Zusammenfassende Meldung über ELSTER: Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Zusammenfassende Meldungen stellen die Basis für die korrekte Besteuerung von Lieferungen und Dienstleistungen innerhalb der EU dar. Der Grund dafür: Die Umsatzsteuer wird in dem Land erhoben, in dem der oder die Empfänger:in einer Ware oder eines Services sich befindet. Wenn du Waren an Unternehmen in andere Mitgliedsländer der EU geliefert oder für diese Dienstleistungen erbracht hast, bist du zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung verpflichtet. 

Die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung erfolgt elektronisch. Wie du sie via ELSTER übermittelst, erklären wir dir im Folgenden.

Was ist eine Zusammenfassende Meldung?

Mit der Zusammenfassenden Meldung (ZM) erklärst du gegenüber dem Finanzamt deine „innergemeinschaftlichen Umsätze“. Diese Meldung ist notwendig, da beim Handel zwischen EU-Mitgliedstaaten die Umsatzsteuer im Bestimmungsland erhoben wird. Das Stichwort lautet: Reverse-Charge-Verfahren und bedeutet: Erst die Empfänger:innen der Waren oder Dienstleistungen zahlen in ihrem Land die fällige Umsatzsteuer. Die ZM dient daher der Kontrolle, dass die Umsatzsteuer auch korrekt abgeführt wurde.

💡Tipp von Accountable: Kleinunternehmer:innen sind nicht dazu verpflichtet, eine ZM zu übermitteln.

Unternehmer:innen müssen in der Zusammenfassenden Meldung dazu bestimmte Angaben machen. Diese Informationen werden von den nationalen Steuerbehörden gesammelt und dann weitergeleitet, um die richtige Besteuerung innergemeinschaftlicher Transaktionen zu gewährleisten. Für den Datenaustausch ist in Deutschland das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zuständig, erhält aber Unterstützung von allen Finanzämtern. Daher ist die Abgabe über das Online-Portal des BZSt oder über ELSTER möglich. Du kannst aber auch eine Steuersoftware wie Accountable dafür nutzen und dir damit die ganze Sache deutlich vereinfachen.

➡️ Umsatzsteuer als Freiberufler: Alles, was du wissen musst

Zusammenfassende Meldung bei ELSTER angeben

Wenn du bereits bei ELSTER registriert bist, kann du das Formular für die Zusammenfassende Meldung direkt aufrufen und ausfüllen. Dafür musst du folgendes tun: 

1. Logge dich ins ELSTER-Portal ein: Nutze deine Zugangsdaten, um dich anzumelden.
2. Suche das ZM-Formular: Wähle im Bereich der Umsatzsteuer-Voranmeldungen die Zusammenfassende Meldung aus.
3. Trage deine USt-IdNr. ein: Diese Nummer identifiziert dich im EU-Binnenmarkt.
4. Bestimme den Meldezeitraum: Leg fest, für welchen Zeitraum du meldest – monatlich, vierteljährlich oder – in Ausnahmefällen – jährlich.
5. Entscheide, ob es eine Erstmeldung oder Berichtigung ist.
6. Mache Angaben zu deinen Leistungen: Erfasse die USt-IdNrn. deiner EU-Geschäftspartner:innen und die dazugehörigen Umsätze.
7. Kennzeichne die Art der Leistung: Unterscheide zwischen Lieferungen und sonstigen Leistungen.
8. Gib die Bemessungsgrundlagen an: Trage die Werte ohne Umsatzsteuer ein.
9. Überprüfe alles genau.
10. Sende die Meldung ab: Übermittel die Zusammenfassende Meldung nun online über das ELSTER-Portal.

💡Tipp von Accountable: Du musst nicht jede Meldezeile per Hand eingeben. Bei ELSTER hast du auch die Möglichkeit, CSV-Dateien hochzuladen. So kannst du alle Informationen sammeln und gebündelt zu übermitteln.  

➡️ Umsatzsteuer bei Lieferungen und Leistungen im Drittland: Das musst du als Freelancer:in beachten

Beispiel für eine Zusammenfassende Meldung (ZM) 

Angenommen, du bist als Freelancer:in in der IT-Branche tätig und hast Dienstleistungen für Unternehmen im EU-Ausland erbracht. Die folgenden Daten sind für eine ZM über ELSTER entsprechen der Anleitung anzugeben:

• Deine USt-IdNr.: DE123456789
• Meldezeitraum: Januar 2024
• Berichtigung: Nein

Nun musst du die Angaben zu den erbrachten Leistungen noch genau aufschlüsseln.

• Empfänger USt-IdNr. (Frankreich): FR987654321
  • Art der Leistung: Grafikdesign
  • Bemessungsgrundlage: 2.000 EUR
• Empfänger USt-IdNr. (Spanien): ES123456789
  • Art der Leistung: Webentwicklung
  • Bemessungsgrundlage: 3.500 EUR

Der Eintrag für die ZM bei ELSTER sieht dann ungefähr so aus:

Sonstige Leistungen und Dreiecksgeschäfte

In Spalte „3“ musst du bestimmte Leistungen bzw. Geschäfte gesondert kennzeichnen:

• „Sonstige Leistungen“ beziehen sich in der Regel auf nicht greifbare Dienstleistungen oder digitale Produkte, die du als Freelancer oder Selbstständiger an Kunden im EU-Ausland erbringst, wie Beratung, Design, Programmierung oder Online-Kurse. 
• „Dreiecksgeschäfte“ sind spezifische Umsatzsteuerkonstellationen innerhalb der EU, bei denen drei Parteien aus verschiedenen EU-Ländern beteiligt sind und Warenbewegungen direkt vom ersten zum dritten Unternehmen gehen. 

💡Wenn dir das ELSTER Formular etwas zu kompliziert ist, kannst du die Zusammenfassende Meldung auch ganz einfach über Accountable einreichen. Hier kannst du beide Optionen vergleichen.

Berichtigungen der ZM via ELSTER

Berichtigungen in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) dienen dazu, Fehler in früheren Meldungen zu korrigieren. Wenn du feststellst, dass eine abgegebene Meldung unrichtige oder unvollständige Angaben enthält, musst du eine Berichtigungsmeldung einreichen. Zu berichtigen sind: 

• eine unvollständige ZM
• ein unrichtiger Meldezeitraum
• eine unrichtige ausländische USt-IdNr.
• eine unrichtige Summe der Bemessungsgrundlage
• unrichtige Arten des Umsatzes

Via ELSTER gibst du die korrekten Daten an und markierst die Meldung als Berichtigung, um dem Finanzamt zu signalisieren, dass diese Angaben frühere Fehler ersetzen oder ergänzen. Dabei gilt eine Frist von einem Monat nach Kenntnis der fehlerhaften Meldung. Jede Berichtigung muss dem betreffenden Meldezeitraum zugeordnet und separat übermittelt werden. 

Achte darauf, deine Zusammenfassende Meldung immer korrekt und pünktlich via ELSTER einzureichen. Wenn du die ZM nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abgibst, kann das Finanzamt eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro verhängen.

💡Tipp von Accountable: Die Steuersoftware von Accountable prüft mit Hilfe von AI deine Angaben und warnt dich, wenn du einen Fehler gemacht hast. So kannst du sicher sein, dass deine ZM korrekt ist. Die App erinnert dich außerdem an die richtigen Fristen. Jetzt testen!

Fristen für die Zusammenfassende Meldung beachten

Die ZM muss in der Regel monatlich oder vierteljährlich abgegeben werden. Dabei spielt die Höhe deiner Umsätze eine wichtige Rolle: 

• Vierteljährliche Abgabe: Umsätze für innergemeinschaftliche Warenlieferungen im laufenden Quartal und in den vier vorangegangenen Quartalen legen unter 50.000 Euro.
  Abgabefrist: 25. Tag nach Ablauf des Quartals
  
• Monatliche Abgabe: Umsätze für innergemeinschaftliche Warenlieferungen entweder für das laufende Quartal oder für eines der vier vorangegangenen Quartale liegen über 50.000 Euro.
  Abgabefrist: 25. Tag des Folgemonats

💡Achtung: Sobald du die 50.000-Euro-Grenze in einem Monat überschreitest, bist du zu einer monatlichen Abgabe der ZM verpflichtet. Das gilt auch rückwirkend für die übrigen Monate des Quartals! In den folgenden Monaten musst du nun die ZM ebenfalls monatlich abgeben. Der Wechsel erfolgt automatisch, du erhältst keine Meldung.

Ein Sonderfall stellt die jährliche Abgabe der Zusammenfassenden Meldung dar. Diese ist nur dann erlaubt, wenn du vom Finanzamt von der Pflicht zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Entrichtung der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen befreit bis. Dazu musst du bestimmte Voraussetzungen erfüllen, zum Beispiel dürfen die innergemeinschaftlichen Lieferungen im vergangenen Kalenderjahr 15.000 Euro nicht überstiegen haben und im aktuellen Kalenderjahr wird die Obergrenze voraussichtlich ebenfalls nicht erreicht. 

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Autor:in - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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