Als Kleinunternehmer:in eine Umsatzsteuervoranmeldung auf ELSTER einreichen: So funktioniert es bei Umsätzen nach § 13b UStG

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Kleinunternehmer:innen sind normalerweise komplett von der Umsatzsteuer befreit - doch es gibt eine wichtige Ausnahme: Bei bestimmten Einkäufen greift das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. In diesem Fall schuldest du noch die deutsche Umsatzsteuer und musst diese selbst auf diesen Einkauf berechnen und über ELSTER anmelden.

In diesem Artikel erklären wir dir, wann genau das der Fall ist und wie du die Voranmeldung Schritt für Schritt selbst erstellst.

Die Kurzregel: Wann greift die Anmeldepflicht?

Bei deinen eigenen Verkäufen (Rechnungen, die du stellst) bist du als Kleinunternehmer:in ganz normal von der Umsatzsteuer befreit - daran ändert sich nichts.

Bei bestimmten Einkäufen ist das anders. Das betrifft nicht nur Auslandsgeschäfte, sondern auch bestimmte inländische B2B-Geschäfte:

• Auslandseinkäufe (sonstige Leistungen): Leistungen von Unternehmer:innen aus dem EU-Ausland oder Drittland (z. B. Werbeanzeigen bei Meta/Google, Software-Abos, Hosting)

• Innergemeinschaftliche Erwerbe: Warenlieferungen aus dem EU-Ausland (rechtlich streng genommen ein eigener Tatbestand nach § 1a UStG, aber mit ähnlicher Meldepflicht wie § 13b)

• Bestimmte inländische B2B-Geschäfte: z. B. Bauleistungen und Gebäudereinigung als Subunternehmer, Lieferungen von Schrott, Gold oder bestimmten Metallen sowie von Mobilfunkgeräten, Tablets, Spielekonsolen und integrierten Schaltkreisen (laut Anlage 3 UStG)

In all diesen Fällen schuldest du selbst die deutsche Umsatzsteuer auf diesen Einkauf - unabhängig davon, dass du als Kleinunternehmer:in sonst steuerbefreit bist.

Auch wenn du selbst keine Umsatzsteuer auf deinen eigenen Rechnungen ausweist, giltst du bei solchen Eingangsleistungen als "Unternehmer:in" im Sinne des Umsatzsteuerrechts.

Das bedeutet, du musst die Umsatzsteuer auf diese empfangenen Leistungen selbst berechnen, anmelden und abführen - auch ohne eigenen Vorsteuerabzug (da du als Kleinunternehmer:in generell keine Vorsteuer geltend machen kannst).

Faustregel: Weist die Eingangsrechnung keine Umsatzsteuer aus oder trägt den Vermerk "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"/"Reverse Charge", solltest du prüfen, ob du diese Anmeldepflicht hast.

Warum gilt das trotz Kleinunternehmerregelung?

Kleinunternehmer:innen sind umsatzsteuerlich ganz normale Unternehmer:innen im Sinne von § 2 UStG. Nach § 19 UStG ist lediglich der Umsatz steuerfrei, den sie im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG im Inland ausführen, also dort, wo der Ort der Leistung nach den §§ 3 und 3a UStG in Deutschland liegt.

Verkaufst du als Kleinunternehmer:in beispielsweise eine Dienstleistung an ein Unternehmen im EU-Ausland, liegt der Ort der Leistung nach der B2B-Grundregel meist ohnehin im Ausland. Dieser Umsatz ist von vornherein nicht in Deutschland steuerbar und wird daher auch nicht erst durch § 19 UStG befreit.

Bei Einkäufen (Eingangsleistungen) bist du als Kleinunternehmer:in aber ganz normal Unternehmer:in und kannst daher Steuerschuldner:in nach § 13b UStG werden, denn das Reverse-Charge-Verfahren setzt voraus, dass die Leistungsempfänger:in Unternehmer:in ist.

Das gilt, wie oben beschrieben, nicht nur für Auslandsgeschäfte: Auch bei bestimmten inländischen B2B-Geschäften (Bauleistungen als Subunternehmer, Gebäudereinigung, bestimmte Warenlieferungen wie Schrott oder Mobilfunkgeräte) wird die Steuerschuldnerschaft auf dich als Empfänger:in übertragen, sofern du selbst Unternehmer:in bist - auch als Kleinunternehmer:in.

Vorsteuerabzug hast du allerdings in dem Fall nicht, anders als regelbesteuerte Unternehmer:innen.

Da du als Kleinunternehmer:in oft keine USt-IdNr. angibst, behandelt dich der ausländische Anbieter in der Rechnungsstellung manchmal wie eine:n private:n Endverbraucher:in und berechnet seine lokale Umsatzsteuer (oder 19% deutsche USt. über das OSS-Verfahren), statt mit 0 Prozent und Reverse-Charge-Vermerk abzurechnen.

Das ändert aber nichts an deiner Pflicht, die deutsche Umsatzsteuer selbst anzumelden, wenn tatsächlich ein Reverse-Charge-Fall vorliegt.

Wichtiger Hinweis zur USt-IdNr.

Gib bei B2B-Einkäufen innerhalb der EU (und bei Anbietern, die eine USt-IdNr. verlangen, auch außerhalb der EU) immer deine Umsatzsteuer-ID an. Machst du das nicht, berechnet dir der Anbieter häufig einfach die Umsatzsteuer seines eigenen Landes. Da du für diese Einkäufe aber trotzdem als Unternehmer:in im Sinne des § 13b UStG giltst, kann es passieren, dass zusätzlich die deutsche Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren fällig wird.

Im schlechtesten Fall zahlst du dann doppelt: einmal die ausländische Umsatzsteuer an den Anbieter und einmal die deutsche Umsatzsteuer ans Finanzamt.

Die Angabe der USt-IdNr. sorgt dafür, dass der Anbieter korrekt ohne USt. und mit dem Hinweis "Reverse Charge" abrechnet und du in Deutschland die Steuer einmalig korrekt selbst anmeldest.

Warum unterstützt Accountable das nicht automatisch?

Aktuell unterstützen wir bei Accountable die automatische Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen für Kleinunternehmer:innen nicht. Das liegt aber weniger an einer bewussten Entscheidung als daran, dass dieser Fall bisher schlicht selten und wenig relevant war.

Das ändert sich allerdings zunehmend: Immer mehr Softwareanbieter, die auch von Kleinunternehmer:innen genutzt werden, etwa für Werbung, Hosting, Design-Tools oder andere digitale Dienstleistungen, sitzen im EU-Ausland oder außerhalb der EU.

Dadurch kommt es immer häufiger vor, dass auch Kleinunternehmer:innen Rechnungen mit Reverse-Charge-Vermerk erhalten und damit potenziell unter § 13b UStG fallen.

Bis wir das in Accountable automatisiert abbilden können, zeigen wir dir hier, wie du die Voranmeldung in diesem Fall selbst in ELSTER erstellst.

Schritt für Schritt: die Umsatzsteuervoranmeldung auf ELSTER

1. Zugang zu ELSTER einrichten

Falls du noch kein ELSTER-Konto hast, registrierst du dich unter elster.de mit deiner Steuernummer und richtest ein ELSTER-Zertifikat ein. Das kann je nach gewähltem Verfahren einige Tage dauern, plane das also rechtzeitig ein.

2. Das richtige Formular auswählen

Melde dich in deinem ELSTER-Konto an und navigiere zu:

Formulare & Leistungen > Alle Formulare > Steuererklärungen > Umsatzsteuer > Umsatzsteuervoranmeldung

Wähle den passenden Voranmeldungszeitraum (Monat oder Quartal, je nachdem, was für dich zutrifft – normal quartalsweise) und das entsprechende Jahr aus.

3. Persönliche und allgemeine Angaben ausfüllen

Trage deine Steuernummer, deinen Namen und deine Kontaktdaten ein. Als Kleinunternehmer:in machst du im Bereich der "steuerpflichtigen Umsätze" in der Regel keine Angaben, da du grundsätzlich steuerbefreit bist.

4. Die richtigen Positionen (Kennzahlen) eintragen

4.1. Waren aus einem anderen EU-Land: Wenn du Waren aus einem anderen EU-Land gekauft hast, findest du die entsprechenden Felder in ELSTER unter „Innergemeinschaftliche Erwerbe“.

4.2. Dienstleistungen und andere Reverse-Charge-Fälle: Bei Dienstleistungen aus dem Ausland greift häufig das Reverse-Charge-Verfahren. Dabei schuldest du als Leistungsempfänger:in die deutsche Umsatzsteuer.

Die entsprechenden Angaben findest du in ELSTER unter „Leistungsempfänger als Steuerschuldner (§ 13b UStG)“.

💡 Welchen Umsatzsteuersatz musst du verwenden?

Bei Dienstleistungen musst du die Umsatzsteuer selbst berechnen. Verwende dafür den Umsatzsteuersatz, der für diese Leistung in Deutschland gelten würde – in der Regel sind das 19 %, bei bestimmten Leistungen 7 %.

Beispiel: Du kaufst ein Software-Abo für 100 € netto bei einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land. Für diese Leistung würden in Deutschland 19 % Umsatzsteuer gelten:

100 € × 19 % = 19 € Umsatzsteuer

In Zeile 30 trägst du daher ein:

• Kennzahl 46: 100 € Nettobetrag

• Kennzahl 47: 19 € Umsatzsteuer

Hinweis: Feldbezeichnungen, Zeilen und Kennzahlen können sich mit neuen ELSTER-Formularversionen ändern. Falls die Angaben bei dir abweichen, orientiere dich an der aktuellen ELSTER-Ausfüllhilfe.

5. Vorsteuerabzug prüfen

Als Kleinunternehmer:in kannst du die entstandene Umsatzsteuer aus dem Reverse-Charge-Verfahren grundsätzlich nicht als Vorsteuer geltend machen. Das bedeutet: Die berechnete Steuer wird direkt zur Zahllast, es gibt keine Verrechnung.

6. Formular prüfen und übermitteln

Nutze die integrierte Plausibilitätsprüfung von ELSTER, um Eingabefehler zu vermeiden. Anschließend übermittelst du die Voranmeldung authentifiziert über dein ELSTER-Zertifikat.

7. Zahlung nicht vergessen

Die errechnete Umsatzsteuer ist am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig bzw. direkt mit der Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung.

Überweise den Betrag rechtzeitig an dein zuständiges Finanzamt und gib bei der Überweisung unbedingt deine Steuernummer, die Steuerart (Umsatzsteuer) und den betroffenen Zeitraum an, damit die Zahlung korrekt zugeordnet werden kann.

Kurz zusammengefasst

• Als Kleinunternehmer:in bist du normalerweise von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit - das gilt für deine eigenen Verkäufe.

• Bei bestimmten Einkäufen musst du die deutsche Umsatzsteuer trotzdem selbst anmelden und abführen: bei Auslandsleistungen, innergemeinschaftlichen Erwerben und bestimmten inländischen B2B-Geschäften (z. B. Bauleistungen, Gebäudereinigung, Schrott, Mobilfunkgeräte).

• Bei B2B-Einkäufen innerhalb der EU (und teils auch außerhalb) solltest du immer deine USt-IdNr. angeben, sonst drohen eine ausländische Umsatzsteuer und zusätzlich die deutsche Steuer, also eine Doppelbesteuerung.

• Je nach Art des Einkaufs trägst du die Beträge in unterschiedlichen Positionen ein: 89 / 93 für Waren aus der EU, 46 / 47 für Dienstleistungen aus der EU, 84 / 85 für übrige § 13b-Fälle. Die Summe kommt in Zeile 37, die Zahllast in Zeile 83.

• Ein Vorsteuerabzug ist für Kleinunternehmer:innen in diesem Fall nicht möglich, die berechnete Steuer wird zur vollen Zahllast.

• Bei Unsicherheiten zu den genauen Feldern im Formular lohnt sich ein kurzer Blick in die ELSTER-Ausfüllhilfe oder die Rücksprache mit einer Steuerberater:in.

Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei komplexeren Fällen oder Unsicherheiten empfehlen wir, eine:n Steuerberater:in hinzuzuziehen.

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Autor:in - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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