Für Selbstständige: Ein Angebot schreiben

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Wenn sich potenzielle Kund:innen für deine Waren oder Dienstleistungen als Selbstständige:r interessieren, wollen sie oft mehr über die Preise und Konditionen erfahren.

In diesem Fall hilft ein Angebot dabei, den Preis für eine angefragte Leistung transparent zu machen und eine Vereinbarung mit deinen Kund:innen zu treffen. Wie du ein Angebot richtig schreiben kannst, erfährst du im folgenden Artikel.

Key Takeaways

• Schnelligkeit und Klarheit erhöhen Erfolgschancen
  Ein Angebot sollte zeitnah nach Kundengesprächen verschickt werden und klar strukturiert sein. So zeigst du Professionalität und verhinderst, dass Kund:innen zur Konkurrenz wechseln.
• Pflichtangaben sorgen für Rechtssicherheit
  Jedes Angebot sollte Name und Kontaktdaten, Datum, Angebotsnummer, Preis, Zahlungsbedingungen, Leistungszeitraum und AGB-Hinweise enthalten. So schützt du dich vor Missverständnissen und rechtlichen Problemen.
• Personalisierung stärkt Kundenbeziehung
  Gehe in deinem Angebot explizit auf die Wünsche der Kund:innen ein. Eine direkte und freundliche Ansprache vermittelt Verständnis und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Auftragsannahme.
• Angebote können nachträglich angepasst werden
  Solange ein Angebot noch nicht angenommen wurde, kannst du Preise oder Konditionen ändern. Das gibt Flexibilität bei Verhandlungen und schützt vor ungewollten Verpflichtungen.
• Accountable erleichtert Angebots- und Rechnungsprozess
  Mit Accountable erstellst du in wenigen Schritten personalisierte Angebote und kannst nach Annahme direkt eine Rechnung generieren. Das spart Zeit, sorgt für rechtliche Sicherheit und unterstützt dich bei der professionellen Buchhaltung.

Ein Angebot schreiben: So gelingt es

Um ein professionelles Angebot zu schreiben, sollten deine Formulierungen möglichst klar und direkt sein, um Missverständnisse zu vermeiden. Eine gute Struktur hilft dabei, die Übersichtlichkeit zu behalten und die Informationen leicht zugänglich zu machen. 

Du solltest deine Angebote möglichst schnell im Anschluss an Beratungs- oder Kund:innengespräche verschicken, damit sich deine Kundschaft in der Zwischenzeit nicht bei der Konkurrenz umsieht. Eine schnelle Angebotserstellung wirkt professionell und strukturiert. So machst du einen guten Eindruck und stärkst die Beziehung zu deiner Kundschaft. 

Auf Rückfragen oder mögliche Änderungswünsche solltest du ebenfalls schnell und professionell reagieren. Für die Kommunikation mit Kund:innen ist ein freundlicher und seriöser Umgang wichtig, auch wenn es zu Meinungsverschiedenheiten kommt oder Kund:innen möglicherweise beim Preis verhandeln wollen. Flexibilität und Durchsetzungsvermögen, aber auch Kulanz sind hier gefragt. 

💡Tipp von Accountable: Ein Angebot ist mehr nur eine Formalie! Auch hier kannst du noch einmal die Vorteile deines Unternehmens herausstellen und durch positive Formulierungen die Zusammenarbeit mit deinen Auftraggeber:innen angenehm gestalten.

Gehe in der Formulierung deines Angebot-Schreibens explizit auf die Wünsche deiner Kund:innen ein, um ihnen zu vermitteln, dass du ihre Wünsche verstanden und berücksichtigt hast. 

Welche Informationen müssen in einem Angebot enthalten sein?

Um ein Angebot richtig zu schreiben, muss es die folgenden Pflichtangaben enthalten:

• Name und Kontaktdaten von dir und deinen Kund:innen
• Datum und Angebotsnummer
• Beschreibung und Anzahl der angefragten Produkte und Dienstleistungen
• Der komplette Preis inkl. Steuern und möglichen Zusatzkosten
• Verpackung (bei Waren)
• Eventuelle Mengenrabatte
• Zahlungsbedingungen 
• Leistungszeitraum bzw. Lieferzeit 
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
• Deadline für die Annahme des Angebotes 
• Hinweis auf AGBs

Du solltest genau angeben, wie lange dieses spezielle Angebot gültig ist. Andernfalls könnten deine Kund:innen theoretisch noch Jahre später zu dir kommen und die gleiche Leistung zu den angegebenen Konditionen verlangen.

Um das zu vermeiden, kann die sogenannte Freizeichnungsklausel hilfreich sein. Mit der Formulierung „unverbindliches Angebot” behältst du dir vor, das Angebot zu den angegebenen Konditionen zu einem späteren Zeitpunkt noch ändern zu können.

Neben den vorgesehenen Pflichtangaben kannst du außerdem optionale Inhalte zu deinem Angebot-Schreiben hinzufügen: zum Beispiel ein:e Ansprechpartner:in, sofern du nicht alleine arbeitest, eine Unterschrift, ein Logo oder eine Kundennummer.

Wenn deine Kund:innen sich nicht sicher sind, welche Produkte oder Dienstleistungen sie in Anspruch nehmen wollen, kannst du außerdem ein optionales Angebot hinzufügen. Du solltest es jedoch als solches kenntlich machen und auch einen separaten Preis nennen. 

Hinweis: Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) musst du Angebote bis zu sechs Jahren aufbewahren.

Mit Accountable kannst du in wenigen Schritten ein Angebot mit personalisiertem Design erstellen:

💡Tipp von Accountable: Wenn du Angebote schreibst, beachte, dass sie ähnlich wie Rechnungen aufgebaut sind. Die gute Nachricht ist: Du musst dabei weniger rechtliche Vorgaben beachten als bei Rechnungen. Erfahre hier, wie du eine perfekte Rechnung schreibst.

Angebot schreiben: Formulierung und Struktur

Ein Angebot zu schreiben ist für Kleinunternehmer:innen oft ein fester Teil des Verkaufsprozess. Bei der Formulierung und der Struktur gibt es jedoch einige Dinge zu beachten. Wähle eine direkte und persönliche Ansprache und gib deinen Kund:innen das Gefühl, ihre Wünsche und Bedürfnisse zu verstehen. 

In der Einleitung kannst du dich direkt auf die Anfrage deiner Kund:innen beziehen. Willst du ein Angebot schreiben, hier ein Beispiel für eine Einleitung:

„Sehr geehrte:r (Name einfügen), 

vielen Dank für Ihre Anfrage vom (Datum einfügen). Die von Ihnen genannten Produkte/Dienstleistungen kann ich/können wir Ihnen zu den folgenden Konditionen anbieten:“

Integriere nachfolgend auch mögliche anfallende Zusatzkosten, die beispielsweise im Falle einer Lieferung auf deine Kund:innen zukommen können.

Im Schlussteil hast du die Möglichkeit, die Vorzüge deines Angebotes oder deines Unternehmens zu betonen und Sympathie zu erzeugen, indem du beispielweise eine weitere Beratung anbietest oder Kontaktdaten für Rückfragen zur Verfügung stellst. Hier eignen sich Sätze wie:

„Gerne nehmen wir Ihre Bestellung entgegen und senden sie Ihnen pünktlich zu.“ oder

„Bei weiteren Rückfragen wird sich eine:r unserer Mitarbeiter:innen gerne mit Ihnen in Verbindung setzen.“

Nun verfügst du bereits über ein Grundwissen, um ein Angebot zu schreiben. Formulierungen wie die oben genannten können dir dabei helfen, ein persönliches Verhältnis zu deinen Kund:innen aufzubauen und eine professionelle Wirkung zu erzeugen. 

Nachträgliche Änderung von Angeboten

Es ist möglich, Angebote im Nachgang zu ändern, solange sie noch nicht von deinen Kund:innen angenommen wurden. Ein Angebot gilt immer dann als angenommen, wenn ein Vertrag zwischen beiden Parteien zustande gekommen ist. Wenn dies bereits geschehen ist, muss der Vertrag widerrufen werden, hierfür braucht es jedoch die Zustimmung beider Seiten.

Änderungen, die während der Annahmefrist durchgeführt werden, müssen zwischen dir und deinen Kund:innen besprochen und schriftlich korrigiert werden. Sobald die Annahmefrist abgelaufen ist und das Angebot nicht von deinen Auftraggeber:innen angenommen wurde, kannst du als Selbstständige:r ohne Probleme ein neues Angebot erstellen.

Angebot richtig schreiben: Vorlage

Auf unserer Homepage findest du ein kostenloses Angebotsmuster, das du für Angebote an deine Kunden nutzen kannst. Nimmt dein Kunde das Angebot an, kannst du dann ganz einfach und kostenlos die Rechnung mit Accountable erstellen!

Angebot richtig schreiben: Vorlage

💡Accountable ist die Steuerlösung für Selbstständige. Mit der App und der Web Version hast du alles, was du für Buchhaltung und Steuern brauchst. Dazu gehört natürlich auch das Erstellen von Angeboten und Rechnungen.

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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