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Dieser Guide führt dich in vier Schritten zur korrekten steuerlichen Verbuchung deines Autos.

1. Entscheide, ob es ein privates oder geschäftliches Auto ist

2. Privates Fahrzeug

3. Geschäftliches Fahrzeug

4. Nutzfahrzeug

🔍 1. Entscheide, ob es ein privates oder geschäftliches Auto ist

Zuerst musst du entscheiden, ob du ein privates oder geschäftliches Fahrzeug hast. Die untenstehende Tabelle hilft dir, das zu entscheiden.

Nutze unser Online-Tool, um zu schätzen, wie viel du absetzen kannst und welche Methode für dich am besten geeignet ist.

🏠 2. Wenn du ein privates Fahrzeug hast

Wenn du ein privates Fahrzeug hast, dann kannst du die Kosten für die Pendlerpauschale und das Kilometergeld absetzen. Da du alle anderen Kosten selbst trägst, musst du keine Nutzungsentnahme für die Privatnutzung hinzufügen.

Pendlerpauschale

Bei der Pendlerpauschale kannst du 0,38€ je Entfernungskilometer zu deinem Arbeitsplatz (z.B. einem Büro oder eigenem Betrieb) absetzen.

Um dies zu tun:

• Gehe zu "Ausgaben"

• Klicke auf die drei Punkte neben "Ausgabe hochladen" und wähle "Ausgabe manuell erstellen"

• Fülle das Formular aus, indem du

  • die Kategorie "geschäftliche Nutzung eines Privatfahrzeugs" wählst

  • das Ziel "Fahrt zum Büro (Pendlerpauschale)" auswählst

  • die Entfernung (einfache Strecke) zu deinem Arbeitsplatz eingibst

  • die Anzahl der Arbeitstage eingibst

• Das System berechnet nun automatisch den abzugsfähigen Betrag. Alles, was du jetzt tun musst, ist die Ausgabe zu speichern.

Beachte, dass diese Pauschale unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel (öffentliche Verkehrsmittel, Fahrrad, Auto) verwendet werden kann. Der maximale Abzug beträgt jedoch 4.500 €/Jahr.

Kilometergeld / Kilometerpauschale

Wenn du Fahrten zu deinen Kund:innen mit deinem Privatwagen fährst, kannst du dafür 0,30€ pro gefahrenen Kilometer dafür absetzen.

Wichtiger Hinweis: Diese Ausgabe muss für jede Geschäftsreise einzeln erfasst werden oder kann zusammengefasst werden, wenn du eine Dokumentation (z. B. eine Excel-Tabelle) führst, die die einzelnen Fahrten auflistet. Notiere dir dafür direkt danach, am besten auf einem Blatt Papier die gefahrenen Kilometer und den Kunden bzw. Grund für die Fahrt und der Zeitumfang/Datum.

​So trägst du die Ausgabe in Accountable ein:

• Gehe zu "Ausgaben"

• Klicke auf die drei Punkte neben "Ausgabe hochladen" und wähle "Ausgabe manuell erstellen"

• Fülle das Formular aus, indem du

  • die Kategorie "geschäftliche Nutzung eines Privatfahrzeugs" wählst

  • das Ziel "Dienstreise (Kilometergeld)" auswählst

  • den Fahrzeugtyp eingibst

  • die Gesamtkilometer (Hin- und Rückweg) eingibst

• Das System berechnet nun automatisch den abzugsfähigen Betrag. Alles, was du jetzt tun musst, ist die Ausgabe zu speichern.

  

💼 3. Wenn du ein geschäftliches Fahrzeug hast

Wenn du ein geschäftliches Auto hast, kannst du die Kosten dafür anteilig oder komplett absetzen, musst dafür aber ggf. eine Nutzungsentnahme (eine fiktive Einnahme, die den privaten Nutzungsanteil des Fahrzeugs abdeckt und steuerlich als Einkommen gilt) angeben.

Du hast für die Versteuerung der privaten Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs die Wahl zwischen der 1-%-Regelung und dem Fahrtenbuch.

1%-Regelung

Wenn du dich für die 1%-Regel entscheidest:

• Du kannst 100 % der Fahrzeugkosten absetzen, z. B. Reparaturkosten und Kraftstoffkosten.

• Im Gegenzug musst du monatlich 1 % des Bruttolistenpreises als "Einnahme" versteuern (der Prozentsatz reduziert sich auf 0,5 % für Hybridfahrzeuge und sogar auf 0,25 %, wenn du ein reines Elektrofahrzeug fährst und dieses den Kriterien entspricht).

• Zusätzlich zahlst du 19 % Umsatzsteuer auf 80 % der 1 % des Bruttolistenpreises (sofern du umsatzsteuerpflichtig bist). Hier gilt der reduzierte Satz für Elektro- und Hybridfahrzeuge leider nicht.

⚠️ Hinweis bezüglich der Kriterien für die Nutzung der reduzierten Sätze (für die Einkommensteuer) bei der 1-%-Regelung

Für Elektrofahrzeuge (reine E-Fahrzeuge ohne CO₂-Emissionen):

• Anschaffung ab 01.07.2025:

  • Bruttolistenpreis bis 100.000 € → 0,25 % des Listenpreises

  • Bruttolistenpreis über 100.000 € → 0,5 % des Listenpreises

• Anschaffung ab 01.01.2024 bis 30.06.2025:

  • Bruttolistenpreis bis 70.000 € → 0,25 % des Listenpreises

  • Bruttolistenpreis über 70.000 € → 0,5 % des Listenpreises

• Anschaffung vor dem 01.01.2024:

  • Bruttolistenpreis bis 60.000 € → 0,25 % des Listenpreises

  • Bruttolistenpreis über 60.000 € → 0,5 % des Listenpreises

Für Hybridfahrzeuge:

• Anschaffung ab 01.01.2025 bis 31.12.2030:

  • CO2-Ausstoß max. 50 g/km oder eine Mindestreichweite von 80 km rein elektrisch → 0,5 % des Listenpreises

• Anschaffung von 01.01.2022 bis 31.12.2024:

  • CO2-Ausstoß max. 50 g/km oder eine Mindestreichweite von 60 km rein elektrisch → 0,5 % des Listenpreises

• Anschaffung von 01.01.2019 bis 31.12.2021:

  • CO2-Ausstoß max. 50 g/km oder eine Mindestreichweite von 40 km rein elektrisch → 0,5 % des Listenpreises

Ausgaben:

Bei Accountable gibst du also alle deine Kosten für dein Auto mit 100% geschäftlicher Nutzung an. Die private Nutzung wird durch die Buchung der Nutzungsentnahme abgegolten.

Einnahmen:

1. Um die Einnahme zu erstellen gehe bitte über Einstellungen -> Auto.

2. Klicke auf "Füge ein Auto hinzu".

3. Gib "Name", "Listenpreis" und "Kraftstoffart" ein und klicke auf speichern.

4. Für Elektro- und Hybridfahrzeuge: Bitte gib sowohl das Anschaffungsdatum deines Fahrzeugs ein als auch die Motorleistung.
Dies hilft uns zuzuordnen, ob ggf. für die Einkommensteuer ein reduzierter Satz angewendet werden kann.

5. Klicke auf "Erfasse eine private Nutzung"

6. Ein neuer Beleg (Einnahme ohne Rechnung) wird erstellt und alles wird automatisch basierend auf den eingegebenen Fahrzeugdaten ausgefüllt. Du musst nur noch die Nutzungszeit eingeben.

​⚠️ WICHTIGER HINWEIS! Diese Einnahme sollte monatlich erstellt werden.

Eine quartalsweise oder jährliche Buchung wäre nur dann zulässig, wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst oder nur quartalsweise/jährlich die Umsatzsteuer voranmelden musst.

Strenggenommen sollte aber immer monatlich gebucht werden.

7. Klicke auf "Speichern", um diese Einnahme zu erfassen.

Das System berechnet dann automatisch die zu zahlende Umsatzsteuer (sofern zutreffend) und fügt auch die Nutzungsentnahme für die Einkommensteuer deiner EÜR (Einnahmenüberschussrechnung/ Gewinnermittlung) hinzu.

Wenn du auf "Auswirkung auf Steuern" klickst, siehst du den Betrag welcher der Umsatzsteuer unterworfen wird (80 % von 1 % des Bruttolistenpreises deines Fahrzeugs) und wie viel Umsatzsteuer ggf. abgeführt werden muss.

Achtung: Wenn du umsatzsteuerbefreit bist, dann gilt die 1% Regelung auch für dich, jedoch ohne Umsatzsteuer. Das bedeutet, du musst keine Umsatzsteuer auf die Nutzungsentnahme zahlen.

Fahrtenbuch

Wenn du dich für ein Fahrtenbuch entscheidest, musst du alle deine Fahrten so notieren, dass die Einträge nicht mehr veränderbar sind, indem du ein (digitales) Fahrtenbuch nutzt.

Jede Fahrt muss dabei genauestens dokumentiert und mit den folgenden Angaben versehen werden:

• Datum

• Uhrzeit

• Reiseziel

• Zweck der Reise / Geschäftspartner

• Kilometerstand zu Beginn der Fahrt

• Kilometerstand zum Ende der Fahrt

• Ggf. unvermeidbare Umwege

Bei den Ausgaben kannst du für die Kosten zuerst den beruflich genutzten Anteil (für das gesamte Jahr) schätzen und diesen dann ggf. mit der Umsatzsteuererklärung und EÜR korrigieren.

Hier kannst du bei den Ausgaben die geschäftliche Nutzung eintragen:

Am Ende des Jahres kannst du dann nachträglich die geschäftliche Nutzung für alle Ausgaben entsprechend der tatsächlichen Nutzung anpassen. Die folgende Anleitung erklärt dir, wie das geht.

Alternative: Falls du sehr viele Ausgaben erfasst hast, kannst du die private Nutzung auch über eine fiktive Einnahme ausgleichen.

Beispiel: Du hast den beruflichen Anteil auf 80% geschätzt und stellst am Ende des Jahres fest, dass der tatsächliche berufliche Anteil geringer war (z.B. 75%). In diesem Fall musst du die Differenz zu den 80% als Nutzungsentnahme (fiktive Einnahme) verbuchen.

👉 Nutze dafür bitte die Kategorie "sonstiges Einkommen".

⚠️ Wichtig: Hier musst du 80% mit Umsatzsteuer buchen (sofern du umsatzsteuerpflichtig bist) und 20% ohne Umsatzsteuer. Als Bemessungsgrundlage werden alle Kosten gesamt genommen.

Fahrten zur Arbeitsstätte

Für Fahrten zu deiner Arbeitsstätte, kannst du 0,38€ pro Entfernungskilometer absetzen. Wie das bei Privatfahrzeugen geht, hast du bereits im ersten Punkt erfahren.

Aber auch Geschäftsfahrzeuge können nicht mehr als 0,38€ pro Entfernungskilometer geltend machen. Du musst also ausrechnen, wie hoch deine tatsächlichen Fahrtkosten zur Arbeitsstätte waren, und deinen geldwerten Vorteil erhöhen, wenn du mehr als diesen Betrag dafür abgesetzt hast.

🚐 4. Wenn du ein Nutzfahrzeug hast

Fahrzeuge werden als Nutzfahrzeuge klassifiziert, wenn sie im Feld J der Zulassungsbescheinigung mit einem N oder M gekennzeichnet sind. Dazu gehören Transporter, Pick-ups und Vans. Andernfalls wird es nicht als Nutzfahrzeug angesehen. Wenn du dir darüber unsicher bist, ob dein Auto diesen Kriterien entspricht, wende dich bitte an unsere Steuer-Coaches.

Wenn du ein Nutzfahrzeug fährst, welches du rein beruflich nutzt, kannst du 100% aller mit deinem Fahrzeug verbundenen Ausgaben absetzen:

• Kosten für den Kauf eines Firmenwagens (über die Jahre abgeschrieben)

• Leasingkosten für den Firmenwagen

• Versicherungskosten für den Firmenwagen

• Benzinkosten

• Wartungs- und Reparaturkosten

In der App füge einfach deine Geschäftsausgaben hinzu, mit beruflicher Nutzung = 100%.

✅ Denke daran, für jede Ausgabe den Beleg/die Rechnung beizufügen.

Nutze gerne unser Online-Tabellentool, um eine Schätzung zu erhalten, wie viel du geltend machen kannst, sowie eine Berechnung, wie du deine Autokosten am besten abziehen kannst.

Bei Fragen erreichst du uns jederzeit unter [email protected] - wir helfen dir gerne weiter. 🤗

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Autor:in - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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