Nach der Anmeldung deiner Selbstständigkeit beginnt der steuerliche Teil deiner Gründung. Jetzt musst du unter anderem auf deine Steuernummer warten, Fristen im Blick behalten, Belege richtig aufbewahren und entscheiden, wie du deine Umsatzsteuer und Einkommensteuer zurücklegst.
Mit dieser Steuer-Checkliste erfährst du Schritt für Schritt, was du nach der Gewerbeanmeldung oder dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erledigen solltest. So vermeidest du typische Fehler, verpasst keine wichtigen Fristen und startest von Anfang an gut organisiert in deine Selbstständigkeit.
Diese Steuer-Checkliste ist für dich gedacht, wenn du deine Selbstständigkeit angemeldet oder den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bereits abgeschickt hast. Vielleicht wartest du noch auf deine Steuernummer, hast erste Kund:innen gewonnen oder möchtest jetzt wissen, welche steuerlichen Aufgaben als Nächstes anstehen.
Hier geht es nicht um alle Steuerdetails im deutschen Steuersystem. Stattdessen bekommst du eine praktische Übersicht für die ersten Wochen nach der Anmeldung: Welche Schreiben kommen vom Finanzamt? Welche Fristen solltest du speichern? Wie organisierst du Rechnungen, Belege und Rücklagen? Und wann solltest du dir Unterstützung holen?
➡️ Suchst du noch den großen Überblick zur Gründung? Dann lies zuerst unseren Guide Wie kann ich mich selbstständig machen?
➡️ Wenn du noch vor der Anmeldung stehst, hilft dir Teil 1: Deine Checkliste vor der Anmeldung.
Nachdem du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeschickt hast, prüft dein Finanzamt deine Angaben und erfasst deine Selbstständigkeit steuerlich. Über diesen Fragebogen beantragst du deine neue Steuernummer für die selbstständige Tätigkeit. Der Fragebogen muss elektronisch über ELSTER übermittelt werden; ELSTER nennt dafür grundsätzlich eine Frist von einem Monat nach Aufnahme der Tätigkeit. Die gesetzliche Grundlage dafür ist § 138 AO.
Je nach Tätigkeit, Umsatzschätzung und deinen Angaben zur Umsatzsteuer legt das Finanzamt fest, welche steuerlichen Pflichten für dich gelten. Deshalb lohnt es sich, Rückfragen schnell zu beantworten und deine Post sowie dein ELSTER-Konto regelmäßig zu prüfen.
Nach dem Absenden können verschiedene Dinge passieren:
Die Bearbeitung kann je nach Finanzamt unterschiedlich lange dauern. Prüfe deshalb regelmäßig deine Post und dein ELSTER-Konto, damit du Rückfragen schnell beantworten kannst.
Sobald du Post vom Finanzamt bekommst, solltest du zuerst prüfen, ob deine wichtigsten Angaben stimmen. Fehler bei Tätigkeit, Umsatzsteuer oder Anschrift können später zu falschen Rechnungen, Rückfragen oder unnötigem Aufwand führen.
Achte besonders auf diese Punkte:
Wenn etwas nicht stimmt, solltest du zeitnah reagieren. Je früher du Fehler klärst, desto leichter lassen sie sich korrigieren.
Viele Gründer:innen schicken den Fragebogen ab und warten dann einfach ab. Das ist verständlich, kann aber problematisch werden, wenn das Finanzamt Rückfragen hat oder du schon erste Rechnungen vorbereiten möchtest.
Besser ist eine aktive Routine: Prüfe deine Post, dein ELSTER-Konto und deine E-Mails regelmäßig. So merkst du schneller, wenn Angaben fehlen, und kannst deine ersten steuerlichen Schritte ohne unnötige Verzögerung erledigen.
Post vom Finanzamt ist nicht automatisch ein Problem. Viele Schreiben enthalten einfach wichtige Informationen zu deiner Steuernummer, deinen Steuerfristen, Vorauszahlungen oder zur Umsatzsteuer.
Trotzdem solltest du jeden Brief ernst nehmen und direkt prüfen. Denn oft enthalten Finanzamt-Schreiben konkrete Fristen. Wenn du sie übersiehst, können Mahnungen, Verspätungszuschläge oder unnötige Rückfragen entstehen.
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Der Vorauszahlungsbescheid ist für viele neue Selbstständige besonders ungewohnt. Er bedeutet nicht, dass du etwas falsch gemacht hast. Das Finanzamt verteilt deine voraussichtliche Einkommensteuer nur auf mehrere Termine im Jahr.
Wenn du später einen Steuerbescheid bekommst, solltest du ihn nicht einfach abheften. Vergleiche ihn mit deiner abgegebenen Steuererklärung und prüfe, ob die wichtigsten Beträge nachvollziehbar sind.
Achte besonders auf:
Wenn du einen Fehler vermutest, solltest du den Bescheid rechtzeitig prüfen lassen. Für Einspruch oder Korrektur gelten Fristen, die du nicht verpassen solltest.
Markiere jede Frist direkt, sobald du ein Schreiben öffnest. Das gilt besonders für Rückfragen, Zahlungen, Einsprüche oder Abgaben über ELSTER.
Für deine laufende Fristenplanung nutzt du am besten einen Steuerkalender. Welche Termine besonders wichtig sind, schauen wir uns in Schritt 7 genauer an.
Viele Finanzamt-Schreiben wirken auf den ersten Blick trocken oder kompliziert. Trotzdem solltest du sie vollständig lesen, denn wichtige Hinweise stehen oft nicht direkt im ersten Absatz.
Achte besonders auf Anlagen, Tabellen und Fristangaben. Wenn du dir unsicher bist, kläre den Inhalt lieber früh. So vermeidest du, dass aus einem einfachen Hinweis später ein echtes Problem wird.
Als Selbstständige:r zahlst du deine Einkommensteuer nicht automatisch über eine Gehaltsabrechnung. Du musst deshalb selbst dafür sorgen, dass genug Geld für Steuerzahlungen, Vorauszahlungen und mögliche Nachzahlungen bereitliegt.
Am besten richtest du direkt nach dem Start ein eigenes System für Steuerrücklagen ein. So vermeidest du, dass du deine Einnahmen komplett ausgibst und später von einer Zahlung ans Finanzamt überrascht wirst.
Eine einfache Rücklagen-Routine kann so aussehen:
Wie viel du zurücklegen solltest, hängt von deiner persönlichen Situation ab. Einfluss haben zum Beispiel dein Gewinn, deine sonstigen Einkünfte, dein Familienstand, deine Krankenversicherung und die Frage, ob du Umsatzsteuer ausweist.
Gerade am Anfang sind Einnahmen oft unregelmäßig. Deshalb ist ein fester Prozentsatz meist hilfreicher als ein fester Eurobetrag.
Beispiel: Du erhältst im Januar 2.000 €, im Februar 6.000 € und im März 1.500 € von Kund:innen. Wenn du jeweils 30 % für Steuern zurücklegst, wächst deine Rücklage automatisch mit deinen Einnahmen.
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Diese 30 % sind nur eine grobe Orientierung. Wenn du sehr hohe Gewinne erzielst, Umsatzsteuer abführen musst oder kaum Betriebsausgaben hast, kann eine höhere Rücklage sinnvoll sein.
Wenn du nach der Regelbesteuerung arbeitest, weist du auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer aus. Diese Umsatzsteuer gehört wirtschaftlich nicht dir. Du nimmst sie zwar von deinen Kund:innen ein, musst sie aber später über die Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Jahreserklärung an das Finanzamt abführen.
Deshalb solltest du Umsatzsteuer besonders sauber trennen. Wenn du zum Beispiel 1.190 € brutto abrechnest, sind bei 19 % Umsatzsteuer 190 € Umsatzsteuer enthalten. Diesen Betrag solltest du nicht für private Ausgaben einplanen.
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist du keine Umsatzsteuer aus. Dann brauchst du keine Umsatzsteuer-Rücklage, musst aber trotzdem Einkommensteuer und ggf. andere Abgaben im Blick behalten.
Wenn dein tatsächlicher Gewinn deutlich höher oder niedriger ausfällt als deine ursprüngliche Schätzung, können deine Steuervorauszahlungen nicht mehr passen. In diesem Fall kannst du beim Finanzamt eine Anpassung beantragen.
Das ist besonders sinnvoll, wenn du merkst, dass du deutlich mehr verdienst als geplant. Dann vermeidest du hohe Nachzahlungen. Umgekehrt kann eine Anpassung helfen, wenn deine Einnahmen niedriger ausfallen und die Vorauszahlungen zu hoch sind.
Viele neue Selbstständige schauen auf ihr Konto und denken: „Das Geld ist da, also kann ich es ausgeben.“ Genau hier entsteht oft das erste Steuerproblem.
Ein Teil deines Kontostands gehört wirtschaftlich schon dem Finanzamt. Wenn du Steuern und Umsatzsteuer von Anfang an trennst, weißt du viel besser, wie viel Geld dir wirklich zur Verfügung steht.
Ob du Umsatzsteuer ausweisen musst, hängt davon ab, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder nach der Regelbesteuerung arbeitest. Diese Entscheidung hast du meist schon im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angegeben.
Trotzdem solltest du nach der Anmeldung prüfen, ob deine Entscheidung richtig übernommen wurde. Denn sie wirkt sich direkt auf deine Rechnungen, deine Preise, deinen Vorsteuerabzug und mögliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen aus.
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bedeutet: Du weist auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führst auch keine Umsatzsteuer ans Finanzamt ab. Dafür darfst du aber auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ziehen.
Das kann deinen Start vereinfachen, weil deine Rechnungen etwas unkomplizierter sind. Besonders praktisch ist das, wenn du vor allem an Privatkund:innen verkaufst und nur geringe Betriebsausgaben hast.
Bei der Regelbesteuerung weist du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen aus, meistens 19 % oder 7 %. Diese Umsatzsteuer nimmst du von deinen Kund:innen ein und führst sie später ans Finanzamt ab.
Gleichzeitig darfst du gezahlte Umsatzsteuer aus betrieblichen Einkäufen als Vorsteuer abziehen. Das kann sinnvoll sein, wenn du viele Investitionen hast, teure Arbeitsmittel kaufst oder im E-Commerce Waren einkaufst.
Schau dir deine Unterlagen und Finanzamt-Schreiben genau an. Wichtig sind vor allem diese Punkte:
Wenn du unsicher bist, solltest du nicht einfach die erste Rechnung schreiben. Prüfe vorher, ob deine Rechnungsvorlage zu deiner steuerlichen Einstufung passt.
Die Kleinunternehmerregelung kann besonders sinnvoll sein, wenn du mit überschaubaren Umsätzen startest und möglichst wenig Umsatzsteuer-Bürokratie möchtest.
Sie passt häufig gut, wenn:
Der Vorteil: Deine Preise wirken für Privatkund:innen oft einfacher, weil keine Umsatzsteuer hinzukommt. Gleichzeitig musst du aber im Blick behalten, ob du die Umsatzgrenzen einhältst.
Die Regelbesteuerung kann sinnvoll sein, wenn du viele Betriebsausgaben hast oder vor allem mit Geschäftskund:innen arbeitest. Denn dann ist der Vorsteuerabzug oft ein echter Vorteil.
Sie kann besser passen, wenn:
Gerade bei E-Commerce, Importen oder großen Anschaffungen solltest du genau rechnen. Die einfache Lösung ist nicht immer die günstigste.
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, darfst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Schreibst du sie trotzdem aus, kann das steuerliche Folgen haben, weil falsch ausgewiesene Umsatzsteuer grundsätzlich geschuldet werden kann. Die gesetzliche Grundlage dafür ist § 14c UStG.
Prüfe deshalb deine Rechnungsvorlage, bevor du die erste Rechnung verschickst. Ein kleiner Fehler in der Vorlage kann sich sonst auf viele Rechnungen übertragen.
Ob du Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben musst, hängt davon ab, ob du Umsatzsteuer ausweist und welchen Voranmeldungszeitraum dein Finanzamt festlegt. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, gibst du in der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.
Arbeitest du dagegen mit Regelbesteuerung, musst du deine Umsatzsteuer regelmäßig an das Finanzamt melden. Dabei gibst du an, wie viel Umsatzsteuer du von Kund:innen eingenommen hast und wie viel Vorsteuer du aus betrieblichen Ausgaben abziehen kannst.
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist eine regelmäßige Meldung an das Finanzamt. Darin berechnest du deine Umsatzsteuerzahllast. Das ist der Betrag, den du nach Abzug deiner Vorsteuer an das Finanzamt zahlen musst.
Einfach gesagt:
Für Neugründungen gilt bis Ende 2026 eine besondere Regelung: Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind grundsätzlich vierteljährlich abzugeben, wenn die Steuerlast nicht mehr als 9.000 € pro Jahr beträgt. Bei einer Steuerlast von mehr als 9.000 € ist die monatliche Abgabe relevant. Für Existenzgründer:innen ist laut Finanzverwaltung NRW in dieser Startregelung keine Befreiung vorgesehen. Die Grundlage für das Voranmeldungsverfahren ist § 18 UStG.
Praktisch heißt das: Schau nicht nur auf allgemeine Regeln, sondern auf dein Finanzamt-Schreiben. Dort steht, welcher Zeitraum für dich gilt.
Sobald du weißt, dass du Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben musst, solltest du deinen Ablauf vorbereiten.
Prüfe deshalb:
Eine Dauerfristverlängerung gibt dir einen Monat mehr Zeit für die Abgabe. Sie kann praktisch sein, wenn du viele Belege sammelst oder regelmäßig Unterstützung durch Steuerberatung nutzt.
Für deine Umsatzsteuer ist auch wichtig, ob du nach Soll-Versteuerung oder Ist-Versteuerung arbeitest. Bei der Soll-Versteuerung wird die Umsatzsteuer grundsätzlich fällig, wenn du deine Leistung erbracht hast – auch wenn Kund:innen noch nicht bezahlt haben.
Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuer erst, wenn das Geld tatsächlich auf deinem Konto eingeht. Das ist für viele Selbstständige praktischer, weil du die Umsatzsteuer nicht vorfinanzieren musst.
Die Ist-Versteuerung kann unter bestimmten Voraussetzungen möglich sein, etwa bei vielen Freiberufler:innen oder wenn bestimmte Umsatzgrenzen eingehalten werden. Prüfe deshalb, was du im Fragebogen angegeben hast oder was dein Finanzamt bestätigt. Die gesetzliche Grundlage ist § 20 UStG.
Du stellst im März Rechnungen über 5.000 € netto aus. Darauf kommen 950 € Umsatzsteuer. Gleichzeitig kaufst du Arbeitsmittel und Software für 1.000 € netto und zahlst darauf 190 € Umsatzsteuer.
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In diesem Beispiel musst du 760 € an das Finanzamt abführen. Genau deshalb solltest du deine Umsatzsteuerzahllast laufend im Blick behalten.
Viele Selbstständige sammeln Rechnungen und Belege erst kurz vor der Abgabefrist. Dann fehlen oft Eingangsrechnungen, Zahlungsdaten oder Belege, die deine Vorsteuer mindern könnten.
Erfasse deine Umsätze und Ausgaben deshalb laufend. So weißt du rechtzeitig, welche Umsatzsteuerzahllast auf dich zukommt.
Eine gute Beleg- und Rechnungsroutine spart dir später viel Zeit. Wenn du Einnahmen und Ausgaben direkt sauber erfasst, wird deine Buchhaltung übersichtlicher und deine EÜR deutlich einfacher.
Die EÜR steht für Einnahmenüberschussrechnung. Dabei stellst du deine Betriebseinnahmen deinen Betriebsausgaben gegenüber. Für viele Einzelunternehmer:innen und Freiberufler:innen ist das die wichtigste Grundlage für die Steuererklärung. Die gesetzliche Grundlage ist § 4 Abs. 3 EStG.
Gewöhne dir am besten direkt nach dem Start einen festen Ablauf an. So musst du deine Unterlagen nicht erst am Jahresende zusammensuchen.
So geht’s:
Je früher du diese Routine aufbaust, desto weniger Aufwand hast du später. Außerdem erkennst du schneller, ob dein Gewinn zu deinen ursprünglichen Schätzungen passt.
Grundsätzlich solltest du alle Unterlagen speichern, die deine Einnahmen und Ausgaben belegen. Dazu gehören nicht nur klassische Rechnungen, sondern auch digitale Zahlungsnachweise, Verträge oder Gebührenabrechnungen von Plattformen.
Typische Belege sind zum Beispiel:
Wichtig ist, dass du später nachvollziehen kannst, wann eine Ausgabe entstanden ist, wofür sie gedacht war und wie sie bezahlt wurde.
Viele Ausgaben nutzt du vielleicht nicht nur beruflich, sondern auch privat. Typische Beispiele sind Smartphone, Internet, Laptop, Auto oder ein Arbeitsplatz zu Hause.
In solchen Fällen solltest du den beruflichen Anteil realistisch dokumentieren. Buche nicht automatisch die kompletten Kosten als Betriebsausgabe, wenn du etwas auch privat nutzt.
Achte besonders auf:
Wenn du unsicher bist, buche lieber vorsichtig oder hole dir Unterstützung. Gemischte Ausgaben sind ein typischer Bereich, in dem später Rückfragen entstehen können.
Viele Belege kommen heute per E-Mail, App oder Download. Auch diese digitalen Belege solltest du vollständig und geordnet speichern. Ein Screenshot allein reicht nicht immer, wenn wichtige Rechnungsangaben fehlen.
Achte besonders auf:
Wenn du Belege digital erhältst, solltest du sie auch digital aufbewahren. Druckst du eine E-Mail-Rechnung nur aus und löschst die Datei, kann das später problematisch sein.
Seit 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Das Bundesfinanzministerium erklärt außerdem, dass für die Einführung Übergangsregelungen gelten.
Für deine Praxis heißt das: Richte mindestens ein E-Mail-Postfach oder eine Software ein, mit der du E-Rechnungen empfangen, lesen und speichern kannst. Wichtig ist außerdem, dass du strukturierte Dateien nicht einfach durch ein PDF ersetzt.
Achte besonders auf:
Für steuerliche Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Buchungsbelege wie Rechnungen und Kostenbelege sind seit 2025 grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; andere steuerlich relevante Unterlagen können anderen Fristen unterliegen. Die gesetzliche Grundlage ist § 147 AO.
Für dich heißt das: Lege deine Belege nicht nur irgendwo ab, sondern so, dass du sie auch Jahre später noch findest. Eine klare Ordnerstruktur oder eine Buchhaltungssoftware kann dir dabei viel Arbeit abnehmen.
Viele Selbstständige nehmen sich vor, ihre Belege „später“ zu sortieren. Am Jahresende fehlen dann Rechnungen, Zahlungsnachweise oder der berufliche Zusammenhang einzelner Ausgaben.
Besser ist eine einfache Monatsroutine: Belege erfassen, Zahlungen prüfen, fehlende Unterlagen nachfordern und Rücklagen aktualisieren. So bleibt deine Buchhaltung übersichtlich und deine Steuererklärung wird deutlich entspannter.
Steuerfristen solltest du direkt nach der Anmeldung in deinen Kalender eintragen. So vermeidest du Verspätungszuschläge, Mahnungen und unnötigen Stress, besonders wenn du mehrere Abgaben parallel im Blick behalten musst.
Welche Fristen für dich gelten, hängt von deiner Tätigkeit, deiner Umsatzsteuerpflicht und deinen Finanzamt-Schreiben ab. Einige Termine sind aber für viele Selbstständige besonders wichtig: Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Einkommensteuer-Vorauszahlungen und die jährliche Steuererklärung.
[Grafik / Fristen-Übersicht einfügen]
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss grundsätzlich spätestens am 10. Tag nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldungszeitraums elektronisch übermittelt werden. Einkommensteuer-Vorauszahlungen sind gesetzlich jeweils am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig. Die Fristen ergeben sich aus § 18 UStG und § 37 EStG.
Wenn du zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet bist und keine Steuerberatung nutzt, gilt grundsätzlich der 31. Juli des Folgejahres. Für die Steuererklärung 2025 ist das der 31. Juli 2026. Wenn du steuerlich beraten wirst, verlängert sich die Frist in der Regel deutlich.
Wichtig: Verlasse dich nicht nur auf allgemeine Standardfristen. Wenn dein Finanzamt dir eine konkrete Frist in einem Schreiben nennt, solltest du diese Frist immer separat speichern und prüfen.
Neben laufenden Meldungen kommen später auch jährliche Steuererklärungen auf dich zu. Welche genau relevant sind, hängt von deiner Tätigkeit ab.
Typisch sind:
Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften wird Gewerbesteuer erst relevant, wenn der Gewerbeertrag den Freibetrag von 24.500 € überschreitet. Freiberufler:innen zahlen keine Gewerbesteuer. Der Freibetrag steht in § 11 GewStG.
Eine Dauerfristverlängerung kann dir bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung mehr Zeit verschaffen. Dann verschiebt sich die Abgabefrist in der Regel um einen Monat. Das kann praktisch sein, wenn du viele Belege hast oder deine Buchhaltung nicht direkt am Monatsanfang fertig ist.
Trotzdem solltest du die Dauerfristverlängerung nicht als Aufschub für deine Buchhaltung verstehen. Deine Belege, Rechnungen und Rücklagen solltest du weiter laufend erfassen, damit sich nichts aufstaut.
Bei manchen Steuerzahlungen bekommst du keine separate Zahlungsaufforderung. Die Finanzverwaltung NRW weist zum Beispiel darauf hin, dass eine Zahllast aus der Umsatzsteuer-Voranmeldung unmittelbar an das Finanzamt zu zahlen ist und in der Regel keine gesonderte Aufforderung kommt.
Richte dir deshalb eine einfache Zahlungsroutine ein:
Erstelle direkt nach dem Start einen einfachen Steuerkalender. Das kann ein digitaler Kalender, eine Buchhaltungssoftware oder eine wiederkehrende To-do-Liste sein.
Trage dort ein:
Plane dir am besten ein paar Tage Puffer vor jeder Frist ein. So hast du noch Zeit, fehlende Belege nachzufordern oder Rückfragen zu klären.
Viele Selbstständige kennen allgemeine Fristen, übersehen aber individuelle Hinweise im Finanzamt-Schreiben. Genau dort kann stehen, welcher Voranmeldungszeitraum für dich gilt oder bis wann du bestimmte Angaben nachreichen musst.
Lies deshalb jedes Schreiben vollständig und speichere Fristen sofort. Eine verpasste Frist kostet oft mehr Zeit als die eigentliche Aufgabe.
Ob du eine Steuerberatung brauchst oder mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten kannst, hängt von deiner Tätigkeit, deinen Umsätzen und der Komplexität deiner Steuerfragen ab. Viele Solo-Selbstständige können ihre ersten Schritte gut mit einer digitalen Lösung organisieren.
Steuerberatung wird vor allem dann sinnvoll, wenn dein Fall komplexer wird: zum Beispiel bei Auslandsgeschäften, Mitarbeitenden, hohen Investitionen, mehreren Einkunftsarten oder Unsicherheit bei Umsatzsteuer und Vorauszahlungen.
Eine Buchhaltungssoftware kann für dich ausreichen, wenn deine Selbstständigkeit überschaubar ist und du deine Belege laufend erfasst.
Das gilt häufig, wenn:
Der Vorteil: Du erledigst deine laufenden Aufgaben direkt im Alltag und musst sie nicht erst am Jahresende zusammenführen.
Eine Steuerberater:in kann dir helfen, wenn deine Selbstständigkeit steuerlich anspruchsvoller wird oder du Entscheidungen mit größeren finanziellen Folgen treffen musst.
Das gilt besonders, wenn:
Gerade bei Fragen rund um Umsatzsteuer, Auslandsgeschäften oder der richtigen Rechtsform kann eine kurze Beratung viel Ärger vermeiden. Du musst nicht jede Aufgabe dauerhaft auslagern. Manchmal reicht schon ein Termin, um deine wichtigsten Entscheidungen sauber zu treffen.
Viele Selbstständige suchen erst dann Unterstützung, wenn bereits Fristen verpasst wurden oder ein Schreiben vom Finanzamt Druck macht. Dann wird die Lösung oft komplizierter.
Besser ist es, früh zu prüfen, wo du sicher bist und wo nicht. Nutze Software für deine laufende Routine und hole dir gezielt Beratung, wenn eine Entscheidung steuerlich teuer oder schwer rückgängig zu machen sein könnte.
Nicht jede Selbstständigkeit ist steuerlich gleich. Je nach Tätigkeit, Kund:innen, Lebenssituation oder Geschäftsmodell können zusätzliche Meldepflichten, Sozialversicherungsthemen oder Umsatzsteuerregeln wichtig werden.
Prüfe diese Besonderheiten möglichst früh. So vermeidest du, dass du erst bei der ersten Steuererklärung merkst, dass KSK, Rentenversicherung, Auslandsgeschäfte oder Scheinselbstständigkeit für dich relevant sind.
Wenn du neben deinem Angestelltenjob selbstständig arbeitest, wird dein Gewinn aus der Selbstständigkeit zu deinem übrigen Einkommen hinzugerechnet. Dadurch kann sich deine Einkommensteuer erhöhen, auch wenn deine selbstständigen Einnahmen zunächst überschaubar wirken.
Prüfe außerdem, ob deine Krankenkasse deine Tätigkeit weiterhin als nebenberuflich einstuft. Für arbeitsrechtliche Fragen wie Anzeigepflicht oder Konkurrenzverbot ist Teil 1 der Serie der bessere Einstieg.
Wenn du Arbeitslosengeld beziehst und nebenbei selbstständig arbeitest, musst du deine Tätigkeit vorab melden. Bei Arbeitslosengeld I gilt außerdem: Du darfst nur weniger als 15 Stunden pro Woche arbeiten, sonst giltst du nicht mehr als arbeitslos.
Beim Bürgergeld können andere Regeln und Förderungen relevant sein, etwa Einstiegsgeld oder Leistungen zur Eingliederung von Selbstständigen. Diese Hilfen sind an Voraussetzungen gebunden und sollten möglichst vor dem Start geklärt werden.
Typischer Fallstrick: Du startest offiziell und klärst Förderungen oder Meldepflichten erst danach. Dadurch können Ansprüche verloren gehen oder Rückfragen entstehen.
Wenn du während des Elterngeldbezugs selbstständig arbeitest, darfst du grundsätzlich weiter tätig sein. Wichtig ist aber die Arbeitszeit: Während du Elterngeld bekommst, darfst du höchstens 32 Stunden pro Woche arbeiten. Außerdem musst du bei selbstständigem Einkommen eine Prognose für den Bezugszeitraum abgeben. Maßgeblich ist u. a. § 1 BEEG.
Das ist steuerlich und organisatorisch wichtig, weil dein tatsächlicher Gewinn später mit deiner Prognose abgeglichen werden kann. Plane deine Einnahmen also nicht zu optimistisch und dokumentiere deine Zahlen sauber.
Achte besonders auf:
Wenn du künstlerisch oder publizistisch arbeitest, solltest du prüfen, ob die Künstlersozialkasse für dich relevant ist. Die KSK kann Versicherungspflicht feststellen, wenn du eine künstlerische oder publizistische Tätigkeit erwerbsmäßig und nicht nur vorübergehend ausübst. Die Abgrenzung beschreibt § 2 KSVG.
Das betrifft zum Beispiel viele Tätigkeiten in Design, Musik, Journalismus, Illustration, Fotografie, Text, Lektorat oder künstlerischer Content-Produktion. Entscheidend ist aber immer die konkrete Tätigkeit.
Typischer Fallstrick: Du behandelst deine kreative Tätigkeit nur als normale freiberufliche Arbeit und prüfst die KSK erst sehr spät. Dadurch können wichtige Versicherungsfragen offenbleiben.
Nicht alle Selbstständigen sind automatisch frei in ihrer Altersvorsorge. Bestimmte Gruppen können gesetzlich rentenversicherungspflichtig sein, zum Beispiel Handwerker:innen, Lehrer:innen, Hebammen, Erzieher:innen, Pflegepersonen, Künstler:innen, Publizist:innen oder Selbstständige mit nur einem Auftraggeber. Die gesetzliche Grundlage ist § 2 SGB VI.
Prüfe diesen Punkt früh, damit du mögliche Beiträge in deine Rücklagen und Preise einplanst. Wenn du unsicher bist, kann eine Beratung oder Statusklärung bei der Deutschen Rentenversicherung sinnvoll sein.
Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Gleichzeitig kannst du aber auch keine Vorsteuer aus betrieblichen Ausgaben abziehen.
Das macht deine Buchhaltung oft einfacher, ist aber nicht für jedes Geschäftsmodell ideal. Besonders bei hohen Investitionen, Importen oder vielen Geschäftskund:innen solltest du prüfen, ob die Regelbesteuerung langfristig besser passt.
Achte besonders auf:
Wenn du über Plattformen oder einen eigenen Shop verkaufst, wird es steuerlich schnell komplexer. Neben Einkommensteuer und Gewerbesteuer können Umsatzsteuer, Import, Auslandsverkäufe, Plattformgebühren und OSS relevant werden.
Besonders wichtig ist eine saubere Dokumentation. Plattformen stellen oft eigene Abrechnungen, Gebührenübersichten und Zahlungsberichte bereit. Diese Unterlagen solltest du regelmäßig speichern und mit deinen Zahlungseingängen abgleichen.
Achte besonders auf:
Wenn du Kund:innen im Ausland hast, solltest du früh prüfen, welche Umsatzsteuerregeln gelten. Bei B2B-Kund:innen in der EU kann zum Beispiel das Reverse-Charge-Verfahren relevant sein. Das bedeutet: Nicht du führst die Umsatzsteuer ab, sondern die Leistungsempfänger:innen im Ausland.
Dafür brauchst du oft eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und korrekte Rechnungsangaben. Auch eine Zusammenfassende Meldung kann relevant werden. Für die Zusammenfassende Meldung ist § 18a UStG relevant.
Typischer Fallstrick: Du stellst internationale Rechnungen wie normale deutsche Rechnungen aus. Prüfe deshalb vor der ersten Rechnung, wo deine Kund:innen sitzen und ob es sich um B2B oder B2C handelt.
Wenn du mit einer Behinderung oder chronischen Erkrankung selbstständig arbeitest, können Förderungen, Hilfsmittel, Arbeitsassistenz oder Nachteilsausgleiche eine wichtige Rolle spielen. Steuerlich ist vor allem wichtig, dass du beruflich veranlasste Kosten sauber dokumentierst.
Das können zum Beispiel besondere Arbeitsmittel, technische Hilfen, Assistenzleistungen oder Anpassungen deines Arbeitsplatzes sein. Kläre früh, welche Kosten privat, medizinisch oder betrieblich einzuordnen sind.
Achte besonders auf:
Wenn du fast ausschließlich für eine:n Auftraggeber:in arbeitest, solltest du zwei Themen prüfen: Scheinselbstständigkeit und mögliche Rentenversicherungspflicht. Besonders kritisch kann es werden, wenn du feste Arbeitszeiten hast, weisungsgebunden arbeitest und kaum unternehmerisch nach außen auftrittst.
Achte darauf, dass deine Selbstständigkeit auch praktisch erkennbar ist: eigene Preise, eigene Website, eigene Arbeitsmittel, mehrere Kund:innen und echtes unternehmerisches Risiko.
Stelle dir nach deinem Start diese Fragen:
Wenn du Sonderfälle früh erkennst, kannst du Rechnungen, Belege, Rücklagen und Versicherungen direkt richtig organisieren. Das spart dir später viel Korrekturaufwand.
➡️ Gründest du aus der Arbeitslosigkeit? Dann lies unseren Guide zur Selbstständigkeit aus der Arbeitslosigkeit.
➡️ Selbstständig in Elternzeit? Hier erfährst du, was du zu Elterngeld, Einkommen und Arbeitszeit wissen solltest.
➡️ Kreativ oder publizistisch tätig? Dann prüfe, ob die Künstlersozialkasse für dich relevant ist.
Nach der Anmeldung entstehen Fehler vor allem dann, wenn du keine festen Steuer-Routinen aufbaust. Viele Aufgaben wirken am Anfang klein, werden aber schnell unübersichtlich: Rechnungen, Belege, Rücklagen, Umsatzsteuer und Fristen laufen parallel.
Wenn du diese Punkte direkt organisierst, vermeidest du typische Probleme wie falsche Rechnungen, verpasste Voranmeldungen, fehlende Belege oder zu geringe Rücklagen für Steuerzahlungen.
Viele neue Selbstständige warten nach dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung passiv auf ihre Steuernummer. Das kann deinen Start verzögern, besonders wenn du schon erste Aufträge abgeschlossen hast.
Prüfe deshalb regelmäßig deine Post und dein ELSTER-Konto. Wenn das Finanzamt Rückfragen stellt, solltest du schnell antworten.
Deine Rechnungsvorlage muss zu deiner steuerlichen Situation passen. Wenn du Kleinunternehmer:in bist, darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Wenn du regelbesteuert bist, müssen Umsatzsteuer, Steuersatz und Pflichtangaben korrekt erscheinen. Die Pflichtangaben für Rechnungen ergeben sich aus § 14 UStG.
Prüfe deine Vorlage deshalb vor der ersten Rechnung. Ein kleiner Fehler kann sich sonst auf viele Rechnungen übertragen und später Korrekturen nötig machen.
Ein Teil deiner Einnahmen ist für Einkommensteuer, Umsatzsteuer oder Vorauszahlungen reserviert. Wenn du dieses Geld ausgibst, fehlt es spätestens beim nächsten Steuertermin.
Lege deshalb nach jedem Zahlungseingang einen festen Anteil zurück und nutze dafür am besten ein separates Konto.
Wenn du Umsatzsteuer ausweist, nimmst du sie nur für das Finanzamt ein. Sie ist kein zusätzlicher Gewinn.
Trenne Umsatzsteuer deshalb direkt von deinem frei verfügbaren Geld, damit sie bei der nächsten Voranmeldung bereitliegt.
Viele Fristen wirken weit entfernt, bis sie plötzlich direkt vor dir liegen. Gerade Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Vorauszahlungen oder Rückfragen vom Finanzamt können schnell übersehen werden.
Trage jede Frist sofort in deinen Kalender ein. Plane zusätzlich ein paar Tage Puffer ein, damit du fehlende Belege, Rückfragen oder technische Probleme rechtzeitig klären kannst.
Wenn du Belege erst kurz vor der Steuererklärung sortierst, fehlen oft Rechnungen, Zahlungsnachweise oder wichtige Details.
Nutze deshalb die Monatsroutine aus Schritt 6: Belege hochladen, Zahlungen prüfen, Ausgaben kategorisieren und offene Unterlagen nachfordern.
Ein Vorauszahlungsbescheid fühlt sich für viele neue Selbstständige erst einmal unangenehm an. Er ist aber keine Strafe. Das Finanzamt verteilt deine voraussichtliche Einkommensteuer nur auf mehrere Termine im Jahr.
Wenn deine Vorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig wirken, solltest du deine Gewinnentwicklung prüfen. Bei deutlichen Abweichungen kannst du eine Anpassung beim Finanzamt beantragen.
Wenn dein Gewinn deutlich anders ausfällt als geplant, passen deine ursprünglichen Schätzungen oft nicht mehr. Das kann zu hohen Nachzahlungen oder unnötig hohen Vorauszahlungen führen.
Vergleiche deine tatsächlichen Zahlen deshalb regelmäßig mit deiner Prognose aus dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. So erkennst du früh, ob du deine Rücklagen oder Vorauszahlungen anpassen solltest.
Manche Themen verändern deine Steuer- und Meldepflichten deutlich. Dazu gehören zum Beispiel Auslandsgeschäfte, Plattformverkäufe, KSK, Rentenversicherungspflicht oder Scheinselbstständigkeit.
Nutze deshalb den Sonderfall-Check aus Schritt 9 direkt nach dem Start. So kannst du Rechnungen, Belege und Rücklagen von Anfang an richtig organisieren.
Stelle dir nach deiner Anmeldung diese Fragen:
Wenn du diese Fragen mit Ja beantworten kannst, hast du die wichtigsten Steuer-Routinen für den Start eingerichtet. Damit wird dein erster Steuer-Alltag deutlich entspannter.
Nach der Anmeldung beginnt für dich nicht nur die Arbeit mit Kund:innen, sondern auch dein steuerlicher Alltag. Das klingt erst einmal trocken, wird aber deutlich einfacher, wenn du direkt klare Routinen einrichtest.
Wichtig ist vor allem: Öffne Finanzamt-Schreiben sofort, speichere Fristen, prüfe deine Rechnungsvorlage und lege regelmäßig Steuerrücklagen zurück. So weißt du jederzeit, welche Zahlungen auf dich zukommen und welche Aufgaben noch offen sind.
Auch deine Belege und Einnahmen solltest du nicht erst am Jahresende sortieren. Wenn du Rechnungen, Ausgaben und Zahlungseingänge laufend erfasst, bleibt deine Buchhaltung übersichtlich und deine Steuererklärung wird später deutlich entspannter.
Gerade in den ersten Monaten lohnt sich ein regelmäßiger Blick auf deine tatsächlichen Zahlen. Wenn Umsatz oder Gewinn stark von deiner Schätzung abweichen, kannst du Rücklagen, Preise oder Vorauszahlungen rechtzeitig anpassen.
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Grundsätzlich brauchst du für korrekte Rechnungen deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID. In der Praxis kann es aber vorkommen, dass du schon erste Leistungen erbracht hast, während das Finanzamt deine Anmeldung noch bearbeitet.
Wichtig ist dann: Stelle nicht einfach irgendeine Rechnungsvorlage aus. Frage im Zweifel beim Finanzamt nach oder nutze eine saubere vorläufige Lösung, die du später korrigieren kannst. Sobald deine Steuernummer vorliegt, solltest du sie in deine Rechnungsvorlage übernehmen.
Eine feste Regel gibt es nicht, weil deine Steuerlast von Gewinn, Ausgaben, Familienstand, weiteren Einkünften und Umsatzsteuer abhängt. Viele Selbstständige starten als grobe Orientierung mit 25–30 % ihrer Einnahmen für Einkommensteuer und mögliche Vorauszahlungen.
Wenn du Umsatzsteuer ausweist, solltest du diese zusätzlich getrennt zurücklegen. Sie gehört wirtschaftlich nicht dir, sondern wird später an das Finanzamt abgeführt.
Ja. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Sie bedeutet also nicht, dass du keine Steuererklärung machen musst.
Als Selbstständige:r musst du deinen Gewinn grundsätzlich über die EÜR ermitteln und in deiner Einkommensteuererklärung angeben. Auch wenn du keine Umsatzsteuer ausweist, bleiben Belege, Einnahmen, Ausgaben und Steuerfristen wichtig.
Wenn du eine Frist verpasst, solltest du schnell reagieren. Je nach Fall kann das Finanzamt eine Erinnerung schicken, einen Verspätungszuschlag festsetzen oder bei fehlenden Angaben schätzen.
Öffne deshalb alle Schreiben sofort und melde dich frühzeitig, wenn du eine Frist nicht einhalten kannst. Je schneller du reagierst, desto leichter lässt sich der Fehler meist klären.
Du solltest deine Schätzung prüfen, wenn dein tatsächlicher Gewinn deutlich höher oder niedriger ausfällt als geplant. Das ist besonders wichtig, wenn deine Einkommensteuer-Vorauszahlungen nicht mehr zu deiner Entwicklung passen.
Eine Anpassung kann Nachzahlungen vermeiden oder zu hohe Vorauszahlungen reduzieren. Vergleiche deshalb regelmäßig deine aktuellen Zahlen mit deiner ursprünglichen Prognose aus dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
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Autor:in - Sophia Merzbach
Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.
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Patric S
31.03.2026
Top App! ich habe sowas von keine Ahnung von der ganzen Geschichte. Aber es ist super erklärt und wirklich sehr leicht ! Ich bin top zufrieden
marco moertzsch
20.11.2025
Bin überwältigt wie gut diese App ist. Sie übernimmt quasi alles für dich, man muss nur seine Sachen eintragen und selbst da übernimmt die KI 90%. Wenn man irgendwas nicht weiß, Probleme oder Fragen hat hilft die Ki oder man bekommt innerhalb von 1-2 Tagen direkt Hilfe von einem Steuer-Coach. UI auch sehr schön und leicht zu bedienen. Absolute Empfehlung von mir, wüsste nicht was man besser machen könnte!
vuno7
20.11.2025
Das Interface leitet einen super einfach durch alle relevanten Dinge: Konten, Einnahmen und Ausgaben, Steuern. Man wird sehr übersichtlich darauf hingewiesen, welche Steuern zu zahlen sind. Wenn man seine Buchhaltung in der Plattform pflegt, werden die Daten automatisch in die richtigen Steuerformulare übertragen. Bei Fragen gibt es den KI Chat und echte Ansprechpartner. Es macht richtig Spaß. Nachdem ich einige Änderungswünsche vorgeschlagen hatte, hat mir der Support sehr kulant geholfen und Nachbesserung versprochen.
Jonathan
20.05.2025
Ein super Steuerprogramm,das Rechnungen schreiben ist sehr einfach. Es ist alles sehr übersichtlich. Sehr gut ist die persönliche Beratung, wenn sie gebraucht wird.
Anonym
25.03.2026
Ich habe noch nie ein Finanzprogramm benutzt, das so zuverlässig, treffsicher und genau die Belege automatisiert ausliest. Einfach super. Die Buchung der einzelnen Vorgänge geht damit in Windeseile – und wenn mal eine Fall nicht ganz klar ist, hilft die KI und der Chatbot super weiter. Die automatischen Vorschläge zur Belegzuordnung sind auch für den absoluten Laien perfekt verständlich. Auf jeden Fall kann ich sagen, dass ich noch nie so schnell die Belegerfassung erledigt hatte. Ich pflege gerade die letzten Monate ein und bin damit ruckzuck durch.
Christian
09.11.2025
Super App. Macht Buchhaltung, Rechnungen erstellen, Steuerzahlung und alles drum und dran sehr einfach. Und wenn man mal Fragen hat, haben die einen tollen Kundenservice. Wirklich empfehlenswert.
Kristina
27.02.2025
Ich liebe die App, ich bin super froh, endlich keinen Papierkram mehr zu haben. Ich hatte erst Probleme beim Upgrade auf meines Plans, aber der Support ist super schnell und hilfsbereit und so konnte ich in kürzester Zeit auch das Upgrade durchführen. Jetzt mit allen Funktionen ist es einfach noch so viel besser, da ich die Anwendung nun auch am PC nutzen kann und Zugriff auf den Chat mit den Steuer-Profis habe, die mich bei jeder Frage unterstützen. Einfach klasse!
LisNutz
11.05.2024
Ich finde das Team von Accountable sehr fachlich, professionell, schnelle Antworten (auch um 22 Uhr). Einfach ein gelungenes Produkt mit einem starken Team dahinter.
Willi H
09.04.2026
Eine sehr übersichtliche und intuitive App. Ich nutze sie seitdem ich meine Selbstständigkeit angefangen habe und habe seitdem noch keine Probleme damit gehabt, dass irgendwas nicht funktioniert hat oder ich den Überblick verloren habe. Außerdem ist es auch total nützlich, dass man Fragen zu Steuern usw. direkt an eine KI oder einen Steuer-Coach stellen kann
Niklas
28.03.2025
