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Als Selbstständige:r tätigst du möglicherweise Einkäufe außerhalb Deutschlands, aber innerhalb der EU. In diesem Fall kann die Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer genannt) auf unterschiedliche Weise gezahlt werden. Im folgenden Artikel erklären wir, wie das funktioniert und wie du die Umsatzsteuer zurückfordern kannst.

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Dieser Artikel dient nur zur allgemeinen Information und stellt keine steuerliche Beratung dar. Bei Fragen kannst du dich an deinen Steuer-Coach wenden.

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In diesem Artikel erfährst du, wie das Reverse-Charge-Verfahren funktioniert, welche Regeln für Kleinunternehmer gelten, wie du mit ausländischen Rechnungen umgehst und wie du gezahlte ausländische Umsatzsteuer zurückfordern kannst.

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Reverse-Charge-Verfahren einfach erklärt

Bei innergemeinschaftlichen Geschäften innerhalb der EU, zum Beispiel, wenn ein deutsches Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land bezieht, kommt häufig das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren zum Einsatz. Dabei wird die Steuerschuldnerschaft umgekehrt: Der Verkäufer stellt keine Umsatzsteuer in Rechnung. Stattdessen muss der Käufer die Umsatzsteuer seines eigenen Landes berechnen und in der Umsatzsteuervoranmeldung angeben.

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Für dich bedeutet das: Wenn du eine Ware oder Dienstleistung von einem Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat kaufst und dabei deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angibst, erhältst du in der Regel eine Rechnung ohne Umsatzsteuer, also mit einem Steuersatz von 0 %. Du bist dann verpflichtet, die deutsche Umsatzsteuer auf diesen Betrag selbst zu berechnen und im Rahmen deiner Umsatzsteuervoranmeldung zu melden.
Die gute Nachricht: Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, kannst du die berechnete Steuer gleichzeitig als Vorsteuer geltend machen. Das führt dazu, dass unter dem Strich keine Zahllast entsteht. Auch wenn das Verfahren zunächst etwas kompliziert klingt, handelt es sich meist um ein buchhalterisches Nullsummenspiel. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Umsatzsteuer im Land des Verbrauchs anfällt, also in deinem Land, und gleichzeitig den innereuropäischen Handel zu erleichtern.
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Reverse Charge für umsatzsteuerpflichtige Selbstständige

Wenn du der Regelbesteuerung unterliegst (also Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist), solltest du bei Einkäufen in der EU immer deine eigene USt-Identifikationsnummer angeben. Der ausländische Lieferant oder Dienstleister stellt dir dann keine eigene Umsatzsteuer in Rechnung. Du erhältst stattdessen eine Rechnung mit dem Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuld (z.B. "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers") und einem Umsatzsteuersatz von 0 %.

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Reverse Charge für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung befreit die Umsätze, die du als Kleinunternehmer erzielst, grundsätzlich von der deutschen Umsatzsteuer, sofern du die entsprechenden Voraussetzungen erfüllst. Das bedeutet jedoch nicht, dass du von allen umsatzsteuerlichen Pflichten befreit bist.

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Eine wichtige Ausnahme ist das Reverse-Charge-Verfahren. Wenn du bestimmte Leistungen für dein Unternehmen von einem Anbieter aus dem Ausland beziehst, kann die Pflicht, die deutsche Umsatzsteuer zu erklären und abzuführen, vom Anbieter auf dich als Leistungsempfänger übergehen. Das gilt auch für Kleinunternehmer.

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Bei Leistungen von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land kann Reverse Charge auch dann gelten, wenn du deine USt-IdNr. nicht angegeben hast. Entscheidend ist nicht allein, ob eine USt-IdNr. auf der Rechnung steht, sondern unter anderem, dass du die Leistung als Unternehmer beziehst und der Umsatz unter die Reverse-Charge-Regelung fällt.

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Für dich als Kleinunternehmer hat das eine wichtige Folge: Du musst die im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens anfallende deutsche Umsatzsteuer erklären und an das Finanzamt abführen. Gleichzeitig kannst du diesen Betrag jedoch nicht als Vorsteuer abziehen. Die Umsatzsteuer wird damit zu einer tatsächlichen Ausgabe für dein Unternehmen.

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So erfasst du die Ausgabe in Accountable

Wenn dein Anbieter in einem anderen EU-Land sitzt, wählst du bei „USt.-Satz für die Ausgabe" 0 % aus. Anschließend wählst du unter „Warum ist auf dieser Ausgabe keine USt.?" die Option „Intra-EU Reverse-Charge-Verfahren". Accountable wendet dann die entsprechende deutsche Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren an:

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Wenn dein Anbieter außerhalb der EU sitzt, wählst du ebenfalls 0 % und anschließend unter „Warum ist auf dieser Ausgabe keine USt.?" die Option „Einkauf von außerhalb der EU":

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Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer: Was tun?

In der Praxis werden dir als Selbstständige:r öfter Belege unterkommen, auf denen ausländische Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Typische Beispiele sind Reisekosten: Hotelrechnungen im Ausland enthalten die lokale Mehrwertsteuer, genauso Restaurantbelege, Mietwagenquittungen oder Messe-Tickets in anderen EU-Ländern. Auch wenn du einmal vergessen hast, deine USt-ID anzugeben, kann es passieren, dass ein:e EU-Lieferant:in dir Umsatzsteuer seines Landes berechnet.

In deiner Umsatzsteuervoranmeldung dürfen nur inländische Vorsteuerbeträge und ggf. selbst berechnete Steuer aus Reverse-Charge-Fällen auftauchen. Die Umsatzsteuer, die du z.B. in Frankreich, Italien oder Spanien gezahlt hast, darf dort nicht eingetragen werden.
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Für deine Buchhaltung bedeutet das: Du verbuchst solche Ausgaben zum Bruttobetrag. Der volle Rechnungsbetrag inklusive der ausländischen Steuer ist dann eine Betriebsausgabe. Einen Vorsteuerabzug gibt es hierbei nicht. Als umsatzsteuerpflichtige:r Unternehmer:in hast du also einen finanziellen Nachteil, wenn du ausländische USt zahlst, da du sie nicht wie deutsche Vorsteuer zurückholen kannst. Als Kleinunternehmer:in bist du diesen Umgang bereits gewohnt, da du ohnehin alle Kosten brutto verbuchst und nirgends Vorsteuer abziehst.

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Allerdings gibt es für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen eine Möglichkeit, sich gezahlte ausländische Umsatzsteuer doch erstatten zu lassen.

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Vorsteuervergütungsverfahren: Ausländische USt erstatten lassen

Zum Glück müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmer die im Ausland gezahlte Umsatzsteuer nicht zwangsläufig als Kosten abschreiben. Es gibt das sogenannte Vorsteuervergütungsverfahren: Darüber kannst du dir die in anderen Ländern der EU gezahlte Umsatzsteuer von diesen Staaten zurückholen.

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Für EU-Länder funktioniert das relativ komfortabel über einen Online-Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Du reichst dabei elektronisch die Belege aus dem Ausland ein und stellst einen Erstattungsantrag. Wichtig: Das geht nur, wenn du in Deutschland zum Vorsteuerabzug berechtigt bist (also kein Kleinunternehmer) und im betreffenden Zeitraum in dem anderen Land nicht selbst umsatzsteuerlich registriert warst. In der Regel musst du den Antrag bis zum 30. September des Folgejahres einreichen, um die Vorsteuer des Vorjahres erstattet zu bekommen.

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In der Praxis lohnt sich dieses Verfahren vor allem, wenn größere Auslandsbeträge zusammenkommen, zum Beispiel, wenn du auf einer ausländischen Messe hohe Standgebühren mit USt gezahlt hast oder viele Hotel- und Tankrechnungen im EU-Ausland hattest. Bei kleineren Beträgen ist der bürokratische Aufwand oft nicht im Verhältnis zum Ertrag.
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Für außerhalb der EU gezahlte Umsatzsteuer (z.B. auf Geschäftsreisen in Drittländer) gibt es ebenfalls Erstattungsmöglichkeiten, diese sind jedoch je nach Land unterschiedlich geregelt und meist direkt im jeweiligen Land zu beantragen.

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Wichtig: Als Kleinunternehmer:in kannst du am Vorsteuervergütungsverfahren leider nicht teilnehmen, da du in Deutschland keinen Vorsteuerabzug geltend machst. Für dich bleiben Auslands-Umsatzsteuerbeträge daher endgültig Teil der Betriebsausgaben.

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Wichtigste Punkte

• Das Reverse-Charge-Verfahren verlagert die Umsatzsteuerpflicht auf dich als Käufer: Du erhältst eine Rechnung mit 0 % USt und meldest die deutsche Umsatzsteuer selbst.

• Bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist das Reverse-Charge-Verfahren in der Regel ein buchhalterisches Nullsummenspiel.

• Als Kleinunternehmer:in gilt Reverse Charge ebenfalls, aber du kannst die Steuer nicht als Vorsteuer abziehen, sie wird damit zur echten Ausgabe.

• Ausländische Umsatzsteuer auf Rechnungen (z.B. Hotelkosten im EU-Ausland) wird als Bruttobetrag als Betriebsausgabe verbucht; ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich.

• Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer:innen können gezahlte EU-Umsatzsteuer über das Vorsteuervergütungsverfahren beim BZSt zurückfordern, Kleinunternehmer:innen nicht.

Du hast noch Fragen? Chatte mit uns oder schreib uns an [email protected], wir helfen dir gerne weiter.

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