Dein Weg in die Selbstständigkeit – Kapitel 2: Buchhaltung, Rechnungserstellung und Finanzplanung 

Dieses Kapitel ist Teil des Ebooks „Dein Weg in die Selbstständigkeit: Alles Schritt für Schritt erklärt • Steuern • Buchhaltung • Versicherungen • Anmeldung" von Tino Keller und Sophia Merzbach. Es ist Kapitel 2 von 6 und widmet sich dem Thema Buchhaltung, Rechnungserstellung & Finanzplanung als Freelancer:in – von der richtigen Buchführungsmethode über gesetzeskonforme Rechnungen bis hin zur langfristigen Finanzplanung bei schwankendem Einkommen. Du möchtest das vollständige Ebook lesen? Es ist hier auf Amazon erhältlich.

Du kannst die anderen Kapitel auch kostenlos hier lesen: 

• 1. Kapitel - Der Einstieg in die Selbstständigkeit
• 3. Kapitel - Rechtliche Grundlagen und Vertragswesen
• 4. Kapitel - Steuerliche Grundlagen
• 5. Kapitel - Das Leben als Freelancer:in

Dieses Kapitel erklärt Freelancer:innen in Deutschland die wichtigsten Grundlagen der Buchhaltung, Rechnungserstellung und Finanzplanung – von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung über Pflichtangaben auf Rechnungen und den Umgang mit säumigen Kund:innen bis hin zur Kalkulation des eigenen Stundensatzes und der Planung von Investitionen.

Key Takeaways

• Die Wahl der Buchhaltungsmethode bestimmt deinen gesamten Aufwand
  Ob einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder doppelte Buchführung hängt von Umsatz, Gewinn und Unternehmensform ab. Für viele Selbstständige ist die EÜR ausreichend, aber nur solange Grenzen nicht überschritten werden.
• Ordnung bei Belegen und Fristen ist keine Option, sondern Pflicht
  Alle Einnahmen und Ausgaben müssen sauber dokumentiert und zehn Jahre aufbewahrt werden. Fehler entstehen oft nicht bei der Arbeit selbst, sondern durch fehlende Struktur im Alltag und verpasste Steuerfristen.
• Rechnungen müssen vollständig und korrekt sein, sonst gibt es Probleme
  Pflichtangaben wie Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Zahlungsbedingungen sind entscheidend. Bei Fehlern drohen Rückfragen vom Finanzamt oder Zahlungsverzögerungen durch Kund:innen.
• Finanzplanung entscheidet über Stabilität bei schwankendem Einkommen
  Stundensatz, Kalkulation und Liquiditätsplanung sind zentral, um nicht unter Wert zu arbeiten oder in finanzielle Engpässe zu geraten. Viele unterschätzen dabei laufende Kosten und unproduktive Zeit.
• Automatisierung spart Zeit und reduziert teure Fehler (Accountable als Lösung)
  Gerade Buchhaltung, Rechnungserstellung und Steuerpflichten werden schnell komplex. Tools wie Accountable helfen dir, Belege zu erfassen, Rechnungen korrekt zu erstellen und deine Finanzen laufend im Blick zu behalten, ohne dass du dich ständig durch steuerliche Details kämpfen musst.

Im zweiten Kapitel widmen wir uns einem der zentralen Themen für alle Selbstständigen: der Buchhaltung, Rechnungserstellung und Finanzplanung. Ein gutes Finanzmanagement ist nicht nur für den Überblick über Einnahmen und Ausgaben entscheidend, sondern auch für die langfristige Sicherheit deines Geschäfts. In diesem Kapitel erfährst du, welche Aspekte du dabei berücksichtigen musst und wie du mit gezielten Maßnahmen dein Unternehmen auf stabile Beine stellst. 

Beginnen wir mit der Buchhaltung: Weißt du, welche Form der Buchführung für dich die richtige ist? Wir erklären dir den Unterschied zwischen der doppelten Buchführung und der einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und erläutern, welche Variante sich für Selbstständige am besten eignet. Auch die Erfassung von Bareinnahmen ist ein wichtiger Punkt – gerade für Selbstständige, die viel mit Barzahlungen arbeiten, gibt es hier einige Besonderheiten. 

Im nächsten Schritt geht es um die Rechnungserstellung. Wie muss eine korrekte Rechnung aussehen, damit sie vom Finanzamt akzeptiert wird? Wir zeigen dir, welche Pflichtangaben nicht fehlen dürfen und stellen dir praktische Vorlagen zur Verfügung. Auch moderne E-Rechnungen, die zunehmend an Bedeutung gewinnen, werden thematisiert. Was machst du, wenn deine Kund:innen nicht zahlen? Du erfährst, wie du Zahlungserinnerungen und Mahnungen effektiv einsetzt, ohne dabei den Ton zu verschärfen. Zusätzlich gehen wir auf spezielle Regelungen für Rechnungen ins Ausland ein – sowohl innerhalb der EU als auch in Drittländer. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Auftragskalkulation. Wie berechnest du deinen eigenen Stundensatz, damit sich dein Geschäft rentiert? Wir unterstützen dich dabei, realistische Preise festzulegen und deine Aufträge sinnvoll zu kalkulieren. Auch der Überblick über deine Finanzen darf nicht fehlen. Wie sicherst du dich bei schwankenden Einnahmen ab, und wie planst du größere Investitionen? Wir zeigen dir, wie du den Überblick über deine Finanzen behältst, Umsatzprognosen erstellst und so langfristig auf der sicheren Seite bleibst. 

Dieses Kapitel liefert dir die Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um deine finanzielle Selbstständigkeit – damit du gut vorbereitet bist und keine Überraschungen erlebst. 

1. Bin ich zur Buchhaltung verpflichtet?

Ja, als Selbstständige:r in Deutschland bist du grundsätzlich zur Buchführung verpflichtet. Die Art der Buchführung, die du anwenden musst, hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel deinem Jahresumsatz, deinem Gewinn und der Rechtsform deines Unternehmens.

Wenn du als Freiberufler:in oder Kleinunternehmer:in tätig bist und dein Jahresumsatz sowie dein Gewinn unter bestimmten Grenzen bleiben (600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn), kannst du die einfache Buchführungsmethode der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) verwenden. Diese Methode ist weniger komplex als die doppelte Buchführung und erfordert keine Bilanzierung. Du musst lediglich deine Einnahmen und Ausgaben dokumentieren und gegenüberstellen, um deinen Gewinn zu ermitteln.

Es ist wichtig, dass du alle Belege sammelst und ordentlich aufbewahrst, da diese bei einer möglichen Betriebsprüfung vom Finanzamt eingesehen werden können. Die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen beträgt zehn Jahre. Digitale Lösungen wie Steuer-Apps können dir helfen, deine Belege zu scannen und zu archivieren, was den Prozess vereinfacht und dir hilft, den Überblick zu behalten.

Zudem solltest du dich mit den Abgabefristen für Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen vertraut machen, um Verspätungszuschläge und Verzugszinsen zu vermeiden. Tools wie Accountable erinnern dich automatisch an diese Fristen und unterstützen dich bei der Erstellung deiner Steuererklärung.

Insgesamt ist es ratsam, dich sorgfältig mit den Anforderungen der Buchführung auseinanderzusetzen und gegebenenfalls digitale Hilfsmittel zu nutzen, um den Prozess zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden. So stellst du sicher, dass du deinen steuerlichen Pflichten nachkommst und gleichzeitig deinen unternehmerischen Erfolg förderst.

2. Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Beim Start in die Selbstständigkeit ist es wichtig, die Unterschiede zwischen einfacher und doppelter Buchführung zu verstehen, da diese wesentlich deine Buchhaltungspflichten beeinflussen.

Die einfache Buchführung, auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) genannt, ist besonders für Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen geeignet, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und deren Jahresumsatz sowie Gewinn bestimmte Grenzen nicht überschreiten (600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn). Hierbei werden lediglich die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt, um den Gewinn zu ermitteln. Diese Methode ist weniger zeit- und arbeitsintensiv, da keine Bilanz erstellt werden muss und keine doppelten Buchungssätze erforderlich sind. Die EÜR wird oft über das Finanzamt-Portal ELSTER eingereicht. Typische freie Berufe, die die EÜR nutzen, sind beispielsweise Ärzt:innen, Informatiker:innen, Journalist:innen oder auch Yogalehrer:innen.

Im Gegensatz dazu steht die doppelte Buchführung, die vor allem für größere Unternehmen oder solche, die im Handelsregister eingetragen sind, verpflichtend ist. Diese Methode ist komplexer, da jeder Geschäftsvorfall in zwei Konten erfasst wird: einem Soll- und einem Haben-Konto. Die doppelte Buchführung ermöglicht eine detailliertere Darstellung der finanziellen Situation des Unternehmens, da sie nicht nur Einnahmen und Ausgaben, sondern auch Forderungen, Verbindlichkeiten und Abschreibungen berücksichtigt. Sie bildet die Grundlage für den Jahresabschluss, die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung.

Die Wahl zwischen diesen beiden Methoden hängt von der Rechtsform, der Größe des Unternehmens und gesetzlichen Anforderungen ab. Kleinere Unternehmen und Freiberufler:innen profitieren oft von der Einfachheit der EÜR, während größere Unternehmen durch die doppelte Buchführung eine genauere Kontrolle und Übersicht über ihre Finanzen erhalten.

3. Was ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist eine Methode zur Gewinnermittlung, die vor allem von Freiberufler:innen, Kleinunternehmer:innen und Gewerbetreibenden genutzt wird, die nicht verpflichtet sind, eine doppelte Buchführung zu machen. Bei dieser Form der Buchführung werden alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt, um den Gewinn zu ermitteln. Das Ergebnis ist der Überschuss der Einnahmen über die Ausgaben.

Wenn du dich selbstständig machst, ist es wichtig, deine finanziellen Aktivitäten genau zu dokumentieren. Die EÜR bietet eine vereinfachte Möglichkeit, dies zu tun, ohne die komplexeren Anforderungen der doppelten Buchführung erfüllen zu müssen. Du listest einfach alle Einnahmen auf, die du im Laufe des Jahres erzielst, und ziehst davon die Betriebsausgaben ab. Diese Methode wird auch als Zufluss- und Abflussprinzip bezeichnet, da Einnahmen und Ausgaben zum Zeitpunkt des tatsächlichen Geldflusses erfasst werden.

Die EÜR ist nicht nur einfacher in der Handhabung, sondern spart auch Zeit und möglicherweise Kosten für eine:n Steuerberater:in, da du viele der benötigten Angaben selbst ermitteln und eintragen kannst. Zudem ist sie rechtlich im Einkommensteuergesetz verankert und wird vom Finanzamt für bestimmte Gruppen von Selbstständigen als ausreichend angesehen.

Für die Übermittlung der EÜR an das Finanzamt kannst du die staatliche Steuersoftware ELSTER verwenden. Dort ist das entsprechende Formular hinterlegt, und du kannst deine EÜR digital einreichen. Dies vereinfacht den Prozess erheblich und stellt sicher, dass du alle erforderlichen Informationen korrekt an das Finanzamt übermittelst.

4. Wie finde ich ein einfaches, aber effektives Buchhaltungssystem, das zu mir passt?

Ein Buchhaltungssystem zu finden, das zu deiner zukünftigen Selbstständigkeit passt, ist ein wichtiger Schritt, um den Überblick über deine Finanzen zu behalten. Hier sind einige Tipps, wie du das passende System auswählen kannst:

1. Bestimme deine Bedürfnisse: Überlege dir, welche Funktionen du wirklich benötigst. Als Einzelunternehmer:in könnten deine Anforderungen anders aussehen als die eines größeren Unternehmens. Brauchst du etwas, das Rechnungen stellt, Ausgaben verfolgt oder deine Steuererklärungen vereinfacht? Die Beantwortung dieser und ähnlicher Fragen hilft dir, das richtige System zu finden.
2. Digital oder traditionell: Die meisten Selbstständigen bevorzugen heutzutage digitale Lösungen, da sie effizienter und oft sicherer sind. Digitale Buchhaltungsprogramme bieten zudem den Vorteil, dass du von überall auf deine Daten zugreifen kannst und diese regelmäßig gesichert werden.
3. Benutzerfreundlichkeit: Achte darauf, dass die Software intuitiv ist. Du solltest keine umfangreichen Schulungen benötigen, um deine Buchhaltung zu führen. Viele Programme bieten eine Testphase an – nutze diese, um zu sehen, ob du mit der Software zurechtkommst.
4. Integration und Skalierbarkeit: Überlege, ob das System mit anderen von dir genutzten Tools kompatibel ist und ob es mit deinem Geschäft mitwachsen kann. Es ist wichtig, dass sich die Software anpassen lässt, wenn sich deine Bedürfnisse ändern.
5. Kosten: Setze dir ein Budget für deine Buchhaltungssoftware. Es gibt sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Programme. Bedenke jedoch, dass kostenlose Versionen oft eingeschränkte Funktionen haben und nicht immer den besten Support bieten.
6. Support und Updates: Guter Kundensupport ist entscheidend, besonders wenn du neu in der Selbstständigkeit bist. Stelle sicher, dass das Programm regelmäßig aktualisiert wird, damit es stets den neuesten steuerlichen Anforderungen entspricht.

Accountable bietet eine Lösung, die speziell für Selbstständige entwickelt wurde und viele dieser Kriterien erfüllt. Die Software ist benutzerfreundlich und ermöglicht es dir, Rechnungen zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen und deine Steuererklärungen direkt zu erledigen. Du kannst die Accountable Steuerlösung 14 Tage lang kostenlos testen, um zu sehen, ob sie zu deinen Bedürfnissen passt.

5. Wie erfasse ich meine Bareinnahmen?

Um deine Bareinnahmen als Selbstständige:r korrekt zu erfassen, gibt es einige wichtige Schritte, die du beachten solltest. Zunächst ist es entscheidend, dass du alle Bargeldtransaktionen sorgfältig dokumentierst. Dies ist besonders wichtig, da du bei einer Prüfung durch das Finanzamt nachweisen musst, dass deine Buchführung korrekt und vollständig ist.

1. Erfassung jeder Transaktion: Jede Bareinnahme muss einzeln erfasst werden. Dies beinhaltet den Betrag, das Datum und eine Beschreibung der Einnahmequelle. Für Beträge bis 250 € kannst du eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausstellen. Diese muss deinen Namen, die Anschrift deines Unternehmens, das Ausstellungsdatum, die Art der Leistung oder Ware, den Betrag und den Umsatzsteuersatz enthalten. Außerdem solltest du eine fortlaufende Quittungsnummer auf der Rechnung angeben.
2. Verwendung eines Kassenbuchs: Ein Kassenbuch ist ein effektives Werkzeug, um deine Bareinnahmen und -ausgaben zu verwalten. In diesem Buch werden alle Bargeldbewegungen dokumentiert, was dir hilft, den Überblick über deinen aktuellen Bargeldbestand zu behalten. Es ist wichtig, dass das Kassenbuch täglich geführt wird und alle Einträge vollständig, richtig und zeitgerecht sind.
3. Digitale Tools nutzen: Digitale Buchhaltungstools wie die von Accountable können den Prozess der Erfassung und Verwaltung deiner Bareinnahmen erheblich vereinfachen. Mit solchen Tools kannst du Einnahmen und Ausgaben direkt in der App erfassen, was die Genauigkeit erhöht und Zeit spart.
4. Regelmäßige Überprüfungen: Es ist ratsam, regelmäßig deine Aufzeichnungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen korrekt erfasst wurden. Das vermeidet Probleme bei der Steuererklärung und hilft dir, ein klares Bild deiner finanziellen Lage zu behalten.
5. Aufbewahrung der Belege: Alle Belege, die mit deinen Bareinnahmen zusammenhängen, sollten sorgfältig aufbewahrt werden. Diese sind essenziell für den Fall einer Steuerprüfung und dienen als Nachweis deiner Einnahmen.

Durch die Beachtung dieser Tipps kannst du sicherstellen, dass deine Bareinnahmen korrekt erfasst und verarbeitet werden, was dir hilft, dein Geschäft erfolgreich zu führen und steuerrechtliche Probleme zu vermeiden.

6. Wann erstelle ich eine Rechnung? (mit QR-Code zum Downloaden einer Rechnungsvorlage)

Das Erstellen von Rechnungen ist ein wesentlicher Bestandteil der Selbstständigkeit, da es nicht nur um den Erhalt deiner Einnahmen geht, sondern auch um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Die Frage, wann du eine Rechnung erstellen solltest, hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Art deiner Dienstleistung oder deines Produkts, die Vereinbarungen mit deinen Kund:innen und spezifische gesetzliche Anforderungen.

Grundsätzlich kannst du eine Rechnung immer dann ausstellen, wenn du eine Leistung erbracht oder ein Produkt geliefert hast. Dies ist der häufigste Fall und hilft dir, deine Liquidität zu sichern und den Überblick über deine Finanzen zu behalten. Es ist ratsam, die Rechnung zeitnah nach der Leistungserbringung zu stellen, um Verzögerungen bei der Zahlung zu vermeiden.

Bei größeren Projekten oder Dienstleistungen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, kannst du auch Teilrechnungen stellen. Dies muss allerdings vorab mit dem:der Kund:in vereinbart werden und ermöglicht eine kontinuierliche Cashflow-Planung. Teilrechnungen sind besonders nützlich, um finanzielle Stabilität während lang andauernder Projekte zu gewährleisten.

In manchen Fällen, insbesondere bei größeren Aufträgen oder individuellen Anfertigungen, kann es auch sinnvoll sein, eine Anzahlung oder Vorauszahlung zu verlangen. Die entsprechende Rechnung wird dann vor Beginn der Arbeit oder Produktion ausgestellt. Dies sichert einen Teil des Zahlungsflusses bereits vor der Fertigstellung des Auftrags.

Es gibt auch spezielle Regelungen, wie die 6-Monats-Frist bei Geschäften zwischen Unternehmen, innerhalb derer die Rechnung gestellt werden muss. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Monats, in dem die Leistung erbracht wurde.

Zusammenfassend ist es wichtig, dass du die Rechnungsstellung an die spezifischen Bedingungen deines Geschäfts anpasst und dabei sowohl die Kundenerwartungen als auch gesetzliche Anforderungen berücksichtigst. Die Nutzung einer Steuersoftware wie Accountable kann diesen Prozess erheblich vereinfachen, indem sie dir hilft, Rechnungen korrekt und effizient zu erstellen und zu verwalten.

7. Wie erstelle ich eine Rechnungsvorlage?

Das Erstellen einer Rechnungsvorlage ist ein wichtiger Schritt für dich als zukünftige:r Selbstständige:r, um sicherzustellen, dass deine Rechnungen alle notwendigen Informationen enthalten und rechtlich korrekt sind. Hier sind einige grundlegende Punkte, die bei jeder Rechnung erfüllt sein müssen:

1. Grundlegende Informationen: Deine Rechnung muss bestimmte grundlegende Informationen enthalten. Dazu gehören dein vollständiger Name und deine berufliche Adresse, der vollständige Name und die Adresse des:der Rechnungsempfänger:in, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Datum der Rechnungserstellung und eine fortlaufende Rechnungsnummer.

2. Details zur Leistung: Beschreibe genau, was geliefert oder welche Dienstleistung erbracht wurde. Dies umfasst die Menge und eine detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder die Art und den Umfang der erbrachten Dienstleistung.

3. Preisgestaltung: Führe den Preis für die einzelnen Posten auf sowie den anzuwendenden Umsatzsteuersatz. Wenn Rabatte oder Steuerbefreiungen anwendbar sind, sollten diese ebenfalls klar ausgewiesen werden.

4. Zahlungsbedingungen: Gib die Zahlungsfrist an und welche Zahlungsmethoden akzeptiert werden. Dies hilft, Missverständnisse mit Kund:innen zu vermeiden und fördert pünktliche Zahlungen.

5. Design und Personalisierung: Obwohl der Inhalt wichtiger ist, kann ein professionelles Aussehen deiner Rechnung das Image deines Unternehmens stärken. Du kannst ein Logo hinzufügen und ein Layout wählen, das deiner Marke entspricht.

6. Rechtliche Hinweise: Stelle sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind, wie z.B. das Anführen der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und der korrekten Rechnungsnummerierung, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Die Nutzung einer Software wie die von Accountable kann diesen Prozess vereinfachen, da sie Vorlagen bietet, die du einfach anpassen kannst. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass deine Rechnungen alle erforderlichen Informationen enthalten.

Hier geht's zu einem Template für deine perfekte Rechnung

8. Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Um eine E-Rechnung zu erstellen, ist es wichtig, dass du sowohl die erforderlichen formalen als auch technischen Anforderungen beachtest. Hier sind die Schritte, die du befolgen solltest:

1. Wähle die richtige Software: Nutze eine zuverlässige Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware wie Accountable, die die Erstellung von E-Rechnungen unterstützt. Diese Software hilft dir, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und den Prozess zu automatisieren.

2. Erfasse alle Pflichtangaben: Eine gesetzeskonforme E-Rechnung muss bestimmte Informationen enthalten, wie Name und Adresse von dir und deinem:deiner Kund:in, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, eine detaillierte Beschreibung der Leistung oder Lieferung, den Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung, das Entgelt und den Steuerbetrag.

3. Verwende ein strukturiertes Format: Die Rechnung sollte in einem strukturierten, maschinell lesbaren Format wie XML erstellt werden. Dies erleichtert die automatische Verarbeitung und Archivierung.

4. Achte auf die Lesbarkeit und Archivierung: Die Rechnung muss während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Digitale Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, in einer Form, die eine jederzeitige Prüfbarkeit gewährleistet.

5. Versende die Rechnung: Du kannst die E-Rechnung per E-Mail, Serverfax oder über spezielle Plattformen versenden, sofern der:die Rechnungsempfänger:in der elektronischen Form zustimmt.

6. Dokumentiere und prüfe: Stelle sicher, dass du ein Verfahren zur Kontrolle und Dokumentation hast, das die Echtheit, die Unversehrtheit und die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungen gewährleistet.

Durch die Nutzung von Steuer-Apps wie Accountable kannst du diesen Prozess erheblich vereinfachen, da die Software bereits viele dieser Anforderungen automatisch erfüllt und dir hilft, deine Rechnungen professionell und gesetzeskonform zu erstellen.

9. Welche Schritte kann ich unternehmen, wenn Kund:innen nicht zahlen?

Wenn du dich selbstständig machst und auf das Problem stößt, dass Kund:innen nicht zahlen, gibt es mehrere Schritte, die du in die Wege leiten kannst, um dein Geld zu erhalten. Zuerst solltest du eine Zahlungserinnerung senden. Dies kann per E-Mail oder Telefon erfolgen, wobei eine schriftliche Form zu empfehlen ist, um einen Nachweis zu haben. Es ist wichtig, dass du dabei freundlich bleibst und auf mögliche Missverständnisse hinweist, die geklärt werden könnten.

Wird auf Zahlungserinnerung nicht reagiert, kannst du eine Mahnung verschicken. In dieser Mahnung solltest du entschiedener auftreten und auf die vertraglichen Vereinbarungen hinweisen, die akzeptiert wurden. Es ist ratsam, ein paar Tage zu warten, bevor du die Mahnung sendest, da Überweisungen manchmal Zeit benötigen.

Wenn auch darauf keine Reaktion erfolgt, kannst du überlegen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Dies beginnt mit dem Antrag auf einen Mahnbescheid, der, wenn vom Gericht akzeptiert, dem:der Schuldner:in zugestellt wird. Der:die Schuldner:in hat dann die Möglichkeit, Widerspruch einzulegen. Wenn kein Widerspruch erfolgt, kann ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden, der es ermöglicht, die Forderung durch einen Gerichtsvollzieher durchsetzen zu lassen.

Es ist wichtig, dass du alle Schritte sorgfältig dokumentierst und versuchst, die Kommunikation mit dem:der Kund:in aufrechtzuerhalten. Manchmal kann bereits die Ankündigung eines gerichtlichen Mahnverfahrens ausreichen, damit der:die Kund:in zahlt. Bedenke jedoch, dass das Eintreiben von Schulden Zeit und Geld kosten kann – es ist wichtig, dass du abwägst, wie viel Aufwand du betreiben möchtest.

10. Wann und wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung?

Zum Leben als Selbstständ:ige:r gehört es dazu, auch einmal Zahlungserinnerung schreiben zu müssen. Manche Kund:innen bezahlen ihre Rechnungen nicht fristgerecht, was viele Gründe haben kann und keinesfalls immer in böser Absicht geschehen muss. Eine Zahlungserinnerung dient dazu, die Kund:innen höflich an die ausstehende Zahlung zu erinnern, ohne dabei die Geschäftsbeziehung zu belasten.

Die Zahlungserinnerung sollte gesendet werden, sobald das Fälligkeitsdatum der Rechnung überschritten ist und kein Zahlungseingang auf deinem Konto zu verzeichnen ist. Es wird empfohlen, etwa zehn bis fünfzehn Tage nach dem Fälligkeitsdatum die erste Zahlungserinnerung zu verschicken. Dies gibt den Kund:innen genügend Zeit, eventuelle Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung zu berücksichtigen.

In die Zahlungserinnerung solltest du folgende Elemente einbeziehen:

• Empfängerangaben: Name sowie komplette Adresse des:der Kund:in

• Absenderangaben: Name und vollständige Adresse deines Unternehmens

• Betreff: Präzise Bezeichnung der Erinnerung, z. B. „Erinnerung an Zahlung für Rechnung [Rechnungsnummer]“

• Bezug: Angabe der Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum

• Offener Betrag: Der noch zu zahlende Rechnungsbetrag

• Neue Zahlungsfrist: Das aktualisierte Zahlungsdatum

• Zahlungsinformationen: Deine Bankverbindung zur Begleichung des Betrags

• Kontaktmöglichkeiten: Deine Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen oder Anfragen

Die Tonalität der Zahlungserinnerung sollte freundlich und respektvoll sein, um die Geschäftsbeziehung nicht zu gefährden. Eine professionelle und höfliche Zahlungserinnerung kann die Bereitschaft der Kund:innen erhöhen, die offene Rechnung zu begleichen.

Falls auf die erste Zahlungserinnerung keine Reaktion erfolgt, kannst du eine zweite Zahlungserinnerung senden, die etwas nachdrücklicher formuliert sein kann und eventuell rechtliche Hinweise enthält. Wenn auch darauf keine Zahlung erfolgt, ist es angebracht, eine letzte Mahnung zu versenden, bevor weitere rechtliche Schritte in Erwägung gezogen werden.

11. Was muss ich bei Rechnungen ins Ausland beachten (EU und außerhalb EU)?

Wenn du dich selbstständig machst und planst, Rechnungen ins Ausland zu stellen, gibt es einige wichtige Punkte, die du beachten musst, sowohl innerhalb der EU als auch außerhalb.

Innerhalb der EU: Für Rechnungen an Kund:innen in anderen EU-Ländern ist das Reverse Charge Verfahren relevant. Hierbei stellst du keine Umsatzsteuer in Rechnung. Stattdessen ist der:die Empfänger:in der Rechnung verpflichtet, die Umsatzsteuer in seinem:ihrem Land zu melden und abzuführen. Auf deiner Rechnung musst du daher vermerken, dass das Reverse Charge Verfahren anwendbar ist. Dies kann durch den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder den englischen Begriff „Reverse Charge“ gekennzeichnet werden.

Außerhalb der EU: Bei Rechnungen an Kund:innen in Drittländern, also Länder außerhalb der EU, musst du die Umsatzsteuerregelungen des jeweiligen Landes beachten. In einigen Fällen, wie bei Geschäften mit der Schweiz, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen, da hier Abkommen bestehen. In anderen Fällen kann es notwendig sein, die Umsatzsteuer des Ziellandes zu berechnen und auszuweisen. Hier ist es ratsam, sich vorab genau zu informieren, welche Regelungen gelten.

In beiden Fällen ist es wichtig, dass du auf der Rechnung alle erforderlichen Angaben korrekt und vollständig machst. Dazu gehören dein Name und deine Adresse, der Name und die Adresse des:der Kund:in, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Datum der Rechnung, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, der Preis und das Datum der Lieferung oder Leistung.

Zusätzlich solltest du die Rechnung in der Sprache des Empfängerlandes ausstellen oder zumindest auf Englisch, falls du der Landessprache nicht mächtig bist. Dies erleichtert dem:der Kund:in das Verständnis und die Abwicklung der Zahlung.

12. Wie bestimme ich meinen Stundensatz?

Um deinen Stundensatz als Selbstständige:r zu bestimmen, gibt es mehrere wichtige Faktoren, die du berücksichtigen solltest. Zuerst musst du deine Kosten verstehen und wie viel du verdienen musst, um diese zu decken und gleichzeitig einen Gewinn zu erzielen.

1. Kosten kalkulieren: Berechne zunächst alle deine laufenden Kosten. Dazu gehören Miete, Versicherungen, Lebenshaltungskosten und Kosten für Arbeitsmaterial. Diese Kosten bilden die Grundlage, um zu verstehen, wie viel du mindestens verdienen musst, um deine Ausgaben zu decken.

2. Arbeitszeit definieren: Überlege dir, wie viele Stunden oder Tage du pro Woche arbeiten möchtest und wie viele Urlaubs- und Krankheitstage du einplanen willst. Berücksichtige auch die Zeit für administrative Aufgaben wie Buchhaltung und Kundenakquise, die nicht direkt vergütet wird.

3. Gewinnzuschlag: Nachdem du deine Kosten und deine Arbeitszeit kalkuliert hast, solltest du einen Gewinnzuschlag einplanen. Dieser Zuschlag hilft dir, für unvorhergesehene Ausgaben oder schlechte Zeiten vorzusorgen.

4. Marktwert: Recherchiere, was in deiner Branche und Region übliche Stundensätze sind. Dies gibt dir einen Anhaltspunkt, wie viel Kund:innen bereit sind zu zahlen und hilft dir, deinen Stundensatz wettbewerbsfähig zu gestalten.

5. Flexibilität: Sei bereit, deinen Stundensatz anzupassen, basierend auf der Komplexität des Projekts oder der Dauer der Zusammenarbeit mit dem:der Kund:in. Manche Selbstständige bieten auch unterschiedliche Sätze an, basierend auf der Art der Dienstleistung oder der Dringlichkeit des Auftrags.

Durch diese Schritte kannst du einen Stundensatz festlegen, der deine Kosten deckt, dir einen angemessenen Lebensstandard ermöglicht und gleichzeitig wettbewerbsfähig ist. Denke daran, regelmäßig deine Preise zu überprüfen und anzupassen, besonders wenn sich deine Kostenstruktur oder der Markt verändern.

Beispielrechnung für einen IT-Freelancer Stundensatz

13. Wie kalkuliere ich meine Aufträge?

Um deine Aufträge als Selbstständige:r richtig zu kalkulieren, ist es wichtig, eine detaillierte Angebotskalkulation durchzuführen. Dies hilft dir, alle Kosten zu erfassen und einen angemessenen Verkaufspreis zu bestimmen, der dir einen Gewinn sichert.

Zuerst solltest du alle direkten Kosten, die mit dem Produkt oder der Dienstleistung verbunden sind, erfassen. Dazu gehören Materialkosten und Kosten für Fremdleistungen. Diese werden oft als Einzelkosten bezeichnet. Zusätzlich musst du Gemeinkosten berücksichtigen, die nicht direkt einem einzelnen Produkt zugeordnet werden können, wie Miete, Strom, Marketing oder IT-Technik.

Ein wichtiger Aspekt ist die Berücksichtigung deiner Arbeitszeit. Berechne, wie viele Stunden du voraussichtlich benötigen wirst und multipliziere diese mit deinem Stundenlohn. Vergiss nicht, auch die Kosten für eventuelle Maschinenstunden einzuplanen.

Nachdem du alle Kosten erfasst hast, addiere einen Gewinnzuschlag. Dieser sollte realistisch sein und sowohl deine Marktposition als auch die Wettbewerbssituation berücksichtigen. Ein üblicher Ansatz ist, einen prozentualen Aufschlag auf die Selbstkosten zu berechnen.

Vergiss nicht, mögliche Rabatte und Skonti, die du anbieten möchtest, in deine Kalkulation einzubeziehen. Diese sollten so berechnet werden, dass sie deinen Gewinn nicht schmälern.

Zum Schluss solltest du immer eine Nachkalkulation durchführen, um zu überprüfen, ob die tatsächlichen Kosten und der erzielte Gewinn mit deiner Kalkulation übereinstimmen. Dies gibt dir wichtige Einblicke, ob deine Kalkulation angepasst werden muss.

14. Wie behalte ich den Überblick über meine Finanzen?

Um als Selbstständige:r den Überblick über deine Finanzen zu behalten, ist es essenziell, eine klare und strukturierte Buchhaltung zu führen. Hier sind einige Tipps, wie du deine Finanzen effektiv managen kannst:

1. Geschäftskonto einrichten: Ein separates Geschäftskonto hilft dir, private und geschäftliche Transaktionen zu trennen. Das vereinfacht nicht nur die Buchhaltung, sondern ist auch wichtig für die Übersichtlichkeit und Professionalität deines Geschäfts.

2. Buchhaltungssoftware nutzen: Tools wie Accountable können dir helfen, deine Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen, Belege digital zu speichern und Fristen für Steuererklärungen einzuhalten. Solche Programme bieten oft auch die Möglichkeit, direkt aus der App heraus mit dem Finanzamt zu kommunizieren.

3. Belege sammeln und ordnen: Es ist wichtig, alle geschäftlichen Belege zu sammeln und systematisch abzulegen. Digitale Tools ermöglichen es dir, Belege zu scannen und elektronisch zu speichern, was die Verwaltung erheblich erleichtert.

4. Regelmäßige Überprüfung der Finanzen: Setze dir feste Zeiten, in denen du deine Buchhaltung aktualisierst und überprüfst. Dies hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen und gibt dir einen kontinuierlichen Überblick über deine finanzielle Lage.

5. Budgetplanung: Erstelle einen Budgetplan, der deine erwarteten Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt. Dies hilft dir, finanzielle Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass du genügend Rücklagen für unvorhergesehene Ausgaben hast.

6. Steuerliche Aspekte berücksichtigen: Informiere dich über steuerliche Absetzbarkeiten und nutze diese gezielt. Beispielsweise sind Ausgaben für Geschäftsreisen oder bestimmte Betriebsausgaben steuerlich absetzbar.

Durch die Anwendung dieser Methoden kannst du nicht nur Stress reduzieren, sondern auch finanzielle Risiken minimieren und langfristig ein stabiles Geschäft aufbauen.

15. Welche finanziellen Sicherheitsmaßnahmen gibt es bei schwankendem Einkommen?

Als Selbstständige:r mit schwankendem Einkommen ist es wichtig, finanzielle Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um stabil und flexibel zu bleiben. Hier sind einige Strategien, die dir helfen können:

1. Notfallfonds aufbauen: Ein Notfallfonds ist essenziell, um unvorhergesehene Ausgaben oder Einkommensausfälle zu überbrücken. Ideal ist es, wenn du drei bis sechs Monate deiner regelmäßigen Ausgaben als Rücklage hast.

2. Flexible Budgetierung: Da dein Einkommen variieren kann, solltest du ein flexibles Budget erstellen, das sich an deine Einnahmen anpasst. Priorisiere dabei deine Ausgaben und passe sie entsprechend den Einnahmen an.

3. Einkommensschwankungen steuerlich nutzen: Du kannst Schwankungen in deinem Einkommen nutzen, um Steuervorteile zu maximieren. In Jahren mit höherem Einkommen könntest du mehr in steuerlich absetzbare Ausgaben investieren, wie z.B. berufliche Weiterbildung oder die Anschaffung von Arbeitsmitteln.

4. Versicherungen prüfen: Überprüfe deine Versicherungen. Berufsunfähigkeits- und Krankentagegeldversicherungen sind besonders für Selbstständige wichtig, da sie bei Ausfall deines Arbeitseinkommens greifen.

5. Investitionen und Altersvorsorge: Trotz schwankendem Einkommen solltest du regelmäßig in deine Altersvorsorge investieren. Produkte wie die Rürup-Rente bieten Steuervorteile und sind speziell auf Selbstständige zugeschnitten.

6. Liquiditätsplanung: Halte deine Liquidität im Auge, um sicherzustellen, dass du jederzeit zahlungsfähig bist. Tools und Apps für Selbstständige können dir helfen, deine Finanzen zu überwachen und zu planen.

16. Wie plane ich größere Investitionen?

Beim Planen größerer Investitionen ist es als Selbstständige:r wichtig, strategisch und vorausschauend zu denken. Hier einige wichtige Punkte, die dir helfen können, deine Investitionen effektiv zu planen:

1. Geschäftskonzept und Businessplan: Bevor du größere Investitionen tätigst, solltest du ein klares Geschäftskonzept haben. Dein Businessplan sollte detaillierte Informationen über deine Geschäftsidee, Zielgruppe, den Markt und deine Konkurrenz enthalten. Dies hilft dir, die Notwendigkeit und den Zeitpunkt der Investition besser zu verstehen.

2. Finanzielle Analyse: Erstelle eine detaillierte Übersicht deiner aktuellen finanziellen Situation und prognostiziere deine zukünftigen Einnahmen und Ausgaben. Dadurch erhältst du einen Überblick, wie viel du investieren kannst, ohne dein Geschäft finanziell zu gefährden.

3. Priorisierung von Investitionen: Entscheide, welche Investitionen für das Wachstum deines Unternehmens am wichtigsten sind. Nicht alle Investitionen bringen sofortige Renditen, daher ist es wichtig, diejenigen auszuwählen, die den größten Einfluss auf dein Geschäft haben werden.

4. Finanzierungsoptionen prüfen: Untersuche verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten. Dazu gehören Eigenkapital, Fremdkapital oder staatliche Förderungen. Auch eine persönliche Abfindung kann als Eigenkapital dienen, um die Investition zu tätigen.

5. Risikomanagement: Jede Investition birgt Risiken. Es ist wichtig, diese Risiken zu bewerten und Strategien zu entwickeln, um sie zu minimieren. Dazu gehört auch die Planung für unvorhergesehene Ausgaben.

6. Langfristige Planung: Überlege, wie diese Investitionen dein Geschäft langfristig beeinflussen werden. Investitionen sollten nicht nur kurzfristige Bedürfnisse decken, sondern auch zur langfristigen Strategie und zum Wachstum deines Unternehmens beitragen.

Indem du diese Punkte beachtest, kannst du sicherstellen, dass deine Investitionen wohlüberlegt und effektiv sind, um dein Geschäft voranzubringen. 

17. Wie erstelle ich eine Umsatzprognose?

Um eine Umsatzprognose für deine bevorstehende Selbstständigkeit zu erstellen, gibt es einige wichtige Schritte, die du befolgen solltest. Diese Prognose ist ein zentraler Bestandteil deines Businessplans und hilft dir, finanzielle Ziele zu setzen und Investoren oder Banken deine Geschäftsidee zu präsentieren.

1. Marktanalyse durchführen: Beginne damit, das potenzielle Kund:innenvolumen und die Nachfrage nach deinen Produkten oder Dienstleistungen zu analysieren. Nutze Marktberichte, Branchendaten und, wenn möglich, eigene Marktforschung, um ein realistisches Bild vom Markt zu erhalten.

2. Historische Daten analysieren: Wenn möglich, ziehe historische Verkaufsdaten ähnlicher Produkte oder Dienstleistungen heran. Diese Daten helfen dir, Trends und Muster zu erkennen, die du für deine Umsatzprognose verwenden kannst.

3. Preisstrategie festlegen: Bestimme die Preise für deine Angebote. Berücksichtige dabei deine Kosten, den Marktwert und die Preisbereitschaft deiner Zielgruppe.

4. Verkaufskanäle auswählen: Entscheide, welche Verkaufskanäle du nutzen willst, z. B. Online-Shop, physisches Geschäft oder B2B-Vertrieb. Schätze, wie effektiv diese Kanäle in Bezug auf das Erreichen deiner Zielgruppe sind.

5. Wirtschaftliche Faktoren einbeziehen: Berücksichtige externe Faktoren wie saisonale Schwankungen oder wirtschaftliche Abschwünge, die deinen Umsatz beeinflussen könnten.

6. Mindestumsatz berechnen: Bevor du eine detaillierte Umsatzprognose erstellst, solltest du deinen Mindestumsatz berechnen. Dies ist der Umsatz, den du benötigst, um alle laufenden Kosten zu decken und deinen Lebensunterhalt zu sichern. Addiere hierfür deine Fixkosten, variablen Kosten und Lebenshaltungskosten.

7. Umsatzprognose erstellen: Basierend auf den gesammelten Informationen kannst du nun deine Umsatzprognose aufstellen. Nutze dafür Modelle, die zu deinem Geschäft passen, wie z. B. die Anzahl der Kund:innen, Absatzmengen oder Aufträge.

Checkliste zu  Buchhaltung, Rechnungserstellung und Finanzplanung 

Einen Überblick über deine Finanzen zu behalten, sowie pünktlich und angemessen bezahlt zu werden, ist sehr wichtig, wenn du langfristig deinen Lebensunterhalt als Selbstständige:r verdienen willst. Um dir den Einstieg noch etwas einfacher zu machen, haben wir in folgender Checkliste besonders wichtige Punkte der einzelnen Themen dieses Kapitels zusammengefasst. Geh die Liste gerade am Anfang deiner Tätigkeit immer mal wieder durch, um zu prüfen, ob du deine Buchhaltung, Rechnungsstellung und Finanzplanung effektiv managest. 

1. Buchhaltung 

• Belege sammeln: Bewahre alle Quittungen und Rechnungen auf, um deine Ausgaben nachzuweisen. Dies ist wichtig für die Steuererklärung und eventuelle Betriebsprüfungen. 
• Dokumentation: Führe ein ordentliches Buch über Einnahmen und Ausgaben. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist hierbei eine gängige Methode für Selbstständige. 
• Software nutzen: Erwäge die Verwendung einer Buchhaltungssoftware, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Programme wie Accountable bieten auch eine automatische Erinnerung an Fristen und helfen bei der Erstellung von Steuererklärungen. 

2. Rechnungen erstellen 

• Pflichtangaben nicht vergessen: Eine korrekte Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten, wie deinen vollständigen Namen, die Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie eine detaillierte Auflistung der erbrachten Leistung oder gelieferten Ware. 

• Zahlungsfristen setzen: Definiere klare Zahlungsbedingungen und Fristen. Dies hilft, deinen Cashflow zu verbessern und Verzögerungen bei der Zahlung zu minimieren. 

3. Finanzplanung 

• Ausgaben überwachen: Behalte deine monatlichen Betriebs- und Lebenshaltungskosten im Auge, um finanzielle Engpässe zu vermeiden. 
• Rücklagen bilden: Plane Rücklagen für Notfälle, Steuernachzahlungen oder Zeiten mit geringerer Auftragslage ein. 
• Budgetierung: Erstelle ein jährliches Budget, um deine finanziellen Ziele und Pläne besser steuern zu können. 

Zusätzliche Tipps 

• Steuervorteile nutzen: Informiere dich über abzugsfähige Kosten, wie z. B. Arbeitsmittel, Fahrtkosten oder Fortbildungen. 
• Fristen einhalten: Beachte die Abgabefristen für Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen, um Strafzahlungen zu vermeiden. 

📘 Noch Fragen? In unserem Buch „Dein Weg in die Selbstständigkeit: Alles Schritt für Schritt erklärt • Steuern • Buchhaltung • Versicherungen • Anmeldung“ findest du alles zu Steuern, Buchhaltung & Versicherungen. Kompakt, verständlich und praxisnah. Jetzt als E-Book & Paperback auf Amazon.

👉 Hier geht's zum ersten Kapitel: Der Einstieg in die Selbstständigkeit.