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Selbstständig und Lohnsteuer berechnen: Das ist zu beachten 

Steuererklärungen

Geschrieben von: Sophia Merzbach

Aktualisiert am: Februar 13, 2025

Lesezeit: 4 Minuten

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Du kannst von dir behaupten, dass die Entscheidung, dich selbständig zu machen, eine hervorragende Idee war? Soweit so gut! Doch was passiert, wenn dein Unternehmen so erfolgreich ist, dass dir die täglichen Aufgaben über den Kopf wachsen? Spätestens jetzt ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, Mitarbeiter einzustellen, die dich bei der Arbeit unterstützen. Vergiss dabei aber nicht, dich mit dem Thema Lohnsteuer auseinanderzusetzen. Bei uns erfährst du, wie du als Selbständiger die Lohnsteuer berechnest und worum es sich bei dieser Steuerart überhaupt handelt. 

Was steckt hinter dem Begriff Lohnsteuer und welchen Zweck hat sie?

Den meisten ist die Lohnsteuer aus ihrer Zeit als Arbeitnehmer bekannt. Auf dem Gehaltszettel ist sie daran zu erkennen, dass sie – neben den Abgaben für die Sozialversicherungen – den Netto-Verdienst schmälert. Prinzipiell ähnelt die Lohnsteuer der klassischen Einkommensteuer, weil sie unmittelbar vom Einkommen abhängig ist. Trotzdem sind beide nicht als dasselbe anzusehen. Vielmehr ist die Lohnsteuer keine typische Steuerform. Grundlage für die Lohnsteuer sind nicht wie bei der Einkommensteuer Einkünfte von Arbeitnehmern, die aus einer nicht-selbständigen Tätigkeit stammen, sondern deren Bruttogehalt zusammen mit vielen weiteren Faktoren.  Nachdem die entsprechende Lohnsteuer berechnet und vom Gehalt deines Mitarbeiters abgezogen wurde, führst du sie an das zuständige Finanzamt ab. Für deine Angestellten gilt der gezahlte Lohnsteuerbetrag als eine Art Steuervorauszahlung. Wenn sie ihre Einkommenssteuererklärung abgeben, werden beide Werte (gezahlte Lohnsteuer und zu zahlende Einkommenssteuer) miteinander verrechnet. Je nachdem, ob du zu viel oder zu wenig Lohnsteuer abgezogen hast, erwartet deine Angestellten eine Nachzahlung oder Nachforderung. 

Müssen Selbständige grundsätzlich Lohnsteuer bezahlen?

Diese Frage ist mit einem klaren „Nein“ zu beantworten. Wenn du deinem ehemaligen Angestelltenverhältnis den Rücken kehrst und beschließt, ein eigenes Unternehmen zu gründen, trittst du mit der Thematik Lohnsteuer erstmal nicht mehr in Kontakt. Das ändert sich allerdings, wenn du zu dem Entschluss gelangst, Mitarbeiter einzustellen.  Fakt ist: Sobald du Personen in deinen Unternehmen gegen Bezahlung beschäftigst, müssen Steuern auf ihren Lohn gezahlt werden und du bist wiederum verpflichtet, Lohnsteuer an das Finanzamt abzuführen. Zu diesem Zeitpunkt siehst du dich damit konfrontiert, die Lohnsteuer für Selbständige zu berechnen.  💡Gut zu wissen! Lohnsteuer muss nicht nur auf Geldleistungen, sondern gleichermaßen auf alle geldwerten Vorteile (zum Beispiel die Dienstwagennutzung oder zu Verfügung gestellte Fahrkarten für den öffentlichen Verkehr) gezahlt werden. 

Wie kannst du als Selbständiger die Lohnsteuer berechnen? 

Wenn du herausfinden möchtest, wie hoch der Lohnsteuerbetrag ist, den du für deine Mitarbeiter an das Finanzamt abzuführen hast, helfen dir zum Beispiel spezielle Lohnsteuer-Rechner für Selbständige. Diese nehmen verschiedene Berechnungsgrundlagen zur Hilfe. Zu den wichtigsten gehören:
  • die jeweilige Einkommenshöhe
  • die von deinen Angestellten gewählte Steuerklasse 
  • eventuelle Kinder- und Steuerfreibeträge
  • Beiträge für die gesetzliche und private Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung
  • Angaben zur Kirchenzugehörigkeit
Wenn die Lohnsteuer für Selbständige mithilfe eines Rechners ermittelt wird, gelten all diese Faktoren als Variablen, die in ihrer Gesamtheit den Steuerbetrag maßgeblich beeinflussen. Nach der Berechnung erhält dein Arbeitnehmer eine zuverlässige Auskunft zum potenziellen Nettolohn, der Ende des Monats auf seinem Konto landet und du weißt, wie viel Lohnsteuer das Finanzamt von dir zu bekommen hat.  💡Du fragst dich, wie du an all die relevanten Daten deiner Arbeitnehmer herankommst, die du benötigst, um als Selbständige:r die Lohnsteuer zu berechnen? Als Unternehmer beziehungsweise mit einer entsprechenden Arbeitgeberberechtigung hast du die Möglichkeit, diese Informationen über das ELStAM-Verfahren (beim Bundeszentralamt für Steuern) zu erhalten. 

Wann und wohin muss die Lohnsteuer von Selbständigen abgeführt werden? 

Die Lohnsteuer wird auch als sogenannte Quellensteuer bezeichnet. Das liegt daran, dass nicht der Steuerpflichtige, sondern dessen Arbeitgeber:in – also die Person, die den Lohn letztlich auszahlt – dazu verpflichtet ist, diese an das Finanzamt zu zahlen. Dies geschieht in der Regel entweder monatlich, quartalsweise oder einmal im Jahr (an dieser Stelle ist die Gesamtlohnsteuerhöhe entscheidend).  Mit der Hilfe der folgenden Tabelle stellt du die für dich relevanten Abgabefristen fest:
Abgeführte Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr          Lohnsteuer-Anmeldung
unter 1.080,00 Euro jährlich
über 1.080,00 Euro, aber unter 5.000,00 Euro quartalsweise
über 5.000,00 Euro monatlich
  Die Lohnsteuer-Anmeldung erfolgt auf elektronischem Wege. Hierfür steht dir die Software der Steuerverwaltungen Deutschlands – ELSTER – zur Verfügung. Stichtag für die Anmeldung ist ebenso wie für die Entrichtung der 10. des Monats, der dem Fälligkeitszeitraum folgt. 💡 Achtung! Die Lohnsteuer muss immer an das Finanzamt abgeführt werden, das für dich als Arbeitgeber:in zuständig ist. Es ist ein weit verbreiteter Trugschluss, dass das Finanzamt deines Mitarbeiters als Zahlungsempfänger gilt. 

Welche Möglichkeiten gibt es, die Lohnsteuer zu senken?

Die Lohnsteuer schmälert – auch wenn sie in der Einkommensteuererklärung auf die Steuerschuld angerechnet wird – zunächst einmal den Nettolohn deiner Arbeitnehmer. Wenn du selbständig die Lohnsteuer berechnet hast, musst du den ermittelten Betrag zudem für dein Finanzamt zurückhalten. Insbesondere bei einer jährlichen Zahlung kann das Ansparen durchaus eine finanzielle und organisatorische Herausforderung sein.  Den Antrag auf Lohnsteuerermäßigung müssen stets die bei dir angestellten Mitarbeiter:innen beim Finanzamt stellen. In diesem kann er zum Beispiel Kosten für einen längeren Arbeitsweg oder andere Werbungskosten sowie spezifische Aufwendungen, etwa für eine doppelte Haushaltsführung, Scheidungs- oder Krankheitskosten vorbringen – vorausgesetzt diese übersteigen den Schwellenwert von 600 Euro. Die Bemessungsgrundlage zur Berechnung der Lohnsteuer wird darüber hinaus von jährlich schwankenden Grundfreibeträgen beeinflusst.

Selbständig die Lohnsteuer zu berechnen macht Sinn

Als selbständiger Unternehmer, der einen oder mehrere Mitarbeiter beschäftigt, bist du verpflichtet, Lohnsteuer an dein Finanzamt abzuführen. Damit du ungefähr weißt, wie hoch der Betrag ist, den du vom Gehalt deines Personals abziehen und für die Behörde zurückbehalten musst, ist es empfehlenswert, die potenzielle Lohnsteuer selbständig zu berechnen. Hierfür eignen sich sowohl spezielle Lohnsteuer-Rechner für Selbständige als auch der Steuerberater deines Vertrauens.  💡Schon gewusst? Die Steuersoftware von Accountable bietet dir die Möglichkeit, deinen Steuerberater einzuladen, sodass dieser jederzeit einen Blick auf deine Buchhaltung werfen und deine Steuerfragen beantworten kann. 

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Autor:in - Sophia Merzbach

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