Weihnachtsfeier steuerlich absetzen und Steuerfallen vermeiden

Die Weihnachtszeit rückt näher und mit ihr die Frage, die viele Unternehmer:innen beschäftigt: „Kann man eine Weihnachtsfeier von der Steuer absetzen?“. Die klare Antwort darauf lautet: Ja, das ist möglich. Betriebliche Veranstaltungen wie eine Weihnachtsfeier bieten nicht nur die Gelegenheit, den Teamgeist zu stärken, sondern auch die Chance, dabei steuerliche Vorteile zu nutzen.

In diesem Artikel zeigen wir die wichtigsten Punkte auf, die es zu beachten gilt, um die Weihnachtsfeier von der Steuer abzusetzen, ohne in steuerliche Fallstricke zu geraten.

Unter diesen Voraussetzungen ist die Weihnachtsfeier von der Steuer absetzbar

Gemäß der steuerlichen Bestimmungen können Zuwendungen des:der Arbeitgebers:in an die Arbeitnehmer:innen dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn sie im überwiegenden betrieblichen Interesse des:der Arbeitgebers:in liegen.

Damit die Weihnachtsfeier als betriebliche Veranstaltung anerkannt und die gewünschte steuerliche Absetzbarkeit gewährleistet wird, müssen dabei drei grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Betrieblicher Bezug: 

Die steuerliche Behandlung der Weihnachtsfeier setzt voraus, dass die Weihnachtsfeier einen eindeutigen betrieblichen Bezug aufweist und im direkten Interesse deines Unternehmens liegt. Der Fokus sollte darauf liegen, das Betriebsklima zu fördern und den Teamgeist zu stärken.

2. Einladung aller Betriebsangehöriger: 

Ein weiterer zentraler Aspekt für die steuerliche Absetzbarkeit der Weihnachtsfeier ist, dass alle Betriebsangehörigen eines Standortes zur Weihnachtsfeier eingeladen werden. Darüber hinaus ist es essenziell, dass die Teilnahme an der Feier allen Arbeitnehmer:innen auf freiwilliger Basis offen steht.

3. Kostenbegrenzung: 

Zuletzt sieht der Gesetzgeber für alle auf der Weihnachtsfeier anwesenden Arbeitnehmer:innen einen Steuerfreibetrag von 110 Euro vor. Dieser wird für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr gewährt. Die genaue Einhaltung dieser beider Höchstgrenzen ist ebenfalls eine Voraussetzung, damit die Weihnachtsfeier steuerfrei bleiben. 

Es ist zu beachten, dass die Kosten für die betriebliche Weihnachtsfeier von den Finanzbehörden auch in Bezug auf ihre Angemessenheit bewertet werden. Sie sollten sich daher im branchenüblichen Rahmen für vergleichbare Veranstaltungen bewegen. Es ist möglich, dass außergewöhnlich hohe Ausgaben steuerlich nicht anerkannt werden.

Tipp von Accountable: Das Wachstumschancengesetz sieht ab dem Jahreswechsel 2023/2024 eine Erhöhung des steuerlichen Freibetrags von 110 Euro auf 150 Euro vor.

Diese Kosten sind im Zusammenhang mit der Weihnachtsfeier steuerlich absetzbar

Im Zusammenhang mit betrieblichen Weihnachtsfeiern ist es wichtig, die konkreten Aufwendungen im Blick zu behalten. Zu den Aufwendungen, die sich gemäß den geltenden steuerlichen Bestimmungen im Zusammenhang mit der Weihnachtsfeier steuerlich absetzen lassen, gehören u.a.:

• Kosten für Speisen und Getränke
• Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten
• Kosten für die Ausgestaltung der Betriebsveranstaltung, z.B. Locationmiete
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z.B. Musik und Unterhaltungsprogramme
• Geschenke, deren Gesamtwert 60 Euro (brutto) nicht übersteigt, wie etwa ein Weihnachtspäckchen
• Kosten für die Buchhaltung

Tipp von Accountable: Eine genaue Dokumentation der Kosten ist von entscheidender Bedeutung! Hebe die Belege sorgfältig auf, um im Bedarfsfall nachzuweisen, dass die Ausgaben eindeutig im Zusammenhang mit der betrieblichen Weihnachtsfeier stehen. Mit der kostenlosen Steuer-App von Accountable kannst du die Belege direkt scannen und verlierst so nicht den Überblick.

Berechnung der Pro-Kopf-Ausgaben für die Weihnachtsfeier

Gemäß der aktuellen steuerlichen Regelungen kann für jede:n an der Weihnachtsfeier teilnehmende:n Arbeitnehmer:in ein Freibetrag von 110 Euro geltend gemacht werden – maßgebend ist der Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer. Dieser Betrag bleibt sowohl steuer– als auch sozialversicherungsfrei.

Die Ermittlung des 110-Euro-Freibetrags erfordert eine präzise Einbeziehung aller zu berücksichtigenden Aufwendungen. Diese sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Weihnachtsfeier anwesenden Teilnehmer:innen aufzuteilen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ausgaben individuell dem:der einzelnen Arbeitnehmer:in zugeordnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Gesamtkosten handelt, die für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufgebracht werden.

Für die Berechnung werden sämtliche Aufwendungen addiert und die Summe durch die Anzahl der Teilnehmer:innen geteilt. Neben den offensichtlichen Aufwendungen für die Weihnachtsfeier, wie etwa Rahmenprogramm oder Fahrtkosten, sind hierbei auch die Ausgaben für Begleitpersonen zu berücksichtigen.

Übersteigt die Summe der Aufwendungen der Weihnachtsfeier den Steuerfreibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer:in, hat das Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung der Weihnachtsfeier. Der darüber hinausgehende Betrag wird in die Berechnung des zu versteuernden Einkommens des:der Arbeitnehmers:in einbezogen. Das bedeutet, dass der übersteigende Betrag dem Arbeitslohn zugerechnet wird und sowohl Lohnsteuer- als auch gegebenenfalls Sozialversicherungsbeiträge abzuführen sind.

Tipp von Accountable: Je nach den spezifischen Regelungen und Gesetzen in deiner Region können die genaue Berechnung und die steuerlichen Implikationen variieren. Vergewissere dich, dass die Berechnung den aktuellen Steuervorschriften entspricht. Unser Team hilft dir jederzeit persönlich im Chat! Jetzt testen!

Besonderheit bei der Kalkulation der Kosten: Kurzfristige Absagen

Im Zusammenhang mit der steuerlichen Behandlung der Weihnachtsfeier ist ein weiterer wichtiger Aspekt im Hinblick auf mögliche Krankheitsfälle zu beachten: Arbeitnehmer:innen, die ihre Teilnahme kurzfristig absagen müssen, werden bei der Berechnung der Pro-Kopf-Ausgaben nicht mitgezählt. Um die Weihnachtsfeier steuerlich abzusetzen, sollten die Ausgaben daher nicht zu knapp kalkuliert werden.

Tipp von Accountable: Für den Fall einer Prüfung durch das Finanzamt empfiehlt es sich, für die Weihnachtsfeier eine Liste zu führen, in der die tatsächlich teilnehmenden Arbeitnehmer:innen sowie die jeweiligen Begleitpersonen festgehalten werden.