Rücklagen bilden: Das sollten Freiberufler und Selbstständige wissen

Jeden Monat etwas auf die hohe Kante legen. Für schlechte Zeiten. Für die Steuern. Was so einleuchtend und großartig klingt, ist aber nicht immer leicht umzusetzen. Dabei ist das Bilden von Rücklagen gerade für Selbstständige, Freelancer:innen und Einzelunternehmen ein unverzichtbarer Bestandteil der geschäftlichen Tätigkeit.

In unserem Artikel erfährst du, warum es wichtig ist, sich rechtzeitig mit dem Thema zu beschäftigen, wie viele Reserven du benötigst und was du bei der Bildung steuerlicher Rücklagen beachten solltest.

Warum ist es für Selbstständige und Freiberufler sinnvoll, Rücklagen zu bilden?

Als angehende:r Freelancer:in, Selbstständige:r, Freiberufler:in oder wenn du ein Einzelunternehmen gründest, ist das Thema „Rücklagen bilden“ von zentraler Bedeutung für die finanzielle Stabilität und Nachhaltigkeit deiner geschäftlichen Tätigkeit:

• Notfallrücklagen: Es ist entscheidend, einen Notfallfonds aufzubauen, um unvorhergesehene Ausgaben oder Einkommensausfälle zu bewältigen. Als Faustregel gilt, Rücklagen in Höhe von mindestens drei bis sechs Monaten deiner durchschnittlichen monatlichen Betriebskosten anzulegen.
• Steuerrücklagen: Als Selbstständige:r bist du für die Zahlung deiner eigenen Steuern verantwortlich. Es ist ratsam, einen bestimmten Prozentsatz deines Einkommens beiseitezulegen, um Steuerverbindlichkeiten zu decken. Die genaue Höhe hängt von deinem Einkommen und dem fälligen Steuersatz ab.
• Investitionsrücklagen: Plane auch Rücklagen für zukünftige Investitionen in dein Unternehmen, etwa für Ausrüstung, Software oder Weiterbildung. Dies hilft dir, mit deinem Geschäft zu wachsen und wettbewerbsfähig zu bleiben.
• Altersvorsorge: Anders als nebenberuflich Selbstständige besteht für Selbstständige im Haupterwerb keine Pflichtversicherung bei der gesetzlichen Rentenversicherung. Daher musst du selbst in deine Altersvorsorge investieren.
• Liquiditätsmanagement: Achte darauf, genügend Liquidität zu bewahren, um laufende Ausgaben zu decken, ohne dabei zu viel Kapital unproduktiv zu binden.
• Risikomanagement: Überlege, welche Versicherungen für dein Unternehmen sinnvoll sind, um dich gegen Risiken wie Haftpflicht, Berufsunfähigkeit oder Krankheit abzusichern.

Mit diesem Punkt im Hinterkopf solltest du einen detaillierten Finanzplan erstellen, der Einnahmen, Ausgaben, Rücklagenbildung und Investitionen umfasst. Überwache regelmäßig deine Finanzen, um sicherzustellen, dass du auf Kurs bleibst. Zudem wird sich dein Finanzbedarf im Laufe der Zeit ändern. Überprüfe daher regelmäßig deine Rücklagenstrategie und passe sie an neue Gegebenheiten an. Gegebenenfalls solltest du eine:n Steuerberater:in konsultieren, um individuelle Strategien zu klären.

💡Tipp von Accountable: Der Schlüssel zum erfolgreichen Aufbau von Rücklagen liegt in der finanziellen Disziplin und der Konsistenz bei der Umsetzung deiner Spar- und Investitionspläne.

Was ist der Unterschied zwischen Rücklagen und Rückstellungen?

Häufig werden die Begriffe Rücklagen und Rückstellungen in einen Topf geworfen. Doch das ist nicht korrekt, denn aus gesetzlicher und bilanzieller Sicht sind sie nicht das Gleiche. Der Unterschied zwischen Rücklagen und Rückstellungen liegt hauptsächlich in ihrer Zweckbestimmung und Behandlung in der Buchhaltung und im Finanzmanagement.

• Rücklagen stellen ein Teil des Eigenkapitals eines Unternehmens dar. Sie repräsentieren Gewinne, die – je nach Unternehmensform – nicht an die Eigentümer:innen oder Aktionär:innen ausgeschüttet, sondern im Unternehmen belassen werden. Rücklagen dienen dazu, das Eigenkapital zu stärken, finanzielle Stabilität zu gewährleisten und zukünftige Investitionen oder unvorhergesehene Ausgaben zu finanzieren.
• Rückstellungen sind dagegen Verbindlichkeiten, deren Höhe oder Fälligkeitstermin noch ungewiss ist. Sie werden gebildet, um zukünftige Ausgaben oder Verluste, die bereits verursacht wurden oder wahrscheinlich anfallen werden, zu berücksichtigen. Beispiele sind Rückstellungen für Garantieverpflichtungen oder drohende Verluste aus schwebenden Geschäften. Bilanziert werden Rückstellungen als Fremdkapital.

Rückstellungen bilden und Steuern sparen

Bei steuerfreien Rücklagen, die bilanziell erfasst werden müssen, handelt es sich um „Sonderposten mit Rücklageanteil“, die zweckgebunden in der Firma verbleiben. Ersatzbeschaffungen, Investitionen oder bestimmte Zuschüsse werden steuerlich begünstigt, weil sie dem langfristigen Erhalt des Unternehmens dienen.

Steuerliche Rücklagen bilden: So gehst du vor

Bei der Bildung von steuerlichen Rücklagen gibt es einige wichtige Schritte, die du als Freelancer:in oder Freiberufler:in unbedingt beachten solltest:

1. Nimm eine realistische Schätzung deiner jährlichen Steuerlast vor. Dies beinhaltet Einkommensteuer, Gewerbesteuer (falls zutreffend), Umsatzsteuer und möglicherweise andere relevante Steuern.
2. Es ist ratsam, einen festen Prozentsatz deines Einkommens für Steuern zurückzulegen. Dieser Prozentsatz sollte auf der Grundlage deiner Steuerschätzung festgesetzt werden. Viele Selbstständige legen beispielsweise 25–30 % ihres Einkommens für Steuerzwecke beiseite, aber dieser Satz kann je nach individueller Steuersituation variieren.
3. Richte neben deinem Geschäftskonto ein separates Bankkonto für deine steuerlichen Rücklagen ein. So vermeidest du, dass diese Mittel versehentlich für laufende Ausgaben verwendet werden.
4. Überweise regelmäßig, idealerweise monatlich oder bei jedem Einkommenseingang, den festgelegten Prozentsatz auf das Konto für Steuerrücklagen. Dies hilft, große finanzielle Belastungen am Ende des Steuerjahres zu vermeiden.
5. Wenn sich dein Einkommen signifikant ändert, solltest du auch die Höhe deiner Steuerrücklagen entsprechend anpassen.
6. Häufig musst du als Freelancer:in oder Selbstständige:r Steuervorauszahlungen leisten. Diese solltest du in deiner Rücklagenplanung unbedingt berücksichtigen.
7. Nutze deine jährliche Steuererklärung, um deine tatsächliche Steuerschuld zu ermitteln. Dies gibt dir die Möglichkeit, deine Rücklagenstrategie für das nächste Jahr zu aktualisieren.

💡Tipp von Accountable: Behalte deine Fristen im Blick! Und achte darauf, alle Steuerzahlungen rechtzeitig zu leisten, um Strafzahlungen oder Zinsen zu vermeiden. Mit einer Steuersoftware wie Accountable wirst du an Deadlines erinnert und siehst, wie viel Geld du für Steuern zurücklegen musst. Erfahre mehr!

Welche Steuerarten muss ich berücksichtigen?

Bei der Bildung von Steuerrücklagen solltest du verschiedene Steuerarten berücksichtigen. Zu den häufigsten Steuerarten zählen:

• Einkommensteuer: Sie wird auf der Grundlage deines steuerpflichtigen Einkommens berechnet, das nach Abzug von Betriebsausgaben und anderen zulässigen Abzügen von deinem Bruttoeinkommen ermittelt wird. Denke bei der Einkommensteuer auch an Nachzahlungen, die im aktuellen Geschäftsjahr anfallen können, sowie an Vorauszahlungen, die dein Finanzamt für das laufende Jahr schon festgesetzt hat.
  
• Gewerbesteuer: Wenn du ein Gewerbe betreibst, wird ab einem Jahresgewinn von 24.500 Euro die Gewerbesteuer fällig. Bei der Bildung der entsprechenden Rücklage musst du berücksichtigen, dass diese Steuer regional variieren kann, die finale Höhe wird durch den Gewerbesteuerhebesatz deiner Gemeinde oder Kommune festgelegt.
  
• Umsatzsteuer: Als Unternehmer bist du in der Regel verpflichtet, Umsatzsteuer auf deine Verkäufe zu erheben und an das Finanzamt abzuführen. Dabei zahlst du die Umsatzsteuer, die du von deinen Kund:innen erhältst, abzüglich der Umsatzsteuer, die du selbst für geschäftliche Ausgaben gezahlt hast (Vorsteuer). Das ist schon kompliziert genug, hinzu kommen aber auch mögliche Nachzahlungen für das Vorjahr sowie die Umsatzsteuervorauszahlungen für das laufende Geschäftsjahr (monatlich bzw. vierteljährlich).

💡Tipp von Accountable: Falls dein Unternehmen als Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH) strukturiert ist, unterliegen Gewinne der Körperschaftsteuer. Diese gilt es bei der Bildung von Rücklagen ebenfalls zu berücksichtigen.

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