So füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus

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Du willst in Deutschland selbstständig durchstarten? Dann ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung dein erster offizieller Schritt. Klingt vielleicht ein bisschen bürokratisch - aber keine Sorge: Wir zeigen dir Schritt für Schritt, was wo hingehört.

Wir sind dabei an deiner Seite - damit dein Start in deine Selbstständigkeit ein Stück einfacher wird.

💡 Worum geht’s genau?

Mit diesem Formular teilst du dem Finanzamt offiziell mit, dass du dich selbstständig melden möchtest. Auf dieser Basis wird:

• dir eine Steuernummer zugewiesen.

• deine Tätigkeit als freiberuflich oder gewerblich eingestuft.

• entschieden, ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder unter die Kleinunternehmerregelung fällst.

• Einkommensteuer-Vorauszahlungen festgelegt - basierend auf deinen erwarteten Einnahmen.

✅ Bereit? Dann gehen wir den Fragebogen Schritt für Schritt durch.

1. Persönliche Daten

Wir starten mit den Grundlagen: dein Name, Adresse, Geburtsdatum, Familienstand und deine Religionszugehörigkeit (für die Kirchensteuer). Auch deine E-Mail-Adresse und Telefonnummer gehören dazu, damit dich das Finanzamt bei Rückfragen schnell erreichen kann.

2. Geschäftliche Daten

Hier gibst du an, in welcher Berufskategorie du selbstständig tätig sein wirst und beschreibst deine berufliche Tätigkeit.

🔍 Wichtig: Sei so konkret wie möglich in der Beschreibung deiner Tätigkeit - du hast aber nur 170 Zeichen. Diese Beschreibung entscheidet darüber, ob du als Freiberufler oder Gewerbetreibender eingestuft wirst. Je klarer du beschreibst, was du vorhast, desto besser kann dich das Finanzamt richtig einordnen.

Beispiel:
„Freiberufliche Softwareentwicklung für Web- und Mobile-Apps inkl. Beratung und individuelle Lösungen für Kund:innen.“

📌 Wichtig: Warst du in den letzten 5 Jahren irgendwann selbstständig? Eventuell auch außerhalb Deutschlands? Dann gib diese Erfahrung hier an. Das hilft dem Finanzamt, sich ein vollständiges Bild deines beruflichen Hintergrunds zu machen.

Hast du eine separate Geschäftsadresse? Dann trag sie hier ebenfalls ein.

3. Steuerliche Angaben

Du brauchst deine Steueridentifikationsnummer und das Startdatum deiner Selbstständigkeit.

📌 Wichtig: Auch wenn du noch keine Einnahmen hattest, zählt das Datum, an dem du mit deiner Tätigkeit begonnen hast, z. B. durch erste geschäftliche Ausgaben wie Software, Ausrüstung oder andere Anschaffungen. Ab diesem Zeitpunkt hast du 6 Wochen Zeit, dich beim Finanzamt selbstständig zu melden.

✅ Gründungsdatum
Das ist das Datum, an dem du deine selbstständige Tätigkeit tatsächlich aufgenommen hast - z. B. als du erstmals deine Dienstleistungen angeboten, einen Vertrag unterzeichnet oder eine Rechnung gestellt hast. Hier kann das Datum heute oder in der Vergangenheit liegen. Jedoch nicht in der Zukunft.

✅ Beginn der Tätigkeit (inkl. Vorbereitungshandlungen)
Dies ist das Datum, an dem du mit den Vorbereitungen für deine Selbstständigkeit begonnen hast, z. B. durch den Kauf von Equipment. Ab diesem Zeitpunkt beginnt deine offizielle Steuerpflicht. In der Regel entspricht es dem Beginn deines Geschäftsbetriebs, muss es aber nicht zwingend.

Wichtig: Das Datum muss heute oder in der Vergangenheit liegen, ein zukünftiges Datum ist nicht erlaubt.

⚠️ Wichtig für Gewerbetreibende:

Wenn das Gründungsdatum später liegt als der tatsächliche Beginn deiner Tätigkeit (also inklusive Vorbereitungen wie erste Anschaffungen), gibt es ein Problem:

Die Gewerbesteuerpflicht beginnt erst mit dem tatsächlichen Beginn des Gewerbebetriebs. Ausgaben aus der Zeit davor gelten als vorweggenommene Betriebsausgaben und dürfen zwar bei der Einkommensteuer weiterhin gewinnmindernd angesetzt werden, müssen aber beim Gewerbeertrag – also der Bemessungsgrundlage für die Gewerbesteuer – wieder hinzugerechnet werden.
Du musst in diesem Fall also prüfen, welche Ausgaben konkret als vorweggenommene Betriebsausgaben gelten, und die Bemessungsgrundlage entsprechend korrigieren. Die Gewerbesteuererklärung musst du dafür direkt über ELSTER einreichen. Bei Accountable können wir diesen speziellen Fall aktuell noch nicht abdecken.

Du wirst außerdem deinen voraussichtlichen Umsatz für dieses und nächstes Jahr angeben und entscheiden, ob du die Kleinunternehmerregelung anwenden möchtest. Diese beeinflusst, wie die Umsatzsteuer gehandhabt wird. Wir erklären mehr zum Thema Kleinunternehmer in unserem Artikel hier.

💡 Ein kurzer Hinweis zu den Schätzungen:
Eine realistische Einschätzung reicht völlig aus - das Finanzamt erwartet nicht, dass du Hellseher bist. Wichtig ist nur, dass deine Zahlen auf deiner echten Einschätzung beruhen.

Falls dein tatsächliches Einkommen später abweicht: Kein Grund zur Sorge. Das passiert oft und du kannst dem Finanzamt einfach erklären, warum es besser oder schlechter lief als geplant.

4. Steuerschätzung

Jetzt geht’s um deinen erwarteten Gewinn für das erste und zweite Jahr.

👉 Keine Sorge - eine grobe Schätzung reicht vollkommen aus.

⚠️ Schätze deine Einnahmen, zieh die erwarteten Ausgaben ab und du hast deinen voraussichtlichen Gewinn. Diese Zahl entscheidet, ob du Einkommensteuer-Vorauszahlungen leisten musst (bei Gewinnen über ca. 1.200 €/Jahr).

Du gibst hier auch an, ob du freiberuflich oder gewerblich tätig bist:

• Freiberuflich → Gilt für bestimmte Berufe, sogenannte Katalogberufe, wie z. B. Texter:innen, Designer:innen, Entwickler:innen, Lehrer:innen oder Heilberufe. In der Regel handelt es sich um Tätigkeiten, die auf deiner persönlichen Fachkenntnis basieren, also um geistige oder beratende Dienstleistungen.

• Gewerblich (Gewerbetreibend) → Das trifft auf dich zu, wenn du Produkte verkaufst, einen Shop betreibst oder eine Agentur gründest. Auch Eventplanung und E-Commerce gehören dazu.

  Kurz gesagt: Wenn deine Tätigkeit nicht als freiberuflich gilt, wird sie in der Regel als gewerblich eingestuft.

🔎 Unsicher, was auf dich zutrifft? Schau dir unseren Artikel "Freiberufler oder Gewerbe?" an.

Oder frag einfach bei uns nach - wir helfen dir gern weiter.

Du gibst hier auch an, ob du weitere Einkommensquellen hast.

5. Bankverbindung

Hier trägst du dein Bankkonto ein - denn darüber laufen mögliche Rückzahlungen vom Finanzamt.

Noch kein Geschäftskonto? Kein Problem - dein privates Konto reicht am Anfang völlig aus. Wenn du später ein Geschäftskonto eröffnest, kannst du die neue IBAN ganz einfach nachreichen. Gib dazu deinem Finanzamt kurz Bescheid.

➡️ Schon gewusst? Du kannst ein kostenloses Accountable Geschäftskonto direkt in der App eröffnen - sobald du deine Steuernummer erhalten hast.

🚀 Nach der Übermittlung - so geht’s weiter

Du bekommst eine Bestätigung per E-Mail mit dem Übertragungsprotokoll - dein Nachweis, dass alles erfolgreich beim Finanzamt eingereicht wurde.

Deine Steuernummer kommt dann innerhalb von ca. 3-6 Wochen per Post. Achte darauf, dass dein Name am Briefkasten steht!

Noch Fragen? Nicht sicher, ob du alles richtig eingetragen hast?
Schreib uns einfach an [email protected] - wir sind gerne für dich da.

Ein kleiner Bonus für dich ✨

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In diesem Webinar dreht sich alles darum, dir den Einstieg in deine Selbstständigkeit in Deutschland zu erleichtern!

Wir führen dich durch alles, was du wissen musst, damit du selbstbewusst und entspannt starten kannst:

• Die verschiedenen Möglichkeiten, in Deutschland zu arbeiten & wie du dich korrekt anmeldest

• Welche steuerlichen Pflichten dich erwarten

• Worauf du beim Schreiben von Rechnungen achten musst

• Wie du deine Geschäftsausgaben clever absetzt

• Live-Q&A – stell uns alle deine Fragen!

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Autor:in - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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