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Accountable Datenschutzrichtlinie








Diese Datenschutzrichtlinie regelt die Erhebung, Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten, die von uns, Accountable, über die mobile App von Accountable (“Accountable App“) und die von Accountable Services angebotenen Services zu Buchhaltungs- und Steuerberatungsdiensten (“die Steuer- und Buchhaltungsdienste”) erhoben werden.

Es informiert dich als Nutzer, der mindestens 18 Jahre alt ist (“Du” oder der “Nutzer“), darüber, welche personenbezogenen Daten wir von dir erheben, wie und warum wir diese personenbezogenen Daten verwenden und deine Rechte die du bezüglich deiner von uns gespeicherten personenbezogenen Daten hast. Bitte lese diese Datenschutzrichtlinie sorgfältig durch. Wenn du mit dieser Datenschutzrichtlinie nicht in vollem Umfang einverstanden bist, muss du von der Nutzung der Accountable App absehen.

Diese Datenschutzrichtlinie wurde zuletzt am [9-10-2018] aktualisiert. Bitte prüfe diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig, um dich über ihre Aktualisierungen zu informieren.

1. Wer wir sind

Accountable S.A. ist ein Unternehmen, dass nach belgischem Recht mit der Registrierungsnummer 0682.763.303 eingetragen ist. Der Sitz befindet sich in 22, Drève des Weigelias, 1170 Brüssel, Belgien. Accountable Services S.P.R.L. SC ist ein Unternehmen, dass nach  belgischem Recht mit der Registrierungsnummer 0692.636.616 eingetragen ist. Der Sitz befindet sich in 22, Drève des Weigelias, 1170 Brüssel, Belgien (im Folgenden als Accountable Services bezeichnet) und übt gemäß dem Gesetz vom 22. April 1999 zivilrechtliche Tätigkeiten von Buchhaltung und Steuerberatung von Buchhaltern und Steuerberatern aus. Beide Unternehmen werden im Folgenden als “Accountable” oder “Wir” bezeichnet.

Wir respektieren dein Recht auf Privatsphäre und werden personenbezogene Daten, die du uns zur Verfügung stellst, nur in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeiten, zu denen (i) das belgische Gesetz vom 8. Dezember 1992 über den Schutz der Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (BDPA), das am 25. Mai 2018 durch die allgemeine Datenschutzverordnung (Verordnung 2016/679) ersetzt wurde (“GDPR”), und (ii) andere geltende Datenschutzgesetze (zusammen die “Datenschutzgesetze”) gehören.

Accountable agiert als “Verantwortlicher” für Daten im Sinne der Datenschutzgesetze, als solcher ist Accountable verantwortlich für die Erhebung, Speicherung und Verwendung deiner personenbezogeneren Daten.

Wenn du Fragen dazu hast, wie wir deine personenbezogene Daten erfassen, speichern und verwenden, oder wenn du andere datenschutzbezogene Fragen hast, kontaktiere uns auf einem der folgenden Wege:

E-mail: compliance@getaccountable.eu

Wir erheben keine und werden nicht wissentlich Informationen von unbeaufsichtigten Kindern unter 18 Jahren erheben. Wenn du jünger als 18 Jahre alt bist, darfst du die Accountable Anwendungen nicht verwenden.

2. Die persönlichen Daten, die wir über dich sammeln

Wenn du dich registrierst, dich anmeldest, du auf die Accountable App zugreifst, sie durchsuchst und nutzt, können wir die folgenden Daten von dir erfassen:

Identitätsdaten Anwendbar auf
Vollständiger Name (Vor- und Nachname) Alle Nutzer
E-mail Adresse Alle Nutzer
Telefonnummer Nutzer, die sich bereit erklären, ihre Telefonnummer auf ihren Rechnungen anzugeben
(fakultative) Nationale Registrierungsnummer Nutzer, die sich neu als Selbstständige bei den Deutschen Behörden über Accountable registrieren
Geburtsdatum Nutzer, die sich neu als Selbstständige bei den Deutschen Behörden über Accountable registrieren
Persönliche Adresse Nutzer, die sich neu als Selbstständige bei den Deutschen Behörden über Accountable registrieren
Geschäftliche Adresse Nutzer, die sich neu als Selbstständige bei den Deutschen Behörden über Accountable registrieren oder Rechnungen mit der App erstellen

Die oben genannten personenbezogenen Daten werden direkt von dir erhoben, wenn du dich in der Accountable App oder auf der Website registrierst.

Geschäftliche und finanzielle Daten Anwendbar auf
Status (Gewerbetreibender, Freiberufler, umsatzsteuerpflichtig, usw.) Alle Nutzer
USt.-Nummer oder Handelsregisternummer Nutzer, die Kunden dieses Dienstes sind, oder die ihre Umsatzsteuererklärung über die App einreichen oder, die Rechnungen mit der App erstellen
Geschäftliche Bankdaten Nutzer, die sich neu als Selbstständige bei den Deutschen Behörden über Accountable registrieren oder die Rechnungen mit der App erstellen
Typ der Aktivität Nutzer, die sich neu als Selbstständige bei den Deutschen Behörden über Accountable registrieren

Die oben genannten personenbezogenen Daten werden direkt von dir erhoben, wenn du sie in die Accountable App einträgst.

Sicherheitsdaten und Mandate Anwendbar auf
Ein Foto deines Personalausweises zur Erstellung deines Abrechnungsmandats Nutzer, die sich neu als Selbstständige bei den Deutschen Behörden über Accountable registrieren oder Nutzer die sich für die Nutzung des “voll verwaltet” Angebots entscheiden, dass Steuer und Buchhaltungsdienste bietet
Tax-on-web Mandate an den Steuerberater, um Accountable die Abgabe der Steuer- und Umsatzsteuererklärung zu erlauben Nutzer, die sich für die Nutzung des “voll verwaltet” Angebots entscheiden, dass Steuer und Buchhaltungsdienste bietet
Zahlungsdaten Anwendbar auf
(fakultativer) Kontostand Alle Nutzer, die ihr Bankkonto verbinden
(fakultative) Aktuelle Kontotransaktionen Alle Nutzer, die ihr Bankkonto verbinden
(fakultative) Kreditkarten-Transaktionen (wo möglich) Alle Nutzer, die ihr Bankkonto verbinden

3. Wie und warum wir deine Informationen speichern

Accountable (oder Drittanbieter, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten) können deine oben genannten personenbezogenen Daten für die folgenden, unten aufgeführten Zwecke erfassen, speichern und verwenden.

3.1 Gesetzliche Verpflichtungen

Accountable ist an eine Reihe von gesetzlichen und regulativen Verpflichtungen gebunden, die die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erfordern. Diese Verpflichtungen können erfordern, dass Accountable mit den zuständigen Behörden und/oder mit Dritten zusammenarbeitet und ihnen, wenn angemessen, einen Teil deiner Daten zur Verfügung stellt und zwar im Hinblick auf:

  • die Verpflichtung, auf offizielle Anfragen der verschiedenen zuständigen Behörden zu reagieren (z.B. im Bereich des Datenschutzes, des Verbraucherschutzes usw.), unabhängig davon, ob es sich um eine deutsche oder ausländische Behörde handelt; und
  • die Verpflichtung, auf Anfragen von deutschen oder ausländischen Justizbehörden zu antwortet;

Accountable erhebt bestimmte personenbezogene Daten, die wir von dir erhalten, um die gesetzlichen Steuerverpflichtungen zu erfüllen, die von dir beauftragt wurden, um dir die Steuer- und Buchhaltungsdienste bereitzustellen.

3.2 Nutzung der Anwendungssoftware App

Accountable erhebt einige personenbezogene Daten von dir, um dir die Accountable-Anwendung zur Verfügung zu stellen und um dir Inhalte zu liefern, die auf deine individuelle Situation zugeschnitten sind. Insbesondere um:

  • dich bei der Online-Registrierung zu unterstützen, um Informationen über unsere Dienstleistungen und Nutzungsbedingungen bereitzustellen;
  • die Verwaltung deines Benutzerkontos zu ermöglichen;
  • dir die gewünschten Dienste im Zusammenhang mit der Accountable Anwendungssoftware zur Verfügung zu stellen, insbesondere, um Transaktionen zu erfassen und zu bewerten, um buchhalterische und steuerliche Verpflichtungen wie gewünscht zu verwalten;
  • um deine Fragen und Wünsche zu beantworten;

3.3 Berechtigte Interessen

Accountable verarbeitet deine Daten außerdem zur Verwirklichung seiner berechtigten Interessen. Zu diesem Zweck ist Accountable bemüht, ein Gleichgewicht zwischen der Notwendigkeit der Datenverarbeitung und der Achtung deiner Rechte und Freiheiten, einschließlich des Schutzes deiner Privatsphäre, zu wahren.

Deine Daten werden verarbeitet für:

  • die Aufbewahrung von Nachweisen (Archivierung);
  • den Betrieb, die Auswertung und die Verbesserung der Qualität der für Nutzer erbrachten Dienstleistungen;
  • die Verarbeitung unserer Kommunikation mit dir;
  • die Vereinfachung der Funktionalität der Anwendungssoftware und der Website;
  • die Erstellung von Studien, Modellen (Risiko, Marketing und andere) und  Statistiken, unter Verwendung von Techniken  zur Anonymisierung und/oder Pseudonymisierung der betroffenen Person;
  • die Verwendung von Cookies zur Verbesserung der Anwendungssoftware und der Website (siehe Cookie-Richtlinie);
  • die Anerkennung, Ausführung, Verteidigung und Erhaltung der Rechte von Accountable

3.4 Direktes Marketing

  • [wenn du uns dein Einverständnis gegeben hast, dich zu kontaktieren (einschließlich per SMS und E-mail), um dir Produkte und Dienstleistungen anzubieten, von denen wir denken, dass sie relevant für dich sein könnten; und
  • [wenn du uns dein Einverständnis gegeben hast, deine persönlichen Daten an sorgfältig ausgewählte Dritte weiterzugeben, damit diese dich (auch per SMS und E-Mail) kontaktieren können, um dir Produkte und Dienstleistungen anzubieten, die relevant für dich sein könnten.]

Accountable ist sich im Klaren darüber, dass die Weitergabe von geschäftlichen Banktransaktionen und in einigen Fällen Bankdaten zwar für die Erbringung der Dienstleistungen notwendig ist, aber mit großer Sorgfalt gehandhabt werden muss.

Neben der rechtlichen Grundlage haben wir, um größtmögliche Transparenz bemüht, einen starken und expliziten consent management workflow (Zustimmungs-Management Workflow) eingerichtet, der direkt in die Anwendungssoftware integriert ist: während der Anmeldung wird dem Nutzer ein Bildschirm angezeigt, der deutlich macht, was von ihm verlangt wird, zu welchem Zweck und welche Richtlinien zum Schutz seiner Daten bestehen.

Hier sind ein paar Beispiele, wie wir solche Bildschirme erbringen:

 

Consent Management

Wir werden deine Daten nicht an Dritte weitergeben, verkaufen oder vermieten, außer du hast diesem zugestimmt. Wenn du zugestimmt hast, aber später deine Meinung änderst, kannst du uns kontaktieren und wir werden jegliche dieser Aktivitäten einstellen.

4. Datenrechte der betroffenen Person

Als Nutzer der Accountable-Anwendung und zu der Verarbeitung deiner Daten hast du die folgenden Rechte:

  • das Recht, uns aufzufordern, dir jederzeit Kopien der personenbezogenen Daten, die wir von dir gespeichert haben, zur Verfügung zu stellen;
  • das Recht, uns aufzufordern, veraltete oder falsche personenbezogene Daten, die wir von dir gespeichert haben, kostenlos zu aktualisieren und zu korrigieren;
  • wenn die Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht, das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit, der auf der Einwilligung beruhenden Verarbeitung vor ihrem Widerruf, zu beeinflussen;
  • das Recht auf Löschung, wenn die Bedingungen von Artikel 17 der GDPR erfüllt sind;
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn die Bedingungen von Artikel 18 der GDPR erfüllt sind;
  • das Recht auf Datenübertragung, wenn die Bedingungen des Artikels 20 GDPR auf dich zutreffen;
  • das Recht auf Widerspruch gegen die dich betreffende Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten, wenn die Bedingungen des Artikels 21 GDPR zutreffen;
  • das Recht eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen; und
  • das Recht, sich auf einmalige Anfrage und kostenlos von jeglicher direct marketing communications (Direkt-Marketing-Kommunikation) abzumelden, die wir (oder jeglicher Dritter, dem wir, mit deiner Zustimmung, deine personenbezogenen Daten offengelegt haben) dir senden können.

Wenn du von einem der oben genannten Rechte Gebrauch machen möchtest, schreibe uns bitte (entweder per Post oder E-mail) an die oben genannte Adresse und füge ein entsprechendes Ausweisdokument hinzu, damit wir deine Anfrage prüfen und bearbeiten können.

Abschließend hast du auch das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde und der Datenschutzbehörde einzureichen (entweder per Post an die Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel oder per E-mail an commission @ privacycommission.be oder telefonisch unter +32 2 274 48 00).

5. Wie lange bewahrt Accountable deine personenbezogenen Daten auf?

In Übereinstimmung mit den unten genannten Richtlinien werden wir personenbezogene Daten löschen, sobald sie für die Erfüllung der in dieser Datenschutzrichtlinie genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, ihre Aufbewahrung bleibt für andere grundlegende Zwecke weiterhin erforderlich, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, die Bearbeitung von Beschwerden und die Beilegung von Streitigkeiten.

Für die Aufbewahrungsdauer von Cookies, die auf dieser Website verwendet werden, verweisen wir auf unsere Cookie-Richtlinie, die über den folgenden Link aufzurufen ist: https://accountable.de/cookie-policy/;

Cookies

Für weitere Informationen über Cookies die in Verbindung mit der Website verwendet werden, verweisen wir auf unsere Cookie-Richtlinie, die über den folgenden Link anzurufen ist: https://accountable.de/cookie-policy/.

Sicherheit

Accountable hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die persönlichen Daten, die du uns zur Verfügung stellst, gegen unbefugte oder unrechtmäßige Verarbeitung und gegen unbeabsichtigte Zerstörung, Verlust oder Beschädigung zu schützen.

Zu den derzeit getroffenen Maßnahmen gehören:

  • Sensible Zahlungsdaten werden auf geschützten Servern in Deutschland gespeichert und Backups werden mit GPG verschlüsselt. Der Zugriff auf diese Daten ist auf 2 vertrauenswürdige Systemadministratoren beschränkt und ihr Zugriff auf diese Daten wird kontinuierlich überwacht. Die vertrauenswürdigen Systemadministratoren greifen auf das Produktsystem zu, indem sie sich über SSH authentifizieren und einen privaten Schlüssel verwenden, der durch eine Passphrase geschützt ist.
  • Nutzer greifen auf ihre Informationen über die mobile Accountable Anwendungssoftware zu. Diese erlaubt allen Nutzern, ihre Kontoauszüge einzusehen und verbindet sich über HTTPS mit der Backend-Anwendungssoftware.

Datenverletzungen werden durch eine Reihe von potenziellen Auslösern erkannt:

  • Beschwerden von Kunden, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.
  • Abnormale Aktivität, die durch Protokollüberwachung identifiziert wird

Im Falle einer Verletzung werden alle Referenzen widerrufen und erneuert, einschließlich:

  • Authentifizierung-Tokens für die mobile Anwendungssoftware
  • Referenzen der Datenbankauthentifizierung
  • Systemadministrator-Authentifizierungsdaten
  • Schlüssel der Backup-Verschlüsselung, falls erforderlich