Kassenbonpflicht für Unternehmen: Was ist zu beachten?

Seit 2020 gilt in Deutschland die Kassenbonpflicht. Diese verpflichtet alle steuerpflichtigen Unternehmen dazu, ihren Kund:innen einen Kassenbon auszuhändigen. Welche Ausnahmen und Strafen gibt es? Und wie kannst du als steuerpflichtiges Unternehmen die Belegausgabepflicht korrekt umsetzen? In diesem Blogartikel erfährst du alles, was du über die Kassenbonpflicht wissen musst.

Warum gibt es die Kassenbonpflicht? Transparenz und Steuergerechtigkeit

Die Kassenbonpflichtgilt seit dem 01.01.2020. Sie sollkein lästiges Übel für Unternehmen oder Kund:innen darstellen, sondern ein wichtiges Instrument zur Bekämpfung von Steuerbetrug und zur Förderung von Transparenz und Steuergerechtigkeit sein. Durch die lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge mithilfe der Kassenbonpflicht und der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) wird es für Unternehmen deutlich schwieriger, Umsätze zu manipulieren und Steuern zu hinterziehen. 

Die TSE-Pflichtangaben auf Kassenbons spielen eine zentrale Rolle. Sie stellen sicher, dass die Aufzeichnungen der elektronischen Kasse manipulationssicher und unveränderbar sind. So können die Finanzbehörden bei einer Betriebsprüfung lückenlos nachvollziehen, welche Umsätze erzielt wurden. Auch Kund:innen können jederzeit überprüfen, ob der ausgewiesene Preis korrekt ist und ob ihr Einkauf ordnungsgemäß dokumentiert wurde. Dies stärkt das Vertrauen in das Steuersystem und trägt zu mehr Steuergerechtigkeit bei.

Kassenbonpflicht: Wer muss einen Bon ausstellen?

Alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem oder eine digitale Registrierkasse verwenden, müssen ihren Kund:innen einen Kassenbon ausstellen. Eine Bagatelle-Grenze, unterhalb derer die Bonpflicht nicht gilt, existiert nicht. Auch für kleinste Beträge musst du als Unternehmen einen Bon ausgeben. Unternehmen, die eine offene Ladenkasse nutzen, also eine einfache Kasse ohne elektronische Aufzeichnung, sind von der Bonpflicht befreit.

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Diese Angaben muss ein Kassenbon enthalten

Die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben auf einem Kassenbon sind in § 146a Abs. 2 Abgabenordnung (AO) festgelegt. Dazu gehören:

• Name des Unternehmens
• Anschrift des Unternehmens
• Datum der Belegausstellung
• Betrag je Zahlungsart
• Entgelt und Steuerbetrag 
• Steuersatz bzw. ein Hinweis auf etwaige Steuerbefreiung
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt des Beginns und Endes der Abrechnung des Vorgangs
• Transaktionsnummer
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls
• Signaturzähler 
• Prüfwert

Kassenbon: digitaler Bon statt Papier 

Klassischerweise werden Kassenbons in Papierform ausgehändigt. Doch muss der Bon immer gedruckt sein? Nein! Der Gesetzgeber erlaubt auch digitale Belege, um unnötigen Papierkram zu vermeiden. Darauf musst du achten: 

• Format: Der digitale Bon muss ohne Hilfsmittel lesbar sein oder einen QR-Code enthalten.
• Übermittlung: Du kannst den Bon per E-Mail, Download-Link oder im Kundenkonto bereitstellen.
• Zustimmung: Die Kund:innen müssen der digitalen Bereitstellung zustimmen. Tun sie das nicht, ist ein Papierbeleg zu erstellen. Den Bon nur am Kassendisplay zu zeigen, reicht übrigens auch nicht aus. 
• Aufbewahrung: Auch wenn manche Kund:innen keinen Bon wollen, musst du diesen trotzdem aufbewahren bzw. speichern. 

Die digitale Variante des Kassenbons ist eine praktische und umweltfreundliche Alternative zum Papierbon. Informiere dich bei deinem Kassensystemanbieter, welche Möglichkeiten der digitalen Belegausgabe zur Verfügung stehen.

Kassenbon aufbewahren: So lange musst du sie behalten

Ob Kassenbonpflicht für die Gastronomie, für Restaurants oder Friseure: Die Kassenbonpflicht besagt, dass du deine Bons zehn Jahre lang aufbewahren musst. Das Kassenbonpflicht-Gesetz verlangt jedoch nicht, dass du Duplikate jedes einzelnen Kassenbons aufbewahrst. Es reicht aus, wenn du die Daten aus den Bons lückenlos und revisionssicher dokumentierst. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Journalrolle oder Tagesendsummenbon: Bewahrst du eine vollständige Journalrolle oder einen vollständigen Tagesendsummenbon auf, erfüllst du die Aufbewahrungspflicht. Diese Dokumente enthalten alle relevanten Daten aus den Einzelbons.
• Digitales Kassensystem: Ein digitales Kassensystem speichert alle Kassendaten automatisch und revisionssicher ab. Das spart Zeit und Platz und du musst dich nicht um die Archivierung von Papierbelegen kümmern.

Achtung bei Thermopapier: Viele Kassensysteme drucken auf Thermopapier. Dieses Papier neigt dazu, mit der Zeit zu verblassen, oft schon nach zwei bis drei Jahren. Um die Lesbarkeit der Kassendaten über die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren zu gewährleisten, solltest du Thermopapierbelege daher kopieren oder digitalisieren.

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Kassenbonpflicht: Ausnahmen von der Regel

Muss wirklich für jeden Verkauf ein Bon ausgedruckt werden? Die Kassenbonpflicht in Deutschland gilt zwar grundsätzlich für alle Unternehmen mit elektronischer Kasse. In Härtefällen oder bei bestimmten Geschäftsmodellen kann jedoch eine Befreiung beantragt werden.

Im Gesetzestext heißt es: „Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht nach Satz 1 befreien“. Wer ist von der Kassenbonpflicht befreit? Hier zwei Beispiele für dich:

• Bist du Marktstandbesitzer:in oder betreibst einen Kiosk oder Imbiss mit hohem Kundendurchlauf und vielen anonymen Käufen? Dann könntest du dich eventuell von der Bonpflicht befreien lassen.
• Statt einer elektronischen Kasse kannst du auch eine offene Ladenkasse, der einzigen erlaubten Alternative zur elektronischen Registrierkasse, verwenden. Diese befreit ebenfalls von der Kassenbonpflicht, ist aber in der Praxis oft nicht sehr praktikabel.

Informiere dich genau über die Voraussetzungen für eine Befreiung und die Antragstellung bei deinem Finanzamt. So vermeidest du Ärger mit den Behörden. 

Kassenbonpflicht missachtet? Keine Straftat, aber Ärger mit dem Finanzamt ist vorprogrammiert

Der Verstoß gegen die Bonpflicht an sich ist keine Straftat und zieht kein automatisches Bußgeld nach sich. Bei einer Betriebsprüfung oder Testkäufen durch das Finanzamt kann es aber unangenehm werden! Stellt der/die Prüfer:in fest, dass keine oder nicht korrekte Bons ausgegeben wurden, wird der Umsatz deines Unternehmens geschätzt und nachträglich versteuert. Das kann teuer werden. Hier erfährst du, was bei einer Kassennachschau passiert. In schweren Fällen oder bei Vorsatz drohen dann schließlich doch Bußgelder oder strafrechtliche Maßnahmen.

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