GbR: Einkünfte und Steuern für Freiberufler-Teams

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Freiberufliche Selbstständige profitieren bei Gründung und Besteuerung von zahlreichen Vorteilen. Wer sich mit anderen Freiberufler:innen zusammenschließt, kann eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) gründen – eine unkomplizierte Teamlösung mit steuerlichen Pluspunkten.

Dieser Artikel verschafft dir einen umfassenden Überblick über die Behandlung von Einkünften und Steuern bei Freiberufler-Teams.

Grundlagen: Wie werden Freiberufler besteuert?

Selbstständige unterscheiden sich in der Regel in zwei Kategorien: Freiberufler:innen oder Gewerbe. Wer sich mit einer gewerblichen Tätigkeit selbstständig machen will, muss die Gewerbeanmeldung gegen eine Gebühr beim Gewerbeamt vornehmen. Darüber hinaus musst du eine Gewerbesteuer entrichten. Alles Dinge, die Freiberufler:innen erspart bleiben.

Solange bestimmte Grenzen nicht überschritten werden, dürfen Freiberufler:innen ihre Gewinne mittels Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln – einer vereinfachten Form der Buchhaltung. Eine Pflicht zur Bilanzierung besteht in der Regel nicht, solange der Umsatz im Kalenderjahr unter 600.000 Euro liegt und der Gewinn nicht über 60.000 Euro hinausgeht (§ 141 AO). Wichtig: Auch wenn diese Grenzen überschritten werden, führt das nicht automatisch zur Bilanzierungspflicht – das Finanzamt kann aber dann eine entsprechende Anordnung erlassen.

Die Einkommensteuer wird auf den Jahresgewinn erhoben, nicht auf den Umsatz. Bleibt dieser unter dem Grundfreibetrag – 2025 liegt er bei 11.604 Euro für Alleinstehende bzw. 23.208 Euro für Verheiratete –, fällt keine Einkommensteuer an.

Auch umsatzsteuerlich gelten für Freiberufler:innen eigene Spielregeln. Wer im Vorjahr weniger als 22.000 Euro Umsatz gemacht hat und im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro erwartet, kann die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzen. Dann entfällt die Pflicht zur Umsatzsteuer auf Rechnungen – allerdings auch der Vorsteuerabzug.

Beispiel:
Marie ist freiberufliche Texterin und erzielt im Jahr 2025 einen Umsatz von 48.000 Euro sowie einen Gewinn von 28.000 Euro. Sie liegt unterhalb der EÜR-Grenzen und muss keine Bilanz erstellen. Da sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, darf sie die Vorsteuer aus geschäftlichen Ausgaben (z. B. Software-Abos, Fachliteratur) vom Finanzamt zurückholen.

Was gilt als Freiberufler-GbR?

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ist eine besonders bei Freiberufler:innen beliebte Rechtsform für die Zusammenarbeit im Team. Sie gilt als einfach, flexibel und benötigt weder ein Startkapital noch einen formellen Gründungsakt mit Notar:in. Eine GbR entsteht rechtlich bereits dann, wenn sich mindestens zwei Personen – natürliche oder juristische – zusammenschließen, um gemeinsam einen bestimmten Zweck zu verfolgen, etwa ein Projekt oder eine wirtschaftliche Tätigkeit. Die Grundlage dafür ist in den §§ 705 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) geregelt.

In der Praxis gründen viele Freiberufler:innen – bewusst oder unbewusst – eine GbR, sobald sie regelmäßig gemeinsam auftreten, Aufträge umsetzen oder sich über Kosten und Einnahmen abstimmen. Klassische Beispiele für Freiberufler-GbRs sind Gemeinschaftspraxen, Anwaltskanzleien oder Kreativbüros. Aber auch projektbasierte Teams aus Entwickler:innen, UX-Designer:innen oder Texter:innen können unter diese Definition fallen – oft ohne sich dessen bewusst zu sein.

Ein schriftlicher Gesellschaftsvertrag ist zwar nicht vorgeschrieben, wird aber dringend empfohlen. Darin sollten Aufgabenverteilung, Gewinnbeteiligung, Entscheidungswege und Haftungsfragen klar geregelt sein. Denn auch ohne Vertrag haftet jede:r Gesellschafter:in persönlich, unmittelbar und unbeschränkt mit dem Privatvermögen für Verbindlichkeiten der GbR.

Ist eine GbR für Freiberufler-Teams Pflicht?

Die Gründung einer GbR ist für freiberufliche Teams keine Pflicht – sie ergibt sich oft einfach aus der Zusammenarbeit. Wenn du dich mit Freiberufler:innen zusammentust oder Büros teilst, ist die GbR-Gründung zwar keine Pflicht, bietet sich jedoch an. Die Vorteile einer Freiberufler-GbR, können jedoch auch Nachteile bringen. Ohne es zu wissen oder zu wollen, kann es ungewollt zur GbR-Gründung kommen. Die Gründung durch mindestens zwei natürliche oder juristische Personen (z. B. eine GmbH) kann unbemerkt erfolgen, da es für die GbR-Gründung weder einen schriftlichen Vertrag noch eine mündliche Vereinbarung braucht.

Wann gilt ein Freiberufler:innen-Team als GbR, ohne es zu wollen? Zum Beispiel in folgenden Fällen:

• Als freiberufliche:r Selbstständige:r mietest du gemeinsam mit anderen Selbstständigen Büros und teilst die Kosten.
• Du bildest mit Freiberufler:innen ein Team, um gemeinsam Projekte und Aufträge für Kund:innen auszuführen, während ihr gleichzeitig eigenständig an getrennten Projekten arbeitet.
• Du eröffnest mit anderen Freiberufler:innen ein gemeinsames Geschäft oder Unternehmen, in dem ihr die Aufgaben und Tätigkeiten aufteilt.

Zu unterscheiden ist hier auch zwischen einer GbR als Außen- oder Innengesellschaft, auch als Innen-GbR und Außen-GbR bekannt. Eine Außengesellschaft liegt vor, wenn die GbR über ein Gesamthandsvermögen verfügt und Gesellschafter:innen nach außen hin im Namen der Gesellschaft organschaftlich Rechtsgeschäfte aufnehmen. Einen Innen-GbR tritt wiederum nach außen nicht erkennbar in Erscheinung. Geschäfte werden somit nur im Namen eines Gesellschafters oder einer Gesellschafterin geschlossen, während es kein Gesamthandsvermögen gibt.

Steuerliche und rechtliche Folgen einer unbeabsichtigten GbR

Sieht das Finanzamt in deinem Freiberufler:innen-Team eine GbR, kann das sowohl zu Steuernachzahlungen als auch zurechtlichen Problemen führen – insbesondere bei Haftung und Vertragsgestaltung. Denn eine als solche nicht gewollte, aber dennoch rechtlich entstandene GbR wird wie jede andere Personengesellschaft behandelt.

Rückforderung von Vorsteuer-Erstattung

Die Umsatzsteuer fällt in diesem Fall nicht bei den einzelnen Personen an, sondern bei der GbR als eigenständigem Steuersubjekt. Nur die GbR darf dann den Vorsteuerabzug geltend machen. Wird dieser stattdessen von einzelnen Gesellschafter:innen in deren Umsatzsteuererklärungen beantragt, kann das Finanzamt die gesamte Erstattung zurückfordern – rückwirkend und samt Zinsen.

Haftung und Forderungen

Nach innen kann es durch eine nicht vereinbarte oder gewollte GbR aus Freiberufler:innen zur unfairen Verteilung von Gewinnen kommen. Kosten, Verluste und Umsätze solltet ihr daher gleichmäßig bzw. nach Art der Beteiligung verteilen. Dies lässt sich am besten durch einen Gesellschaftsvertrag vereinbaren. 

Das Gleiche gilt für Fragen der Haftung. Gesellschafter:innen haften für Verbindlichkeiten persönlich und unbegrenzt. Das gilt auch, wenn keine GbR gewollt war. Gläubiger:innen können somit Forderungen gegen alle Gesellschafter:innen geltend machen, auch wenn Geschäfte nur von Einzelpersonen abgeschlossen wurden.

Versäumte Pflichten und fehlerhafte Verträge

Oft fehlen bei einer nicht explizit gegründeten GbR klare Regelungen zu Buchhaltung, Impressum, Verträgen mit Kund:innen oder untereinander. Auch der rechtlich erforderliche Zusatz „GbR“ im Unternehmensnamen oder auf Rechnungen fehlt häufig. Wer hier nicht korrekt handelt, riskiert steuerliche Sanktionen, Abmahnungen oder eine rückwirkende Prüfung durch das Finanzamt.

Freiberufler-Teams: Besteuerung mit vielen Vorteilen

Freiberufler:innen-Teams profitieren in einer GbR von zahlreichen steuerlichen und organisatorischen Vorteilen. Die Gründung ist besonders unkompliziert: Sie erfolgt formlos, ohne Startkapital und ohne Eintrag ins Handelsregister. Auch eine Gewerbeanmeldung ist nicht erforderlich, da es sich um eine freiberufliche Tätigkeit handelt – das spart Bürokratie und Kosten.

Solange die gesetzlichen Schwellenwerte von 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn im Jahr nicht überschritten werden, genügt eine einfache Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) – eine Bilanz ist nicht erforderlich. Betriebsausgaben wie Software, Coworking oder Fachliteratur lassen sich voll absetzen und senken so die individuelle Steuerlast. Die Einkommensteuer fällt erst an, wenn der jeweilige Grundfreibetrag überschritten wird.

Besonders vorteilhaft ist auch die Möglichkeit zur Ist-Besteuerung: Die Umsatzsteuer muss erst dann an das Finanzamt abgeführt werden, wenn die Kund:innen tatsächlich zahlen – nicht schon bei Rechnungsstellung. Das schafft Liquiditätsspielraum, gerade bei längeren Zahlungsfristen.

Darüber hinaus kann eine Freiberufler-GbR – sofern sie die Voraussetzungen erfüllt – die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzen. In diesem Fall wird keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausgewiesen, und es entfällt die Pflicht zur Abgabe regelmäßiger Umsatzsteuervoranmeldungen. Wird keine GbR gegründet, können die einzelnen Teammitglieder die Regelung jeweils individuell anwenden.

„Bei Freiberufler-GbRs wird die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung auf die Gesamtheit der Umsätze der Gesellschaft bezogen – nicht auf die Einzelperson. Das ist ein häufiger Irrtum, der zu Steuer-Nachforderungen führen kann.“

Tino Keller - Gründer, CMO & Geschäftsführer Deutschland

Als Freiberufler-GbR Einkünfte und Abgaben richtig abführen

Da es sich bei der GbR nicht um eine eigenständige Rechtspersönlichkeit handelt, fällt auch keine Einkommens- oder Körperschaftssteuer für die GbR selbst an. Vielmehr müssen alle beteiligten Gesellschafter:innen mittels Gewinnfeststellung die GbR-Gewinne zuordnen. Insgesamt musst du hinsichtlich Einkünfte und Steuern für Freiberufler:innen-Teams als GbR auf folgende Steuern achten:

• Einkommenssteuer: Die einzelnen GbR-Gesellschafter:innen führen eine persönliche Gewinnfeststellung durch. Die individuellen Gewinne werden in einer separaten Einkommenssteuererklärung berechnet und in der Steuererklärung unter „Einkünfte aus Gesellschaftsbeteiligungen“ festgehalten. Darauf basierend werden die Gewinne der GbR zugeordnet. Deine bzw. eure GbR-Gewinne leiten sich somit aus den separaten Einkommenssteuerklärungen der Gesellschafter:innen ab, aus denen das Finanzamt den zutreffenden Steuersatz ableitet.
• Umsatzsteuer: Die Umsatzsteuererklärung erfolgt je nach Umsatzsteuer und Vorgabe des Finanzamtes monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Wenn du mit der GbR Waren oder Dienstleistungen anderer kaufst, so werden diese Ausgaben mit der Umsatzsteuer verrechnet.
• Lohnsteuer: Beschäftigt deine GbR eigene Mitarbeitende, so müsst ihr für diese eine Lohnsteuer abführen. Diese hängt vom Monatsverdienst und, falls zutreffend, der jeweiligen Lohnsteuer der Mitarbeitenden ab.

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Fazit: Freiberufler-Teams sollten Einkünfte und Steuer strategisch planen

Für viele Freiberufler:innen ist die GbR eine attraktive Lösung, um im Team effizienter zu arbeiten – und dabei steuerlich zu profitieren. Denn bei Freiberufler-Teams spielen Einkünfte und Steuer eine zentrale Rolle: Wird die Zusammenarbeit korrekt organisiert, lassen sich Betriebsausgaben gemeinsam absetzen, Steuerpflichten klar aufteilen und bürokratischer Aufwand minimieren.

Doch genau hier liegt auch die Herausforderung: Eine nicht geplante oder falsch eingestufte GbR kann zu Nachzahlungen, Haftungsrisiken oder Problemen bei der Gewinnverteilung führen. Umso wichtiger ist es, frühzeitig für klare Strukturen zu sorgen – durch einen Gesellschaftsvertrag, die richtige steuerliche Einordnung und eine saubere Buchführung.

FAQ: Häufige Fragen zu Einkünften und Steuern in Freiberufler-Teams

Können sich nur Freiberufler zu einer GbR zusammenschließen oder auch Gewerbetreibende?
Eine GbR ist für alle natürlichen Personen offen, die gemeinsam einen Zweck verfolgen – ganz gleich, ob sie freiberuflich oder gewerblich tätig sind. Das heißt: Auch Gewerbetreibende können eine GbR gründen. Die Rechtsform ist nicht auf Freiberufler:innen beschränkt. Entscheidend ist nur, dass die Tätigkeit nicht kaufmännisch in größerem Umfang betrieben wird – denn dann wäre eine andere Rechtsform wie die OHG erforderlich.

Wann gilt ein Freiberufler-Team als GbR?
Sobald zwei oder mehr Freiberufler:innen gemeinsam Projekte umsetzen, Kundenverträge teilen oder nach außen hin als Einheit auftreten, kann rechtlich automatisch eine GbR entstehen – auch ohne schriftlichen Vertrag.

Wie werden Einkünfte in einer Freiberufler-GbR versteuert?
Die Einkünfte der GbR werden auf die einzelnen Gesellschafter:innen aufgeteilt. Jede:r versteuert den Gewinnanteil in der persönlichen Einkommensteuererklärung. Grundlage ist die gemeinsame Gewinnfeststellung.

Muss eine GbR Umsatzsteuer abführen?
Ja, die GbR gilt als umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen – es sei denn, sie nutzt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Dann entfällt die Umsatzsteuer auf Rechnungen, aber auch der Vorsteuerabzug.

Können Freiberufler:innen die Kleinunternehmerregelung auch im Team nutzen?
Ja – aber nur, wenn keine GbR gegründet wurde. Bei einer bestehenden GbR zählt der Gesamtumsatz der Gesellschaft. Liegt dieser unter den gesetzlichen Grenzen, kann die GbR als Ganzes die Kleinunternehmerregelung anwenden.

Was passiert, wenn man eine GbR unbeabsichtigt gründet?
Dann gelten trotzdem alle rechtlichen und steuerlichen Pflichten – zum Beispiel gemeinsame Haftung, Umsatzsteuerpflicht oder die Pflicht zur Gewinnverteilung. Eine nachträgliche Korrektur ist schwierig und oft mit finanziellen Risiken verbunden.

Braucht eine Freiberufler-GbR einen Gesellschaftsvertrag?
Er ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, wird aber dringend empfohlen. Ein klarer Vertrag hilft, Konflikte zu vermeiden, Gewinnanteile zu regeln und steuerliche Pflichten sauber zu dokumentieren.

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Autor:in - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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