Kontenplan einrichten für Selbstständige und Freelancer

Als Selbstständige:r oder Freelancer:in ist es unerlässlich, ein klares und effizientes Buchhaltungssystem zu haben. Ein zentraler Bestandteil dieses Systems ist der Kontenplan. In diesem Artikel erläutern wir, was ein Kontenplan ist, wie er aufgebaut ist und was du bei der Einrichtung beachten solltest. 

Definition Kontenplan: Was ist das überhaupt?

Ein Kontenplan ist eine strukturierte Liste aller Konten, die in der Buchhaltung eines Unternehmens verwendet werden. Die Konten eines Kontenplans sind keine physischen Konten, sondern Werkzeuge, die dazu dienen, alle Geschäftsvorfälle systematisch zu erfassen und zu kategorisieren. Jedes Konto im Kontenplan repräsentiert einen bestimmten Bereich deiner Geschäftstätigkeit, wie z.B. Umsatzerlöse, Miete, Vorsteuer, Umsatzsteuer usw. Jedes Konto wird mit einer eindeutigen Nummer versehen, um Transaktionen leichter zuordnen zu können.

Dein Geschäftskonto dagegen ist ein reales Konto, das du bei einer Bank führst. Es handelt sich um ein Finanzkonto, auf dem physische Geldbewegungen stattfinden. Auf deinem Bankkonto werden Geldein- und -ausgänge wie Einzahlungen, Abhebungen, Überweisungen und Lastschriften verbucht. 

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Kontenrahmen und Kontenplan: Was ist der Unterschied?

Der Kontenrahmen ist eine allgemeine Vorlage für die Kontenstruktur, die in der Buchhaltung verwendet wird. Er bietet ein standardisiertes System von Konten, das branchenweit oder sogar national verwendet wird. Der Kontenrahmen dient als Richtlinie oder Referenz, um einen spezifischen Kontenplan für ein einzelnes Unternehmen zu entwickeln.

Der Kontenplan ist eine individuelle Anpassung des Kontenrahmens an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen eines bestimmten Unternehmens. Er enthält eine Auswahl und Anordnung von Konten, die genau auf die Geschäftstätigkeit und die buchhalterischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind. Im Kontenplan werden die im Kontenrahmen vorgegebenen Konten übernommen, angepasst, erweitert oder reduziert, je nachdem, was für das Unternehmen relevant ist.

Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04

Für kleinere Unternehmen, aber auch für Selbstständige und Freelancer:innen sind die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 besonders relevant. Sie werden vom Anbieter DATEV bereitgestellt. SKR steht für „Standardkontenrahmen“. 

• Der SKR 03 ist prozessorientiert aufgebaut, was bedeutet, dass die Konten in der Reihenfolge des Geschäftsprozesses angeordnet sind. 
• Der SKR 04 hingegen ist abschlussorientiert und folgt der Gliederung der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung. 

Die Wahl zwischen den Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 hängt von den individuellen Präferenzen und der Struktur des Unternehmens ab.

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Genereller Aufbau eines Kontenplans

Ein Kontenplan folgt immer einem festgelegten System. Die berücksichtigten Konten werden in verschiedene Bereiche gegliedert. Da die Standard-Kontorahmen alle Buchführungskonten enthalten, die in der jeweiligen Branche gebraucht werden könnten, musst du dir aus dem Pool die für deine Tätigkeit geeigneten Konten heraussuchen. Als Freelancer:in oder Selbstständige:r kommen für dich üblicherweise folgende Konten in Frage:

• Anlage- und Kapitalkonten: Hier werden langfristige Vermögenswerte und Eigenkapital erfasst.
• Finanzkonten: Dazu gehören Bank- und Kassenkonten.
• Wareneinkaufs- und Bestandskonten: Für die Erfassung von Warenbewegungen.
• Betriebliche Aufwendungen: Hier werden alle laufenden Geschäftsausgaben verbucht.
• Ertragskonten: Für die Erfassung aller Einnahmen.
• Privateinlagen und -entnahmen: Speziell für Einzelunternehmen und Personengesellschaften.

💡Tipp von Accountable: Für verschiedene Branchen gibt es angepasste Kontenpläne, die spezifische Konten enthalten, die für die jeweilige Branche relevant sind. Beispielsweise benötigt ein Handelsunternehmen andere Konten als ein Dienstleistungsunternehmen oder eine Produktionsfirma.

Jedes Buchungskonto erhält eine vierstellige Ziffer. Dabei entspricht jede Ziffer einer bestimmten Gliederungsebene.

Ziffer	Gliederungsebene
Ziffer 1	Kontenklasse
Ziffer 2	Kontengruppe
Ziffer 3	Kontenuntergruppe
Ziffer 4	Einzelkonto

➡️Warum du ein separates Geschäftskonto eröffnen solltest

Beispiel Kontenplan für ein IT-Beratungsunternehmen

Nehmen wir an, du führst ein kleines Dienstleistungsunternehmen, das sich auf IT-Beratung spezialisiert hat. Dein Kontenplan könnte wie folgt strukturiert sein, basierend auf einem Standardkontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04:

1. Anlagevermögen (Kontenklasse 0)

• 0010: Geschäfts- und Büroausstattung (z.B. Büromöbel, Computer)
• 0020: Betriebs- und Geschäftsausstattung (z.B. technische Geräte)
  

2. Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung (Kontenklasse 1)

• 1000: Bank (Geschäftskonto)
• 1100: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (offene Rechnungen an Kunden)
• 1200: Vorsteuer
  

3. Eigenkapital und Rückstellungen (Kontenklasse 2)

• 2000: Eigenkapital
• 2100: Rückstellungen für Steuern
  

4. Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzung (Kontenklasse 3)

• 3000: Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (z.B. Geschäftskredite)
• 3300: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (offene Rechnungen von Lieferanten)
• 3800: Umsatzsteuer
  

5. Betriebliche Erträge (Kontenklasse 4)

• 4000: Umsatzerlöse für Beratungsdienstleistungen
• 4400: Sonstige betriebliche Erträge (z.B. Zinserträge)
  

6. Betriebliche Aufwendungen (Kontenklasse 5)

• 5000: Personalaufwand (Gehälter und Löhne)
• 5100: Miete für Geschäftsräume
• 5200: Büromaterial
• 5300: Abschreibungen auf Geschäfts- und Büroausstattung
• 5400: Reisekosten
• 5700: Werbe- und Marketingkosten
  

7. Andere Aufwendungen und Erträge (Kontenklasse 6 und 7)

• 6000: Zinsaufwendungen
• 7000: Außerordentliche Erträge
  

8. Abschlusskonten (Kontenklasse 8 und 9)

• 8000: Gewinn- und Verlustkonto
• 9000: Bilanzkonto

💡Tipp von Accountable: Achte auf die Aufbewahrungsfristen! Buchhaltungsunterlagen, einschließlich des Kontenplans und aller Buchungen, müssen in Deutschland zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde.

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Kontenplan: Ist ein Steuerberater notwendig?

Obwohl es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, eine:n Steuerberater:in einzubeziehen, kann dies bei Kontierung für Selbstständige und Freelancer:innen sehr hilfreich sein. Kontierung bezeichnet den Prozess der Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu den entsprechenden Konten im Kontenplan. Dabei gilt, dass noch keine steuerlichen Entscheidungen getroffen werden. Dies bedeutet, dass beispielsweise bei der Buchung von Aufwendungen für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, wie Grundstücke und Gebäude, im Rahmen der Kontierung nicht festgelegt wird, ob und wie diese Wirtschaftsgüter abgeschrieben werden können.

Ein:e Steuerberater:in kann nicht nur bei der Einrichtung des Kontenplans unterstützen, sondern auch sicherstellen, dass alle steuerlichen und buchhalterischen Anforderungen erfüllt werden. Der:die Expert:in prüft dann im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses die steuerlichen Aspekte und trifft entsprechende Entscheidungen. Beispielsweise entscheidet der:die Steuerberater:in, ob ein Wirtschaftsgut aktiviert und über welche Laufzeit es abgeschrieben wird.

Fazit

Die Einrichtung eines gut strukturierten Kontenplans ist entscheidend für eine effiziente Buchführung. Der Kontenplan ermöglicht es dir als Selbstständige:n und Freelancer:in, deine Finanzen klar zu überblicken und erleichtert die jährliche Steuererklärung. Obwohl die Einrichtung zunächst komplex erscheinen mag, kann sie mit der richtigen Anleitung und möglicherweise mit der Unterstützung eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin erfolgreich gemeistert werden.

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