Schritt für Schritt zur Selbstständigkeit: Tipps, Tools und Checklisten für neue Selbstständige
Auf dieser Seite findest du alles, um den Weg in die Selbstständigkeit erfolgreich zu meistern. Von der ersten Idee über die rechtlichen und steuerlichen Aspekte bis hin zur praktischen Umsetzung bekommst du wertvolle Infos und Ratschläge.
Bevor du deine Selbständigkeit anmeldest, musst du dir im Klaren darüber sein, was der Unterschied zur Arbeit als Angestellte:r ist und mit was genau du dich selbstständig machen willst. Hier beantworten wir die schwierigsten Fragen, die unsere Steuer-Coaches dazu gefragt werden:
Vor dem Start solltest du eine klare Geschäftsidee und am besten auch einen Businessplan entwickelt haben. Definiere dein Angebot und kenne deine ideale Zielgruppe. Du solltest dich auch über mögliche Genehmigungen oder Lizenzen für deine Geschäftsart informieren.
Außerdem solltest du wissen, welche finanziellen Mittel du für den Start der Selbstständigkeit benötigst. Denke etwa daran, dass du neben den Geschäftsausgaben auch Geld für Versicherungen und Steuern beiseite legen musst. Mit einer Software wie Accountable, weißt du immer, wie viel du verdienst und wie viel Steuern du zahlen musst.
Dann musst du noch deine Selbständigkeit beim Finanzamt anmelden und eine Steuernummer beantragen.
Hier findest du unseren ausführlichen Guide zum Thema “Wie kann ich mich selbstständig machen?“
In den meisten Fällen kannst du dich ohne einen bestimmten Abschluss oder eine bestimmte Qualifikation selbstständig machen.
Für einige Berufe wie Ärzte oder Rechtsanwälte sind jedoch bestimmte Abschlüsse erforderlich. Andere Tätigkeiten, wie z. B. Webdesigner oder Beraterin erfordern keine Qualifikationen, aber Erfahrungen und Zertifizierungen, die du nachweisen kannst, erhöhen natürlich deine Glaubwürdigkeit und Wettbewerbsfähigkeit.
Wenn du eine selbstständige Tätigkeit aufnimmst, solltest du über genügend Kapital verfügen, um deine anfänglichen Ausgaben zu decken, einschließlich Anmeldegebühren, Arbeitsmittel und Lebenshaltungskosten. Dies sind einige mögliche Finanzierungen und Zuschüsse, die du ggf. beantragen kannst:
Generell kann sich jeder selbstständig machen, der in Deutschland arbeiten darf. Wir haben dir eine Checkliste mit den ersten Schritten zusammengestellt, die du erfüllen musst, um dich erfolgreich selbstständig zu machen. So machst du von Anfang an alles richtig!
Was ist das?
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung dient deiner offiziellen Anmeldung als Selbstständige:r beim Finanzamt. Damit bekommst du deine Steuernummer, um Rechnungen schreiben zu können und offiziell Geschäfte zu machen.
Brauche ich das?
Ja, auf jeden Fall. Jeder, der sich selbstständig macht, muss den Fragebogen ausfüllen.
Wo kann ich das machen und was kostst das?
Du findest den Fragebogen online und kostenlos, entweder über ELSTER oder die Accountable Website. Du kannst ihn auch mit einem Steuerberater ausfüllen, diese berechnen meistens zwischen 90€ und 150€ dafür.
Was ist das?
Wenn du kein Freiberufler bist, musst du ein Gewerbe anmelden. Wichtig zu wissen ist, dass wenn du ein Gewerbe anmeldest, du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen musst und zusätzlich die Gewerbeanmeldung erledigen musst.
Brauch ich das?
Dies gilt für alle Gewerbetreibenden. Freiberufler brauchen diese Anmeldung nicht. Hier findest du heraus, ob du Freiberufler oder Gewerbe bist.
Wo kann ich das machen und was kostet das?
Du kannst dies bei deinem örtlichen Gewerbeamt erledigen. In größeren Städten kann es mehrere Ämter geben. Hier findest du, welches Amt für dich zuständig ist. Die Kosten liegen zwischen 20€ und 60€.
Was ist das?
Hier trägst du dich in das Handelsregister ein, wenn du eine Firma gründest. Für die meisten Selbstständigen ist das nicht notwendig.
Brauch ich das?
Nein, als Selbständige:r wahrscheinlich nicht. Das Handelsregister ist aber für GmbH, UG, usw. zwingend.
Wo kann ich das machen und was kostet das?
Das Handelsregister wird vom zuständigen Amtsgericht geführt. Je nach Standort kann das zuständige Gericht und die Abteilung für das Handelsregister variieren. Die Kosten für die Eintragung sollten für Selbstständige bei etwa 20€ – 30€ liegen, ohne die Kosten für Anwalt oder Steuerberater.
Was ist das?
Je nachdem, was du machst, brauchst du vielleicht noch andere Erlaubnisse oder Zertifikate.
Brauch ich das?
Das kommt auf deine Branche an. Für diese Gewerbe brauchst du z.B. eine Sondergenehmigung!
Wo kann ich das machen und was kostet das?
Dies hängt davon ab, was du machst. Für spezifische Genehmigungen und Zulassungen in Deutschland, wie sie beispielsweise für bestimmte Handwerksberufe (Gewerbeordnung, Meisterpflicht) erforderlich sind, musst du die entsprechenden Fachverbände konsultieren, um die genauen Kosten herauszufinden.
Die Vorraussetzungen für jede Selbstständigkeit ist die Steuernummer. Das Finanzamt vergibt diese, wenn du den ‘Fragebogen zur steuerlichen Erfassung’ ausfüllst. Das kannst du jetzt mit unserem kostenlosen Service direkt online machen und dich beim Finanzamt registrieren. Danach bekommst du deine Steuernummer per Post zugeschickt.
Alle, die in Deutschland selbstständig sind, egal ob als Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r. Das gilt auch für eine nebenberufliche Selbstständigkeit oder wenn du dich als Kleinunternehmer registrieren willst.
Ohne Steuernummer kannst du deinen Kunden keine korrekte und legale Rechnung stellen. Eine Steuernummer ist essentiell für eine ordnungsgemäße Buchführung und Rechnungsstellung.
Das bedeuten die verschiedenen Steuernummern in Deutschland.
Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung werden Details zu deiner Selbstständigkeit, deinem Einkommen und andere für das Finanzamt relevante Informationen abgefragt. Wir geben dir Hilfetexte und weiterführende Artikel an die Hand, um dir bei jedem Schritt zu helfen!
Letztendlich entscheidet dein Finanzamt darüber, ob du Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r bist. Es gibt jedoch einige Regelungen dazu, die wir dir auch im Fragebogen erklären. So bekommst du die richtigen Informationen zur Einstufung deiner Tätigkeit. Hier findest du ebenfalls mehr Infos und einen Selbsttest dazu.
Das Formular auf der Accountable Website ist der offizielle Fragebogen. Er wird über die offizielle ESLTER Schnittstelle an dein Finanzamt übermittelt. Du findest ihn alternativ auch direkt auf der ELSTER Website.
Als Selbstständige:r bist du immer für deine Buchhaltung und deine Steuerpflichten selbst verantwortlich. Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin zu beauftragen. Ob du einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin brauchst, hängt von deinen Bedürfnissen und deinem Budget ab.
Die Anmeldung selbst ist direkt hier verfügbar. Entscheidest du dich dafür, Accountable als deine Steuersoftware zu nutzen, sind unsere Steuer-Coaches täglich für dich da, um deine Fragen zu beantworten. Außerdem können sie dich bei Bedarf mit einem Steuerberater-Partner verbinden.
Machst du dich selbstständig ist es essenziell, dass du verstehst, wie deine Steuern funktionieren.
Denn Selbstständige müssen das Geld für Steuern eigenständig zurücklegen und bezahlen. Wir erklären dir, wie du deine Steuern berechnest und wie du Steuern sparen kannst.
Als Angestellte:r kannst du dein Nettoeinkommen einfach auf deiner Gehaltsabrechnung sehen. Als Selbständige:r musst du dein Brutto- und Nettoeinkommen selbst berechnen. Vereinfacht gesagt, berechnest du dies, indem du deinen Gewinn ermittelst und dann deine Kosten für Versicherungen, Renten usw. abziehst. Hier erfährst du mehr dazu.
Beispiel: Deine monatlichen Gesamtkosten betragen 6.000€, deine monatliche Arbeitszeit beträgt 90 Stunden. Dann müsste dein Stundensatz mindestens 66€ netto betragen, um keinen Verlust zu machen. Da du aber einen Gewinn erzielen willst, solltest du ca. 10% auf deinen Stundensatz aufschlagen.
Welche Steuern du zahlen musst, hängt von der Höhe deines Einkommens und deiner Unternehmensstruktur ab:
Jede:r Selbstständige muss eine Einkommensteuererklärung einreichen und evtl. Einkommensteuer zahlen. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du die Umsatzsteuer berechnen und mit einer regelmäßigen Umsatzsteuererklärungen abführen. Hast du außerdem ein Gewerbe angemeldet, musst du möglicherweise auch Gewerbesteuer zahlen. Hier erfährst du mehr zu deiner individuellen Situation.
Schauen wir uns dieses Beispiel an, um die Steuern für Selbstständige zu berechnen:
Du hast letztes Jahr 42.000€ verdient und konntest 2.500€ als Betriebsausgaben absetzen. Der Betrag, auf den du Steuern zahlen musst, beträgt also 39.500€.
Der Einkommensteuersatz für diesen Betrag ist 19%. Dies entspricht einer Einkommensteuerschuld von 7.663€.
Vergiss nicht, dass du außerdem noch Abzüge für Sozialversicherungsbeiträge einplanen musst. Dazu gehören zumindest Krankenversicherung und Rentenversicherung, sowie ggf. andere Versicherungen.
Mehr dazu findest du hier!
Die Krankenversicherung ist zwar verpflichtend, eine Rentenversicherung jedoch nicht. Dennoch ist es wichtig, dass du dich eigenverantwortlich um deine Altersvorsorge kümmerst. Viele Selbstständige entscheiden sich für eine private Altersvorsorge, wie die Riester- oder Rürup-Rente, die steuerliche Vorteile und langfristige Vorsorgemöglichkeiten bietet.
Einkommensteuer-Vorauszahlungen sind Steuerzahlungen, die du vier Mal im Jahr leisten musst. Die Höhe basiert auf der voraussichtlichen Höhe deines Jahreseinkommens. Sie helfen, deine jährliche Einkommensteuerschuld in kleineren, überschaubaren Beträgen zu zahlen, anstatt alles am Ende des Steuerjahres begleichen zu müssen.
Wenn du deine Selbstständigkeit beim Finanzamt anmeldest, musst du eine Schätzung deiner voraussichtlichen Einnahmen abgeben. Daraufhin erhältst du dann ein Schreiben mit den Vorauszahlungen, die du vierteljährlich zu zahlen hast. Merkst du, dass deine Einschätzung nicht ganz richtig war, kannst du auch dein Finanzamt kontaktieren und eine korrigierte Schätzung abgeben.
Wenn du Selbstständig bist, solltest du versuchen, deinen Gewinn zu senken. Denn umso geringer dein Gewinn, desto weniger Steuern musst du am Ende darauf zahlen. Am besten verringerst du deine Steuern, in dem du so viele Geschäftskosten absetzt, wie möglich.
Wir haben für dich dieses kostenlose Tool gebaut, mit dem du alle möglichen abzugsfähigen Ausgaben findest, die Selbstständige absetzen können!
Betriebskosten sind Kosten, die für deine selbstständige Tätigkeit anfallen. Diese kannst du von deinem Einkommen abziehen und so Steuern sparen. Denn auf diese Weise reduzierst du letztlich dein Einkommen, auf das du Steuern zahlen musst. Dies sind einige der meist abgesetzten Ausgaben:
Hier findest du eine Liste der häufigsten abzugsfähigen Ausgaben für Selbstständige:
Ja, die gängigste Methode dafür ist die Homeofficepauschale. Machst du davon Gebrauch, kannst du für jeden Tag, den du im Jahr zu Hause gearbeitet hast, 6€ absetzen. Allerdings kannst du maximal 1.260€ pro Jahr absetzen. Wenn du also mehr als 210 Tage im Homeoffice gearbeitet hast, kannst du trotzdem nur 1.260€ ansetzen.
Gehst du auf eine Geschäftsreise, kannst du dafür bestimmte Kosten absetzen. Dazu gehören Fahrtkosten, etwa für ein Zugticket, Übernachtungskosten fürs Hotel und der Verpflegungsmehraufwand. Mit dieser Pauschale kannst du pro An- und Abreisetag 14€ absetzen und für jeden vollen Tag sogar 28€.
Du kannst generell nur Kosten absetzen, die in direktem Zusammenhang mit deiner selbstständigen Tätigkeit stehen. Wenn der Vertrag für dein Fitnessstudio also in erster Linie deiner Gesundheit und deinem persönlichen Wohlbefinden und nicht geschäftlichen Zwecken dient, sind die Kosten in der Regel nicht absetzbar.
Du kannst dein Auto für geschäftliche Zwecke absetzen, z. B. für Kundenbesuche oder Fahrten zu Geschäftstreffen.
Dabei gibt es zwei gängige Methoden, um Fahrzeugkosten abzusetzen:
Tatsächliche Kosten: Du erfasst die tatsächlichen Kosten für dein Auto, einschließlich Tanken, Versicherung, Wartung, Parkgebühren usw., und setzt diese ab. Dafür musst du die Belege aufbewahren und diese Ausgaben nachweisen können.
Kilometerpauschale: Hier kannst du für jeden Kilometer den du gefahren bist 30 Cent berechnen.
Für die meisten Selbstständigen ist die Krankenversicherung einer der größten Kostenfaktoren. Hier findest du die wichtigsten Infos, um zu entscheiden, welche Art der Krankenversicherung am besten zu dir passt.
Anders als Angestellte, die über ihre:n Arbeitgeber:in versichert sind, müssen sich Selbstständige selbst um ihre Krankenversicherung sorgen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:
Die Gesetzliche Krankenversicherung (GKV):
Funktioniert nach dem Solidarsystem – Die GKV ist wegen ihres Ansatzes “Jeder trägt bei, jeder profitiert” eine beliebte Wahl.
Wer ist abgedeckt? Dieses System richtet sich in erster Linie an Arbeitnehmer:innen, doch auch Selbstständige können sich unter bestimmten Vorraussetzungen versichern.
Wie hoch sind die Kosten? Die monatlichen Zahlungen richten sich nach deinem Einkommen, so dass die gesetzliche Versicherung eine gute Wahl sein kann, wenn du wenig verdienst.
Die Private Krankenversicherung (PKV):
Individuelle Prämien – Bei der PKV wird der Beitrag auf der Grundlage von Alter, Gesundheitszustand und gewählten Leistungen individuell angepasst.
Flexibler Versicherungsschutz: Diese Option ermöglicht individuellere Tarife, die auch Behandlungen wie alternative Medizin oder erstklassige Krankenhausversorgung berücksichtigen. Gerade für Selbstständige, die viel verdienen, kann sich die private Versicherung lohnen.
Krankenversicherung für nebenberuflich tätige Selbständige: In der Regel gilt, wenn du nebenbei freiberuflich tätig sind und noch als Angestellte:r arbeitest, bist du durch die Versicherung deines Hauptberufs abgesichert.
Wichtige Tipps für die Wahl der Krankenversicherung: Bevor du dich zwischen der gesetzlichen (GKV) und der privaten (PKV) Krankenversicherung entscheidest, solltest du besonders die langfristigen Auswirkungen bedenken. Z.B. können sich anfängliche Einsparungen in der PKV für jüngere Berufstätige in späteren Jahren in höhere Kosten verwandeln.
| Alter | Gesetzliche Krankenversicherung (14% des Einkommen) | Private Krankenversicherung (Mindestabsicherung) | Private Krankenversicherung (Premium-Versicherung) |
| 26 Jahre und älter | 198€ – 918€ | 223€ – 859€ | Höher als 859€ |
| 56 Jahre und älter | 198€ – 918€ | 50€3 – 1,402€ | Höher als 1,402€ |
| Faktor | Private Krankenversicherung | Gesetzliche Krankenversicherung |
| Kostenfaktor | Alter, Versicherungsumfang, Vorerkrankungen | Abhängig vom Einkommen |
| Flexibilität der Kosten | Kosten abhängig vom gewähltem Versicherungsschutz | Kosten abhängig vom Einkommen |
| Steuerlich absetzbar | Leistungen teilweise absetzbar als Geschäftsausgaben | Leistungen absetzbar als Geschäftsausgaben |
| Einkommensabhängig | Nicht direkt einkommensabhängig | Beiträge vom Einkommen abhängig |
| Altersabhängige Beiträge | Kosten können mit dem Alter steigen | Nicht vom Alter abhängig |
| Anpassung der Leistungen | Mögliche Anpassungen | Standardisierte Leistungen |
| Wechsel möglich? | Evtl. schwierig, zur gesetzlichen Versicherung zurückzukehren | Flexiblerer Wechsel in die Privatversicherung |
| Auswahl an Krankenversicherungen | Viele Optionen an Versicherungen | Begrenzt auf gesetzliche Anbieter |
| Kriterien der Mitgliedschaft | Basierend auf Status und Einkommen | Erfordert früheren Status als Angestellte:r, Einkommen |
Egal ob du Freiberufler:in, Gewerbetreibende:r oder Kleinunternehmer:in bist, mit Accountable kannst du Buchhaltung und Steuern ganz einfach selbst in die Hand nehmen:
Du hast weitere Fragen zum Thema Selbstständigkeit? Sende uns einfach eine Nachricht mit deinen Fragen und erhalte eine kostenlose und persönliche Antwort unserer Steuer-Coaches.
