Büroflächen vermieten: Steuerliche Aspekte 

Büroflächen zu vermieten kann für Selbstständige und Kleinunternehmer:innen eine lukrative Einnahmequelle sein. Gleichzeitig bringt sie jedoch steuerliche Verpflichtungen mit sich. In diesem Ratgeber erfährst du, welche steuerlichen Aspekte du beachten musst, wie du deine Einnahmen korrekt ermittelst und welche Fallstricke es zu vermeiden gilt.

Grundlagen der Vermietung von Büroflächen

Büroflächen sind Räume, die für gewerbliche Tätigkeiten genutzt werden. Willst du eine Bürofläche an Dritte vermieten, z. B. an andere Unternehmen oder Selbstständige, unterliegst du bestimmten steuerlichen Regelungen. Es ist wichtig, dass du den Mietvertrag klar und rechtssicher gestaltest, um Missverständnisse zu vermeiden und steuerliche Nachteile zu umgehen.

Steuerliche Behandlung der Mieteinnahmen

Mieteinnahmen aus der Vermietung von Büroflächen werden als Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung im Rahmen deiner Einkommensteuererklärung erfasst. Dabei werden die Mieteinnahmen mit den damit verbundenen Kosten verrechnet, z. B. Instandhaltung und Verwaltung. Der Überschuss ist steuerpflichtig. Es gibt jedoch Freibeträge und Pauschalen, die du nutzen kannst, um deine Steuerlast zu mindern. Wichtig ist, dass du alle Einnahmen und Ausgaben genau dokumentierst.

Umsatzsteuerliche Aspekte

Bei der Vermietung von Büros stellt sich die Frage der Umsatzsteuer. Bist du umsatzsteuerpflichtig oder nicht? Grundsätzlich ist die Vermietung von Büroflächen umsatzsteuerfrei. Du kannst jedoch zur Umsatzsteuerpflicht optieren, um den Vorsteuerabzug zu nutzen. Das ist dann sinnvoll, wenn du hohe Investitionskosten hast, die du steuerlich geltend machen möchtest.

Entscheidest du dich für die Regelbesteuerung, musst du auf die Mieteinnahmen Umsatzsteuer erheben und diese ans Finanzamt abführen. Gleichzeitig kannst du die Vorsteuer aus Rechnungen für Renovierungen und Betriebskosten abziehen.

Bei der Vermietung eines Büros ist die korrekte Handhabung der Umsatzsteuer ein Bereich, in dem häufig Fehler gemacht werden, etwa die falsche Option zur Umsatzsteuerpflicht. Wenn du dich für die Regelbesteuerung entscheidest, um Vorsteuerabzüge nutzen zu können, musst du konsequent auf alle Mieteinnahmen Umsatzsteuer erheben und diese korrekt ans Finanzamt abführen.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die nicht korrekte Abgrenzung zwischen umsatzsteuerpflichtigen und umsatzsteuerfreien Einnahmen. Insbesondere bei gemischten Nutzungen von Immobilien, wo sowohl gewerblich als auch privat vermietet wird, ist die Zuordnung der Vorsteuerabzüge oft komplex. Um solche Fehler zu vermeiden, solltest du dich bei der Vermietung eines Büros mit den Regelungen zur Umsatzsteuer genau vertraut machen.

Abschreibungen und steuerliche Abzüge

Ein wichtiger steuerlicher Aspekt bei der Vermietung von Büroflächen ist die Abschreibung, auch Absetzung für Abnutzung (AfA) genannt. Sie ermöglicht es dir, die Anschaffungs- oder Herstellungskosten einer Immobilie über einen bestimmten Zeitraum steuerlich geltend zu machen. Das bedeutet, dass du die Kosten für das Gebäude nicht auf einmal, sondern verteilt über die Nutzungsdauer, in deiner Steuererklärung absetzen kannst.

Für Bürogebäude gilt in der Regel eine lineare Abschreibung über 33 Jahre, was einer jährlichen Abschreibung von 3 % der Anschaffungskosten entspricht. Diese Abschreibung mindert dein zu versteuerndes Einkommen und reduziert somit deine Steuerlast.

Es ist wichtig, zwischen Erhaltungsaufwand und Herstellungsaufwand zu unterscheiden:

• Erhaltungsaufwand, wie z. B. Reparaturen oder Wartungsarbeiten, kann sofort und in voller Höhe im Jahr der Entstehung abgesetzt werden.
• Herstellungsaufwand, der durch Modernisierungen oder Erweiterungen entsteht, muss über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Durch die richtige Anwendung der AfA kannst du also deine Steuerlast kontinuierlich verringern und steuerliche Vorteile optimal nutzen. Besonders bei größeren Investitionen in die Immobilie solltest du sorgfältig planen, um die steuerlichen Effekte der Abschreibung voll auszuschöpfen.

Steuerliche Optimierungsmöglichkeiten

Eine sorgfältige Planung kann dir helfen, wenn es darum geht, Miete fürs Büro von der Steuer abzusetzen bzw. deine Steuerlast zu minimieren. Überlege dir, wie du Mietverträge steuerlich vorteilhaft gestalten kannst. Zum Beispiel kannst du die Mietzahlungen so vereinbaren, dass sie regelmäßige und planbare Einnahmen darstellen.

Investitionen in die Immobilie solltest du so planen, dass sie steuerlich optimal abgeschrieben werden können. Auch das Timing von Renovierungen und Modernisierungen kann einen Unterschied machen, je nachdem, ob sie als Erhaltungs- oder Herstellungsaufwand gelten.

Liebhaberei

Ein häufiges Risiko bei der Vermietung von Büroflächen im Zusammenhang mit der Steuer ist das Thema Liebhaberei. Das Finanzamt spricht von Liebhaberei, wenn eine Tätigkeit langfristig keine Gewinne abwirft und der Eindruck entsteht, dass sie nicht mit der Absicht der Gewinnerzielung betrieben wird. Dies kann besonders bei Vermietungen der Fall sein, wenn über mehrere Jahre hinweg keine oder nur geringe Gewinne erzielt werden und stattdessen sogar Verluste auftreten.

Sollte das Finanzamt deine Vermietung als Liebhaberei einstufen, sind die Folgen gravierend – alle bisherigen Verluste werden steuerlich nicht mehr anerkannt. Das bedeutet, dass du diese Verluste nicht mehr mit anderen Einkünften verrechnen kannst, was deine Steuerlast erheblich erhöhen kann. Außerdem können bereits getätigte Steuererstattungen zurückgefordert werden.

Um das Risiko der Liebhaberei zu vermeiden, solltest du sicherstellen, dass deine Vermietung mit einer klaren Gewinnerzielungsabsicht erfolgt und dies auch nachweisbar ist, beispielsweise durch eine realistische Mietpreisgestaltung und eine langfristige Rentabilitätsplanung.

Steuerprüfung durch das Finanzamt: Das sollten Kleinunternehmer:innen beachten

Vermietest du eine Bürofläche und es kommt zu einer Steuerprüfung, solltest du sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen vollständig und gut organisiert vorliegen. Dazu gehören

• Mietverträge
• Buchungsbelege
• Rechnungen und
• Nachweise über durchgeführte Renovierungsarbeiten.

Wichtig ist auch, dass du alle steuerlichen Erklärungen korrekt und fristgerecht eingereicht hast. Das Finanzamt prüft nicht nur die Richtigkeit der angegebenen Einnahmen und Ausgaben, sondern auch die korrekte Anwendung steuerlicher Vorschriften, wie z. B. bei der AfA oder der Umsatzsteuer.

💡Tipp von Accountable: Eine Steuerprüfung kann jederzeit passieren, insbesondere wenn Auffälligkeiten in deinen Steuererklärungen auftreten oder du häufiger Verluste ausweist. Mit Accountable erledigst du deine Buchhaltung zuverlässig und sogar fehlerfrei dank Steuer Garantie.