Top 10 Funktionen im Ausgaben Screen in Accountable für Selbstständige

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Als Selbstständige:r weißt du: Die Erfassung und Verwaltung deiner Geschäftsausgaben gehört zu den wichtigsten, aber leider auch zu den nervigsten und zeitaufwendigsten, Aufgaben. Genau deshalb haben wir den Ausgabenbereich in Accountable so gestaltet, dass er dir die Buchhaltung maximal erleichtert, dich steuerlich auf der sicheren Seite hält und dir hilft, das Beste aus deinen Abzügen herauszuholen.

Ob Belege scannen, Banktransaktionen verknüpfen, wiederkehrende Kosten automatisch erfassen oder die Umsatzsteuer korrekt handhaben - der Ausgabenbereich von Accountable erleichtert dir diese Aufgaben. In diesem Artikel zeigen wir dir alle Funktionen im Detail, damit du weißt, wie du deine Buchhaltung optimal handhaben kannst und am Ende sogar noch mehr von deinem Geld übrig bleibt.

Was sind die 10 wichtigsten Funktionen des Ausgaben Screens in Accountable?

1. Neue Ausgabe hinzufügen
2. Belege scannen
3. Banktransaktionen verknüpfen
4. Wiederkehrende Ausgaben erstellen
5. Kategorisierungsvorschläge erhalten
6. Ausgaben aufteilen
7. Ausgaben filtern und durchsuchen
8. Doppelte Ausgaben erkennen
9. Exporte & Berichte erstellen
10. Erinnerungen und Ausgaben-Check

Das sieht erstmal nach viel aus, oder? Aber keine Sorge: Jede dieser Funktionen wurde speziell für Freelancer und Selbstständige entwickelt, also für Menschen wie dich, die ihre Finanzen oft ganz alleine und ohne Steuerberater managen. Egal, ob du deine erste Ausgabe erfasst oder dich auf die Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereitest, diese Funktionen helfen dir, deinen Arbeitsalltag schneller, übersichtlicher und vollständig steuerkonform zu gestalten.

Lass uns jetzt genauer anschauen, was jede Funktion kann und wie sie dir dabei hilft, deine Geschäftsausgaben zu managen.

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1. Neue Ausgabe hinzufügen

Die grundlegende Kernfunktion des Ausgabenbereichs in Accountable ist die Möglichkeit, eine neue Geschäftsausgabe zu erfassen. Das ist besonders praktisch, wenn du eine Rechnung per E‑Mail erhältst oder unterwegs einen Beleg speichern möchtest. So kannst du einfach mit deinem Handy einen schnellen Scan machen oder einen Beleg hochladen. Der richtige Betrag, das Datum und der Lieferant werden automatisch erkannt, können aber auch manuell bearbeitet werden. Jede Ausgabe lässt sich einer Kategorie zuordnen, zum Beispiel Miete, Telefonkosten, Reisekosten oder Software-Abos, damit sie korrekt erfasst und für die Steuererklärung vorbereitet ist. Diese Funktion sorgt dafür, dass keine Ausgabe verloren geht.

2. Belege scannen

Dank der Scan-Funktion wird das Erfassen von Ausgaben viel schneller und einfacher. Einfach mit der Handykamera einen Beleg fotografieren, und Accountable erledigt den Rest für dich. Die integrierte OCR-Technologie (Texterkennung) liest automatisch wichtige Details wie Datum, Betrag und Lieferant aus und trägt sie für dich ein. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler durch manuelle Eingaben, ideal wenn du viel unterwegs bist und deine Buchhaltung on-the-go erledigen willst, ohne dich jedes Mal an den Schreibtisch setzen zu müssen.

3. Banktransaktionen verknüpfen

Wenn du dein Bankkonto mit Accountable verknüpfst, kannst du deine Geschäftstransaktionen automatisch in die App importieren. So lassen sich Zahlungen ganz einfach der richtigen Ausgabe zuordnen. Das sorgt für maximale Genauigkeit und verhindert, dass du Ausgaben vergisst, die du absetzen kannst. Sobald eine Transaktion eingeht, schlägt dir Accountable mögliche Treffer vor, basierend auf Betrag, Datum und Lieferant. Du kannst den Vorschlag bestätigen oder die Transaktion manuell einer bestehenden Ausgabe zuordnen. Dieses Feature ist besonders wertvoll für Selbstständige, die sich das mühsame Durchforsten von Kontoauszügen sparen wollen und ihre Buchhaltung mit minimalem Aufwand aktuell halten möchten.

4. Wiederkehrende Ausgaben erstellen

Mit der Funktion für wiederkehrende Ausgaben kannst du regelmäßige Kosten in deinem Business, zum Beispiel Miete, Versicherungen, Abonnements oder Internetgebühren, ganz einfach automatisieren. Anstatt diese Ausgaben jeden Monat oder jedes Quartal manuell einzutragen, richtest du sie einmal ein, und Accountable übernimmt den Rest automatisch für deine Buchhaltung! Du kannst den Zeitplan jederzeit bearbeiten oder stoppen, und jedes Mal, wenn die Ausgabe erscheint, hast du die Möglichkeit, sie zu überprüfen und den passenden Beleg oder die Rechnung anzuhängen. Dadurch vergisst du keine regelmäßige Ausgabe mehr, alles wird sauber verbucht und du sparst jede Menge Zeit, ohne dir Sorgen über Fehler machen zu müssen.

So richtest du wiederkehrende Ausgaben in Accountable ein:

• Gehe zum Ausgabenbereich in Accountable
• Klicke auf die Ausgabe, die du wiederkehrend machen möchtest
• Klicke neben dem Datum auf „Wiederkehrend machen“
• Wähle die Häufigkeit, das Startdatum und optional ein Enddatum aus
• Klicke auf „Weiter“, dann auf „Speichern“

5. Kategorisierungsvorschläge erhalten

Mit den Kategorisierungsvorschlägen macht Accountable die Ausgabenerfassung noch smarter und verhindert, dass du versehentlich die falsche Kategorie auswählst. Basierend auf deinen bisherigen Ausgaben und den Details neuer Transaktionen schlägt dir die App automatisch die passende Kategorie vor - ob Büromiete, Telefonrechnung, Reisekosten, Software oder anderes. Noch besser: Der richtige Umsatzsteuersatz wird je nach Ausgabenart direkt vorausgefüllt. So musst du dir keine Gedanken über komplizierte Steuervorschriften oder manuelle Berechnungen machen. Dieses Feature spart dir nicht nur Zeit, weil du nicht lange nach der passenden Kategorie suchen musst, sondern stellt auch sicher, dass deine Ausgaben später korrekt abgesetzt werden.

6. Ausgaben aufteilen

Nicht alle Belege lassen sich sauber in nur eine Kategorie einordnen - genau dafür gibt es die Funktion 'Ausgabe aufteilen'. Damit kannst du einen Beleg auf mehrere Kategorien aufteilen, zum Beispiel teilweise geschäftlich und teilweise privat. Du kannst sogar unterschiedliche Umsatzsteuersätze oder Abzugsarten für die jeweiligen Anteile festlegen. Die perfekte Lösung für Selbstständige, die sicherstellen wollen, dass jeder Euro korrekt verbucht wird, ohne zu viel oder zu wenig geltend zu machen.

7. Ausgaben filtern und durchsuchen

Du suchst eine bestimmte Ausgabe? Mit den Suchfiltern kannst du deine Ausgaben nach Datum, Kategorie, Umsatzsteuer, Lieferant oder Betrag sortieren. Über die Suchfunktion rufst du blitzschnell einzelne Kosten auf, perfekt, wenn du eine Zahlung überprüfen oder dich auf die Steuererklärung vorbereiten musst. Gerade für Selbstständige, die jedes Jahr Hunderte von Transaktionen verbuchen, ist dieses Feature ein echter Lebensretter.

8. Doppelte Ausgaben erkennen

Accountable erkennt automatisch potentielle Duplikate und hilft dir so, dieselbe Ausgabe nicht versehentlich doppelt zu erfassen. Die App warnt dich sofort, wenn eine ähnliche Ausgabe oder Transaktion schon vorhanden ist, so bleibt deine Buchhaltung sauber und korrekt. Besonders praktisch ist das bei wiederkehrenden Zahlungen oder wenn du mehrere Belege auf einmal hochlädst. So stellst du sicher, dass deine Kosten nicht aus Versehen zu hoch angesetzt werden.

9. Exporte & Berichte erstellen

Dank der Export-Funktion in Accountable, ist es ganz einfach, deine Finanzdaten zu teilen und im Blick zu behalten. Du kannst all deine Ausgaben als PDF exportieren, um sie sicher abzuspeichern oder direkt mit deinem Steuerberater zu teilen. Zusätzlich bekommst du im Ausgaben-Dashboard übersichtliche Monats- oder Quartalsberichte, in denen du genau siehst, wie viel du in jeder Kategorie ausgegeben hast, welche Lieferanten du am häufigsten nutzt und welche Einzelposten am meisten ins Gewicht fallen. So behältst du jederzeit den Überblick, wohin dein Geld fließt, wofür du es ausgibst und wo vielleicht noch mehr steuerliche Abzüge für dich drin sind.

10. Erinnerungen und Ausgaben-Check

Accountable benachrichtigt dich über alle Ausgaben, die noch nicht überprüft, nicht zugeordnet oder ohne Beleg sind. Die App gibt dir außerdem smarte Hinweise, um den passenden Nachweis hochzuladen, so bleibst du jederzeit gesetzeskonform und prüfungsbereit. Diese Funktion stellt sicher, dass dir nichts entgeht und gibt dir die Sicherheit, dass deine Buchhaltung immer vollständig ist und keine unangenehmen Rückfragen vom Finanzamt drohen.

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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