Bestes Rechnungsprogramm für Selbstständige 2026: 7 Tools im Vergleich

Das beste Rechnungsprogramm für Selbstständige in Deutschland ist das, das nach dem Rechnungsversand nicht aufhört: Es muss E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen, GoBD-konform archivieren und die Umsatzsteuer direkt in die USt-Voranmeldung überführen. Reine PDF-Editoren erfüllen das ab 2027 nicht mehr.

Diese sieben Lösungen sind für Solo-Selbstständige und Freiberufler in Deutschland relevant: Accountable, Lexware Office, sevdesk, FastBill, Papierkram, Kontist und Zervant. Sie unterscheiden sich weniger im Preis (rund 8 bis 30 Euro pro Monat) als im Funktionsumfang nach dem Rechnungsversand.

Die Kurzfassung nach Nutzertyp:
– Rechnung + Steuererklärung oder Banking in einem Tool: Accountable, Kontist
– Klassische Buchhaltung mit Steuerberater-Anbindung (DATEV): Lexware Office, sevdesk
– Projekt- und Zeiterfassung inklusive: Papierkram, FastBill
– Kostenlos für sehr geringes Rechnungsvolumen: Zervant

Der Vergleich bewertet alle sieben Anbieter nach fünf Kriterien: Rechtssicherheit (Pflichtangaben nach § 14 UStG, GoBD), E-Rechnungs-Fähigkeit, Gestaltungsmöglichkeiten, Prozesse nach dem Versand (Zahlungsabgleich, Umsatzsteuer, Banking) und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Welche Funktionen braucht ein Rechnungsprogramm für Selbstständige?

Ein Rechnungsprogramm für Selbstständige braucht fünf Dinge: rechtssichere Rechnungen ohne manuelle Kontrolle, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol, ein Design, das du individuell anpassen kannst, einen funktionierenden Prozess nach dem Versand und eine Option oder Alternative für einen Steuerberater.

Weitere Funktionen sind nützlich, aber nicht jedes Rechnungsprogramm muss alles können. Denn für einen Freelancer mit zehn Rechnungen im Monat gelten andere Anforderungen als für ein Unternehmen mit Warenlager und fünf Mitarbeitenden.

Wir haben uns deshalb die fünf wichtigsten Kritikern angeschaut.

1. Rechtssicherheit ohne Nachdenken

Ein gutes Rechnungsprogramm setzt die Pflichtangaben selbst und zwingt dich nicht, jede Rechnung gegen das Umsatzsteuergesetz zu prüfen.

Zu den Pflichtangaben gehören unter anderem Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger, eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Leistungsbeschreibung, der Leistungszeitpunkt und der Betrag. Hier erfährst du genauer, welche Angaben auf einer Rechnung nicht fehlen dürfen.

Für Kleinunternehmer kommt noch ein Punkt hinzu: Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, darf grundsätzlich keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen und muss den entsprechenden Hinweis korrekt formulieren. Also muss dein Rechnungsprogramm diese Regelung so einfach wie möglich darstellen können.

Dazu kommt die Archivierung. Rechnungen müssen nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden. Die Anforderungen ergeben sich aus den GoBD.

2. E-Rechnung: Kann das Tool mehr als PDF?

Seit 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln für Rechnungen. Unternehmen müssen seitdem E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen.

Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz in einem Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, den ein anderes System maschinell auslesen kann.

Wichtig sind insbesondere Formate wie XRechnung und ZUGFeRD sowie – je nach Anwendungsfall – der Versand und Empfang über PEPPOL.

Für Selbstständige bedeutet das konkret:

• E-Rechnungen empfangen: Seit 2025 musst du technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – auch als Kleinunternehmer.
• E-Rechnungen ausstellen: Die Pflicht kommt schrittweise. Ab 2027 gilt sie für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle Unternehmen.
• Für B2C gilt die Pflicht nicht: Rechnungen an Privatpersonen sind grundsätzlich nicht betroffen.

Kurz gesagt: Als Selbstständiger solltest du schon jetzt E-Rechnungen empfangen können. Wenn du hauptsächlich an Unternehmen fakturierst, lohnt es sich außerdem, dein Rechnungstool frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.

Praktisch heißt das, dein Rechnungsprogramm sollte XRechnung und ZUGFeRD beherrschen und je nach Kundenkreis, besonders bei öffentlichen Auftraggebern, den Versand über PEPPOL unterstützen.

3. Sieht die Rechnung aus wie mein Unternehmen?

Rechnungen sind Geschäftsdokumente und damit Teil deines Markenauftritts. Ein gutes Rechnungsprogramm kann mehr als ein Standard-PDF mit deinem Namen oben rechts.

Achte auf:

• eigenes Logo
• Farben und Layout
• individuelle Texte
• wiederverwendbare Vorlagen
• verschiedene Rechnungslayouts
• eine Vorschau, die dem fertigen Dokument entspricht

Es kann ebenfalls wichtig sein, unterschiedliche individuelle Vorlagen zu gestalten und zu speichern. Denn die Rechnung an einen Bestandskunden sieht eventuell anders aus als die an einen Neukunden.

4. Was passiert nach dem Versenden?

Hier trennt sich ein Rechnungstool von einer Buchhaltungslösung. Ein gutes Programm erkennt, ob eine Rechnung bezahlt wurde, zeigt offene Posten und unterstützt Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

Noch wichtiger ist die Verbindung zur Buchhaltung: Wird der Umsatz automatisch verbucht und bei der Umsatzsteuer berücksichtigt? Kann dein Programm sogar deine Gewinnermittlung und Steuererklärung zum Jahresabschluss erstellen?

Wenn du dafür jeden Monat Daten aus deinem Rechnungsprogramm exportieren und in ein zweites Steuerprogramm übertragen musst, hast du digital Rechnungen geschrieben, aber keinen integrierten Prozess der dir Zeit spart und deine Arbeit automatisiert.

5. Steuerberater anbinden oder ersetzen?

Bei diesem Kriterium gibt es zwei Wege, und sie führen zu unterschiedlichen Tools.

Weg 1: Du arbeitest weiter mit einem Steuerberater. Dann entscheidet die Schnittstelle über den Aufwand auf beiden Seiten. Relevant sind DATEV-Export, ein eigener Steuerberater-Zugang, gemeinsame Zugriffsrechte, strukturierte Buchungsdaten und ein digitales Belegarchiv. Ein Steuerberater-Zugang lohnt sich besonders, wenn du die laufende Buchhaltung selbst erledigst und dein Steuerberater beim Jahresabschluss übernimmt.

Weg 2: Du erledigst die Steuern selbst. Für viele Solo-Selbstständige ist der Steuerberater kein zwingender Bestandteil mehr. Sie erledigen Buchhaltung und Steuerpflichten selbst mit Software und eigenem automatischem Set-Up. Voraussetzung ist, dass das Tool die Erklärungen nicht nur vorbereitet, sondern direkt beim Finanzamt einreicht.

Die 7 besten Rechnungsprogramme für Selbstständige im Vergleich

1. Accountable

Am besten für: Selbstständige, Freiberufler, Gewerbetreibende und Kleinunternehmer, die Buchhaltung und Steuern selbst erledigen möchten.

Preis ab: Kostenlos oder ab 9,90 Euro im Monat

Accountable verbindet Rechnungsstellung, Buchhaltung, Steuererklärungen und Banking in einer Anwendung. Der Unterschied zu einem reinen Rechnungstool zeigt sich nach dem Versand: Die Einnahme wird verbucht, in der USt-Voranmeldung berücksichtigt und in die EÜR übernommen, ohne Export und ohne zweites Programm.

Was Accountable gut macht:

• E-Rechnungen als XRechnung, ZUGFeRD oder über Peppol möglich
• Gestaltungskontrolle über Farben, Textformatierung, Schriftgrößen, Logo-Größe, Tabellenrahmen etc.
• Mehrere Layouts speichern und zwischen ihnen wechseln
• Rechnungen und Angebote in einer Anwendung
• Wiederkehrende Rechnungen werden unterstützt
• Automatische Verbuchung der Einnahmen und Verbindung zur Steuerberechnung
• USt-Voranmeldung, EÜR, Umsatzsteuerjahreserklärung, Einkommensteuererklärung und Gewerbesteuererklärung direkt in der App
• Live-Vorschau die aussieht wie die finale PDF Rechnung
• Rechnungen sind GoBD-konform, steuerlich sauber, rechtlich vollständig
• DATEV Export für Steuerberater

Wo Accountable schwächelt:

• keine klassische Warenwirtschaft oder Lagerverwaltung
• In der mobilen App von Accountable sind die Optionen eingeschränkter als in der Web Version

Fazit: Wenn du Rechnung, Buchhaltung und Steuern nicht auf mehrere Programme verteilen willst, ist Accountable die beste Wahl.

In diesem kurzen Video siehst du, wie die Rechnungsstellung in Accountable aussieht. Du kannst Angaben bis ins kleinste Detail personalisieren und anpassen oder mit einer allgemeinen, korrekten und rechtssicheren Vorlage arbeiten.

2. Lexware Office

Am besten für: Selbstständige mit Steuerberater und wachsendem Buchhaltungsbedarf.

Preis ab: Ab 12,90 Euro netto/Monat für die Version M zur Rechnungserstellung.

Lexware Office ist deutlich mehr als ein reines Rechnungsprogramm. Die Software deckt von Angeboten und Rechnungen bis hin zu Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer viele Bereiche ab.

Was es gut macht:

• umfangreiche Buchhaltungsfunktionen
• Steuerberaterzugang und Zusammenarbeit
• E-Rechnungen inklusive ZUGFeRD und XRechnung in den entsprechenden Funktionen

Wo es schwächelt:

• Wer wirklich nur einfache Rechnungen schreiben möchte, bezahlt für Funktionen, die er möglicherweise nicht braucht
• Die vollständige Buchhaltung ist erst in höheren Tarifen enthalten; Rechnungen starten mit der Version M

Fazit: Gute Wahl, wenn aus dem Rechnungsprogramm mit der Zeit eine vollständige Buchhaltungslösung werden soll und ein Steuerberater mitliest.

3. sevdesk

Am besten für: kleine Unternehmen mit Produkten, Warenwirtschaft und mehreren Nutzern. 

Preis ab: Kostenlos oder ab 12,90 Euro netto/Monat für den Rechnungstarif

sevdesk verbindet Rechnungen mit Buchhaltungsfunktionen und richtet sich damit an Selbstständige und Unternehmen, die über die reine Rechnungserstellung hinausgehen möchten.

Was es gut macht:

• Rechnungen, Angebote und Buchhaltung in einer Lösung
• ZUGFeRD und XRechnung
• Produkt- und Kundenverwaltung sowie Funktionen für wachsende Unternehmen

Wo es schwächelt:

• Der volle Funktionsumfang wird mit steigender Unternehmensgröße schnell komplexer
• Bietet umfangreiche Buchhaltungsfunktionen aber keine Steuererklärungen

Fazit: sevdesk eignet sich besonders für Selbstständige und kleine Unternehmen, die Rechnungen, Produkte und Buchhaltung in einem umfangreicheren System organisieren möchten.

4. FastBill

Am besten für: Agenturen und Dienstleister mit wiederkehrender Abrechnung

Preis ab: Ab 9 Euro netto/Monat

FastBill legt seinen Schwerpunkt auf Rechnungsstellung und die kaufmännischen Prozesse rund um Kunden und Projekte. Besonders für Dienstleister und Onlinehändler sind wiederkehrende Rechnungen und das Mahnwesen interessant.

Was es gut macht:

• Angebote und Rechnungen
• Zahlungserinnerungen und Mahnwesen
• Schnittstellen und Partnerintegrationen
• DATEV-Export und Steuerberaterzugang

Wo es schwächelt:

• Der steuerliche Automatisierungsgrad ist für reine Selbstbucher geringer als bei einer Lösung mit Steuerfokus
• Stärker auf die Zusammenarbeit mit Steuerberatern ausgerichtet, statt Buchhaltung und Steuerpflichten vollständig selbst abzudecken

Fazit: FastBill ist vor allem für Dienstleistungsunternehmen interessant, bei denen Rechnungsprozesse, Kundenverwaltung und wiederkehrende Abrechnung im Mittelpunkt stehen.

5. Papierkram

Am besten für: Selbstständige mit projektbasierter Arbeit und Zeiterfassung

Preis ab: kostenlos oder ab 9,90 € netto/Monat.

Papierkram kombiniert Rechnungsstellung mit Buchhaltung, Projektverwaltung und Zeiterfassung. Dadurch passt die Software besonders gut zu Freelancer:innen und Dienstleistern, die ihre Arbeitszeit direkt Projekten und Kunden zuordnen möchten.

Was es gut macht:

• Zeiterfassung und Projektverwaltung
• Detaillierter Funktionsumfang für Rechnungen und Angebote
• Buchhaltungsfunktionen inklusive Kassenbuch und Umsatzsteuervoranmeldung in den entsprechenden Tarifen

Wo es schwächelt:

• Die Oberfläche und der Funktionsumfang können für jemanden, der ausschließlich Rechnungen schreiben möchte, umfangreicher sein als nötig
• Kein Jahresabschluss mit Steuererklärungen

Fazit: Wer seine Projekte, Arbeitszeiten und Rechnungen zusammen verwalten möchte, findet in Papierkram eine passende All-in-one-Lösung.

6. Kontist

Am besten für: Selbstständige, die Geschäftskonto und Steuerrücklagen in einer App verbinden möchten.

Preis ab: kostenlos oder ab 11 Euro netto/Monat

Kontist verfolgt einen etwas anderen Ansatz: Das Geschäftskonto steht im Mittelpunkt, dazu kommen Buchhaltungs- und Steuerfunktionen wie Belegmanagement und Steuerschätzungen.

Was es gut macht:

• Geschäftskonto und Buchhaltung miteinander verbunden
• automatische Steuerberechnung und Rücklagenbildung
• Rechnungstool und Belegverwaltung

Wo es schwächelt:

• Das Rechnungsprogramm ist weniger der alleinige Mittelpunkt des Produkts
• Wer bereits ein anderes Geschäftskonto nutzt, schöpft einen wichtigen Teil des Konzepts möglicherweise nicht aus

Fazit: Kontist ist besonders interessant, wenn du deine geschäftlichen Finanzen inklusive Konto, Rücklagen, Rechnungen und Buchhaltung möglichst eng miteinander verbinden möchtest.

7. Zervant

Am besten für: Nebenerwerb und Selbstständige mit wenigen Rechnungen im Jahr

Preis ab: kostenlos oder kostenpflichtig ab 9 Euro netto/Monat

Wenn du nur wenige Rechnungen pro Jahr schreibst, muss es nicht zwangsläufig eine umfangreiche Buchhaltungssoftware sein. Zervant bietet einen kostenlosen Einstieg und unterstützt unter anderem Rechnungen, Angebote und XRechnungen.

Was es gut macht:

• kostenlose und einfache Rechnungserstellung
• Unterstützt E-Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen und Zahlungserinnerungen

Wo es schwächelt:

• Für die individuelle Anpassung von Rechnungen muss auf den kostenpflichtigen Tarif umgestiegen werden
• Der Funktionsumfang rund um die vollständige Steuer- und Buchhaltungsautomatisierung ist geringer als bei umfassenden Buchhaltungslösungen

Fazit: Für wenige Rechnungen und einen einfachen Einstieg ist Zervant interessant, insbesondere dann, wenn du nicht sofort eine komplette Buchhaltungslösung benötigst.

Rechnungsprogramme für Selbstständige im direkten Vergleich

Stand: September 2026

FAQ: Häufige Fragen zu Rechnungsprogrammen

Welches Rechnungsprogramm ist für Kleinunternehmer geeignet?

Geeignet ist jedes Programm, das die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG korrekt umsetzt: kein Umsatzsteuerausweis, dafür der richtige Hinweis auf der Rechnung. Accountable unterstützt die Rechnungsstellung für Kleinunternehmer und auch andere Programme erfüllen diese Anforderungen. Prüfe dies im Zweifel immer zunächst auf der Website.

Muss mein Rechnungsprogramm E-Rechnungen unterstützen?

Ja, du musst E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Spätestens ab 2028 soll die E-Rechnung aber im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend sein. Wenn du heute ein Rechnungsprogramm auswählst, solltest du deshalb darauf achten, dass es E-Rechnungen bereits unterstützt. Mit Accountable kannst du etwa kostenlos E-Rechnungen schreiben.

Was muss auf einer Rechnung als Selbstständiger stehen?

Zu den zentralen Pflichtangaben nach § 14 UStG gehören Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das Netto-Entgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag. Welche Angaben im Einzelfall erforderlich sind, hängt vom Sachverhalt ab. Bei Kleinbetragsrechnungen und für Kleinunternehmer gelten Abweichungen.

Gibt es ein kostenloses Rechnungsprogramm, das rechtssicher ist?

Viele Rechnungsprogramme, z.B. Accountable, bieten eine eingeschränkte kostenlose Version an, mit der du bereits rechtssichere Rechnungen schreiben kannst. Allerdings solltest du nicht nur darauf achten, ob du kostenlos eine PDF-Rechnung erstellen kannst. Interessanter sind Fragen wie:

• Kann das Tool E-Rechnungen erstellen?
• Werden Rechnungen GoBD-konform archiviert?
• Kannst du auch deine Buchhaltung regeln?

Für wenige Rechnungen im Nebenerwerb kann ein kostenloses Tool völlig ausreichen. Wenn du deine komplette Buchhaltung selbst erledigen möchtest, lohnt sich häufig eine integrierte Lösung.

Kann ich mein Rechnungsprogramm wechseln, ohne alte Rechnungen zu verlieren?

Ja, grundsätzlich kannst du dein Rechnungsprogramm wechseln. Du solltest den Wechsel aber vorbereiten.

Wichtig ist insbesondere, dass du deine bisherigen Rechnungen und relevanten Buchhaltungsunterlagen weiterhin ordnungsgemäß aufbewahrst. Für umsatzsteuerliche Zwecke gilt für Rechnungen grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.

Was kostet ein gutes Rechnungsprogramm für Selbstständige?

Für reine Rechnungsstellung: 0 bis 13 Euro netto im Monat. Für Rechnung plus Buchhaltung plus Steuererklärungen: etwa 19,90 Euro netto im Monat, z.B. für den Buchhaltungstarif von Accountable.

Reicht Excel oder Word für Rechnungen?

Technisch kannst du eine Rechnung in Word schreiben. Zwei Probleme: Die GoBD-konforme, unveränderbare Archivierung ist damit kaum sicherzustellen, und ab 2028 brauchst du im B2B strukturierte E-Rechnungen, die kann Word nicht erzeugen. Für regelmäßige Rechnungen ist eine Word-Vorlage keine tragfähige Lösung mehr.

Video: Rechnungen & E-Rechnungen schreiben 2026 – So machst du es richtig!

In diesem Video nehmen wir uns die korrekte Rechnungsstellung und die wichtigsten Änderungen durch die E-Rechnungspflicht in Deutschland genau vor. Außerdem zeige ich dir, wie du mit den richtigen Tools deine Buchhaltung vereinfachen kannst.