Verpflegungsmehraufwand: Verpflegungspauschalen für Selbstständige

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Für zahlreiche Freelancer:innen gehören Geschäftsreisen im In- und Ausland zum beruflichen Alltag dazu. Viele unterschätzen jedoch, wie viel Steuern sie bei einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung einsparen können. Wir verraten dir, wie du als Freiberufler:in die Verpflegungspauschale nutzen kannst – und auf diese Weise Geld vom Finanzamt zurückerhältst.

Verpflegungsmehraufwand: Das solltest du wissen

Auch wenn das Prozedere für Freiberufler:innen etwas komplexer ist, als klassische Arbeitnehmer:innen, die während der Geschäftsreise einfach nur alle Belege sammeln und diese später dem oder der Arbeitgeber:in aushändigen müssen, lohnt sich eine Reisekostenabrechnung für Selbstständige immer – Stichwort: „Verpflegungspauschale“.

Als Geschäftsreise sind nicht nur Auswärtstätigkeiten für oder bei Kund:innen definiert, sondern auch Messen, Fortbildungen und grundsätzlich alle auswärtigen Termine, die dem beruflichen Vorankommen dienen. Die hierbei entstehenden Kosten kannst du im Rahmen deiner Steuererklärung geltend machen – und zwar nicht nur die Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten, sondern auch die Ausgaben für deine Verpflegung. Die Pauschale, von der du hierbei profitierst, nennt sich Verpflegungsmehraufwand. 

Die Idee dahinter: Da du auf einer Geschäftsreise nicht die Möglichkeit hast, dein Essen am heimischen Herd zuzubereiten, bist du dazu gezwungen, Restaurants, Cafés, Bäckereien oder Ähnliches aufzusuchen und somit Mehrkosten in Kauf zu nehmen. Um für eine finanzielle Entlastung zu sorgen, greift bei einer Geschäftsreise die Verpflegungspauschale.

Eine nicht unbedeutende Konsequenz aus der Verpflegungspauschale ist, dass du nicht mehr dazu verpflichtet, sämtliche Belege zu sammeln, die du in Restaurants, an Raststätten oder Imbissbuden erhältst.

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Das sind die Verpflegungspauschalen für deine Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungspauschale im Inland 

Die Verpflegungspauschale unterliegt mittlerweile einer zweistufigen Staffelung: Sofern du im Rahmen einer auswärtigen Tätigkeit im Inland mindestens 8 Stunden von deiner regelmäßigen Arbeitsstätte entfernt tätig bist, beträgt die Pauschale 14 Euro. Bei auswärtigen Aufenthalten von mindestens 24 Stunden liegt der Betrag bei 28 Euro. Für An- und Abreisetage berechnest du jeweils 14 Euro.

Verpflegungspauschale im Ausland 

Bei Auslandsreisen gelten hingegen andere Verpflegungspauschalen – abhängig vom jeweiligen Land, in das du reist. Teilweise unterscheidet der Gesetzgeber sogar nach Regionen innerhalb eines bestimmten Landes. Und: Die Pauschalen ändern sich regelmäßig. Wer eine Geschäftsreise ins Ausland unternimmt, sollte sich daher immer im Hinblick auf die aktuellen Pauschalbeträge informieren. Auf der Website des Bundesfinanzministeriums findest du stets die gegenwärtig gültigen Beträge.

Etwas komplizierter gestaltet sich die Reisekostenabrechnung, wenn du beispielsweise ein Hotel inklusive mehrerer Mahlzeiten gebucht hast. Für das Frühstück werden 20 Prozent von der 28 Euro betragenden Tagespauschale abgezogen, bei einem Mittag- oder Abendessen sind es 40 Prozent. Voraussetzung ist natürlich, dass die Mahlzeiten in der Hotelrechnung ausgewiesen sind.

Abgezogen werden auch Mahlzeiten, die man auf Kongressen, Schulungen oder dergleichen ohne Aufpreis erhält, und solche, zu denen man eingeladen wird. Hierbei spielt es übrigens keine Rolle, ob die Einladung geschäftlicher oder privater Natur ist. Das bedeutet: Auch wenn dich ein Freund oder eine Verwandte zum Mittagessen einlädt, der zufälligerweise in der Stadt lebt, in der du einen Geschäftstermin hast, musst du von der Verpflegungspauschale streng genommen 40 Prozent abziehen. Fällt die Summe der Kürzungen größer aus als die für den jeweiligen Tag gültige Pauschale, werden grundsätzlich 0 Euro berechnet – ins Minus gehen die Beträge grundsätzlich nie.

Verpflegungsmehraufwand: Verpflegungspauschalen für Selbstständige

Die Regelungen zur Verpflegungspauschale sind natürlich auch für Selbstständige und Freiberufler:innen eine sinnvolle Möglichkeit, die Verpflegungskosten im Rahmen von Geschäftsreisen steuerlich geltend zu machen. Dennoch gibt es wichtige Unterschiede in der Anwendung der Kürzungsregelungen im Vergleich zu Arbeitnehmer:innen.

Wann erfolgt eine Kürzung der Verpflegungspauschale?

Die Kürzung der Verpflegungspauschale tritt in der Regel ein, wenn Mahlzeiten im Rahmen von Übernachtungskosten (z. B. Frühstück im Hotel) oder anderweitig kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Für Selbstständige gelten hierbei jedoch besondere Grundsätze:

1. Hotelkosten mit ausgewiesenem Frühstück
   Wird auf der Hotelrechnung der Preis für ein Frühstück (z. B. 15 € zzgl. MwSt.) separat ausgewiesen, darf die Verpflegungspauschale nicht um 20 % gekürzt werden. Stattdessen dürfen die Frühstückskosten nicht zusätzlich als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Die enthaltene Mehrwertsteuer kann jedoch abgezogen werden.
2. Hotelkosten ohne gesonderte Ausweisung des Frühstückspreises
   Ist der Frühstückspreis nicht separat ausgewiesen, wird die Hotelrechnung pauschal um 20 % der Verpflegungspauschale für einen vollen Tag (24 €) gekürzt, also um 4,80 €. Die Verpflegungspauschale selbst bleibt jedoch ungekürzt.
3. Kostenlose Mahlzeiten auf Kongressen, Schulungen oder durch Einladungen
   Anders als bei Arbeitnehmer:innen muss der Verpflegungsmehraufwand bei Selbstständigen nicht gekürzt werden, wenn die Mahlzeiten unentgeltlich bereitgestellt werden – sei es geschäftlich (z. B. durch einen Kunden) oder privat (z. B. durch Freunde oder Verwandte).
4. Selbst finanzierte Bewirtung von Geschäftspartnern
   Übernimmt der Unternehmer die Kosten für die Bewirtung eines Geschäftspartners (z. B. ein Abendessen für 100 € zzgl. 19 € MwSt.), kann er 70 % der Bewirtungskosten steuerlich geltend machen. In diesem Fall erfolgt keine Kürzung der Verpflegungspauschale, da diese unabhängig davon berücksichtigt wird.
5. Mahlzeiten während der Beförderung (z. B. im Zug)
   Wenn Mahlzeiten im Ticketpreis enthalten sind, ist der Preis der Mahlzeit (sofern bekannt) von den Reisekosten abzuziehen. Ist der Preis nicht bekannt, wird abhängig von der Tageszeit eine pauschale Kürzung von 20 % (Frühstück) oder 40 % (Mittag- oder Abendessen) der Verpflegungspauschale vorgenommen. Die Verpflegungspauschale selbst bleibt jedoch unangetastet.

Um zu veranschaulichen, wie die Berechnung der Verpflegungspauschale bei einer Geschäftsreise in der Praxis funktioniert, haben wir zwei Beispiele für dich aufbereitet:

Fortbildung mit Hotelaufenthalt und inkludiertem Frühstück
Die freiberufliche Redakteurin Tina reist zu einer Fortbildung von München nach Berlin. Ihre Hotelbuchung enthält Frühstück, das auf der Rechnung separat mit 15 € ausgewiesen ist. Während der Fortbildung wird ein kostenloses Mittagessen angeboten.
Rechnung:

• Tag 1 (Anreisetag): 14 € Verpflegungsmehraufwand
• Tag 2 (kompletter Tag): 28 € Verpflegungsmehraufwand, Frühstückskosten (15 €) nicht abzugsfähig, Mittagessen bleibt unberücksichtigt
• Tag 3 (Abreisetag): 14 € Verpflegungsmehraufwand, Frühstückskosten erneut nicht abzugsfähig
  Ergebnis: Tina kann 56 € (14 + 28 + 14) geltend machen.

Geschäftsbesprechung mit Einladung zum Mittagessen
Der IT-Experte Martin reist von Köln nach Frankfurt, wo er mittags von seinem Kunden zum Essen eingeladen wird. Die Reise dauert mehr als 8 Stunden.
Rechnung:

• Verpflegungsmehraufwand: 14 €
• Keine Kürzung, da die Mahlzeit vom Kunden übernommen wurde.
  Ergebnis: Martin kann 14 € geltend machen.

💡Tipp von Accountable: In einem weiteren Beitrag zeigen wir dir, wie du deine Reisekosten abrechnen kannst.

Vorteile der Verpflegungspauschale für Selbstständige

Selbstständige profitieren von den Verpflegungspauschalen, ohne die strengen Kürzungsregelungen für Arbeitnehmer:innen übernehmen zu müssen. Besonders die Entlastung bei der Belegerfassung macht diese Pauschalen attraktiv. Für spezifische Fragen oder bei Unsicherheiten empfiehlt sich jedoch die Rücksprache mit einem Steuerberater.

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FAQ – Verpflegungspauschale für Selbstständige

1. Was ist die Verpflegungspauschale (Verpflegungsmehraufwand)?
Die Verpflegungspauschale ist ein festgelegter Betrag, den Selbstständige und Freelancer bei Geschäftsreisen für zusätzliche Mahlzeiten geltend machen können, wenn sie nicht zu Hause essen können. Sie soll die Mehrkosten für Essen unterwegs abdecken.

2. Für welche Geschäftsreisen kann ich die Verpflegungspauschale nutzen?
Die Pauschale gilt für alle auswärtigen Tätigkeiten, wie Kundenbesuche, Messen, Fortbildungen oder andere berufliche Termine außerhalb der eigenen Arbeitsstätte, sowohl im Inland als auch im Ausland.

3. Wie hoch sind die Verpflegungspauschalen?
Im Inland gibt es eine Staffelung: Bei mindestens 8 Stunden Abwesenheit gibt es 14 Euro, bei 24 Stunden ganze 28 Euro. Für An- und Abreisetage gilt jeweils 14 Euro. Im Ausland variieren die Pauschalen je nach Land und Region.

4. Wann muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden?
Die Pauschale wird gekürzt, wenn Mahlzeiten kostenlos zur Verfügung gestellt werden - zum Beispiel Frühstück im Hotel oder Mittagessen bei einer Einladung. Für Selbstständige gelten hier jedoch besondere Regeln, z.B. keine Kürzung bei kostenlosen Mahlzeiten auf Kongressen.

5. Wo trage ich die Verpflegungspauschale in der Steuererklärung ein?
Die Verpflegungspauschale wird in der Steuererklärung als Teil der Reisekosten (Reisekostenabrechnung) eingetragen, meist in der Anlage EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) bei Selbstständigen.

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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