:in musst du die Anlage G ausfüllen – statt der Anlage S für Freiberufler:innen. Die Angaben sind jedoch in beiden Formularen ähnlich. In der Anlage G gibst du zusätzliche Informationen zu deinen gewerblichen Einkünften an, um den Gewinn aus deiner gewerblichen Tätigkeit detaillierter darzustellen.

4. Anlage Vorsorgeaufwand: Hier trägst du Beiträge zu Versicherungen ein, die du als Vorsorgeaufwendungen geltend machen kannst. Dies umfasst beispielsweise Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung.
5. Anlage KAP (Einkünfte aus Kapitalvermögen): Die Anlage KAP kann für dich relevant sein, wenn du Einkünfte aus Zinsen, Darlehen oder auch aus dem Verkauf von Aktien und anderen Wertpapieren erzielst. Die auf diese Einkünfte fällige Abgeltungsteuer wird in der Regel automatisch von der Bank abgezogen. In Ausnahmefällen kann das Ausfüllen dieser Anlage aber trotzdem verpflichtend sein.
6. Umsatzsteuerjahreserklärung: Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du zusätzlich zur Umsatzsteuervoranmeldung einmal im Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben. In der Umsatzsteuererklärung gibst du alle Umsatzsteuerbeträge an, die du im Laufe des Jahres gezahlt hast.

Damit du beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung nichts vergisst, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt, die dir durch den Prozess hilft.

6. Was sind häufige Fehler beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung?

Beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung gibt es – neben Rechtschreibfehlern oder vergessenen Feldern – einige häufige Fehler:

• Ungenaue oder zu allgemeine Beschreibung der Tätigkeit
  • Tipp: Beschreibe deine Tätigkeit so genau wie möglich und passe sie den offiziellen Berufskategorien an. Bei Unsicherheiten zur Einstufung kann es helfen, dich bei deinem Finanzamt zu erkundigen.
• Falsche Wahl zwischen Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) und Bilanzierung
  • Tipp: Als Freelancer:in und Kleinunternehmer:in kannst du in der Regel die EÜR nutzen – wenn du nicht zur Bilanzierung verpflichtet bist. Die EÜR ist in diesem Fall die einfachere Gewinnermittlungsart.
• Falsche Wahl der Einkunftsart: „Gewerbebetrieb“ oder „freiberufliche Tätigkeit“?
  • Tipp: Freiberufler:innen zählen nicht als Gewerbetreibende und haben andere steuerliche Pflichten. Trage deine Einkunftsart korrekt ein, um alle relevanten Pflichten steuerlich abzudecken.
• Falsche Entscheidung bei der umsatzsteuerlichen Behandlung (Kleinunternehmerregelung)
  • Tipp: Prüfe, ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen kannst und möchtest. Diese Option ist freiwillig. Wenn du zu Beginn deiner Selbstständigkeit freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hast, bist du fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden und kannst sie nicht rückgängig machen.
• Ungenaue Einschätzung des zu erwartenden Gewinns
  • Tipp: Schätze deine Einkünfte realistisch ein, um Nachzahlungen oder hohe Vorauszahlungen zu vermeiden.
• Einkünfte aus Nebentätigkeiten oder anderen selbstständigen Tätigkeiten nicht angegeben
  • Tipp: Alle Einkünfte, auch die aus Nebentätigkeiten oder anderen selbstständigen Tätigkeiten, müssen im Fragebogen angegeben werden.

7. Wie kann ich Fehler in der Steuererklärung nachträglich korrigieren?

Wenn du einen Fehler in deiner Steuererklärung entdeckst, ist es wichtig, diesen so schnell wie möglich zu korrigieren. Das Vorgehen hängt davon ab, ob du deinen Steuerbescheid bereits erhalten hast oder nicht.

Falls du den Steuerbescheid noch nicht erhalten hast:

Solange du noch keinen Steuerbescheid erhalten hast, kannst du eine berichtigte Steuererklärung einreichen. Du kannst dich mit deinem zuständigen Finanzamt in Verbindung setzen, um auf den Fehler hinzuweisen und die Bearbeitung deiner Steuererklärung zu stoppen, damit du eine überarbeitete Steuererklärung einreichen kannst. So hast du die Möglichkeit, die Fehler zu korrigieren, bevor der Steuerbescheid erstellt wird.

Falls du bereits einen Steuerbescheid erhalten hast:

Hier hast du grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

1) Einspruch gegen den Steuerbescheid: Du kannst innerhalb der ersten vier Wochen nach Erhalt des Steuerbescheids Einspruch einlegen. Der Einspruch muss schriftlich oder elektronisch erfolgen und sollte den Fehler und die gewünschten Korrekturen in der Steuererklärung genau beschreiben. Wird deinem Einspruch stattgegeben, erhältst du einen geänderten Steuerbescheid.

2) Antrag auf schlichte Änderung (§ 172 AO): Alternativ kannst du beim Finanzamt einen Antrag auf schlichte Änderung des Steuerbescheids stellen. Diesen Antrag kannst du auch dann stellen, wenn die Einspruchsfrist verstrichen ist, sofern der Fehler zu deinem Nachteil ausgelegt wurde.

Allgemeine Tipps:

• Es ist immer besser, Fehler so früh wie möglich zu korrigieren, um mögliche Strafen oder Nachzahlungen zu vermeiden. Werden nachträglich Fehler entdeckt, kann das Finanzamt noch bis zu zehn Jahre nach Abgabe der Steuererklärung ein Verfahren einleiten.
• Stelle sicher, dass du alle Belege sorgfältig sammelst und deine Steuererklärung gewissenhaft ausfüllst, um Fehler zu minimieren.
• Digitale Steuer-Apps können helfen, deine Steuern korrekt zu verwalten und Fehler zu vermeiden.

8. Wie lange muss ich Steuerunterlagen aufbewahren?

Um bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt oder bei anderen steuerlichen Nachfragen jederzeit alle erforderlichen Unterlagen vorweisen zu können, gelten für dich als Freelancer:in zwei wichtige Fristen zur Aufbewahrung von Steuerdokumenten:

• 6 Jahre
• 10 Jahre

Zu den Unterlagen, die du zehn Jahre lang aufbewahren musst, gehören:

• Inventar (Vermögen und Schulden)
• Erhaltene Rechnungen, z. B. für den Kauf eines Arbeitslaptops
• Geschriebene Rechnungen, z. B. für deine Tätigkeit als Freelancer:in
• Steuererklärungen für die einzelnen Jahre
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Belege für Geschäftsessen
• Zollanmeldungen

Unter die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren fallen Dokumente wie:

• E-Mails und Briefe, die du im Zusammenhang mit deiner selbstständigen Tätigkeit erhalten oder verschickt hast, z. B. Mahnungen oder Vertragsangebote.
• Einladungen zu Konferenzen
• Arbeitszeitnachweise
• Fahrtenbücher
• Reisekostenabrechnungen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach Ablauf des Geschäftsjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Erstellt du z. B. im Laufe des Jahres 2024 eine Steuererklärung für das Jahr 2023, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist erst mit dem 1. Januar 2025 und endet mit dem 31. Dezember 2035.

Im Zweifelsfall solltest du dich immer für die längere Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren entscheiden, um auf der sicheren Seite zu sein. Wichtig ist zudem, dass die Unterlagen unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und gut lesbar aufbewahrt werden. Digitale Lösungen können hier hilfreich sein, da sie eine einfache und digitale Speicherung der Nachweise und Belege ermöglichen.

9. Wie mache ich die Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss je nach Höhe deines Umsatzes monatlich, vierteljährlich oder jährlich beim Finanzamt eingereicht werden. Die genauen Fristen legt dein zuständiges Finanzamt fest, in der Regel gilt bei monatlicher oder vierteljährlicher Voranmeldung jedoch der 10. des Folgemonats als Abgabe- und Zahlungsfrist.

Für die eigentliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung kannst du ganz unkompliziert das ELSTER-Portal nutzen. So geht’s:

1. Umsätze erfassen:
   Erfasse all deine umsatzsteuerpflichtigen Umsätze, die du im Voranmeldungszeitraum (monatlich oder vierteljährlich) erzielt hast. Dazu gehören alle Rechnungen, die du deinen Kund:innen gestellt hast.
2. Abzugsfähige Vorsteuer erfassen:
   Sammle alle Belege über bezahlte Vorsteuern, die du von deinen Eingangsrechnungen abziehen kannst. Dazu gehören zum Beispiel Ausgaben für Material, Ausrüstung oder Dienstleistungen, die mit Umsatzsteuer belastet sind.
3. Voranmeldung ausfüllen:
   Das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung findest du im ELSTER-Portal. Trage dort deine Umsätze und die abzugsfähigen Vorsteuern ein. Das Formular berechnet dann automatisch die abzuführende Umsatzsteuer bzw. den Überschuss, den du erstattet bekommst. Wenn du im Laufe des Jahres feststellst, dass du keine umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen oder Ausgaben hattest, musst du trotzdem eine sogenannte Nullmeldung abgeben. Das ist einfach eine Umsatzsteuervoranmeldung mit einem Umsatz von 0 Euro.
4. Angaben überprüfen:
   Überprüfe alle Angaben sorgfältig. Fehler können zu Nachforderungen oder Verzögerungen bei der Erstattung führen. Nach der Prüfung kann die Voranmeldung elektronisch signiert und über das ELSTER-Portal an dein Finanzamt übermittelt werden.
5. Gegebenenfalls Umsatzsteuer zahlen:
   Wenn du eine Zahlung leisten musst, achte darauf, dass diese fristgerecht beim Finanzamt eingeht. Die Fälligkeitstermine sind unterschiedlich, je nachdem, ob du monatliche oder vierteljährliche Voranmeldungen abgibst.
6. Unterlagen aufbewahren:
   Bewahre alle umsatzsteuerlich relevanten Geschäftsunterlagen mindestens zehn Jahre lang auf. Diese Unterlagen können bei einer Betriebsprüfung vom Finanzamt angefordert werden.

10. Wie kann ich meine Arbeitsmittel wie Laptop, Diensthandy und Drucker steuerlich absetzen?

Wenn du dich selbstständig machst, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie du Arbeitsmittel wie Laptop, Diensthandy und Drucker von der Steuer absetzen kannst, um deine steuerliche Belastung zu senken.

Laptop und Computer:

Für Laptops und Computer, die du für deine selbstständige Tätigkeit benötigst, kannst du die Kosten vollständig als Betriebsausgaben absetzen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Laptop oder Computer fast ausschließlich beruflich genutzt wird.

Wenn du den Laptop sowohl privat als auch beruflich nutzt, ist die prozentuale Nutzung entscheidend. Bei einer beruflichen Nutzung von über 90 % kannst du die Kosten vollständig absetzen. Liegt die Nutzung darunter, musst du die Kosten anteilig ansetzen.

Diensthandy und Internet:

Ähnlich verhält es sich mit einem Diensthandy. Wenn du ein separates Handy ausschließlich für berufliche Zwecke nutzt, kannst du die Kosten dafür vollständig absetzen.

Nutzt du dein privates Handy auch beruflich, musst du die Kosten aufteilen, basierend auf der prozentualen Nutzung für berufliche Zwecke.

Für das Internet gilt dasselbe: Wenn du eine getrennte berufliche Internetverbindung hast, sind die Kosten voll absetzbar. Bei gemischter Nutzung musst du die Kosten entsprechend der Nutzung aufteilen.

Drucker und weitere Arbeitsmittel:

Kosten für Drucker und andere Arbeitsmittel, die du für deine Tätigkeit anschaffst, sind ebenfalls absetzbar. Wenn diese Arbeitsmittel ausschließlich beruflich genutzt werden, kannst du die vollen Kosten in der Steuererklärung angeben. Bei gemischter Nutzung gilt wieder die Regelung der prozentualen Aufteilung.

Es ist wichtig, alle Belege und Rechnungen sorgfältig aufzubewahren, da diese als Nachweis für das Finanzamt dienen. Zudem solltest du darauf achten, dass du die Nutzung der Arbeitsmittel klar dokumentierst, besonders wenn eine private Nutzung vorliegt.

11. Wie kann ich mein Arbeitszimmer steuerlich absetzen?

Wenn du dich selbstständig machst und von zu Hause aus arbeiten möchtest, hast du die Möglichkeit, ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend zu machen – das kann erheblich zur Senkung deiner Steuerlast beitragen. Die Absetzbarkeit hängt jedoch von bestimmten Voraussetzungen ab, die erfüllt sein müssen.

Kriterien für die Anerkennung des Arbeitszimmers:

Damit das Finanzamt dein Arbeitszimmer anerkennt, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Das Arbeitszimmer muss klar abgegrenzt sein und darf nicht gleichzeitig privat genutzt werden. Es muss sich also um einen eigenen Raum handeln, der nahezu ausschließlich und regelmäßig für berufliche oder betriebliche Zwecke genutzt wird. Hierbei sind maximal 10 % privater Nutzungsanteil zulässig. Ein Arbeitszimmer in der Ecke deines Wohnzimmers oder ein Schreibtisch im Schlafzimmer reichen nicht aus.
2. Dir steht dauerhaft kein geeigneter Arbeitsplatz außerhalb deines häuslichen Arbeitszimmers zur Verfügung, beispielsweise ein Büro in einem Unternehmen.

Abzugsfähige Kosten:

Zu den absetzbaren Kosten gehören nicht nur die Miete, sondern auch Nebenkosten wie Heizung, Strom, Wasser, Reinigung, Grundsteuer und anteilige Abschreibungen für Renovierungen. Die Berechnung der absetzbaren Kosten basiert auf dem prozentualen Anteil der Fläche des Arbeitszimmers an der gesamten Wohnfläche.

Die Kosten für das Arbeitszimmer können als Werbungskosten oder Betriebsausgaben in der Einkommensteuererklärung eingetragen werden.

Belege und Dokumentation:

Es ist wichtig, alle Belege und Nachweise sorgfältig aufzubewahren, da das Finanzamt diese zur Überprüfung der Angaben anfordern kann. Dazu gehören Mietverträge, Rechnungen für Möbel oder technische Geräte und Belege über laufende Kosten.

Pauschale für das häusliche Arbeitszimmer:

Eine alternative Möglichkeit, die Arbeit von zu Hause aus steuerlich geltend zu machen, ist die so genannte Home-Office-Pauschale. Mit dieser Pauschale kannst du für jeden Tag, an dem du ausschließlich zu Hause arbeitest, einen bestimmten Betrag bis zu einer jährlichen Höchstgrenze absetzen. Diese Regelung ist besonders praktisch, da sie keine detaillierte Aufschlüsselung der Kosten erfordert. Ein gleichzeitiger Abzug der Home-Office-Pauschale und des häuslichen Arbeitszimmers ist jedoch nicht möglich.

12. Wie kann ich meinen Arbeitsplatz im Coworking Space steuerlich absetzen?

Wenn du dich selbstständig machst und einen Arbeitsplatz in einem Coworking Space mietest, gibt es gute Nachrichten für dich: Du kannst auch diese Kosten in deiner Steuererklärung geltend machen. Damit ist nicht nur die Miete für den eigentlichen Arbeitsplatz gemeint, sondern auch zusätzliche Kosten, die mit dem Arbeitsplatz zusammenhängen.

Coworking Space absetzen:

Zunächst ist es wichtig, alle Kosten, die direkt mit dem Arbeitsplatz im Coworking Space zusammenhängen, klar zu dokumentieren. Zu den absetzbaren Kosten gehören:

• Mietkosten: Die monatliche Miete für den Coworking Space
• Zusatzkosten für Dienstleistungen: Gebühren, z. B. für die Nutzung von Besprechungsräumen oder Druckservices im Coworking Space
• Büroausstattung: Bei einem nicht möblierten Coworking Space die Kosten für die Büroausstattung wie Schreibtisch, Bürostuhl, Computer/Laptop und technische Geräte; du musst nachweisen können, dass diese Anschaffungen ausschließlich oder überwiegend für berufliche Zwecke genutzt werden.

Fahrtkosten zum Arbeitsplatz absetzen:

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Fahrtkosten. Wenn du regelmäßig zwischen deinem Wohnort und dem Coworking Space pendelst, kannst du auch diese Kosten steuerlich geltend machen. Das gilt sowohl für Fahrten mit dem Fahrrad, mit öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit deinem privaten Auto. Die Fahrtkosten kannst du ganz einfach mit der Kilometerpauschale in der Einkommensteuererklärung abrechnen.

Verpflegungspauschale absetzen:

Wenn du im Coworking Space mehr als 8 Stunden von deiner regulären Betriebsstätte (z. B. deinem häuslichen Arbeitszimmer) abwesend bist, kannst du auch eine Verpflegungspauschale von 14 Euro als Werbungskosten in deiner Steuererklärung geltend machen.

13. Wie kann ich mein Auto und/oder Dienstfahrrad steuerlich absetzen?

Um dein Auto und Dienstfahrrad steuerlich abzusetzen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die je nach Nutzung und Art des Fahrzeugs variieren.

Auto als Betriebsausgabe:

Wenn du dein Auto sowohl beruflich als auch privat nutzt, kannst du die Kosten anteilig als Betriebsausgaben absetzen. Die Herausforderung besteht darin, die berufliche von der privaten Nutzung klar zu trennen. Hierfür gibt es zwei Methoden: die 1-%-Regelung und das Führen eines Fahrtenbuchs.

• 1-%-Regelung: Bei dieser Methode wird monatlich 1 % des Listenpreises des Autos als geldwerter Vorteil versteuert. Diese Regelung ist dann sinnvoll, wenn dein Fahrzeug überwiegend betrieblich genutzt wird (mehr als 50 % der Fahrten). Die 1-%-Regel deckt alle privaten Fahrten ab.
• Fahrtenbuch: Das Fahrtenbuch ist eine detaillierte Methode, bei der alle Fahrten genau dokumentiert werden müssen. Am Jahresende kannst du dann genau die Kosten für die betrieblichen Fahrten von der Steuer absetzen. Diese Methode erfordert mehr Aufwand, kann aber steuerlich günstiger sein, wenn das Fahrzeug intensiv geschäftlich genutzt wird.

Dienstfahrrad steuerlich absetzen:

Für Fahrräder, Pedelecs und E-Bikes, die beruflich genutzt werden, gelten ebenfalls steuerliche Vorteile.

• Wenn das Fahrrad zwischen 10 und 50 % beruflich genutzt wird, kannst du wählen, ob du es zum Betriebsvermögen zählst.
• Ab 50 % beruflicher Nutzung muss es zum Betriebsvermögen gezählt werden.

Die Anschaffungskosten können dann entsprechend der Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Bei Fahrrädern, die weniger als 1.000 Euro kosten, ist sogar eine sofortige Abschreibung möglich.

Wichtig zu beachten:

• Belege und Nachweise: Unabhängig von der Methode ist es wichtig, alle Belege und Nachweise sorgfältig aufzubewahren. Diese dienen als Beweis für die berufliche Nutzung.

14. Wie kann ich Reisekosten steuerlich absetzen?

Wenn du dich selbstständig machst und oft beruflich unterwegs bist, kannst du deine Reisekosten steuerlich absetzen. Dies umfasst verschiedene Arten von Ausgaben, die während der Geschäftsreisen anfallen.

Absetzbare Reisekosten

Zu den absetzbaren Reisekosten gehören:

• Fahrtkosten für An- und Abreise – ob mit dem Auto, der Bahn oder einem Flugzeug
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwendungen
• Nebenkosten wie Taxi- oder Mietwagenkosten
• Reiseversicherungen
• Geschäftsessen

Voraussetzungen für die Abzugsfähigkeit von Reisekosten

Reisekosten sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzbar.

• Beruflicher Zusammenhang: Die Reise muss beruflich veranlasst sein und einen klaren Bezug zu deinem Unternehmen oder bestimmten Aufträgen haben.
• Nachweis der Ausgaben: Es ist wichtig, alle Belege sorgfältig aufzubewahren, da sie als Nachweis für die Ausgaben dienen. Dazu gehören Rechnungen, Tickets, Hotelrechnungen und andere Quittungen.
• Keine doppelte Abrechnung: Reisekosten können nur dann abgesetzt werden, wenn sie nicht bereits von Kund:innen oder Auftraggeber:innen erstattet wurden.

15. Wie kann ich Geschäftsessen steuerlich absetzen?

Geschäftsessen sind ein wichtiger Bestandteil des geschäftlichen Netzwerkens und können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich abgesetzt werden. Wenn du dich selbstständig machst, ist es wichtig zu verstehen, wie du diese Kosten korrekt in deiner Steuererklärung angibst.

Abzugsfähige Kosten:

Als Freelancer:in kannst du 70 Prozent der Bewirtungskosten von der Steuer absetzen. Die restlichen 30 Prozent gelten als privat veranlasst. Dies gilt allerdings nur, wenn das Geschäftsessen in einem Restaurant stattfindet. Auch die in den Bewirtungskosten enthaltene Vorsteuer kann nur anteilig (entsprechend 70 % der Betriebsausgaben) beim Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Die abzugsfähigen Bewirtungskosten trägst du in der Anlage EÜR (Einnahme-Überschuss-Rechnung) deiner Einkommensteuererklärung ein.

Nachweis der Geschäftsmäßigkeit

Zunächst müssen die Kosten für Geschäftsessen einen klaren beruflichen Bezug haben. Typische Anlässe sind z. B. Vertragsverhandlungen, Kund:innenpflege, Projektbesprechungen oder Netzwerkveranstaltungen.

Weitere Voraussetzungen zur Absetzbarkeit des Geschäftsessens

Damit das Finanzamt ein Geschäftsessen anerkennt, gibt es darüber hinaus einige weitere wichtige Besonderheiten:

• Der geschäftliche Anlass muss klar erkennbar sein. Zu empfehlen ist, den geschäftlichen Anlass konkret zu benennen und zu erläutern. Die bloße Bezeichnung als „Geschäftsessen“ kann unter Umständen nicht anerkannt werden.
• Die Kosten müssen angemessen und üblich sein. Übermäßig teure Bewirtungen werden möglicherweise nicht vollständig anerkannt.
• Wenn Geschäftsessen sehr häufig stattfinden, kann das Finanzamt die Notwendigkeit oder Angemessenheit des Geschäftsessens in Frage stellen.

Bewirtungsbeleg und Dokumentation

Ein wichtiger Punkt für die Abzugsfähigkeit deines Geschäftsessens ist die Dokumentation, um nachweisen zu können, dass das Essen tatsächlich aus geschäftlichen Gründen stattgefunden hat. Dazu gehört, dass du dir vom Restaurant einen Bewirtungsbeleg ausstellen lässt. Das Finanzamt verlangt dazu folgende Angaben:

• Name und Anschrift der Gaststätte
• Datum der Bewirtung
• Namen der bewirteten Personen
• Angabe des Anlasses der Bewirtung
• Detaillierte Aufschlüsselung der Speisen und Getränke (Einzel- und Gesamtpreis)
• Gesamtrechnungsbetrag einschließlich Mehrwertsteuer und anzuwendender Steuersatz
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Bei Rechnungen über 250 Euro: Rechnung ausgestellt auf deinen Namen inkl. Anschrift; gesonderter Ausweis des nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Rechnungsbetrages sowie des Umsatzsteuersatzes und -betrages in Euro; Angabe deiner Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Checkliste für deine steuerlichen Pflichten als Freelancer:in

1. Relevante Steuern im Blick behalten

Mach dich mit den Grundlagen der Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer vertraut.

2. Kleinunternehmerregelung prüfen

Überlege, ob die Kleinunternehmerregelung für dich sinnvoll ist, und erwäge die Vor- und Nachteile basierend auf deinem erwarteten Jahresumsatz und deinen betrieblichen Ausgaben.

3. Internationale Einkünfte versteuern

Informiere dich über die steuerlichen Pflichten, wenn du aus dem Ausland arbeitest:

• Wohnsitz in Deutschland: Du musst dein weltweites Einkommen hier versteuern.
• Wohnsitz im Ausland: Du zahlst nur Steuern auf deine Einkünfte aus Deutschland.

4. Einnahmen von Online-Plattformen korrekt versteuern

Dokumentiere alle Einnahmen von Plattformen wie Fiverr sorgfältig. Achte darauf, diese in deiner Einkommensteuererklärung anzugeben und die entsprechenden Regelungen zur Umsatzsteuer zu beachten.

5. Die richtigen Steuerformulare nutzen

Lerne die relevanten Formulare für deine Steuererklärung kennen:

• Mantelbogen für allgemeine Angaben
• Anlage EÜR für deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Anlage G oder Anlage S, je nach Art deiner selbstständigen Tätigkeit
• Umsatzsteuererklärung, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist

6. Fehler im Fragebogen vermeiden

Achte darauf, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung genau und korrekt auszufüllen, um spätere Korrekturen oder Missverständnisse zu vermeiden.

7. Fehler in der Steuererklärung korrigieren

Wenn du einen Fehler entdeckst:

• Vor Erhalt des Steuerbescheids: Reiche eine berichtigte Erklärung ein.
• Nach Erhalt des Steuerbescheids: Lege Einspruch ein oder stelle einen Antrag auf schlichte Änderung.

8. Steuerunterlagen richtig aufbewahren

Halte die Fristen zur Aufbewahrung deiner Dokumente ein:

• 6 Jahre für E-Mails, Mahnungen und Angebote
• 10 Jahre für Rechnungen, Steuererklärungen und relevante Belege

9. Umsatzsteuervoranmeldung rechtzeitig abgeben

Reiche deine Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig und pünktlich ein und beachte die Abgabefristen (meist der 10. des Folgemonats).

10. Arbeitsmittel richtig absetzen

Nutze die Möglichkeit, Arbeitsmittel wie Laptops, Diensthandys und Drucker steuerlich abzusetzen und achte darauf, den Anteil der privaten Nutzung korrekt anzugeben.

11. Häusliches Arbeitszimmer

Falls du ein häusliches Arbeitszimmer nutzt, stelle sicher, dass es den steuerlichen Anforderungen entspricht (eigener Raum, überwiegend beruflich genutzt). Alternativ kannst du die Home-Office-Pauschale in Anspruch nehmen.

12. Kosten für Coworking Spaces geltend machen

Setze die Kosten für einen Arbeitsplatz im Coworking Space ab, einschließlich aller zugehörigen Ausgaben, wie z. B. Kosten für den Druckservice oder Besprechungsräume. Denke auch an die Absetzbarkeit von Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen.

13. Fahrzeugkosten richtig absetzen

Berücksichtige die Möglichkeit, dein Auto und/oder Dienstfahrrad abhängig von der Nutzungshäufigkeit und -art steuerlich geltend zu machen. Wenn du dein Auto oder Dienstfahrrad sowohl privat als auch beruflich nutzt, kannst du die Kosten anteilig absetzen. Führe ein Fahrtenbuch oder nutze die 1-%-Regelung.

14. Reisekosten sorgfältig dokumentieren

Setze Reisekosten wie Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten ab, sofern sie einen beruflichen Bezug haben. Halte alle Belege gut geordnet bereit.

15. Geschäftsessen korrekt absetzen

Setze 70 % der Kosten für Geschäftsessen ab und dokumentiere den geschäftlichen Anlass genau. Bewahre alle Belege sorgfältig auf, um den beruflichen Hintergrund nachweisen zu können.

Hier geht's zu den ersten Kapiteln:

• Der Einstieg in die Selbstständigkeit
• Buchhaltung, Rechnungserstellung und Finanzplanung
• Rechtliche Grundlagen und Vertragswesen