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Ortsunabhängiges Arbeiten: Darauf solltest du bei deiner Steuererklärung achten

Aktualisiert am
Lesezeit 4 minuten

Wenn du dich für die Selbstständigkeit entschieden hast, gibt es einige Vorteile die du gegenüber angestellten Arbeitnehmern genießt. Der größte Vorteil ist, dass du völlig frei entscheiden kannst, welche Aufträge du annehmen möchtest. Du bist dein eigener Chef und kannst frei und flexibel entscheiden, wann und wo du arbeiten möchtest. Natürlich gibt es auch in der Zusammenarbeit mit Kunden Deadlines oder Meetings, an die du dich halten musst. Anders als die Mehrzahl der Arbeitnehmer bist du in deinem Arbeitsalltag aber nicht an einen 9-to-5-Arbeitstag oder an einen festen Arbeitsort gebunden.

Gerade letzteres und die Möglichkeit von überall arbeiten zu können ist für viele Selbstständige attraktiv.  Worauf du mit Blick auf deine Steuern achten musst, wenn du ortsunabhängig arbeitest oder aus beruflichen Gründen oft verreist, erklären wir dir in diesem Artikel. 

💡 Tipp von Accountable: Diese Steuern solltest du als Selbstständige*r unbedingt kennen und im Blick behalten. 

Ortsunabhängiges Arbeiten: was heißt das für meine Steuererklärung?

Ganz allgemein heißt ortsunabhängiges Arbeitenzunächst einmal nur, dass du selbstständig arbeitest, in keinem Unternehmen angestellt bist und dementsprechend keinen festen vorgegebenen Arbeitsort hat. „Ortsunabhängig” hat für Selbstständige viele Facetten und kann von Zuhause bedeuten, aus einem eigenen Büro, aus einem Co-Working-Space, vom Strand auf Bali oder an ganz vielen verschiedenen Orten überall auf der Welt.

Wohnsitz in Deutschland

Die meisten Selbstständigen arbeiten von zu Hause, aus einem Co-Working-Space, haben ihr eigenes Büro oder mischen diese Elemente. Sie haben ihren Wohnsitz in Deutschland und arbeiten auch weitestgehend aus der Stadt, in der sie ihren Wohnsitz haben. Wenn du deine selbstständige Tätigkeit in Deutschland angemeldet hast und hier wohnst, dann bist du unbeschränkt steuerpflichtig nach § 1 EStG. Das heißt, dass alle Einnahmen, die du mit deiner selbstständigen Tätigkeit erzielst, einkommensteuerpflichtig sind. Dabei ist egal, ob deine Kunden in Deutschland, Belgien oder Südkorea sitzen, oder ob du im Sommer zwei Monate aus Thailand gearbeitet hast. 

Wenn dein Wohnsitz also in Deutschland ist, du den Großteil deiner Zeit in Deutschland verbringst und nur hin und wieder aus dem Ausland arbeitest, dann ändert sich für dich im Grunde nichts im Vergleich zu anderen Selbstständigen. Du hast aufgrund deiner Wohnortsituation ein für dich zuständiges Finanzamt und reichst dort deine Steuererklärung ein. Wie gewohnt kannst du alle Ausgaben, die für deine Selbstständigkeit erforderlich sind im Rahmen einer Einnahmeüberschussrechnung geltend machen. Dabei gilt es wie immer, die entsprechenden Ausgaben gut zu begründen.

Fun Fact: Die Steuerpflicht nach Wohnort ist die weltweite Regel, mit Ausnahme der USA.  Als US-Bürger bist du immer einkommensteuerpflichtig in den USA,  egal wo du lebst. Auch Green Card-Inhaber werden steuerlich wie US-Bürger behandelt und unterliegen der amerikanischen Steuerpflicht. 

💡 Tipp von Accountable: So kannst du Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. 

Gewöhnlicher Aufenthaltsort nicht in Deutschland

Gerade die „neue Generation” an Selbstständigen, die sogenannten digitalen Nomaden, zeichnen sich dadurch aus, dass sie flexibel von den verschiedensten Orten der Welt arbeiten – und den Großteil des Jahres nicht in Deutschland sind. In diesem Fall bist du nur beschränkt in Deutschland steuerpflichtig. Das heißt, dass die Steuerpflicht nur für die in Deutschland erzielten Einkünfte gilt. Ob dein gewöhnlicher Aufenthaltsort in Deutschland ist, wird anhand einiger Kriterien bewertet: 

  • Aufenthaltsdauer in Deutschland unter 183 Tage/Jahr bzw. weniger als drei Monate am Stück, 
  • eigene Wohnung, die kürzer als 6 Monate vermietet ist, 
  • keine*n Ehepartner*in oder minderjährige Kinder in Deutschland, und 
  • keine Mitgliedschaften oder anderweitige Verträge.

Auch wenn alle diese Kriterien erfüllt werden, kann das Finanzamt in Einzelfällen abweichende Entscheidung hinsichtlich der Steuerpflicht treffen – vor allem, wenn es sich aus Sicht der Finanzbehörde nur um eine klare Steuervermeidungsstrategie handelt. Die beschränkte Steuerpflicht bietet auf den ersten Blick einige Vorteile. Doch du musst auch bedenken, dass für dich als deutsche*r Staatsbürger*in mit der Abmeldung aus Deutschland die deutschen Behörden nicht mehr für dich zuständig sind, sondern nur noch die deutschen Botschaften und Konsulate im Ausland

Dienstreisen steuerlich geltend machen

Eine andere Form des ortsunabhängigen Arbeitens sind Dienstreisen. Denn vielleicht bist du aufgrund deiner selbstständigen Tätigkeit viel unterwegs. Bei Dienstreisen kannst du viele Ausgaben als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, bzw. Pauschalen in Anspruch nehmen.  Du kannst deine Fahrtkosten sowie deine Übernachtungskosten als Betriebsausgaben geltend machen. 

Für Dienstreisen gilt außerdem ein Verpflegungsmehraufwand ab einer Reisedauer von 8 Stunden innerhalb Deutschlands. Ab 8 Stunden kannst du 8€ pauschal abrechnen.  Dauert die Reise länger als 24 Stunden, kannst du 28€ geltend machen, wobei dann für den An- und Abreisetag je 14€ gewährt werden. Für Reisen ins Ausland kannst du auch entsprechende Pauschalen geltend machen. Diese ist jedoch für jedes Land unterschiedlich. Beim Bundesfinanzministerium kannst du die entsprechende PDF-Liste abrufen. Sollte ein Land nicht aufgeführt sein, gilt ein Pauschalbetrag. Diese Verpflegungsmehrkostenaufwandstabellen werden regelmäßig aktualisiert, sodass es sich lohnt, sich über die aktuellen Beträge zu informieren. Außerdem besteht die Möglichkeit, Reisenebenkosten abzusetzen. 

💡 Tipp von Accountable: Mehr darüber, wie du Dienstreisen abrechnen kannst, erfährst du hier.

Fazit: Mitdenken und Belege sammeln nicht vergessen

Selbstständig sein hat eine Vielzahl von Vorteilen. Jedoch kommt die Selbstständigkeit auch mit mehr Eigenverantwortlichkeit, gerade, wenn es um das Thema Steuern geht. Wenn du viel ortsunabhängig arbeitest, solltest du vorher wissen, wo du den Großteil deiner Zeit verbringst und wo du steuerpflichtig bist. 

Wenn du beruflich als Selbstständige*r viel auf Reisen bist, dann solltest du hier nie vergessen alle Belege für deine Ausgaben zu sammeln. Am besten ist es, wenn du bei jeder Geschäftsreise, egal ob im In- oder Ausland, den genauen Zweck der Reise benennst und ggf. eine Liste der getroffenen Geschäftspartner bzw. besuchten Unternehmen einfügst.  Auch, wenn du eine Fortbildung im Ausland oder eine Tagung bzw. Kongress besuchst, ist es wichtig, die entsprechenden Eintrittskarten bzw. Buchungsbelege aufzuheben. Ganz wichtig ist es, dass du hier Berufliches und Privates nicht vermischst, denn es sind natürlich nur betriebliche Ausgaben steuerlich absetzbar. 

💡 Tipp von Accountable: Buchhaltung ist übrigens gar nicht so schwer – zumindest mit unserer kostenlosen App

Tino Keller, Geschäftsführer & Gründer von Accountable Germany
Tino Keller, Geschäftsführer & Gründer von Accountable Germany

Tino hat bereits zwei Unternehmen aufgebaut und kennt daher die Herausforderungen für Selbständige aus erster Hand. Mit Accountable will das Thema Steuern lösen.
Ansonsten freut sich Tino über die gelegentlichen Siege des 1. FC Köln und genießt gerne ein schönes Asado mit einem Glas Malbec im Kreis von Familie und Freunden.

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