Arbeitnehmer richtig versichern: Informationen und Tipps für selbstständige Arbeitgeber

Dein Geschäft läuft so gut, dass du es kaum noch allein stemmen kannst? Dann wäre es sinnvoll, Mitarbeiter:innen einzustellen, die dir unter die Arme greifen. Wenn du dich für diesen Schritt entscheidest, solltest du dich mit dem Thema „Arbeitnehmer:innen richtig versichern“ auskennen.

Wir setzen uns im Folgenden mit allem Wichtigen auseinander, das zukünftige Arbeitgeber:innen in Sachen Versicherungsschutz für ihre Arbeitnehmer:innen wissen müssen. 

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitnehmer zu versichern? 

Sobald du dein Business nicht mehr alleine führst, sondern ein Team aus Mitarbeiter:innen um dich hast, kommen diverse Verpflichtungen auf dich zu. Du bist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr nur für dich verantwortlich. Auch deine Mitarbeiter:innen fallen in deinen Verantwortungsbereich. Abgesehen davon, dass du monatlich pünktlich die Gehälter auszuzahlen hast, stehst du unter anderem in der Pflicht, Sozialabgaben für deine Arbeitnehmer:innen zu leisten und auf diesem Wege für ihre soziale Absicherung zu sorgen. 

Die Einstiegsfrage kann also mit einem deutlichen „Ja“ beantwortet werden. Kommst du deinen Pflichten nicht nach, drohen dir empfindliche Strafen bis hin zu fünfstelligen Bußgeldern. 

💡Tipp von Accountable: Festgestellt werden Verstöße gegen die Anmelde- und Sozialabgabenpflicht für deine Mitarbeiter:innen in der Regel im Rahmen von routinemäßigen Betriebsprüfungen durch die Versicherungsträger. 

Zunächst muss der Beschäftigungsstatus geklärt werden!

Bevor es daran geht, deine Arbeitnehmer:innen richtig zu versichern, stellt sich die Frage, wer in deinem neuen Team überhaupt versicherungspflichtig ist. In diesem Zusammenhang gilt es, zunächst den eigentlichen Beschäftigungsstatus festzustellen. Soll der/die Mitarbeiter:in zukünftig in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis für dich tätig sein oder bevorzugst du jemanden, der freiberuflich oder auf selbstständiger Basis für dich arbeitet und nicht bei dir angestellt ist?

Im zweitgenannten Fall wird die Versicherungs- und Anmeldungspflicht deinerseits überflüssig, denn dein:e Mitarbeiter:in muss sich eigenständig versichern. Das gilt sowohl dann, wenn er/sie als Arbeitnehmer:in, der/die hauptberuflich selbstständig ist, auftritt oder er/sie nebenberuflich selbstständig für dich arbeitet. 

Soll die Person jedoch in Zukunft fest bei dir angestellt werden, sieht die Sache anders aus, denn nun bist du für ihre soziale Absicherung verantwortlich. Die charakteristischen Merkmale eines solchen abhängigen Beschäftigungsverhältnisses lassen sich wie folgt beschreiben:

• der/die Arbeitnehmer:in agiert ausschließlich weisungsgebunden und bestimmt durch den/die Arbeitgeber:in 
• über die anfallenden Tätigkeiten kann nicht frei entschieden oder deren Erledigung individuell gestaltet werden
• es fließt kein persönliches Kapitel des Arbeitgebers beziehungsweise der Arbeitgeberin in die Geschäfte des Unternehmens ein und sie/er trägt kein unternehmerisches Risiko
• der/die Arbeitnehmer:in erhält regelmäßig feste Bezüge (Gehalt oder Lohn), hat einen Anspruch auf Urlaub und Entgeltfortzahlung (im Urlaubs- und Krankheitsfall)
• der Arbeitsort und die Arbeitszeit werden vom Arbeitgeber bzw. der Arbeitgeberin festgelegt und müssen befolgt werden

Weiterhin besteht die Möglichkeit, selbstständig und gleichzeitig angestellt zu sein. Das ist dann der Fall, wenn dein:e Arbeitnehmer:in hauptberuflich selbstständig und nebenberuflich bei dir angestellt ist. In dieser Konstellation bleibt die Pflicht zur Zahlung von Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträgen außen vor. Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen müssen aus der sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung allerdings weiterhin anteilig Beiträge zur Arbeitslosen-, Renten- und Unfallversicherung leisten. 

💡Tipp von Accountable: Wenn du das erste Mal mit dem Gedanken spielst, Personal einzustellen, und dir noch unsicher bist, wie du es korrekt anmeldest und versicherst, kannst du dich beispielsweise von der Industrie- und Handelskammer (IHK) beraten lassen. 

Wie versichere ich meine Mitarbeiter? 

Wurde der Beschäftigungsstatus ausreichend geklärt, geht es nun daran, deine Arbeitnehmer:innen richtig zu versichern. Im Falle eines einwandfrei nachgewiesenen abhängigen Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnisses stellt sich nun die Frage „Bei welchen Versicherungen muss der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin den Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin anmelden?“ 

Zunächst einmal meldest du deine neuen Angestellten bei der für sie zuständigen (gesetzlichen) Krankenkasse an. Dies muss zwingend innerhalb einer Frist von maximal sechs Wochen nach Arbeitsbeginn – idealerweise jedoch mit der ersten Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung – erfolgen. 

Das mittlerweile vereinheitliche und elektronisch ablaufende Meldeverfahren zur Sozialversicherung umfasst daneben die Meldung zu allen weiteren relevanten Versicherungsträger wie die Rentenversicherungsanstalt (Rentenversicherung), die Pflegekassen (Pflegeversicherung, die Bundesagentur für Arbeit (Arbeitslosenversicherung) sowie die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen (Unfallversicherung). 

💡Tipp von Accountable: Für die Anmeldung bei den Versicherungsträgern benötigst du diverse Unterlagen, die dir dein:e Mitarbeiter:in zeitnah zur Verfügung stellen muss. Hierzu gehören vor allem die Versicherungsnummer (aus dem Sozialversicherungsausweis) und eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse. 

Arbeitgeber:innen müssen darüber hinaus jeweils zum letzten Tag eines Jahres eine entsprechende Jahresmeldung einreichen. Diese enthält neben der Dauer der Beschäftigung den beitragspflichtigen Verdienst aller Angestellten.

Wer zahlt die Sozialversicherungsbeiträge? 

Die monatlichen Abgaben für die Sozialversicherung werden hinsichtlich der gesetzlichen Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung von Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen jeweils hälftig an die Versicherungsträger abgeführt. Den Beitrag, der an die Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung) geht, zahlen Arbeitgeber:innen vollumfänglich aus der eigenen Tasche. 

Wie zahlt man als Selbstständiger Sozialversicherung?

Hauptberuflich Selbstständige sind nur bedingt zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen verpflichtet, was zum Beispiel für Arbeitnehmer:innen, Auszubildenden und Renter:innen anders ist. Diese Gruppen sind grundsätzlich umfassend sozialversicherungspflichtig. 

Für Selbstständige gilt hingegen nur, dass sie zwingend Mitglied in einer Kranken- und Pflegeversicherung sein müssen. Hierbei können sie sich entweder für eine freiwillige Mitgliedschaft in der gesetzlichen Krankenversicherung entscheiden oder einen privaten Krankenversicherungsvertrag abschließen. In die Arbeitslosen-, Renten- und Unfallversicherung müssen hauptberuflich Selbstständige hingegen nicht per Gesetz einzahlen. Hier gilt das Prinzip der individuell freien Entscheidungsgewalt. 

➡️ Das musst du über deine Krankenversicherung wissen!

💡Tipp von Accountable: Achtung! Die Beschäftigung selbstständiger und damit nicht sozialversicherungspflichtiger Mitarbeiter:innen, die nachweislich nur einem Auftraggeber verpflichtet sind und ihre gesamten Einkünfte von ebendiesem beziehen, kann unter Umständen als Scheinselbstständigkeit gewertet werden. Bei Feststellung drohen hohe Strafen. 

Ausnahmen von der Regel

Dass hauptberuflich Selbstständige prinzipiell nicht verpflichtet sind, in die Renten-, Arbeitslosen- und Unfallkasse einzuzahlen, gilt nicht für alle Berufsgruppen. So gehören zum Beispiel:

• Handwerker:innen,
• Landwirtinnen und Landwirte,
• künstlerisch, schriftstellerisch und publizistisch Tätige,
• Hebammen
• Lehrer:innen und Erzieher:innen

zu denjenigen, die abseits der Regelung Beiträge zur Sozialversicherung leisten müssen. 

💡Tipp von Accountable: Gut zu wissen! Künstler:innen, Schriftsteller:innen und Publizist:innen sind im Normalfall über die Künstlersozialkasse (KSK) sozialversicherungspflichtig – allerdings nur, wenn das Jahreseinkommen aller Voraussicht nach die Marke von 3.900 Euro überschreitet. Der große Vorteil bei einer Sozialversicherungspflicht über die KSK: Als Versicherter zahlst du lediglich die Hälfte des Gesamtbeitrags ein. Die andere Hälfte führt die Künstlersozialkasse an die Versicherungsträger ab. 

Steuer machen: So trägst du Kosten für Angestellte ein

Accountable ist die Steuerlösung für Selbstständige. Egal ob du Mitarbeiter hast oder nicht, mit dem Steuerprogramm kannst du deine Buchhaltung und Steuererklärungen sicher und auch ohne Vorkenntnisse selbst erledigen.

So trägst du die Betriebsausgaben für deine Angestellte in Accountable ein:

1. Logge dich im Web in dein Accountable Konto ein, öffne die App oder erstelle dir ein kostenloses Konto.
2. Gehe zum pinken Ausgaben Screen und lade die Ausgabe direkt vom Laptop hoch. Hast du die Rechnung in Papierform, kannst du sie auch einfach in der App per Kamera scannen.
3. Nun siehst du die Angaben zu deiner Ausgabe. Klicke auf das Feld “Kategorie”und wähle “Personalaufwand”. Egal ob du die Gehälter oder Krankenversicherungsbeiträge eintragen willst, hier findest du alle passenden Angaben!